{"id":1274,"date":"2023-01-23T10:05:52","date_gmt":"2023-01-23T10:05:52","guid":{"rendered":"https:\/\/sawaryn.com\/?p=1274"},"modified":"2026-04-21T13:28:51","modified_gmt":"2026-04-21T13:28:51","slug":"obowiazki-pracodawcy-i-pracownika-w-pracy-zdalnej-zmiany-w-kodeksie-pracy-2023","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/obowiazki-pracodawcy-i-pracownika-w-pracy-zdalnej-zmiany-w-kodeksie-pracy-2023\/","title":{"rendered":"Obowi\u0105zki pracodawcy i pracownika w pracy zdalnej \u2013 zmiany w Kodeksie pracy 2023"},"content":{"rendered":"<h1>Praca zdalna \u2013 obowi\u0105zki pracodawcy i pracownika po nowelizacji Kodeksu pracy<\/h1>\n<p>Od 7 kwietnia 2023 r. obowi\u0105zuj\u0105 <strong><a href=\"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/zmiany-w-prawie-pracy-od-2023-roku\/\">nowe przepisy Kodeksu pracy<\/a><\/strong> dotycz\u0105ce pracy zdalnej. Nak\u0142adaj\u0105 one konkretne obowi\u0105zki zar\u00f3wno na pracodawc\u0119, jak i na pracownika. Pracodawca odpowiada przede wszystkim za pokrycie koszt\u00f3w pracy zdalnej i zapewnienie narz\u0119dzi. Pracownik z kolei musi przestrzega\u0107 zasad okre\u015blonych w regulaminie pracy zdalnej. Poni\u017cej znajdziesz pe\u0142ne zestawienie obowi\u0105zk\u00f3w obu stron \u2013 z podzia\u0142em na to, co musisz zapewni\u0107, ustali\u0107 i wdro\u017cy\u0107.<\/p>\n<h2>Kto powinien przeczyta\u0107 ten artyku\u0142<\/h2>\n<p>Je\u015bli zatrudniasz pracownik\u00f3w na umow\u0119 o prac\u0119 i dopuszczasz (lub planujesz dopu\u015bci\u0107) prac\u0119 zdaln\u0105 \u2013 ten artyku\u0142 dotyczy Twojej firmy. Dotyczy Ci\u0119 r\u00f3wnie\u017c, je\u015bli jeste\u015b pracownikiem wykonuj\u0105cym prac\u0119 zdaln\u0105 i chcesz wiedzie\u0107, czego mo\u017cesz wymaga\u0107 od pracodawcy.<\/p>\n<h2>Obowi\u0105zki pracodawcy przy pracy zdalnej<\/h2>\n<p>Kodeks pracy nak\u0142ada na pracodawc\u0119 obowi\u0105zek pokrycia koszt\u00f3w pracy zdalnej. Przepisy dopuszczaj\u0105 jednak dwa modele realizacji tego obowi\u0105zku \u2013 w zale\u017cno\u015bci od tego, jak strony si\u0119 um\u00f3wi\u0105 (np. w <strong><a href=\"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/jak-wprowadzic-prace-zdalna-regulamin-czy-porozumienie\/\">porozumieniu dotycz\u0105cym pracy zdalnej<\/a><\/strong>).<\/p>\n<h3>Model 1 \u2013 pracodawca zapewnia narz\u0119dzia i infrastruktur\u0119<\/h3>\n<p>W tym wariancie pracodawca bezpo\u015brednio zapewnia pracownikowi:<\/p>\n<ul>\n<li>instalacj\u0119 narz\u0119dzi pracy, w tym urz\u0105dze\u0144 technicznych niezb\u0119dnych do pracy zdalnej,<\/li>\n<li>serwis i konserwacj\u0119 tych narz\u0119dzi,<\/li>\n<li>materia\u0142y eksploatacyjne potrzebne do wykonywania pracy.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Model 2 \u2013 pracodawca pokrywa koszty lub wyp\u0142aca ekwiwalent<\/h3>\n<p>W tym wariancie pracownik korzysta z w\u0142asnych narz\u0119dzi i materia\u0142\u00f3w, a pracodawca:<\/p>\n<ul>\n<li>pokrywa niezb\u0119dne koszty zwi\u0105zane z instalacj\u0105, serwisem, eksploatacj\u0105 i konserwacj\u0105 narz\u0119dzi pracy,<\/li>\n<li><strong>albo<\/strong> wyp\u0142aca ekwiwalent pieni\u0119\u017cny w miejsce pokrycia tych koszt\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wysoko\u015b\u0107 ekwiwalentu ustalasz indywidualnie z pracownikiem.<\/p>\n<h3>Kiedy w gr\u0119 wchodzi rycza\u0142t<\/h3>\n<p>Rycza\u0142t zamiast ekwiwalentu mo\u017cesz zastosowa\u0107 wtedy, gdy um\u00f3wisz si\u0119 z pracownikiem, \u017ce to on we w\u0142asnym zakresie zapewnia sobie:<\/p>\n<ul>\n<li>materia\u0142y i narz\u0119dzia do pracy zdalnej,<\/li>\n<li>ich instalacj\u0119, serwis, eksploatacj\u0119 i konserwacj\u0119.