January 2024

Sygnalista w firmie – jak wdrożyć dyrektywę o ochronie sygnalistów

9 minut
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Contents

Wielkimi krokami zbliża się wejście w życie tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów. Teoretycznie w Polsce przepisy te powinny zacząć obowiązywać od dnia 17 grudnia 2021 r., jednak Sejm nie zdążył przyjąć odpowiedniej ustawy.

Sprawy jednak przyśpieszają – Rząd zapowiedział, że ustawa wdrażająca sygnalistów zostanie uchwalona jeszcze w pierwszym kwartale 2024r., wejdzie więc w życie zapewne w maju lub czerwcu 2024.

 

Przepisy więc wejdą w życie lada chwila i jak to z reguły bywa - wprowadzą nowe obowiązki, do których będą musieli dostosować się przede wszystkim pracodawcy.

Jeżeli jesteś pracodawcą, koniecznie powinieneś zapoznać się z nowymi obowiązkami – niespełnianie tych wymagań jest oczywiście obłożone karami.

Po co wprowadza się ustawę o ochronie sygnalistów?

Po co w ogóle wprowadza się przepisy o ochronie sygnalistów? Jaka jest różnica pomiędzy sygnalistą a donosicielem?

Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze i w interesie publicznym zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa czy np. norm etycznych u danego pracodawcy.

I tu jest kluczowa różnica pomiędzy „sygnalizowaniem” a „donoszeniem”.

 

Sygnalista zgłasza informacje o nielegalnych czy nieetycznych działaniach kierując się interesem swojego pracodawcy czy wręcz interesem publicznym. Dla odmiany donosiciel będzie „donosił” kierując się własnym interesem czy zwykłą chęcią zrobienia komuś pod górkę.

 

Działalność sygnalistów powinna być więc na rękę dla firm, pozwoli wcześnie wykryć ew. nadużycia czy nieprawidłowości i im zaradzić (a dzięki temu oszczędzić). Może to dotyczyć zarówno kwestii majątkowych (np. nierzetelne rozliczanie się przez pracowników) ale także mobbingu czy innych okoliczności, które mają wpływ na działanie przedsiębiorstwa i jego wyniki.

 

Żeby jednak instytucja sygnalisty działała tak jak należy, potrzeba wprowadzić szereg obowiązków i praw, które mają:

 

  1. Zapewnić m.in. anonimowość and brak konsekwencji dla sygnalisty za jego działanie,
  2. A z drugiej strony zapewnią, że zgłaszane okoliczności są prawdziwe i ważne dla pracodawcy. Nie można przecież dopuścić do sytuacji, w której każdy będzie zgłaszał co mu się wydaje za słuszne.

Nowe przepisy mają właśnie uregulować te kwestie, tak by system sygnalistów działał jak należy.

 

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą (w ustawie nazywanym „zgłaszającym”) nazywa się osobę, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą czy innym podmiotem. Katalog możliwych osób jest bardzo szeroki.

 

Zgłaszającym może być:

 

  1. Pracownik, bądź były pracownik,
  2. Kandydat aplikujący o pracę, który uzyskał informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
  3. Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorca),
  4. Przedsiębiorca,
  5. Akcjonariusz lub wspólnik,
  6. Członek organu osoby prawnej,
  7. Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawca lub dostawca, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  8. Stażysta,
  9. Wolontariusz

Sygnalistą może być więc praktycznie każda osoba zaangażowana w działalność firmy, nie musi to być jej pracownik. Ochronie podobnej do ochrony sygnalisty podlega także osoba pomagająca mu przy zgłoszeniu.

Kto musi stosować ustawę o ochronie sygnalistów?

No dobra, a kogo dotyczą te przepisy?

Przepisy ustawy o sygnalistach nakładają obowiązki whistleblowingowe (zgłaszania nieprawidłowości) zarówno na przedsiębiorców jak i na podmioty publiczne.

