{"id":3165,"date":"2024-04-12T10:48:57","date_gmt":"2024-04-12T10:48:57","guid":{"rendered":"https:\/\/sawaryn.com\/?p=3165"},"modified":"2026-04-15T11:28:34","modified_gmt":"2026-04-15T11:28:34","slug":"formy-zawierania-umow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/formy-zawierania-umow\/","title":{"rendered":"Formy zawierania um\u00f3w"},"content":{"rendered":"<h1>Formy zawarcia umowy w polskim prawie \u2013 kt\u00f3r\u0105 wybra\u0107?<\/h1>\n<p>Polskie prawo przewiduje kilka form zawarcia umowy: pisemn\u0105, dokumentow\u0105, elektroniczn\u0105, aktu notarialnego, z podpisami notarialnie po\u015bwiadczonymi oraz z dat\u0105 pewn\u0105. Wyb\u00f3r niew\u0142a\u015bciwej formy mo\u017ce oznacza\u0107 niewa\u017cno\u015b\u0107 umowy. Poni\u017cej znajdziesz konkretne zasady dla ka\u017cdej z nich \u2013 z informacj\u0105, kiedy kt\u00f3r\u0105 stosowa\u0107 i na co uwa\u017ca\u0107.<\/p>\n<h2>Zasada swobody um\u00f3w \u2013 punkt wyj\u015bcia<\/h2>\n<p>Art. 353\u00b9 Kodeksu cywilnego daje Ci swobod\u0119 w kszta\u0142towaniu umowy. Oznacza to, \u017ce co do zasady mo\u017cesz zawrze\u0107 umow\u0119 w dowolnej formie \u2013 o ile przepisy nie nakazuj\u0105 konkretnej formy dla danego typu czynno\u015bci prawnej.<\/p>\n<p>Granice tej swobody:<\/p>\n<ul>\n<li>Tre\u015b\u0107 i cel umowy nie mog\u0105 sprzeciwia\u0107 si\u0119 naturze stosunku prawnego<\/li>\n<li>Umowa nie mo\u017ce by\u0107 sprzeczna z ustaw\u0105<\/li>\n<li>Tre\u015b\u0107 nie mo\u017ce narusza\u0107 zasad wsp\u00f3\u0142\u017cycia spo\u0142ecznego<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Regu\u0142a decyzji:<\/strong> Je\u015bli przepis nie wymaga konkretnej formy \u2013 wybierasz dowoln\u0105. Je\u015bli wymaga \u2013 musisz j\u0105 zachowa\u0107, bo inaczej ryzykujesz niewa\u017cno\u015b\u0107 umowy.<\/p>\n<h2>Forma pisemna<\/h2>\n<p>Forma pisemna wymaga z\u0142o\u017cenia w\u0142asnor\u0119cznego podpisu pod tre\u015bci\u0105 o\u015bwiadczenia woli. Obie strony musz\u0105 podpisa\u0107 umow\u0119, a nast\u0119pnie wymieni\u0107 si\u0119 oryginalnymi egzemplarzami z podpisami.<\/p>\n<h3>Kiedy umowa w formie pisemnej jest skutecznie zawarta?<\/h3>\n<ol>\n<li>Obie strony z\u0142o\u017cy\u0142y w\u0142asnor\u0119czne podpisy<\/li>\n<li>Podpisy znajduj\u0105 si\u0119 <strong>pod tre\u015bci\u0105 umowy<\/strong> (nie obok, nie na osobnej stronie bez odniesienia)<\/li>\n<li>Strony wymieni\u0142y si\u0119 oryginalnymi, podpisanymi egzemplarzami<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Podpisanie obiegowe<\/h3>\n<p>Je\u015bli strony nie mog\u0105 spotka\u0107 si\u0119 w jednym miejscu, umow\u0119 mo\u017cna podpisa\u0107 obiegowo \u2013 ten sam egzemplarz (lub egzemplarze) kr\u0105\u017cy mi\u0119dzy stronami. Umowa jest zawarta dopiero wtedy, gdy ostatnia strona z\u0142o\u017cy podpis.