Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Jeśli Twoja firma zatrudnia co najmniej 50 pracowników, musisz mieć wdrożoną procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Brak wdrożenia oznacza ryzyko kary grzywny, ograniczenia wolności, a nawet do 3 lat pozbawienia wolności. Poniżej znajdziesz konkretne informacje: kogo dotyczą przepisy, jak liczyć próg zatrudnienia, co wdrożyć i w jakiej kolejności.
AKTUALIZACJA: Ustawa została 24 czerwca 2024 r. opublikowana w Dzienniku Ustaw i weszła w życie 25 września 2024 r. Przepisy o ochronie sygnalistów obowiązują więc już od ponad roku i każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników powinien mieć wdrożoną stosowną procedurę.
Przepisy są już w pełni obowiązującym prawem i – jak to z reguły bywa – wprowadziły nowe obowiązki, do których musieli dostosować się przede wszystkim pracodawcy.
Zastanawiasz się, czy w Twojej firmie przepisy zostały wdrożone prawidłowo?
Jeżeli jesteś pracodawcą, koniecznie powinieneś zapoznać się z obowiązkami wynikającymi z ustawy – niespełnianie tych wymagań jest oczywiście obłożone karami.
Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze i w interesie publicznym zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa czy np. norm etycznych u danego pracodawcy.
Sygnalista zgłasza informacje o nielegalnych czy nieetycznych działaniach kierując się interesem swojego pracodawcy czy wręcz interesem publicznym. Dla odmiany donosiciel będzie „donosił" kierując się własnym interesem czy zwykłą chęcią zrobienia komuś pod górkę.
Działalność sygnalistów pozwala wcześnie wykryć ew. nadużycia czy nieprawidłowości i im zaradzić (a dzięki temu oszczędzić). Może to dotyczyć zarówno kwestii majątkowych (np. nierzetelne rozliczanie się przez pracowników), jak i mobbingu czy innych okoliczności, które mają wpływ na działanie przedsiębiorstwa i jego wyniki.
Żeby jednak instytucja sygnalisty działała tak jak należy, wprowadzono szereg obowiązków i praw, które mają:
Zapewnić m.in. anonimowość i brak konsekwencji dla sygnalisty za jego działanie.
Z drugiej strony zapewnić, że zgłaszane okoliczności są prawdziwe i ważne dla pracodawcy. Nie można przecież dopuścić do sytuacji, w której każdy będzie zgłaszał co mu się wydaje za słuszne.
Przepisy o sygnalistach regulują właśnie te kwestie, tak by system sygnalistów działał jak należy.
Sygnalistą nazywa się osobę, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą czy innym podmiotem. Katalog możliwych osób jest bardzo szeroki.
Pracownik, bądź były pracownik
Kandydat aplikujący o pracę, który uzyskał informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy
Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorca)
Przedsiębiorca
Akcjonariusz lub wspólnik
Członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
Stażysta
Wolontariusz
Praktykant
Sygnalistą może być więc praktycznie każda osoba zaangażowana w działalność firmy, nie musi to być jej pracownik. Ochronie podobnej do ochrony sygnalisty podlega także osoba pomagająca mu przy zgłoszeniu.
Przepisy ustawy o sygnalistach nakładają obowiązki whistleblowingowe (zgłaszania nieprawidłowości) zarówno na przedsiębiorców, jak i na podmioty publiczne.
Każda firma, która zatrudnia ponad 50 pracowników, jest zobowiązana stosować nowe regulacje. Liczbę osób zatrudnionych ustala się w przeliczeniu na pełne etaty. To oznacza, że w przypadku np. pracodawcy zatrudniającego 20 osób na umowę o pracę na pełnym etacie i dodatkowo 30 osób na połowie etatu, obowiązek wprowadzenia odpowiedniej procedury nie wystąpił.
Jeżeli jesteś pracodawcą i zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, a jeszcze nie wdrożyłeś rozwiązań wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, powinieneś to zrobić jak najszybciej.
Obowiązek wdrożenia przepisów obowiązuje od 25 września 2024 roku.
Przed wejściem w życie ustawy były spore wątpliwości, czy do limitu 50 osób wlicza się tylko pracowników na podstawie umowy o pracę, czy też np. osoby współpracujące na podstawie umów B2B, czy np. umowie zlecenia czy o dzieło.
Różnica jest oczywiście bardzo duża. Nie brakuje firm, które mają "zatrudnionych" nawet kilkaset osób, ale wszystkie na "fakturę", a więc świadczą one jedynie usługi, formalnie nie będąc pracownikami.
