W związku z nadchodzącym wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów (prawdopodobnie połowa roku 2024), kwestia ochrony sygnalistów stała się jednym z kluczowych wyzwań dla firm.
Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające naruszenia wewnątrz organizacji, odgrywają niezastąpioną rolę w wykrywaniu i zapobieganiu nieprawidłowościom.
Po stronie pracodawców leży z kolei wdrożenie konkretnych procedur i środków ochrony sygnalistów – tak, by ci mogli w poczuciu własnego bezpieczeństwa sygnalizować nieprawidłowości.
Jakie środki muszą więc podjąć pracodawcy by zapewnić bezpieczeństwo sygnalistom? Jakie mają obowiązki? Wszystko znajduje się w nowej ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa – sygnalistów.
Poniżej przedstawiam kluczowe obowiązki pracodawców w tym zakresie, tak by każda firma mogła podjąć odpowiednie działania i przygotować się na wejście w życie nowych przepisów.
Każdy pracodawca (objęty ustawą) ma obowiązek utworzyć wewnętrzny system zgłaszania naruszeń, który będzie dostępny dla pracowników oraz, w pewnych przypadkach, dla osób zewnętrznych współpracujących z firmą.
Z czego ma się składać cały system?
Po pierwsze, należy ustalić i spisać reguły oraz zasady działania sygnalistów w firmie. Reguły te mogą być ujęte w tak zwanej procedurze zgłoszeń wewnętrznych, którą następnie należy wdrożyć w firmie. Zasady te oczywiście nie mogą być dowolne, muszą spełniać wymogi opisane w ustawie o ochronie sygnalistów.
Następnie należy wdrożyć system informatyczny, który umożliwi składanie zgłoszeń przez sygnalistów. System ten powinien umożliwiać anonimowe zgłoszenia, jak również zapewniać szybką odpowiedź na każde zgłoszenie.
Sprawdź nasz System Obsługi Sygnalistów
Przykład:
Firma X zatrudniająca ponad 250 osób wprowadziła platformę internetową, przez którą pracownicy mogą bezpiecznie i anonimowo zgłaszać podejrzenia naruszeń. Każde zgłoszenie jest automatycznie rejestrowane, a osoba zgłaszająca otrzymuje potwierdzenie jego przyjęcia.
Ważne też, by przez taki system, można było prowadzić anonimową wymianę wiadomości z sygnalistą. Nasz System Obsługi Sygnalistów umożliwia prowadzenie korespondencji z zachowaniem anonimowości.
Poza możliwością zgłoszenia sprawy online, pracodawca powinien umożliwić zgłoszenie sprawy ustnie. Można na przykład wyznaczyć osobę, do której nieprawidłowości mogą zgłaszać sygnaliści. Taki rozwiązanie może być jednak kłopotliwe i powodować, że sygnalista z obawy przed utratą anonimowości nie zdecyduje się na dokonanie zgłoszenia.
Dlatego lepszym rozwiązaniem jest udostępnienie automatycznej skrzynki telefonicznej. Każdy sygnalista będzie mógł wtedy zadzwonić i nagrać swoją wiadomość.
Finalnie, w firmie powinna zostać wybrana komisja / organ lub przynajmniej wyznaczona osoba, która będzie rozpatrywać zgłoszenia sygnalistów. Dobrym rozwiązaniem jest też wydelegowanie tego obowiązku do zewnętrznego podmiotu – na przykład kancelarii prawnej – lub utworzenie mieszanego organu, złożonego z przedstawiciela pracodawcy i prawnika.
Jakie zalety ma przekazanie rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów do kancelarii prawnej? Po pierwsze, sprawy sygnalistów będą rozpatrywały osoby z doświadczeniem w prawie pracy, rozwiązywaniu sporów pomiędzy pracodawcą a pracownikami lub doświadczone w np. prowadzeniu spraw antymobbingowych w firmie.