 

Było kilka wersji, kogo będzie obowiązywała ustawa, ale teraz już wiadomo – każda firma, która zatrudnia ponad 50 pracowników będzie musiała wprowadzić nowe regulacje w terminie miesiąca od dnia wejścia ustawy w życie.

 

Jeżeli jesteś pracodawcą i zatrudniasz powyżej 50 pracowników, to radzę jak najszybciej rozpocząć prace nad wdrożeniem rozwiązań wskazanych w projekcie ustawy o sygnalistach.

Ważne! Zgodnie z wyjaśnienia do planowanej ustawy, do liczby pracowników wlicza się również osoby na umowach cywilnoprawnych.

 

Najpewniej będziesz musiał wprowadzić zasady dotyczące sygnalistów jeszcze w pierwszym półroczu 2024 r.

Jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów? Obowiązki pracodawców

 

Projekt ustawy różnicuje trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa :

 

  1. Zgłoszenie wewnętrzne w ramach pracodawcy.
  2. Zgłoszenia zewnętrzne kierowane do organu publicznego lub organu centralnego (wg projektu będzie nim Rzecznik Praw Obywatelskich).
  3. Ujawnienie publiczne dokonywane za pośrednictwem mediów tradycyjnych czy społecznościowych.

Dla pracodawców najistotniejsze są kwestie związane ze zgłoszeniem wewnętrznym (na inne nie mają wpływu), dlatego też w artykule ograniczam się wyłącznie do tego przypadku.

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Poza tym, koniecznie jest utworzenie kanałów zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń i prowadzenia tzw. działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych.

 

Regulamin musi zostać skonsultowany z zakładową organizacją związkową lub (w przypadku jej braku) z przedstawicielami pracowników. Ustawa przewiduje jedynie konsultacje, co oznacza, że nie trzeba uzyskiwać zgody organizacji związkowych / przedstawicieli pracowników.

 

Sprawdź nasz System Obsługi Sygnalistów gwarantujący wykonanie wszystkich obowiązków z ustawy!

 

Następnie należy ogłosić regulamin, który wchodzi w życie po dwóch tygodniach od daty jego ogłoszenia pracownikom.

 

Obowiązek stworzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach zatrudniających minimum 50 pracowników.

 

UWAGA!

Wyjątkiem są pracodawcy wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach.

 

Tacy pracodawcy mają obowiązek przygotowania i wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, bez względu na stan etatów.

 

 

Poza samymi procedurami dotyczącymi sposobu zgłoszenia naruszenia, regulamin powinien też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń, poprzez ustanowienie podmiotu wewnętrznego w strukturach pracodawcy lub niezależnego podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii prawnej).

Nasz System Obsługi Sygnalistów pozwala na weryfikację zgłoszeń przez specjalnie stworzony do tego zespół – zobacz jak to działa.

Działanie ustawy o ochronie sygnalistów w praktyce

Jak te wszystkie zasady i obowiązki przekładają się na praktykę?

 

Podchodząc do tego użytecznie, pracodawca po pierwsze musi przyjąć regulamin zgłoszeń naruszania prawa. Dokument ten powinien regulować całą ścieżkę od zgłoszenia aż do rozstrzygnięcia sprawy, a więc wszystkie niżej opisane kwestie.

 

Napisz do nas jeżeli potrzebujesz pomocy przy przygotowaniu regulaminu.

 

Poza regulaminem, pracodawca musi utworzyć kanały zgłoszeń, a więc ustanowić techniczne środki umożliwiające złożenie zgłoszenia. Najlepiej by pozwalały one na:

 

  1. Łatwy dostęp przez stronę internetową i urządzenia mobilne.
  2. Miały prosty i czytelny formularz do zgłaszania naruszeń.
  3. Pozwalały na podgląd aktualnego statusu zgłoszenia.
  4. Zapewniały całkowitą poufność zgłaszającemu.
  5. Dawały możliwość poufnej komunikacji ze zgłaszającym.