W podane 50 osób wlicza się pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osoby świadczące pracę z tytułu:
Powołania – przy czym nie chodzi tutaj o np. uchwałę powołującą prezesa czy członka zarządu spółki. To powołanie dotyczy zawierania umowy z powołania do piastowania danego stanowiska. Takimi osobami w myśl przepisów będą:
Dyrektor i jego zastępcy w przedsiębiorstwie państwowym
Dyrektorzy instytucji kulturalnych
Sekretarz i skarbnik gminy (powiatu)
Dyrektor parku narodowego
Mianowania – stosunek pracy na podstawie mianowania nawiązywany jest np. w służbie cywilnej lub z nauczycielami w szkołach podstawowych publicznych czy nauczycielami akademickimi. Zobowiązanie do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów obejmuje więc szkoły publiczne oraz szkoły wyższe, jeżeli zatrudniają co najmniej 50 osób, włączając w to mianowanych nauczycieli.
Spółdzielczej umowy o pracę – w sytuacji, gdy spółdzielnia zatrudnia swego członka.
Osoby zatrudnione na umowie zlecenie czy umowie współpracy (B2B) – jeżeli świadczona przez nich praca na rzecz pracodawcy jest wykonywana przez nich osobiście, tj. nie zatrudniają nikogo innego do jej wykonywania na rzecz tego pracodawcy.
Weryfikacja stanu zatrudnienia ma być ustalana dwa razy w roku – na 1 stycznia oraz 1 lipca.
Ustawa o ochronie sygnalistów różnicuje trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa:
Zgłoszenie wewnętrzne w ramach pracodawcy.
Zgłoszenia zewnętrzne kierowane do organu publicznego lub organu centralnego (którym jest Rzecznik Praw Obywatelskich).
Ujawnienie publiczne dokonywane za pośrednictwem mediów tradycyjnych czy społecznościowych.
Dla pracodawców najważniejsze są kwestie związane ze zgłoszeniem wewnętrznym (na inne nie mają wpływu), dlatego też w artykule ograniczam się wyłącznie do tego przypadku.
Twoje obowiązki obejmują:
Przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Utworzenie kanałów zgłoszeń – technicznych środków umożliwiających złożenie zgłoszenia
Prowadzenie rejestru zgłoszeń
Prowadzenie działań następczych – uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych
Procedura musi zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową lub (w przypadku jej braku) z przedstawicielami pracowników. Ustawa przewiduje jedynie konsultacje, co oznacza, że nie trzeba uzyskiwać zgody organizacji związkowych / przedstawicieli pracowników.
Ustawa narzuca jednak konieczność prowadzenia owych konsultacji w czasie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 od przedstawienia projektu procedury.
Następnie należy ogłosić procedurę, która wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jej ogłoszenia pracownikom.
Obowiązek stworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach zatrudniających minimum 50 pracowników.
UWAGA! Wyjątkiem są pracodawcy wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach.
Tacy pracodawcy mają obowiązek przygotowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, bez względu na stan etatów.
Poza samymi regulacjami dotyczącymi sposobu zgłoszenia naruszenia, procedura powinna też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń, poprzez ustanowienie podmiotu wewnętrznego w strukturach pracodawcy lub niezależnego podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii prawnej).
Podchodząc do tego użytecznie, pracodawca po pierwsze musi przyjąć procedurę zgłoszeń naruszania prawa. Dokument ten powinien regulować całą ścieżkę od zgłoszenia aż do rozstrzygnięcia sprawy, a więc wszystkie niżej opisane kwestie.
Poza procedurą, pracodawca musi utworzyć kanały zgłoszeń, a więc ustanowić techniczne środki umożliwiające złożenie zgłoszenia. Najlepiej by pozwalały one na:
Łatwy dostęp przez stronę internetową i urządzenia mobilne.
Prosty i czytelny formularz do zgłaszania naruszeń.
Podgląd aktualnego statusu zgłoszenia.
Całkowitą poufność dla zgłaszającego.
Możliwość poufnej komunikacji ze zgłaszającym.
Sposób zgłoszenia oraz wskazanie aplikacji do tego przeznaczonej powinny być opisane w procedurze. Zgłoszenie może nastąpić w każdej formie, np. ustnej lub pisemnej.
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym powinien gromadzić następujące dane:
Numer sprawy
Przedmiot naruszenia
Dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób
Adres do kontaktu sygnalisty
Datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego
Informację o podjętych działaniach następczych
Datę zakończenia sprawy
Jeżeli wpłynie jakieś zawiadomienie, pracodawca musi przeprowadzić postępowanie wyjaśniające lub dochodzenie wewnętrzne – tak by ustalić, czy do naruszenia prawa albo norm etycznych faktycznie doszło. Sposób prowadzenia tego postępowania także powinien być opisany w procedurze.