<\/p>\n<h3>Na co zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 przy identyfikacji stron<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Osoba fizyczna<\/strong> \u2013 wpisz numer PESEL i miejsce zamieszkania<\/li>\n<li><strong>Przedsi\u0119biorca (jednoosobowa dzia\u0142alno\u015b\u0107)<\/strong> \u2013 wpisz NIP i adres prowadzenia dzia\u0142alno\u015bci<\/li>\n<li><strong>Sp\u00f3\u0142ka<\/strong> \u2013 sprawd\u017a, czy osoba podpisuj\u0105ca umow\u0119 ma umocowanie do reprezentacji (np. wpis w KRS, pe\u0142nomocnictwo)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Te dane s\u0105 niezb\u0119dne, je\u015bli pojawi si\u0119 problem z wykonaniem umowy i trzeba b\u0119dzie skierowa\u0107 spraw\u0119 do s\u0105du.<\/p>\n<h2>Forma dokumentowa \u2013 i cz\u0119sty b\u0142\u0105d ze skanami<\/h2>\n<p>Bardzo cz\u0119sta sytuacja: strony przesy\u0142aj\u0105 sobie skany podpisanej umowy e-mailem. Efekt? Zamiast formy pisemnej powstaje forma dokumentowa. <strong>Skan podpisanego dokumentu nie jest r\u00f3wnoznaczny z form\u0105 pisemn\u0105.<\/strong><\/p>\n<h3>Kiedy forma dokumentowa wystarczy?<\/h3>\n<p>Forma dokumentowa sprawdzi si\u0119 tam, gdzie przepisy nie wymagaj\u0105 formy pisemnej ani wy\u017cszej. Przyk\u0142ady:<\/p>\n<ul>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/term-sheet-podstawowe-informacje\/\">List intencyjny<\/a><\/strong><\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/co-to-jest-umowa-nda-jak-sporzadzic-umowe-o-zachowaniu-poufnosci\/\">Umowa o zachowaniu poufno\u015bci (NDA)<\/a><\/strong><\/li>\n<li>Umowa przedwst\u0119pna (je\u015bli przepis nie wymaga innej formy)<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Kiedy forma dokumentowa nie wystarczy?<\/h3>\n<p>Nie zawieraj w formie dokumentowej:<\/p>\n<ul>\n<li>Um\u00f3w o prac\u0119<\/li>\n<li>Um\u00f3w leasingowych<\/li>\n<li>Um\u00f3w przenosz\u0105cych maj\u0105tkowe prawa autorskie \u2013 te wymagaj\u0105 formy pisemnej pod rygorem niewa\u017cno\u015bci<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Forma elektroniczna<\/h2>\n<p>Forma elektroniczna to <strong>nie<\/strong> wymiana e-maili ani e-mailowe potwierdzenie tre\u015bci umowy.<\/p>\n<h3>Jak prawid\u0142owo zawrze\u0107 umow\u0119 w formie elektronicznej?<\/h3>\n<ol>\n<li>Przygotuj dokument w wersji elektronicznej (e-dokument)<\/li>\n<li>Opatrz go <strong>kwalifikowanym podpisem elektronicznym<\/strong><\/li>\n<li>Przeka\u017c drugiej stronie \u2013 e-mailem, przez chmur\u0119 lub inny kana\u0142 cyfrowy<\/li>\n<li>Druga strona podpisuje dokument swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Skutki prawne<\/h3>\n<p>Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zr\u00f3wnany z podpisem w\u0142asnor\u0119cznym. Je\u015bli przepis lub umowa wymaga formy pisemnej \u2013 podpisanie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym spe\u0142nia ten wym\u00f3g.<\/p>\n<h2>Forma aktu notarialnego<\/h2>\n<p>Ta forma wymaga jednoczesnej obecno\u015bci stron umowy i notariusza w jednym miejscu. Nie mo\u017cna jej zast\u0105pi\u0107 form\u0105 zdaln\u0105.<\/p>\n<h3>Kiedy musisz zachowa\u0107 form\u0119 aktu notarialnego?