Jak podpisać umowę pomiędzy spółką z o.o. a członkiem jej zarządu?

8 minut
Spis treści

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością staje się podstawową formą prowadzenia działalności w Polsce. To bardzo dobrze, bo ten rodzaj spółki, w porównaniu do innych działalności, ma sporo zalet i niewiele wad (o czym możesz przeczytać w naszym artykule spółka z o.o. wady i zalety)

Dodatkowo zmiany podatkowe, (jak choćby Polski Ład czy opodatkowanie spółek komandytowych) powodują, że osoby dopiero planujące otworzenie działalności lub przedsiębiorcy rozważający przekształcenie swojej działalności w naturalny sposób zwracają uwagę na prowadzenie biznesu w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Prowadzenie spółki z o.o. to jednak także formalne obowiązki, których należy przestrzegać. Jednym z problematycznych zagadnień jest zawieranie przez sp. z o.o. umów z członkami jej zarządu.

Tak niestety zdarza się, że prowadząc spółkę z o.o., przedsiębiorcy zapominają o przestrzeganiu istotnych zasad, które wiążą się się z prowadzeniem takiej spółki .
W dzisiejszym wpisie przybliżę zagadnienie zawierania umowy pomiędzy zarządem a spółką. Warto go przeczytać, gdyż błędy w tym zakresie są właściwie powszechne, a konsekwencje mogą być znaczące.

 

Zawarcie umowy przez spółkę z członkiem zarządu

Jak pewnie wiesz, spółka z o.o. przy zawieraniu umów jest reprezentowana przez jej zarząd.
Co jednak w przypadku gdy spółka chce zawrzeć umowę z własnym członkiem zarządu? Czy w takim przypadku prezes ma się podpisać i za siebie i za spółkę? Nawet bez wiedzy prawniczej można wyczuć, że coś w takim przypadku nie będzie grało.

Nie zawsze spółka jest reprezentowana przez zarząd, a przykładem tego wyjątku jest właśnie sytuacja, w której spółka chce zawrzeć umowę z członkiem własnego zarządu.
Najczęściej będzie to umowa o pracę, kontrakt menedżerski, umowa najmu czy też umowa sprzedaży lub pożyczki. Reprezentowanie sp. z o.o. w takich wypadkach przez zarząd powodowałoby, że członkowie zarządu występowaliby po obu stronach umów. Na pewno dostrzegasz przynajmniej potencjalny konflikt interesów.

 

Art. 210 kodeksu spółek handlowych

Potencjalny konflikt interesów dostrzegł również polski prawodawca i stworzył w Kodeksie Spółek Handlowych art. 210 ksh, zgodnie z którym (§ 1):

„W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.”

Z zacytowanego przepisu wynika, że jeśli spółka planuje zawrzeć jakąkolwiek umowę z członkiem zarządu lub wchodzi z nim w spór, to reprezentowanie spółki w takim wypadku należy wyłącznie do:

  1. Rady nadzorczej; lub
  2. pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Uwaga, ważne! W przypadku zawierania umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką, nie jest możliwa reprezentacja spółki przez prokurenta spółki. Nawet jeżeli prokurent jest w spółce powołany wcześniej. Zasada z art. 210 ksh jest bezwzględnie obowiązująca.

 

Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą

Pierwszy z wymienionych wcześniej przypadków będzie miał miejsce gdy w spółce jest rada nadzorcza. Wtedy sprawa jest dość prosta, rada ma nadzorować działalność zarządu (i spółki), więc spokojnie może sprawdzić cel i sens zawarcia umowy pomiędzy zarządem a spółką oraz zdecydować o jej podpisaniu.

Jak praktycznie należy to zrobić?

Jeśli w sp. z o.o. została powołana rada nadzorcza i ma ona reprezentować spółkę w umowie z członkiem zarządu to rada powinna podjąć uchwałę, w której:

  1. upoważni jednego ze swych członków do zawarcia umowy z członkiem zarządu,
  2. wskaże wytyczne takiej umowy (np. rodzaj umowy, główne obowiązki, zakres wynagrodzenia etc.).

Nie ma jednak konieczności, by w uchwale zamieszczać wszystkie warunki przyszłej umowy. Upoważnienie może dotyczyć zawarcia konkretnej umowy, ale także wskazywać na rodzaj umów, jakie będą zawierane z członkiem zarządu, np. cyklicznie przez kolejne miesiące.

Masz więcej pytań?
Napisz do nas!Skontaktuj się

Reprezentacja spółki przez pełnomocnika

Co się dzieje, gdy w spółce nie ma rady nadzorczej? Przecież nie będziemy jej specjalnie powoływać, aby zawrzeć umowę z zarządem.

