Jak założyć biuro podróży?

Czy zastanawiałeś/aś się kiedyś nad założeniem w Polsce własnego biura podróży? A może myślałeś/aś o tym, by rozpocząć działalność, która byłaby związana z sektorem turystyki? Jeżeli tak, to ten wpis jest dla Ciebie.

Zanim jednak przejdę do specyfiki prowadzenia działalności w formie biura podróży, na początku warto scharakteryzować pojęcie usług turystycznych oraz imprezy turystycznej.

Usługi turystyczne to na przykład zakwaterowanie pasażerów, wynajem pojazdów samochodowych czy innych pojazdów silnikowych, a także pozostałe, podobne usługi świadczone podróżnym.

Z kolei impreza turystyczna polega na połączeniu ze sobą przynajmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych na potrzeby tego samego wyjazdu lub wakacji – najpowszechniejsze połączenie to np. transport i zakwaterowanie.

Czy muszę działać jako biuro podróży?

Jeżeli chcesz pracować w branży turystycznej to nie musisz od razu zakładać biura podróży. Wszystko zależy od tego, jakie czynności chcesz wykonywać. W sektorze turystycznym istnieje możliwość działania jako:

• Organizator turystyki – podmiot, który zajmuje się organizowaniem wycieczek w całości, czyli tworzy i sprzedaje imprezy turystyczne (podpisuje umowy z hotelami, przewoźnikami, firmami wypożyczającymi pojazdy, restauracjami itp.) i oferuje je do sprzedaży bezpośrednio klientom bądź za pośrednictwem innego przedsiębiorcy (np. agentom turystycznym),
• Agent turystyczny – to rodzaj pośrednika, który sprzedaje organizowane przez organizatorów turystyki wycieczki, współpracując z nimi na podstawie umów agencyjnych. Ten rodzaj działalności nie polega na tworzeniu żadnych wycieczek, tylko sprzedawaniu wycieczek, które organizator podróży wcześniej stworzył i zorganizował,
• Przedsiębiorca ułatwiający nabywanie powiązanych usług turystycznych – to podmiot oferujący co najmniej dwa rodzaje usług turystycznych na potrzeby tej samej podróży, przy czym usługi te są objęte odrębnymi umowami z dostawcami poszczególnych usług turystycznych, wszystkie zostały nabyte w ramach jednej wizyty lub kontaktu z jednym punktem sprzedaży, a każda z usług została wybrana i opłacona oddzielnie.

W zależności od wybranego sposobu i zakresu działania, istnieją różne wymogi dla poszczególnych typów działalności. Cała branża turystyczna w Polsce podlega przepisom ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. Większość biur podróży to organizatorzy turystyki, co w skrócie oznacza, że zajmują się organizacją i sprzedażą wycieczek. Poniżej wyjaśniam, na czym to polega w praktyce.

Jakie obowiązki musi spełniać biuro podróży?

Jeżeli zdecydujesz się na prowadzenie biura podróży, to wymagane jest spełnienie kilku dość rygorystycznych warunków, w tym także prawnych. Takimi warunkami są w szczególności:

• prawidłowo określony zakres zgłoszonej działalności, który musi obejmować usługi organizatorów turystyki lub pośredników turystycznych (PKD: 79.12.Z lub 79.11.B),
• obowiązek uzyskania wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych,
• uzyskanie gwarancji finansowej, która obejmuje koszty związane z kontynuacją imprezy turystycznej, powrotem z podróży w razie jej przerwania, oraz zwrotem kosztów za niezrealizowane wycieczki. Można to zrobić poprzez zawarcie ubezpieczenia, gwarancji bankowej lub umowy o turystyczny rachunek powierniczy,
• terminowe opłacanie składek na rzecz Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i składanie deklaracji do Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego,

• terminowe opłacanie składek na rzecz Turystycznego Funduszu Pomocowego,

• terminowe składanie w urzędzie marszałkowskim oryginałów lub poświadczonych notarialnie kopii zabezpieczenia finansowego,
• prowadzenie wykazu umów zawieranych z klientami.

To jednak nie wszystko! Przedsiębiorca będący organizatorem turystyki musi też spełnić pewne obowiązki względem swoich klientów - podróżnych. Przede wszystkim jest zobowiązany udzielić im wszelkich informacji na temat właściwości usługi turystycznej (np. miejsca, czasu trwania, klasy i charakteru środka transportu), warunków płatności, minimalnej liczby uczestników czy też prawa do rezygnacji z udziału w imprezie turystycznej. W przypadku imprez turystycznych organizowanych za granicą, organizator turystyki musi również zawrzeć na rzecz podróżnych umowy ubezpieczenia NNW oraz kosztów leczenia.