<\/h3>\n<p>Przepisy wymagaj\u0105 jej m.in. przy:<\/p>\n<ul>\n<li>Przeniesieniu w\u0142asno\u015bci nieruchomo\u015bci<\/li>\n<li>Utworzeniu sp\u00f3\u0142ki partnerskiej<\/li>\n<li>Utworzeniu sp\u00f3\u0142ki komandytowej<\/li>\n<li>Utworzeniu sp\u00f3\u0142ki komandytowo-akcyjnej<\/li>\n<li>Utworzeniu <strong><a href=\"https:\/\/sawaryn.com\/en\/publikacje\/umowa-spolki-z-oo-co-powinna-zawierac-i-jak-ja-przygotowac\/\">sp\u00f3\u0142ki z ograniczon\u0105 odpowiedzialno\u015bci\u0105<\/a><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Ryzyko:<\/strong> Je\u015bli nie zachowasz formy aktu notarialnego tam, gdzie jest wymagana \u2013 umowa jest niewa\u017cna. Bez wyj\u0105tk\u00f3w.<\/p>\n<h2>Forma pisemna z podpisami notarialnie po\u015bwiadczonymi<\/h2>\n<p>W tej formie notariusz nie sporz\u0105dza umowy. Jego rola ogranicza si\u0119 do potwierdzenia, \u017ce osoba sk\u0142adaj\u0105ca podpis jest t\u0105, za kt\u00f3r\u0105 si\u0119 podaje. Musisz stawi\u0107 si\u0119 u notariusza osobi\u015bcie.<\/p>\n<h3>Zasada wy\u017cszego re\u017cimu<\/h3>\n<p>Zawarcie umowy w formie wy\u017cszej spe\u0142nia wymogi formy ni\u017cszej. Hierarchia wygl\u0105da tak:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Akt notarialny<\/strong> (najwy\u017cszy re\u017cim)<\/li>\n<li><strong>Forma pisemna z podpisami notarialnie po\u015bwiadczonymi<\/strong><\/li>\n<li><strong>Forma pisemna \/ forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem<\/strong><\/li>\n<li><strong>Forma dokumentowa<\/strong> (najni\u017cszy re\u017cim)<\/li>\n<\/ol>\n<p>Przyk\u0142ad: umowa zawarta w formie aktu notarialnego automatycznie spe\u0142nia wym\u00f3g formy pisemnej.<\/p>\n<h2>Forma pisemna z dat\u0105 pewn\u0105<\/h2>\n<p>Zamiast notariusza obecny jest urz\u0119dnik, kt\u00f3ry potwierdza fakt dokonania czynno\u015bci prawnej w okre\u015blonym dniu. W obrocie mi\u0119dzy przedsi\u0119biorcami ta forma jest stosowana bardzo rzadko.<\/p>\n<h2>Checklist \u2013 co zrobi\u0107 przed podpisaniem umowy<\/h2>\n<ol>\n<li><strong>Sprawd\u017a, czy przepisy wymagaj\u0105 konkretnej formy<\/strong> dla danego typu umowy<\/li>\n<li><strong>Zidentyfikuj kontrahenta<\/strong> \u2013 zbierz PESEL\/NIP, adres, zweryfikuj umocowanie osoby podpisuj\u0105cej<\/li>\n<li><strong>Wybierz w\u0142a\u015bciw\u0105 form\u0119<\/strong> \u2013 je\u015bli masz w\u0105tpliwo\u015bci, zastosuj form\u0119 wy\u017csz\u0105 (np. pisemn\u0105 zamiast dokumentowej)<\/li>\n<li><strong>Nie przesy\u0142aj skan\u00f3w zamiast orygina\u0142\u00f3w<\/strong> \u2013 je\u015bli potrzebujesz formy pisemnej, skan jej nie zast\u0105pi<\/li>\n<li><strong>Rozwa\u017c kwalifikowany podpis elektroniczny<\/strong> \u2013 przyspiesza obieg dokument\u00f3w i jest r\u00f3wnowa\u017cny z podpisem w\u0142asnor\u0119cznym<\/li>\n<li><strong>Upewnij si\u0119, \u017ce podpisy znajduj\u0105 si\u0119 pod tre\u015bci\u0105 umowy<\/strong> \u2013 nie nad ni\u0105, nie na osobnej stronie bez powi\u0105zania z tre\u015bci\u0105<\/li>\n<li><strong>Wymie\u0144 si\u0119 oryginalnymi egzemplarzami<\/strong> \u2013 jednostronnie podpisana umowa, kt\u00f3ra nie trafi\u0142a do kontrahenta, nie jest zawarta<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong>Regu\u0142a:<\/strong> Je\u015bli nie masz pewno\u015bci co do wymaganej formy \u2013 skonsultuj to przed podpisaniem. Koszt porady jest niepor\u00f3wnywalnie ni\u017cszy ni\u017c koszt sporu o niewa\u017cno\u015b\u0107 umowy.