Już we wrześniu 2019 roku wprowadzono do kodeksu spółek handlowych przepis pozwalający na odbywanie zgromadzeń wspólników „przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej” – a więc mówiąc prościej – np. przez Internet lub w ramach telekonferencji.
Czas wydawał się najwyższy. Dzięki technologii już od dawna nie ma potrzeby, aby wszyscy wspólnicy spotykali się w jednym miejscu w celu przeprowadzenia zgromadzenia wspólników. Dokumenty niezbędne do zgromadzenia można wysłać mailem, a później widząc się i słysząc z pozostałymi wspólnikami wyrazić opinię na ich temat. Dlaczego by więc nie korzystać z takiej możliwości.
Że to pomysł bardzo dobry, potwierdza obecna sytuacja spowodowana epidemią. Wpłynęła ona także na zmianę przepisu regulującego zgromadzenie wspólników online. W swojej pierwszej wersji przepis zakładał, że to umowa spółki musi dopuszczać możliwości zorganizowania zgromadzenia wspólników online.
To stanowiło sporą barierę, bo pewnie żadna ze spółek nie miała tego typu postanowień w swojej umowie. A więc, aby zorganizować Zgromadzenie online, w pierwszej kolejności trzeba było zorganizować zgromadzenie u notariusza, zmienić umowę spółki z o.o. i jeszcze finalnie zarejestrować zmiany w KRS.
W związku z przyjętą w dniu 31 marca tzw. specustawą (a dokładnie jej nowelizacją), zasady organizowania Zgromadzeń Wspólników online ulegają znacznemu uproszczeniu.
Teraz, zgodnie z art. 234(1) kodeksu spółek handlowych, wspólnicy mogą brać udział w zgromadzeniu wspólników online, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
A więc zmieniono zasadę: jeżeli umowa spółki nie zawiera zapisów, że nie można organizować zgromadzenia wspólników – znaczy się, że można.
Ponieważ nigdy nie słyszałem, aby jakakolwiek spółka miała taki zapis w umowie, przyjmuję, że zdecydowana większość spółek może zacząć organizować zgromadzenia wspólników online. Jest to rozwiązanie domyślne, co oznacza, że pozostanie w kodeksie spółek handlowych na stałe. Nawet więc po skończonej epidemii będzie można organizować zgromadzenia wspólników w ten sposób.
Jest właściwie tylko jeden wymóg, który należy spełnić by móc korzystać z nowych rozwiązań. W spółce koniecznie musi być regulamin precyzujący zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Regulamin powinien ustalać m.in.:
Regulamin powinna przyjąć Rada Nadzorcza. Jeżeli nie ma jej w spółce, przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
W praktyce można więc przyjąć regulamin zbierając pisemne zgody na jego treść od bezwzględnej większości wspólników. Takie rozwiązanie także ułatwia wprowadzenie w życie zgromadzeń online.
Nie ma też przeszkód, aby regulacje dotyczące zgromadzeń online wprowadzić do ogólnego regulaminu zgromadzeń wspólników, jeżeli taki jest wprowadzony w spółce.
Zgromadzenie wspólników online nie może się odbywać zupełnie wirtualnie. Przynajmniej przewodniczący oraz protokolant powinni być obecni w konkretnym miejscu. Zgodnie z art. 234 ksh powinna to być siedziba spółki lub w inne miejsce na terytorium Polski (jeżeli umowa spółki na to pozwala).
To może mieć znaczenie w związku ze zwołaniem zgromadzenia, o czym piszę niżej w artykule.
Zgromadzenie musi więc odbyć się na terenie Polski, nie oznacza to jednak, że osoba biorąca w nim zdalny udział także musi być obecna w kraju. Osoby uczestniczące w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej mogą znajdować się w dowolnej części globu. W praktyce więc znaczna część zgromadzenia może odbywać się poza granicami Polski.
Jak natomiast zwołać takie zgromadzenie online? Przepisy o sposobie zwoływania zgromadzeń nie uległy zmianie.
Po pierwsze, zwołanie zgromadzenia wspólników może odbyć się w sposób tradycyjny, a więc za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.
Po drugie, zwołanie zgromadzenia wspólników może odbyć się także za pomocą poczty elektronicznej (e-maila) o ile wspólnik wcześniej wyraził zgodę na takie zwoływanie zgromadzeń. Zgoda ta musi być pisemna, wspólnik musi ponadto wskazać w niej adres e-mail, na jaki ma być wysłane zaproszenie (art. 238 § 1 ksh).
W każdym z powyższych przypadków, w zawiadomieniu należy poinformować o:
W zawiadomieniu musi więc znajdować się instrukcja jak wspólnik może wziąć w nim udział na odległość.