 

Sposób zgłoszenia oraz wskazanie dedykowanej do tego aplikacji powinny być opisane w regulaminie. Zgłoszenie może nastąpić w każdej formie, np. ustnej lub pisemnej. Nasza Kancelaria przygotowała specjalny System do dokonywania zgłoszeń, który pozwala

 

  • dokonać zgłoszenia przez prosty formularz, który dla Twojej firmy będzie dostępny pod dedykowanym linkiem czy kodem QR.
  • dokonać zgłoszenia pod dedykowanym numerem telefonu.

 

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym powinien gromadzić następujące dane:

  1. numer sprawy;
  2. przedmiot naruszenia;
  3. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
  4. informację o podjętych działaniach następczych;
  5. datę zakończenia sprawy.

Nasza kancelaria oferuje także pomoc w prowadzeniu tych formularzy.

Dalej, jeżeli wpłynie jakieś zawiadomienie, pracodawca musi przeprowadzić podstępowanie wyjaśniające lub dochodzenie wewnętrzne – tak by ustalić, czy do naruszenia prawa albo norm tycznych faktycznie doszło. Sposób prowadzenia tego postępowania także powinien być opisany w regulaminie.

Na sam koniec pracodawca powinien zawiadomić sygnalistę o sposobie zakończenia postępowania.

Wszystkie te czynności może wykonać za Ciebie zespół stworzony od obsługi sygnalistów w naszej Kancelarii.

 

Ochrona sygnalistów

Nikt dobrowolnie nie podejmie się sygnalizowania nieprawidłowości, jeżeli nie będzie miał zapewnionej odpowiedniej ochrony.

Stąd głównym założeniem nowych przepisów jest objęcie sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi.

 

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca ma zakaz podejmowania tzw. działań odwetowych, a więc nie wolno mu np. zwolnić pracownika czy zmienić mu warunków zatrudnienia na gorsze. Pracodawca nie może stosować żadnej formy mobbingu ani dyskryminacji, które byłyby formą represji w związku z dokonanym zgłoszeniem.

 

Drugą formą ochrony jest obowiązek zapewnienia poufności danych osoby zgłaszającej Pracodawca ma więc podjąć działania by nikt trzeci nie dowiedział się o zgłoszeniu a wszelkie dane związane ze sprawą pozostały niejawne.

Tutaj bardzo pomocne może być skorzystanie z zewnętrznego podmiotu do rozpatrywania zgłoszeń.

 

Przykładowo, nasz zespół do obsługi sygnalistów rozpoznaje sprawę, zachowując w poufności wszystkie dane czy okoliczności mogące zdradzić tożsamość zgłaszającego. Sprawa jest prowadzona tak, by Pracodawca mógł działać zgodnie z z przepisami, ale bez wiedzy co do tożsamości zgłaszającego.

 

Sprawdź naszą ofertę obsługi sygnalistów

 

Tożsamość zgłaszającego może być ujawniona poprzez np. rozpoznanie głosu zgłaszającego czy sposobu pisania. Zgłaszający nie musi się podpisać imieniem i nazwiskiem żeby zostać rozpoznanym przez np. innego pracownika. W przypadku korzystania z zewnętrznego podmiotu, takie ryzyko nie występuje.

 

Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?

Zgodnie z projektem ustawy, zgłoszenia powinny dotyczyć naruszenia prawa Unii lub prawa krajowego odnoszącego się do:

 

  1. zamówień publicznych;
  2. usług, produktów i rynków finansowych;
  3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  5. bezpieczeństwa transportu;
  6. ochrony środowiska;
  7. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  8. bezpieczeństwa żywności i pasz;
  9. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  10. zdrowia publicznego;
  11. ochrony konsumentów;
  12. ochrony prywatności i danych osobowych;
  13. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  14. interesów finansowych Unii Europejskiej;
  15. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Jak widać, nie każde naruszenie prawa będzie podlegać pod reżim ustawy o sygnalistach. Przykładowo, jeżeli pracownik będzie chciał zgłosić naruszenie prawa w postaci zaparkowania przez kierownika samochodu bez poniesienia opłaty w parkometrze, to nie skorzysta on z ochrony przewidzianej ustawą.

