Prawo holdingowe – nowe obowiązki rad nadzorczych i zarządów po nowelizacji KSH

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych (KSH), obowiązująca od października 2022 roku, zmieniła zakres kompetencji i obowiązków rad nadzorczych oraz zarządów w grupach spółek. Jeśli Twoja spółka kapitałowa działa w strukturze holdingowej lub planuje ją utworzyć – sprawdź, co musisz wdrożyć: sprawozdania o powiązaniach, nowe zasady nadzoru, obowiązki informacyjne wobec doradców rady nadzorczej i terminy na przekazywanie dokumentów.

Czym jest prawo holdingowe

Prawo holdingowe (inaczej: prawo grup spółek, prawo koncernowe) to nowy dział w KSH. Reguluje zależności między spółką dominującą a spółkami zależnymi w ramach grupy spółek – w tym:

• zasady wydawania wiążących poleceń przez spółkę dominującą,
• zasady odpowiedzialności za szkody wynikające z wykonywania wiążących poleceń,
• nowe formy ochrony **wspólników mniejszościowych (akcjonariuszy).

Więcej o samym prawie holdingowym przeczytasz tutaj.

Czym jest grupa spółek – definicja i ograniczenia

Zgodnie z art. 4 §5¹ KSH, grupa spółek to spółka dominująca i spółka (lub spółki) zależne, będące spółkami kapitałowymi, które:

• kierują się wspólną strategią gospodarczą (na podstawie uchwały o uczestnictwie w grupie spółek),
• realizują wspólny interes grupy spółek,
• działają pod jednolitym kierownictwem spółki dominującej.

Kogo przepisy obejmują, a kogo nie

• Obejmują – wyłącznie spółki kapitałowe (sp. z o.o., S.A., P.S.A.).
• Nie obejmują – spółek osobowych. Przepisy operują pojęciami takimi jak „zgromadzenie wspólników" czy „rada nadzorcza", więc nie da się ich zastosować do spółek osobowych.

Definicja grupy spółek zawiera wiele ogólnych pojęć (np. „wspólna strategia", „wspólny interes"). To oznacza ryzyko sporów interpretacyjnych. Jeśli tworzysz grupę spółek – zadbaj o precyzyjne zapisy w uchwale i dokumentacji wewnętrznej.

Sprawozdanie o powiązaniach – obowiązek zarządu spółki zależnej

Zarząd spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek musi co roku sporządzać sprawozdanie o powiązaniach umownych tej spółki ze spółką dominującą za ostatni rok obrotowy.

Co powinno zawierać sprawozdanie

• Informacje o powiązaniach umownych ze spółką dominującą.
• W szczególności – wiążące polecenia wydane spółce zależnej.

Co warto wiedzieć

• Przepisy nie precyzują formy ani terminu publikacji sprawozdania – ustal to wewnętrznie i udokumentuj.
• Tego obowiązku nie można wyłączyć ani zmodyfikować umową ani statutem.

Stały nadzór spółki dominującej nad spółkami zależnymi

Prawo holdingowe daje spółce dominującej szerokie uprawnienia kontrolne wobec spółek zależnych w grupie.

Kto sprawuje nadzór

• Rada nadzorcza spółki dominującej – sprawuje stały nadzór nad spółkami zależnymi w zakresie realizacji interesu grupy spółek.
• Zarząd spółki dominującej – przejmuje tę funkcję, jeśli w spółce dominującej nie ma rady nadzorczej.

Zakres uprawnień nadzorczych

• Prawo do przeglądania ksiąg i dokumentów spółki zależnej – w każdym czasie.
• Prawo do żądania informacji od zarządu spółki zależnej.
• Możliwość złożenia wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu spółki zależnej do udostępnienia dokumentów lub informacji – jeśli spółka zależna odmówi.

Możliwość modyfikacji zasad nadzoru

Umowa lub statut spółki dominującej mogą zmieniać zasady nadzoru, w tym:

• zmianę podmiotu uprawnionego do sprawowania nadzoru,
• określenie zakresu i zasad nadzoru.

Nowe obowiązki rady nadzorczej – zwiększenie efektywności

Nowelizacja KSH doprecyzowała katalog obowiązków rad nadzorczych. Rada nadzorcza musi:

1. Ocenić sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za ubiegły rok obrotowy.
2. Ocenić wnioski zarządu dotyczące podziału zysków albo pokrycia straty.
3. Sporządzić i złożyć zgromadzeniu wspólników (lub walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy) coroczne sprawozdanie z wyników oceny sprawozdań oraz sprawozdanie z działalności rady za ubiegły rok obrotowy.

Uprawnienia kontrolne rady nadzorczej

Rada nadzorcza może:

• badać wszystkie dokumenty spółki,
• dokonywać rewizji stanu majątku spółki,
• żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych (umowa o pracę, dzieło, zlecenie) dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień dotyczących spółki – w szczególności jej działalności lub stanu majątkowego.

Termin na przekazanie informacji

Dokumenty, sprawozdania i wyjaśnienia muszą być przekazane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w ciągu 2 tygodni od dnia zgłoszenia żądania.

Komitety rady nadzorczej

Rady nadzorcze w spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych mogą teraz ustanawiać doraźne lub stałe komitety składające się z członków rady – do pełnienia określonych czynności nadzorczych.