Jak to zawsze w polskim prawie bywa, także i w przypadku usług i imprez turystycznych istnieją pewne wyjątki, wobec których nie znajdują zastosowania omówione wyżej zobowiązania. Zostały one szczegółowo wskazane w ustawie. Co ważne, przedsiębiorca turystyczny, który realizuje takie usługi podlegające wyłączeniu, nie musi ubiegać się o wpis do rejestru organizatorów turystyki.

Posłuchaj podcastu o prawie w biurze podróży - wywiad Macieja Kapuścińskiego z Mateuszem Sawarynem

Forma prowadzenia działalności w postaci biura podróży

Biuro podróży może być prowadzone zarówno jako jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i w formie poszczególnych spółek prawa handlowego. O wadach i zaletach prowadzenia działalności w różnych formach prawnych już nieraz pisaliśmy na naszym blogu. Poniżej pokrótce scharakteryzujemy najczęściej wybierane przez biura podróży formy prawne, żebyście mogli łatwiej dopasować formę do specyfiki planowanej przez Was działalności.

• Jednoosobowa działalność gospodarcza – najprostsza i stosunkowo dość tania forma działalności umożliwiająca prowadzenie biura podróży. Wiąże się ona z największym osobistym ryzykiem przedsiębiorcy. Prowadzenie działalności w ten sposób oznacza ponoszenie odpowiedzialności całym swoim majątkiem osobistym za ewentualne zobowiązania powstałe w związku z prowadzonym biznesem. To rozwiązanie można niewątpliwie zarekomendować „na początek” oraz przy działalności, która ze swojej natury nie wiąże się z dużym ryzykiem np. turystyka w Polsce lub turystyka przyjazdowa.

• Spółka jawna – może być samodzielnym podmiotem praw i obowiązków. Oznacza to, że można „na spółkę” zawierać umowy takie jak np. najem, gwarancja, leasing czy umowy z hotelami. Wspólnicy spółki są uprawnieni do jej reprezentacji, ale nie są stronami tych umów – co z kolei jest bardzo korzystne z punktu widzenia odseparowania sfery działalności gospodarczej od działalności osobistej jej wspólników. W przypadku spółki jawnej wspólnicy ponoszą odpowiedzialność za jej zobowiązania i odpowiedzialności tej nie można w żaden sposób wyłączyć.

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – zapewnia największe bezpieczeństwo. Zasadą spółki z o.o. jest ochrona wspólników przed zobowiązaniami, przy czym podkreślić należy, że nie jest to ochrona absolutna. Za zobowiązania spółki ponoszą odpowiedzialność członkowie jej zarządu, jednak jest to odpowiedzialność subsydiarna, co więcej można ją w pewnych okolicznościach zupełnie wyłączyć. Minusem prowadzenia działalności w formie spółki z o.o. są większe koszty rejestracji i jej prowadzenia, wynikające z obowiązków prawno-księgowych (pełna księgowość). Podkreślić należy, że spółka z o.o. może być również prowadzona przez jedną osobę – tzw. jednoosobowa spółka z o.o.

Pamiętajcie, że w przypadku chęci prowadzenia działalności jako organizator turystyki, należy zwrócić uwagę na duże ryzyko prowadzenia tego typu działalności. Organizacja imprez turystycznych, zwłaszcza zagranicznych, zawsze wiąże się z ryzykiem, którego źródła mogą być po prostu niemożliwe do przewidzenia jak np. klęski żywiołowe, wypadki turystów czy ostatecznie nieuczciwi kontrahenci. Te ryzyka można oczywiście minimalizować przez zapisy umów i ostrożne działania biznesowe, niemniej nie da się ich całkowicie wyeliminować.

W przypadku bardziej ryzykownych przedsięwzięć biznesowych, dobrym rozwiązaniem może być założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ale tylko jeżeli dojdzie do powołania konkretnej osoby na stanowisko prezesa zarządu, którego zadaniem jest formalne zarządzanie spółką. Wykonywanie tej funkcji przez wspólnika prowadzi do ponoszenia przez niego odpowiedzialności za zobowiązania spółki, co niweluje jego indywidualne bezpieczeństwo finansowe, czyli główną zaletę tej formy działalności.

Kontrola przedsiębiorcy prowadzącego działalność turystyczną

Kontrola przedsiębiorcy prowadzącego działalność turystyczną jest dokonywana przez marszałka województwa i polega przede wszystkim na weryfikacji, czy dany przedsiębiorca należycie wywiązuje się ze swoich obowiązków oraz spełnia wymogi działalności, o których mowa w ustawie o usługach turystycznych.

Organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Zgodnie z przepisami kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta we wskazanym maksymalnym terminie 30 dni, ponowne wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Zatem, co do zasady, z racji tego, że kontrola jest niejako wcześniej zapowiedziana przedsiębiorcy przez organ kontrolny, istnieje możliwość przygotowania się do niej poprzez przykładowo skompletowanie niezbędnych dokumentów, które zostaną poddane kontroli. W ustawie wskazano natomiast szereg wyjątków, w przypadku zaistnienia których nie dokonuje się zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli – warto więc wczytać się w treść ustawy, by móc przygotować się na ewentualną niespodziewaną kontrolę ze strony organu.

Nie należy jednak zapominać o tym, że przypadku niespełniania przez przedsiębiorcę poszczególnych obowiązków wynikających z ustawy, organ kontrolny może nałożyć na takiego przedsiębiorcę sankcję w postaci wykreślenia go z rejestru przedsiębiorców turystycznych i/lub zakaz prowadzenia działalności przez 3 lata – przesłanki takiej decyzji zostały szczegółowo opisane w ustawie.

Możliwość dokonywania rozliczeń na podstawie faktur VAT marża

Turystyka to także branża, w której można korzystać z korzystnego rozliczenia podatku VAT, mianowicie w oparciu o faktury VAT marża.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT:

• podstawa opodatkowania przy świadczeniu usług turystyki to kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku,
• marża oznacza różnicę, jaka występuje pomiędzy kwotą, którą musi uregulować nabywca usługi a rzeczywistymi kosztami, które poniósł przedsiębiorca z tytułu zakupu towarów i usług od kontrahentów w celu bezpośredniej korzyści dla turysty. Usługi, które zaliczają się do będących dla bezpośredniej korzyści turysty, to w szczególności transport, zakwaterowanie, wyżywienie oraz ubezpieczenie.

W przypadku faktury VAT marża, opodatkowaniu podlega tylko kwota prowizji, którą pobiera biuro podróży. Oznacza to, iż sprzedawca (biuro podróży) odprowadza do urzędu skarbowego niższą kwotę podatku VAT.

Faktura VAT marża może być stosowana przez przedsiębiorców, którzy świadczą usługi turystyczne, jednak z tym też wiążą się dla nich pewne obowiązki. Jednym z nich jest konieczność uzupełniania dodatkowej ewidencji na zasadach opisanych w ustawie o VAT. Od przedsiębiorcy wymaga się także wprowadzania/oznaczania transakcji w JPK_V7, używania wymaganych oznaczeń w ewidencji VAT sprzedaży oraz ewidencji VAT zakupu, a także dokonywanie odpowiednich adnotacji na wystawionej fakturze VAT.

Biuro podróży może zastosować procedurę VAT-marża w przypadku, gdy jako podatnik:

• działa na rzecz nabywcy usługi we własnym imieniu i na własny rachunek,
• przy świadczeniu usługi nabywa towary i usługi od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty.

Jeśli biuro podróży wykonuje część świadczeń we własnym zakresie (na przykład organizuje transport), a część nabywa od innych podatników, musi oddzielnie ustalać podstawę opodatkowania dla swoich usług i dla usług nabytych od innych podatników.

Najważniejszą zaletą takiego rozwiązania jest możliwość obniżenia kwoty podatku VAT, która będzie musiała zostać wpłacona do Urzędu Skarbowego. W wielu przypadkach jest to spora oszczędność, więc biura podróży chętnie korzystają z przywileju wystawienia faktury VAT marża. Ponadto, zaletą jest również bardzo prosty i przejrzysty wygląd faktury. Z kolei wadą, która dla niektórych przedsiębiorców może mieć ogromne znaczenie jest fakt, że zastosowanie tego dokumentu nie pozwala na odliczenie podatku VAT u kupującego. Faktury takiej nie można również zaksięgować do rejestru zakupu VAT.

Czy biuro podróży to dobry biznes?

Ścisła zgodność z obowiązującymi przepisami, umiejętność sprostania oczekiwaniom nawet najbardziej wymagających klientów, a także elastyczność w dostosowywaniu się do nieustannie zmieniających się trendów turystycznych są kluczowymi elementami utrzymania legalności i zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa.

W kontekście prawnym, zarządzanie biurem podróży niesie ze sobą szereg wyzwań i odpowiedzialności. Sukces prowadzenia biura podróży czy innej działalności związanej z sektorem turystyki wymaga nie tylko znajomości aktualnych regulacji, ale także skrupulatności w ich stosowaniu i dostosowywaniu się do ewoluującego otoczenia prawnego.

Biuro podróży to więc na pewno biznes trudny ale to właśnie w takich biznesach z reguły zarabia się najwięcej!