Want to know more?
Write to us! Contact us

Wskazany powyżej katalog przepisów może zostać rozszerzony o inne naruszenia, w tym dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Decyzja co do rozszerzenia katalogu zależy od pracodawcy.

 

Uwaga, ustawa zawiera także ważne wyłączenie. Otóż jej przepisów nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.

 

Przykładowo oznacza to, że jeżeli ktoś uważa się np. za ofiarę mobbingu w pracy, nie będzie mógł tego zgłosić w trybie ustawy o ochronie sygnalistów – powinien wykorzystać klasyczną ścieżkę ochrony swoich praw. Co innego, gdyby taka osoba zgłaszała mobbing przełożonego w odniesieniu do większej grupy osób – wtedy już możliwe będzie zastosowanie ustawy o ochronie sygnalistów.

Ustawa o sygnalistach a RODO

Projekt ustawy o sygnalistach przewiduje brak obowiązku uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ponadto przewidziano także obowiązek nieujawniania danych osoby zgłaszającej naruszenie prawa. Podkreślam, że chodzi tu o nieujawnianie danych osobowych zgłaszającego, czyli de facto będą one przetwarzane przez pracodawcę.

 

Zastanawiąjący jest wskazany przez ustawodawcę okres przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniem naruszenia. Dane osobowe przechowywane w związku ze zgłoszeniem można przetwarzać wyłączenie przez okres 5 lat. Skąd wynika taki czas, nie wiadomo. W najlepszym interesie organizacji byłoby jednak przechowywanie informacji przez okres zgodny na przykład z terminem przedawnienia wybranych przestępstw. Możliwe, że w toku prac legislacyjnych ten przepis zostanie zmieniony.

 

Napisz jeśli potrzebujesz pomocy w dopasowaniu zasad ochrony danych do nowych przepisów o sygnalistach. 

Kary za brak wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów

Jak to zwykle bywa, jeżeli pojawiają się nowe obowiązki to także pojawiają się kary za brak ich wypełniania. Nie inaczej jest w przypadku przepisów o sygnalistach.

 

Projekt ustawy przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za:

  1. Utrudnianie dokonywania zgłoszenia.
  2. Dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty.
  3. Naruszenie poufności tożsamości sygnalisty.
  4. Brak ustanowienia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.

Ciekawe jest także wprowadzenie sankcji karnej dla nierzetelnego sygnalisty. Zgodnie z treścią projektu ustawy, takim samym karom, jak wymieniłem wyżej, podlega sygnalista, który dokonał zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji.

 

Ustawa o ochronie sygnalistów – co należy wiedzieć?

Co prawda ustawa jeszcze nie jest uchwalona i może podlegać zmianom, można jednak założyć, że istota finalnych przepisów pozostanie taka sama.

 

Najważniejsze dla pracodawcy jest więc ocenić, czy pod tą ustawę będzie podlegał.

Następnie, każdy kogo ustawa dotyczy, będzie miał niezwykle krótki czas na jej wdrożenie w życie – termin wyznaczony przez Unię już minął, więc prawdopodobnie polskie przepisy też pojawią się lada dzień.

Warto więc już teraz zadbać o spełnienie wymogów ustawy i przygotować odpowiednie dokumenty i procedury.

 

Sprawdź nasz System Obsługi Sygnalistów gwarantujący wykonanie wszystkich obowiązków z ustawy!

 

Jeżeli potrzebujesz z tym pomocy, napisz do nas – chętnie pomożemy.

Is this article not enough?
If you still haven't found answers to your questions or require legal advice - we're here to help.

Fill out our contact form, let's talk.

Contact us
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Contents