Korzyścią jest też fachowa wiedza prawnicza, jaką mają prawnicy. Łatwiej będzie podjąć odpowiednie działania w związku ze zgłoszonymi nieprawidłowościami.
Wspomnę jeszcze, że korzystanie z zewnętrznej pomocy pozwoli zachować anonimowość zgłoszenia. Co ważne, sygnalista może dokonać zgłoszenia podając swoje dane osobowe ale jednocześnie zastrzegając sobie zachowanie anonimowości. To może być szczególnie trudne w mniejszych firmach.
Przekazanie sprawy do kancelarii spowoduje, że kancelaria zachowa dane sygnalisty jedynie do swojej wiadomości, w ogóle nie przekazując ich pracodawcy. W ten sposób całe postępowanie może być prowadzone anonimowo, ale z wiedzą kto jest sygnalistą. Warto pamiętać, że umożliwienie takiego sposobu załatwienia zgłoszenia sygnalisty wynika wprost z ustawy, każdy pracodawca musi więc podjąć działania by taka możliwość w firmie była.
W obliczu rosnącej roli etyki biznesowej i transparentności, ochrona sygnalistów - osób zgłaszających nieprawidłowości wewnątrz organizacji - stała się fundamentem rzetelnego zarządzania.
Polska ustawa o sygnalistach, wprowadzając precyzyjne regulacje w tym zakresie, szczególnie akcentuje zakaz działań odwetowych, wobec osób zgłaszających naruszenia prawa. Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i jakie obowiązki na nich spoczywają?
Działania odwetowe to wszelkie negatywne konsekwencje, jakich doświadcza sygnalista po zgłoszeniu nieprawidłowości, bezpośrednio z tego powodu.
Mogą to być na przykład: zwolnienie z pracy, degradacja, pomniejszenie wynagrodzenia, mobbing czy też inne formy dyskryminacji w miejscu pracy. Ustawa wymienia bardzo dużo innych przykładów: pominięcie w kierowaniu na szkolenia, zmiana stanowiska, czy nawet kierowania na dodatkowe badania zdrowotne.
Katalog nie jest zamknięty, więc wszelkie działania, które mają wyrządzić jakąś niedogodność sygnaliście mogą być uznane za działania odwetowe.
Na czym więc polega ten zakaz?
Ustawa o sygnalistach, szczególnie w artykułach 11 i 12, podkreśla, że wobec osób zgłaszających naruszenia nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe. Co więcej, każde takie działanie traktowane jest jako niezgodne z prawem i może skutkować konkretnymi sankcjami dla sprawców.
Osoba podejmująca działania odwetowe może podlegać karze nawet dwóch lat więzienia! Warto więc by pracownicy w firmie o tym wiedzieli.
Praktyczny przykład:
Wyobraźmy sobie panią Annę, specjalistkę ds. jakości w firmie produkcyjnej, która zauważyła i zgłosiła nieprawidłowości w procesie kontroli jakości produktów. W wyniku jej działania firma mogła szybko zareagować, naprawiając problem, między innymi karząc naganą osobę wadliwie wykonywującą swoje obowiązki – Pana Andrzeja. Zgodnie z ustawą, pracodawca nie tylko nie może podjąć negatywnych kroków wobec pani Anny, ale powinien również zadbać o to, aby została ona odpowiednio chroniona przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami swojego działania. Przykładowo, powinna zadbać by Pan Andrzej nie mścił się na p. Annie, a jeżeli by do tego doszło – ponownie podjąć kroki w stosunku do Pana Andrzeja by zakończyć sytuację.
Pracodawcy muszą nie tylko wstrzymać się od podejmowania działań odwetowych, ale również aktywnie wdrożyć w organizacji kulturę wspierającą zgłaszanie nieprawidłowości oraz promować procedury ochrony sygnalistów. Ważne jest, aby pracownicy byli świadomi swoich praw i mieli dostęp do bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń.