W takim przypadku braku rady nadzorczej, reprezentacja sp. z o.o. w umowie z członkiem zarządu najczęściej należy do specjalnie powołanego przez Zgromadzenie Wspólników Spółki pełnomocnika.
Kto może być pełnomocnikiem z 210 ksh?

Przepisy nie wskazują, kto może a kto nie może być takim pełnomocnikiem. Przyjmuje się jednak, że jako pełnomocnika nie należy powoływać członka zarządu, z którym ma zostać zawarta umowa, innego członka zarządu, czy też pracownika spółki jako osoby podległej zarządowi.

Sama uchwała powinna wskazywać natomiast osobę pełnomocnika oraz czynność (czynności), do których powołany jest pełnomocnik (np. zawarcie kontraktu menedżerskiego z danym członkiem zarządu). Powołany pełnomocnik nie musi przy tym posiadać dokładnych wytycznych co do kształtu samej umowy. Za to może (co jednak w praktyce jest rzadkością) swobodnie kształtować jej postanowienia.

Nie jest koniecznie udzielanie fizycznie odrębnego pełnomocnictwa – sama uchwała stanowi takie pełnomocnictwo.

 

Zawarcie umowy z członkiem zarządu będącym jedynym udziałowcem

Sytuacja nieco się komplikuje, gdy jedyny członek zarządu spółki jest też jedynym udziałowcem tej spółki. Zdarza się tak często np. w niewielkich spółkach z o.o.

Wtedy wciąż istnieje ryzyko, że skoro za każdym ze sterów spółki siedzi ta sama osoba, może nie do końca właściwie i bezstronnie podejść do wyznaczenia pełnomocnika.
W takim przypadku przepisy, a konkretnie art. 210 § 2 ksh wskazuje, że wszystkie umowy pomiędzy tym jedynym członkiem zarządu a spółką, w której jest on jedynym udziałowcem – muszą zostać zawarte notarialnie.

Taka umowa musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego, już bez powoływania jakichkolwiek pełnomocników. Co więcej, notariusz musi wysłać taką umowę do sądu rejestrowego, prowadzącego akta spółki (właściwego sądu KRS).

Pełnomocnictwo ogólne do wszystkiego

Pokusą niejednego przedsiębiorcy będzie pewnie powołanie pełnomocnika „raz a dobrze” – a więc powołajmy uchwałą pełnomocnika, który będzie mógł zawierać wszelkie umowy z członkami zarządu, jak tylko nastąpi taka potrzeba.
Niestety, takie podejście jest wadliwe. Nie wynika to wprost z przepisów a z uchwał Sądu Najwyższego ale pełnomocnictwo udzielane pełnomocnikowi do zawarcia umowy z członkiem zarządu może być albo:

  1. szczególne – wskazując dokładnie do jakiej umowy jest udzielone, na jakich warunkach może być ta umowa podpisana itp.
  2. rodzajowe – czyli z góry określające do jakich rodzajów umów z członkiem zarządu uprawnia pełnomocnika.

Pełnomocnictwo nie może być jednak ogólne, czyli nie może uprawniać pełnomocnika do reprezentowania spółki we wszelkich sprawach zaistniałych pomiędzy członkiem zarządu a spółką.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by udzielone pełnomocnictwo było bezterminowe. W takim przypadku obowiązuje ono tak długo, jak nie zostanie odwołane przez uchwałę Zgromadzenia Wspólników.

 

Praktyczne przypadki szczególne

Wydaje się, że znając już zasadę zawierania umów z członkami zarządu, trudno jest popełnić błąd.

W praktyce życia spółek zdarzają się jednak sytuacje, w których sprawy się komplikują.

Jako przykład można tu podać zawarcie umowy spółki - niech będzie to umowa spółki komandytowej ze spółką z o.o. - popularna konstrukcja „spółka z o.o. spółka komandytowa”.

Załóżmy, że z przyczyn biznesowych umowę tej spółki ma zawrzeć Adam Nowak, Jan Kowalski oraz Kowalski Sp. z o.o. (spółka posiadająca więcej niż jednego wspólnika bez RN), w której Jan Kowalski pełni funkcję prezesa zarządu. W takim wypadku zgromadzenie wspólników Kowalski Sp. z o.o. powinno podjąć uchwałę i powołać pełnomocnika do zawarcia umowy spółki komandytowej – jest ona bowiem zawierana z Janem Kowalskim będącym prezesem zarządu Kowalski Sp. z o.o.