Doradcy rady nadzorczej – nowe narzędzie i sankcje

Rada nadzorcza może powoływać doraźnych lub stałych doradców w celu weryfikacji określonych zagadnień dotyczących spółki (np. stanu majątku).

Uprawnienia doradcy

• Pozyskiwanie informacji niezbędnych do weryfikacji zleconych zagadnień.
• Zarząd spółki ma obowiązek zapewnić doradcy dostęp do dokumentów i informacji.

Ograniczenia

Umowa lub statut spółki mogą:

• wyłączyć lub ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą,
• upoważnić walne zgromadzenie do określenia maksymalnego rocznego kosztu wynagrodzenia doradców rady nadzorczej.

Sankcja za brak współpracy z doradcą

Niezapewnienie doradcy dostępu do informacji grozi:

• grzywną od 20 000 zł do 50 000 zł, lub
• karą ograniczenia wolności.

To realne ryzyko dla członków zarządu – jeśli rada nadzorcza powołała doradcę, upewnij się, że Twój zespół wie o obowiązku współpracy i terminowego przekazywania dokumentów.

Kogo w praktyce dotyczy reżim holdingowy

Wielu ekspertów wskazuje, że formalna grupa spółek znajdzie zastosowanie głównie w spółkach Skarbu Państwa. W sektorze prywatnym potrzeba wchodzenia w reżim holdingowy jest mniejsza.

Kiedy warto rozważyć utworzenie formalnej grupy spółek

• Spółki w grupie mają odrębne interesy – np. działają w różnych branżach lub na różnych rynkach.
• Spółki w grupie prowadzą podobną (konkurencyjną) działalność i potrzebują koordynacji.
• Spółki świadczą sobie wzajemnie usługi (np. administracyjne, księgowe), które poza grupą mogłyby kosztować mniej – i chcesz uregulować te relacje formalnie.

Co zrobić, zanim podejmiesz decyzję

1. Sprawdź, czy Twoja struktura spółek spełnia definicję grupy spółek z art. 4 §5¹ KSH.
2. Oceń ryzyka – wejście w reżim holdingowy oznacza nowe obowiązki sprawozdawcze, nadzorcze i informacyjne.
3. Skonsultuj model z doradcą prawnym – szczególnie w zakresie wiążących poleceń i odpowiedzialności za szkody.
4. Przygotuj dokumentację – uchwałę o uczestnictwie w grupie spółek, zasady nadzoru, procedury sprawozdawcze.

Najczęściej zadawane pytania

Czym dokładnie jest grupa spółek w rozumieniu KSH i które spółki w ogóle mogą wejść w reżim holdingowy?
Zgodnie z art. 4 §5¹ KSH grupa spółek to spółka dominująca i spółka (lub spółki) zależne, będące spółkami kapitałowymi, które kierują się wspólną strategią gospodarczą, realizują wspólny interes grupy i działają pod jednolitym kierownictwem spółki dominującej. Reżim holdingowy obejmuje wyłącznie spółki kapitałowe – sp. z o.o., S.A. i P.S.A. Spółki osobowe są wyłączone, ponieważ przepisy operują pojęciami takimi jak „zgromadzenie wspólników" czy „rada nadzorcza", które nie mają zastosowania do spółek osobowych.

Jakie nowe obowiązki ma zarząd spółki zależnej po wejściu do formalnej grupy spółek?
Zarząd spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek musi co roku sporządzać sprawozdanie o powiązaniach umownych tej spółki ze spółką dominującą za ostatni rok obrotowy, obejmujące w szczególności wiążące polecenia wydane spółce zależnej. Przepisy nie precyzują formy ani terminu publikacji tego sprawozdania – ustal to wewnętrznie i udokumentuj. Tego obowiązku nie można wyłączyć ani zmodyfikować umową ani statutem.

Jakie uprawnienia nadzorcze ma spółka dominująca wobec spółki zależnej po nowelizacji KSH?
Stały nadzór nad spółkami zależnymi sprawuje rada nadzorcza spółki dominującej, a jeśli jej nie ma – zarząd spółki dominującej, w zakresie realizacji interesu grupy spółek. Organy te mają prawo w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki zależnej, żądać informacji od jej zarządu, a w razie odmowy – złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu spółki zależnej do udostępnienia dokumentów lub informacji. Umowa lub statut spółki dominującej mogą modyfikować te zasady, w tym zmienić podmiot uprawniony do nadzoru oraz określić jego zakres.

Ile czasu ma zarząd na przekazanie radzie nadzorczej dokumentów, wyjaśnień i sprawozdań?
Dokumenty, sprawozdania i wyjaśnienia muszą być przekazane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w ciągu 2 tygodni od dnia zgłoszenia żądania. To twardy termin – wdróż w spółce procedurę obiegu takich żądań, żeby nie przekroczyć go przez przypadek.

Co grozi zarządowi, jeśli nie zapewni doradcy rady nadzorczej dostępu do informacji i dokumentów?
Niezapewnienie doradcy rady nadzorczej dostępu do informacji i dokumentów grozi grzywną od 20 000 zł do 50 000 zł lub karą ograniczenia wolności. To osobiste ryzyko każdego członka zarządu – jeśli rada nadzorcza powołała doradcę, upewnij się, że Twój zespół zna ten obowiązek i ma wdrożoną procedurę terminowego przekazywania dokumentów.