<\/p>\n<h2>Najcz\u0119\u015bciej zadawane pytania<\/h2>\n<p><strong>Jaka jest r\u00f3\u017cnica mi\u0119dzy form\u0105 pisemn\u0105, dokumentow\u0105 i elektroniczn\u0105 umowy?<\/strong> Forma pisemna wymaga w\u0142asnor\u0119cznego podpisu obu stron pod tre\u015bci\u0105 umowy i wymiany oryginalnych egzemplarzy. Forma dokumentowa to ni\u017cszy re\u017cim \u2013 obejmuje np. wymian\u0119 skan\u00f3w e-mailem, ale nie spe\u0142nia wymogu formy pisemnej. Forma elektroniczna oznacza podpisanie e-dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez obie strony \u2013 i tylko wtedy jest r\u00f3wnowa\u017cna z form\u0105 pisemn\u0105.<\/p>\n<br>\n<p><strong>Czy skan podpisanej umowy wys\u0142any mailem wystarczy, \u017ceby zachowa\u0107 form\u0119 pisemn\u0105?<\/strong> Nie. Skan podpisanego dokumentu przes\u0142any e-mailem to forma dokumentowa, a nie pisemna \u2013 je\u015bli przepis wymaga formy pisemnej (np. przy przeniesieniu maj\u0105tkowych praw autorskich), skan jej nie zast\u0105pi i umowa mo\u017ce by\u0107 niewa\u017cna. Je\u015bli potrzebujesz formy pisemnej, wymie\u0144 si\u0119 oryginalnymi, w\u0142asnor\u0119cznie podpisanymi egzemplarzami albo u\u017cyj kwalifikowanego podpisu elektronicznego.<\/p>\n<br>\n<p><strong>Kiedy kwalifikowany podpis elektroniczny jest r\u00f3wnowa\u017cny z podpisem w\u0142asnor\u0119cznym?<\/strong> Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zr\u00f3wnany z podpisem w\u0142asnor\u0119cznym zawsze, gdy go u\u017cyjesz \u2013 je\u015bli przepis lub umowa wymaga formy pisemnej, podpisanie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym spe\u0142nia ten wym\u00f3g. W praktyce oznacza to, \u017ce mo\u017cesz podpisa\u0107 umow\u0119 zdalnie, bez drukowania i wymiany papierowych egzemplarzy, zachowuj\u0105c pe\u0142n\u0105 skuteczno\u015b\u0107 prawn\u0105.<\/p>\n<br>\n<p><strong>W jakich sytuacjach brak w\u0142a\u015bciwej formy umowy powoduje jej niewa\u017cno\u015b\u0107?<\/strong> Niewa\u017cno\u015b\u0107 grozi tam, gdzie przepis wymaga konkretnej formy pod rygorem niewa\u017cno\u015bci \u2013 np. przeniesienie w\u0142asno\u015bci nieruchomo\u015bci, utworzenie sp\u00f3\u0142ki z o.o., sp\u00f3\u0142ki komandytowej, partnerskiej lub komandytowo-akcyjnej wymaga aktu notarialnego, a przeniesienie maj\u0105tkowych praw autorskich wymaga formy pisemnej. Je\u015bli zamiast wymaganej formy zastosujesz ni\u017csz\u0105 \u2013 np. wy\u015blesz skan zamiast orygina\u0142u albo pominiesz notariusza \u2013 umowa jest niewa\u017cna, bez wyj\u0105tk\u00f3w.<\/p>\n<br>\n<p><strong>Co trzeba sprawdzi\u0107 przed podpisaniem umowy z kontrahentem, \u017ceby unikn\u0105\u0107 problem\u00f3w p\u00f3\u017aniej?