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Jak ustali\u0107 wysoko\u015b\u0107 rycza\u0142tu lub ekwiwalentu<\/h2>\n<p>Przy obliczaniu rycza\u0142tu lub ekwiwalentu we\u017a pod uwag\u0119:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Zu\u017cycie materia\u0142\u00f3w<\/strong> \u2013 rodzaj i ilo\u015b\u0107 wykorzystywanych materia\u0142\u00f3w eksploatacyjnych.<\/li>\n<li><strong>Narz\u0119dzia pracy<\/strong> \u2013 stopie\u0144 zu\u017cycia prywatnego sprz\u0119tu pracownika.<\/li>\n<li><strong>Udokumentowane ceny rynkowe<\/strong> \u2013 aktualne ceny narz\u0119dzi i materia\u0142\u00f3w na rynku.<\/li>\n<li><strong>Normy zu\u017cycia energii elektrycznej<\/strong> \u2013 realne koszty energii ponoszone przez pracownika w zwi\u0105zku z prac\u0105 zdaln\u0105.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Skutek podatkowy \u2013 ekwiwalent i rycza\u0142t<\/h2>\n<p>Pokrycie koszt\u00f3w pracy zdalnej \u2013 zar\u00f3wno w formie ekwiwalentu pieni\u0119\u017cnego, jak i rycza\u0142tu \u2013 <strong>nie stanowi przychodu<\/strong> w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od os\u00f3b fizycznych. To oznacza, \u017ce od tych kwot nie odprowadzasz zaliczki na PIT ani sk\u0142adek ZUS.<\/p>\n<h2>Obowi\u0105zki pracownika przy pracy zdalnej<\/h2>\n<p>Obowi\u0105zki pracownika powinny zosta\u0107 szczeg\u00f3\u0142owo okre\u015blone w <strong><a href=\"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/praca-zdalna-nowe-przepisy-dla-pracodawcy-i-pracownika\/\">regulaminie pracy zdalnej<\/a><\/strong> lub w indywidualnym porozumieniu z pracodawc\u0105.<\/p>\n<p>Pracownik wykonuj\u0105cy prac\u0119 zdaln\u0105 jest zobowi\u0105zany w szczeg\u00f3lno\u015bci do:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Przestrzegania zasad BHP<\/strong> \u2013 stosowanie si\u0119 do ustale\u0144 dotycz\u0105cych bezpiecze\u0144stwa i higieny pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej.<\/li>\n<li><strong>Organizacji stanowiska pracy<\/strong> \u2013 zapewnienie warunk\u00f3w lokalowych i technicznych zgodnych z wymaganiami okre\u015blonymi przez pracodawc\u0119.<\/li>\n<li><strong>Ochrony danych i informacji poufnych<\/strong> \u2013 przestrzeganie procedur <strong><a href=\"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/twoje-dane-w-obcych-rekach-jak-bezpiecznie-powierzac-przetwarzanie-danych\/\">ochrony danych osobowych<\/a><\/strong> i informacji poufnych ustalonych przez pracodawc\u0119.<\/li>\n<li><strong>Potwierdzania obecno\u015bci i dost\u0119pno\u015bci<\/strong> \u2013 stosowanie si\u0119 do uzgodnionych zasad kontaktu i potwierdzania wykonywania pracy.<\/li>\n<li><strong>Dba\u0142o\u015bci o powierzone narz\u0119dzia<\/strong> \u2013 prawid\u0142owe korzystanie z narz\u0119dzi i materia\u0142\u00f3w przekazanych przez pracodawc\u0119.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Co wdro\u017cy\u0107 \u2013 checklista dla pracodawcy<\/h2>\n<p>Je\u015bli planujesz wprowadzi\u0107 prac\u0119 zdaln\u0105 lub ju\u017c j\u0105 stosujesz, sprawd\u017a, czy masz przygotowane:<\/p>\n<ul>\n<li>Regulamin pracy zdalnej lub porozumienie ze zwi\u0105zkami zawodowymi<\/li>\n<li>Indywidualne porozumienia z pracownikami dotycz\u0105ce warunk\u00f3w pracy zdalnej<\/li>\n<li>Ustalony model pokrycia koszt\u00f3w (narz\u0119dzia od pracodawcy, ekwiwalent czy rycza\u0142t)<\/li>\n<li>Okre\u015blon\u0105 wysoko\u015b\u0107 rycza\u0142tu lub ekwiwalentu \u2013 wraz z metod\u0105 kalkulacji<\/li>\n<li>Procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej<\/li>\n<li>Zasady BHP dostosowane do pracy zdalnej<\/li>\n<li>O\u015bwiadczenie pracownika o zapoznaniu si\u0119 z zasadami BHP i ochrony danych<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Zasady decyzji \u2013 kt\u00f3ry model wybra\u0107<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Je\u015bli Twoja firma dostarcza sprz\u0119t wszystkim pracownikom<\/strong> \u2192 wybierz Model 1 (pracodawca zapewnia narz\u0119dzia). Masz pe\u0142n\u0105 kontrol\u0119 nad infrastruktur\u0105 i bezpiecze\u0144stwem danych.