Wprowadzenie jasnych procedur ochrony sygnalistów i zakaz działań odwetowych przekłada się na budowanie zaufania wewnątrz organizacji, promuje otwartość i uczciwość, a także zapewnia ochronę firmy przed negatywnymi konsekwencjami prawymi i finansowymi. W praktyce, firmy, które traktują poważnie ochronę sygnalistów, zyskują na wiarygodności i stabilności.
Wdrożenie przepisów ustawy o sygnalistach jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale przede wszystkim inwestycją w kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu i odpowiedzialności. Zapewnienie ochrony sygnalistom to krok w kierunku bardziej transparentnego, bezpiecznego i etycznego środowiska pracy.
Zgodnie z wymogami ustawy, pracodawcy są zobowiązani do udzielenia sygnalistom informacji zwrotnej na temat podjętych działań w odpowiedzi na ich zgłoszenie. Informacja ta powinna być przekazana w odpowiednio krótkim czasie, nie przekraczającym trzech miesięcy od momentu zgłoszenia.
Przykład:
Firma Z zapewnia, że każdy sygnalista w ciągu maksymalnie trzech miesięcy otrzymuje szczegółowy raport na temat postępów w sprawie, którą zgłosił, włącznie z informacją o wszczętych postępowaniach wyjaśniających oraz wynikach tych działań.
Wydaje się to proste, ale w praktyce wymaga zastosowania odpowiedniego systemu. Jak bowiem zapewnić informacje zwrotną osobie, która zgłosiła nieprawidłowości anonimowo?
Nasz System Ochrony Sygnalistów pozwala na komunikacje z sygnalistą z zachowaniem anonimowości. Sygnalista, chcący zachować anonimowość nie podaje żadnych swoich danych. Pracodawca widzi jego zgłoszenie w systemie i może na nie odpowiedzieć. Następnie sygnalista może zalogować się do tego zgłoszenia poprzez unikalny numer, który został wygenerowany podczas zgłoszenia, sprawdzić odpowiedź pracodawcy. W ten sposób pracodawca może się kontaktować z sygnalistą bez poznawania tożsamości tej osoby.
Wymagane będzie także prowadzenie rejestru zgłoszeń i regularne raportowanie o działaniach podejmowanych w odpowiedzi na zgłoszenia.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać takie dane jak:
Bardzo ważny jest obowiązek poinformowania o podjętych działaniach i rozstrzygnięciu sygnalisty – wskazałem to już wyżej we wpisie.
Pracodawcy powinni także regularnie monitorować efektywność wdrożonych systemów ochrony sygnalistów oraz aktualizować procedury wewnętrzne, aby odpowiadały one zmieniającym się warunkom i potrzebom organizacji. Ważne jest, aby system był elastyczny oraz dostosowany do specyfiki działalności firmy.
Przykład:
Firma Z przeprowadza coroczny przegląd swojego systemu ochrony sygnalistów, aby ocenić, czy istniejące procedury nadal są adekwatne i skuteczne. Przegląd ten uwzględnia opinie pracowników, raporty dotyczące zgłoszeń oraz zmiany w przepisach prawa. Na tej podstawie wprowadzane są niezbędne aktualizacje w procedurach i narzędziach używanych do zgłaszania naruszeń.
Ustawa o sygnalistach to ważny krok w kierunku wzmacniania przejrzystości i odpowiedzialności w polskich organizacjach. Obejmuje ona szerokie spektrum podmiotów i wprowadza istotne zmiany w sposobie zarządzania i zgłaszania nieprawidłowości.
Dla firm i instytucji, które jeszcze nie dostosowały swoich wewnętrznych procedur do wymogów wynikających z ustawy o sygnalistach, teraz jest najlepszy czas na działanie.
Warto skorzystać ze współpracy z naszą Kancelarią, aby zapewnić zgodność z nowymi regulacjami. Jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie, skontaktuj się z nami lub sprawdź nasz System Obsługi Sygnalistów.