Należy jednak pamiętać, że ta umowa jest zawierana jednocześnie z Adamem Nowakiem. Oznacza to, że Kowalski Sp. z o.o. powinna być reprezentowana, również przez swój zarząd. W konsekwencji w podanym przykładzie:

  1. Adam Nowak i Jan Kowalski podpiszą się za siebie;
  2. Powołany pełnomocnik ale również Jan Kowalski podpiszą się za Kowalski Sp. z o.o.

To tylko jeden z „problematycznych” przykładów, który może się pojawić przy zawieraniu umów z członkami zarządu sp. z o.o.
W mojej praktyce spotkałem się z wieloma na pozór nieskomplikowanymi sytuacjami, które rodziły dla spółek ryzyko prawne. Jeśli więc myślisz o zawarciu umowy z członkiem zarządu i potrzebujesz pomocy, odezwij się do nas.

Masz więcej pytań?
Napisz do nas!Skontaktuj się

Zła reprezentacja spółki przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu – konsekwencje

W przypadku gdy w umowie z członkiem zarządu sp. z o.o. nie będzie reprezentowana przez radę nadzorczą lub odpowiednio powołanego pełnomocnika (lub zawarta u notariusza), umowa ta będzie nieważna.
W związku z tym ryzykiem, tak istotne jest przestrzeganie zasad sposobu zawierania umów z członkami zarządu.

Jakie mogą być konsekwencje takiej sytuacji? Można mnożyć różne scenariusze, ale jeden z tych praktyczniejszych i dotkliwszych to wyrzucenie kosztów wynikających z takiej umowy z kosztów osiągnięcia przychodów spółki z o.o. Jeżeli dojdzie np. do kontroli skarbowej i skarbówka stwierdzi, że umowa pomiędzy członkiem zarządu a spółką jest nieważna – a umowa ta generowała dla spółki koszty osiągnięcia przychodu to urząd skarbowy najpewniej zakwestionuje zasadność zaliczenia tych kosztów i wyrzuci je z zestawienia kosztowego spółki. W efekcie dojdzie pewnie do naliczenia zaległego podatku oraz konieczności jego zapłaty do urzędu skarbowego.

 

Konwalidacja 210 ksh – czyli jak naprawić źle podpisaną umowę z zarządem?

Czy jeżeli już podpisaliśmy umowę pomiędzy członkiem zarządu a spółką w sposób wadliwy możliwa jest jakaś „naprawa” tego stanu rzeczy?

Obecnie stanowiska są różne i nie ma prostej odpowiedzi na to pytanie. Przez lata właściwie pewne było, że takiej wadliwie podpisanej umowy nie da się konwalidować, a więc nie da się spowodować wstecz by była ona jednak ważna. Wciąż jest to stanowisko reprezentowane przez wielu prawników jak i przez znaczną część sądów.

W roku 2018 doszło jednak do nowelizacji art. 39 kodeksu cywilnego i w tej zmianie można doszukiwać się szansy na konwalidację źle podpisane umowy. Wydaje się, że będzie to możliwe szczególnie w przypadku, gdy w spółce była rada nadzorcza i to ona powinna reprezentować spółkę podczas podpisywania (ostatecznie źle) podpisanej umowy. Więcej wątpliwości rodzi sytuacja, gdy umowa miała zostać podpisana przez pełnomocnika. Ponieważ wspomniany art. 39 kc odwołuje się do organu osoby prawnej, a pełnomocnik takim organem nie jest – wciąż wątpliwe jest, by można taką wadę naprawić na podstawie znowelizowanego art. 39 kc.

W przypadku źle podpisanej umowy z członkiem zarządu należałoby jednak przeprowadzić wnikliwą analizę tej konkretnej sytuacji.

 

Reprezentacja spółki w umowach z członkiem jej zarządu

Odpowiednia reprezentacja spółki przy zawieraniu umów z jej członkiem zarządu jest bardzo ważna, co widać na przykładzie powyższych opisów – wcale nie taka oczywista. Warto zatem dobrze sprawdzić, czy na pewno robimy to odpowiednio.

Poza samą wiedzą, jak to zrobić ważne jest także odpowiednie przygotowanie dokumentów (uchwał rady nadzorczej czy zgromadzenia wspólników) oraz treść samej umowy – reprezentacja spółki powinna być odpowiednio opisana w umowie.

Jeżeli potrzebujesz porady jak dobrze zawrzeć umowę pomiędzy członkiem zarządu, a spółką z o.o. to zapraszamy do kontaktu.

 

Artykuł to za mało?
Jeśli wciąż nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania lub potrzebujesz konsultacji - skorzystaj z naszej porady prawnej!

Wypełnij formularz kontaktowy, porozmawiajmy.

Skontaktuj się
Wróć do publikacji
Spis treści