<\/li>\n<li><strong>Je\u015bli pracownicy korzystaj\u0105 z w\u0142asnego sprz\u0119tu<\/strong> \u2192 wybierz Model 2 z ekwiwalentem lub rycza\u0142tem. Ustal kwot\u0119 na podstawie rzeczywistych koszt\u00f3w i udokumentuj kalkulacj\u0119.<\/li>\n<li><strong>Je\u015bli chcesz upro\u015bci\u0107 rozliczenia<\/strong> \u2192 rycza\u0142t jest prostszy w obs\u0142udze ni\u017c ekwiwalent, ale wymaga uzgodnienia z pracownikiem i udokumentowanej podstawy wyliczenia.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Podsumowanie<\/h2>\n<p>Praca zdalna wymaga od obu stron stosunku pracy spe\u0142nienia konkretnych obowi\u0105zk\u00f3w wynikaj\u0105cych z Kodeksu pracy. Jako pracodawca musisz przede wszystkim uregulowa\u0107 kwesti\u0119 koszt\u00f3w, narz\u0119dzi i zasad BHP. Jako pracownik \u2013 przestrzega\u0107 ustale\u0144 dotycz\u0105cych organizacji pracy, ochrony danych i dba\u0142o\u015bci o powierzony sprz\u0119t.<\/p>\n<p>Najwa\u017cniejsze: nie zostawiaj tych kwestii bez formalnego uregulowania. Brak regulaminu pracy zdalnej lub brak ustale\u0144 dotycz\u0105cych koszt\u00f3w to ryzyko sporu z pracownikiem i ryzyko roszcze\u0144 o ekwiwalent z moc\u0105 wsteczn\u0105.<\/p>\n<h2>Najcz\u0119\u015bciej zadawane pytania<\/h2>\n<p><strong>Czy pracodawca musi pokrywa\u0107 koszty pracy zdalnej po zmianach w Kodeksie pracy?<\/strong> Tak \u2013 Kodeks pracy nak\u0142ada na pracodawc\u0119 obowi\u0105zek pokrycia koszt\u00f3w pracy zdalnej. Mo\u017ce to zrobi\u0107 na dwa sposoby: albo bezpo\u015brednio zapewnia narz\u0119dzia, serwis i materia\u0142y eksploatacyjne, albo pokrywa koszty ponoszone przez pracownika (lub wyp\u0142aca ekwiwalent pieni\u0119\u017cny). Brak uregulowania kwestii koszt\u00f3w oznacza ryzyko sporu z pracownikiem i ryzyko roszcze\u0144 o ekwiwalent z moc\u0105 wsteczn\u0105.<\/p>\n<br>\n<p><strong>Jaka jest r\u00f3\u017cnica mi\u0119dzy ekwiwalentem a rycza\u0142tem za prac\u0119 zdaln\u0105?<\/strong> Ekwiwalent wyp\u0142acasz wtedy, gdy pracownik korzysta z w\u0142asnych narz\u0119dzi, a Ty pokrywasz konkretne, rzeczywiste koszty ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji. Rycza\u0142t stosujesz wtedy, gdy um\u00f3wisz si\u0119 z pracownikiem, \u017ce sam zapewnia sobie materia\u0142y, narz\u0119dzia i ich obs\u0142ug\u0119 \u2013 rycza\u0142t jest prostszy w rozliczeniu, ale wymaga uzgodnienia z pracownikiem i udokumentowanej podstawy wyliczenia.<\/p>\n<br>\n<p><strong>Jak ustali\u0107 wysoko\u015b\u0107 rycza\u0142tu albo ekwiwalentu za prac\u0119 zdaln\u0105?<\/strong> Przy kalkulacji uwzgl\u0119dnij cztery elementy: rodzaj i ilo\u015b\u0107 zu\u017cywanych materia\u0142\u00f3w eksploatacyjnych, stopie\u0144 zu\u017cycia prywatnego sprz\u0119tu pracownika, udokumentowane ceny rynkowe narz\u0119dzi i materia\u0142\u00f3w oraz realne koszty energii elektrycznej ponoszone przez pracownika w zwi\u0105zku z prac\u0105 zdaln\u0105. Ustal kwot\u0119 na podstawie tych danych i udokumentuj spos\u00f3b wyliczenia \u2013 to Twoje zabezpieczenie na wypadek sporu lub kontroli.<\/p>\n<br>\n<p><strong>Czy ekwiwalent albo rycza\u0142t za prac\u0119 zdaln\u0105 trzeba opodatkowa\u0107 i osk\u0142adkowa\u0107?