Dlatego też zgromadzenie nie może być całkowicie wirtualne, o czym pisałem wyżej. Ponieważ w zawiadomieniu wskazuje się miejsce zgromadzenia wspólników, możliwe, że np. niektórzy wspólnicy nie będą uczestniczyć w nim online, tylko zdecydują się stawić na zgromadzeniu osobiście.
Myślę jednak, że najważniejsze pytanie brzmi – czy zgromadzenie wspólników online można odbyć także bez formalnego zwołania, a więc w trybie art 240 ksh?
Tak naprawdę ten tryb odbywania zgromadzeń wspólników online wydaje się najbardziej pasujący do samego „zgromadzenia online”. Jest coś ważnego do uchwalenia w spółce? 100% wspólników spotyka się na wideokonferencji i przyjmuje niezbędną uchwałę. Bez żadnych formalnych zwołań, wysyłki listów i czekania dwa tygodnie.
Czy da się więc zrobić zgromadzenie wspólników online bez formalnego zwołania? Moim zdaniem tak. Nowe przepisy nie wyłączają stosowania art 240 w przypadku zgromadzeń online. Nie widzę więc przeszkód, aby wszyscy wspólnicy spotkali się online bez wcześniejszych zawiadomień.
W takim przypadku szczególnie ważna będzie kwestia identyfikacji osób biorących udział w zgromadzeniu. Trzeba wykluczyć sytuację, że przykładowo, na pośpiesznie zwołanym zgromadzeniu zagłosuje ktoś nieuprawniony lub ktoś podszywający się pod wspólnika spółki.
Jeżeli wspólników jest niewielu, najlepsze będzie odbycie zgromadzenia w formie wideokonferencji – wtedy uczestnicy mogą łatwo ocenić czy faktycznie wszystkie osoby to właściwi wspólnicy lub np. wspólnicy mogą okazać online dowód tożsamości.
Gorzej, jeżeli zgromadzenie miałoby odbyć się np. w formie telekonferencji, z dużą ilością uczestników.
W takim przypadku to szczególnie na zarządzie, a następnie przewodniczącym będzie ciążył obowiązek zapewnienia prawidłowości zgromadzenia. Pomocne mogłoby być np. wcześniejsze udostępnienie wspólnikom hasła lub tokenu, którego użycie jest konieczne, aby wziąć udział w telekonferencji.
Warto też utrwalać zgromadzenia wspólników odbywane online, nie tylko te zorganizowane bez formalnego zwołania. Taki zapis może okazać się pomocy w ustaleniu uczestników oraz przebiegu zgromadzenia.
Jak na każdym zgromadzeniu wspólników tak i na zgromadzeniu online powinien zostać spisany protokół zgromadzenia. Sporządza go protokolant, a podpisuje przewodniczący (dlatego muszą być w jednym miejscu). Uzupełnieniem tego protokołu może być zapis audio czy audiovideo odbytego zgromadzenia.
Zgodnie z dotychczasowymi przepisami, w protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy.
Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych na zgromadzeniu – a więc co najmniej przez przewodniczącego i protokolanta.
Finalnie, do protokołu należy dołączyć dwie listy obecności:
Wątpliwości mogą wiązać się z odbyciem online zgromadzenia, z którego protokół musi być sporządzony w formie notarialnej.
Ponownie, nie wiedzę przeszkód – w takim przypadku minimalna obecność w miejscu zgromadzenia wspólników to notariusz oraz przewodniczący. Warto jednak ustalić wcześniej z notariuszem szczegóły takiego zgromadzenia. Doświadczenie podpowiada mi, że nie każdy rejent może być chętny do protokołowania takiego zgromadzenia. No i nie każdy może mieć środki techniczne do jego przeprowadzenia.
Jeżeli protokół sporządzany jest w formie notarialnej, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.
Nie ma przeszkód. Pozostaje jedynie kwestia odpowiedniej weryfikacji jego uprawnienia oraz tożsamości. Lepiej, aby wspólnik wiedział, że ktoś za niego głosował.
Ponownie, ważne będzie wykazanie przez pełnomocnika umocowania do działania w imieniu spółki. Przepisy wymagają, aby pełnomocnictwo było sporządzone na piśmie – inaczej jest nieważne. Ponadto kopię należy załączyć do protokołu ze zgromadzenia. Jak to więc najlepiej rozwiązać? Wydaje się, że podstawą będzie wysłanie skanu pełnomocnictwa, aby można je wstępnie ocenić. Skan można też od razu wydrukować i załączyć do protokołu. Oryginał powinien niezwłocznie trafić do spółki, warto więc aby wspólnik, który chce działać przez pełnomocnika wysłał je do siedziby spółki.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w organizacji zgromadzenia wspólników online, napisz do nas!