<\/strong> Sprawd\u017a, czy przepisy wymagaj\u0105 konkretnej formy dla danego typu umowy, i w razie w\u0105tpliwo\u015bci zastosuj form\u0119 wy\u017csz\u0105 ni\u017c minimalna. Zidentyfikuj kontrahenta \u2013 zbierz PESEL lub NIP, adres, a przy sp\u00f3\u0142ce zweryfikuj, czy osoba podpisuj\u0105ca ma umocowanie do reprezentacji (np. wpis w KRS lub pe\u0142nomocnictwo). Upewnij si\u0119, \u017ce podpisy znajduj\u0105 si\u0119 pod tre\u015bci\u0105 umowy i \u017ce dosz\u0142o do wymiany orygina\u0142\u00f3w \u2013 jednostronnie podpisana umowa, kt\u00f3ra nie trafi\u0142a do drugiej strony, nie jest zawarta.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Umowy s\u0105 jak szablony, kt\u00f3re kszta\u0142tuj\u0105 nasze codzienne \u017cycie i biznesowe wybory. W polskim prawie, bogactwo form um\u00f3w stanowi nie tylko zaplecze dla r\u00f3\u017cnorodnych relacji prawnych, ale r\u00f3wnie\u017c fundament pewno\u015bci i klarowno\u015bci dla wszystkich stron zaanga\u017cowanych w transakcje. Od kluczowych um\u00f3w cywilnoprawnych, kt\u00f3re reguluj\u0105 zakup i sprzeda\u017c, po innowacyjne umowy elektroniczne, kt\u00f3re redefiniuj\u0105 nasze do\u015bwiadczenia [&hellip;]<\/p>","protected":false},"author":1,"featured_media":3166,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[31,55],"tags":[955,953,954,952,957,956,951],"language":[],"ppma_author":[950],"class_list":["post-3165","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-umowy","category-dla-przedsiebiorcy","tag-forma-aktu-notarialnego","tag-forma-dokumentowa-umow","tag-forma-elektroniczna-umow","tag-forma-pisemna-umow","tag-forma-pisemna-z-data-pewna","tag-forma-pisemna-z-podpisami-notarialnie-poswiadczonymi","tag-formy-zawierania-umow"],"acf":[],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/sawaryn.com\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/SIP_Formy_umow.webp","authors":[{"term_id":950,"user_id":0,"is_guest":1,"slug":"magdalena-ciekanowska","display_name":"Magdalena Ciekanowska","avatar_url":{"url":"https:\/\/sawaryn.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Magda-Ciekanowska-foto-1.png","url2x":"https:\/\/sawaryn.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Magda-Ciekanowska-foto-1.png"},"user_url":"https:\/\/sawaryn.com\/o-kancelarii\/magdalena-ciekanowska\/","last_name":"","first_name":"","description":""}],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3165","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3165"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3165\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4233,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3165\/revisions\/4233"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3166"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3165"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3165"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3165"},{"taxonomy":"language","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/language?post=3165"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/sawaryn.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/ppma_author?post=3165"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}