<\/strong> Nie \u2013 zar\u00f3wno ekwiwalent, jak i rycza\u0142t za prac\u0119 zdaln\u0105 nie stanowi\u0105 przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od os\u00f3b fizycznych. Od tych kwot nie odprowadzasz zaliczki na PIT ani sk\u0142adek ZUS.<\/p>\n<br>\n<p><strong>Jakie dokumenty i procedury trzeba wdro\u017cy\u0107, \u017ceby legalnie wprowadzi\u0107 prac\u0119 zdaln\u0105 w firmie?<\/strong> Przygotuj regulamin pracy zdalnej (lub porozumienie ze zwi\u0105zkami zawodowymi), indywidualne porozumienia z pracownikami, ustalony model pokrycia koszt\u00f3w wraz z udokumentowan\u0105 kalkulacj\u0105 rycza\u0142tu lub ekwiwalentu, procedury ochrony danych osobowych, zasady BHP dostosowane do pracy zdalnej oraz o\u015bwiadczenie pracownika o zapoznaniu si\u0119 z zasadami BHP i ochrony danych. Bez tych dokument\u00f3w nara\u017casz si\u0119 na ryzyko sporu z pracownikiem i ryzyko roszcze\u0144 o ekwiwalent z moc\u0105 wsteczn\u0105.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00a0W zwi\u0105zku ze zmianami w Kodeksie pracy, kt\u00f3re zaczn\u0105 obowi\u0105zywa\u0107 od 7 kwietnia 2023 r. pisali\u015bmy ju\u017c w naszych poprzednich publikacjach m. in. o najwa\u017cniejszych za\u0142o\u017ceniach nowelizacji Kodeksu pracy (artyku\u0142 dost\u0119pny tutaj) oraz o tym jak nale\u017cy wprowadzi\u0107 prac\u0119 zdaln\u0105 i jakie s\u0105 zasady jej wykonywania (wi\u0119cej tutaj). W tym artykule z kolei skupimy si\u0119 [&hellip;]<\/p>","protected":false},"author":4,"featured_media":1302,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[55],"tags":[500,498,506,505,501,141,497,504,499,502,503],"language":[461],"ppma_author":[72],"class_list":["post-1274","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-dla-przedsiebiorcy","tag-jakie-obowiazki-ma-pracodawca","tag-obowiazki-pracodawcy","tag-obowiazki-pracownika","tag-podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych","tag-pokrycie-kosztow","tag-praca-zdalna","tag-praca-zdalna-obowiazki-pracodawcy","tag-przychody-w-rozumieniu-przepisow-ustawy","tag-regulamin-pracy-zdalnej-w-firmie","tag-wyplata-ekwiwalentu-pienieznego","tag-wyplata-ryczaltu","language-polski"],"acf":[],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/sawaryn.com\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/SP_Obowiazki-pracodawcy-i-pracownika_17_01.jpg","authors":[{"term_id":72,"user_id":4,"is_guest":0,"slug":"mateuszs","display_name":"Mateusz Sawaryn","avatar_url":{"url":"https:\/\/sawaryn.com\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/Mateusz-Sawaryn-foto-4.png","url2x":"https:\/\/sawaryn.com\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/Mateusz-Sawaryn-foto-4.png"},"user_url":"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/mateuszsawaryn\/","last_name":"Sawaryn","first_name":"Mateusz","description":""}],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1274","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1274"}],"version-history":[{"count":19,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1274\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4441,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1274\/revisions\/4441"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1302"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1274"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1274"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1274"},{"taxonomy":"language","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/language?post=1274"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/ppma_author?post=1274"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}