Na sam koniec pracodawca powinien zawiadomić sygnalistę o podjętych działaniach następczych postępowania i to w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Nikt dobrowolnie nie podejmie się sygnalizowania nieprawidłowości, jeżeli nie będzie miał zapewnionej odpowiedniej ochrony. Stąd głównym założeniem nowych przepisów jest objęcie sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma zakaz podejmowania tzw. działań odwetowych, a więc nie wolno mu np. zwolnić pracownika czy zmienić mu warunków zatrudnienia na gorsze. Pracodawca nie może stosować żadnej formy mobbingu ani dyskryminacji, które byłyby formą represji w związku z dokonanym zgłoszeniem.
Drugą formą ochrony jest obowiązek zapewnienia poufności danych osoby zgłaszającej. Pracodawca ma więc podjąć działania, by nikt trzeci nie dowiedział się o zgłoszeniu, a wszelkie dane związane ze sprawą pozostały niejawne.
Tutaj bardzo pomocne może być skorzystanie z zewnętrznego podmiotu do rozpatrywania zgłoszeń.
Tożsamość zgłaszającego może być ujawniona poprzez np. rozpoznanie głosu zgłaszającego czy sposobu pisania. Zgłaszający nie musi się podpisać imieniem i nazwiskiem, żeby zostać rozpoznanym przez np. innego pracownika. W przypadku korzystania z zewnętrznego podmiotu, takie ryzyko nie występuje.
Zgodnie z ustawą, zgłoszenia powinny dotyczyć naruszenia prawa Unii lub prawa krajowego odnoszącego się do:
Wolności i praw człowieka i obywatela
Korupcji
Handlu ludźmi
Zamówień publicznych
Usług, produktów i rynków finansowych
Zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
Bezpieczeństwa transportu
Ochrony środowiska
Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
Bezpieczeństwa żywności i pasz
Zdrowia i dobrostanu zwierząt
Zdrowia publicznego
Ochrony konsumentów
Ochrony prywatności i danych osobowych
Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
Interesów finansowych Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego, a także Unii Europejskiej
Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
Jak widać, wskazany powyżej katalog jest bardzo szeroki i dotyczy nie tylko kwestii ogólnych jak ochrona konsumentów, ale także praw indywidualnych.
Uwaga, ustawa zawiera ważne wyłączenie. Jej przepisów nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.
Przykładowo oznacza to, że jeżeli ktoś uważa się np. za ofiarę mobbingu w pracy, nie będzie mógł tego zgłosić w trybie ustawy o ochronie sygnalistów – powinien wykorzystać klasyczną ścieżkę ochrony swoich praw. Co innego, gdyby taka osoba zgłaszała mobbing przełożonego w odniesieniu do większej grupy osób – wtedy już możliwe będzie zastosowanie ustawy o ochronie sygnalistów.
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje brak obowiązku uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ponadto przewidziano także obowiązek nieujawniania danych osoby zgłaszającej naruszenie prawa. Podkreślam, że chodzi tu o nieujawnianie danych osobowych zgłaszającego, czyli de facto będą one przetwarzane przez pracodawcę.
Dane osobowe przechowywane w związku ze zgłoszeniem można przetwarzać wyłącznie przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono sprawę.
Ustawodawca nie nakazał przyjmowania anonimowych zgłoszeń o naruszeniach prawa, chyba że pracodawca określił wprost w procedurze zgłoszeń wewnętrznych taką możliwość. Jeśli chcesz dopuścić anonimowe zgłoszenia – wpisz to do procedury. Jeśli nie – nie musisz tego robić.
Jak to zwykle bywa, nowym obowiązkom towarzyszą kary za brak ich wypełniania.
Ustawa przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za:
Utrudnianie dokonywania zgłoszenia.
Dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty.
Naruszenie poufności tożsamości sygnalisty.
Brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Takim samym karom podlega sygnalista, który dokonał zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji. Jednakże chodzi tu jedynie o takie sytuacje, kiedy jesteśmy w stanie udowodnić wiedzę sygnalisty co do tego, że nie doszło do naruszenia prawa.
Najważniejsze dla pracodawcy jest przede wszystkim ocenić, czy ustawa go dotyczy.
Każdy, kogo ustawa dotyczy, był zobowiązany wdrożyć przepisy chroniące sygnalistów w swojej firmie do 25 września 2024 r. Jeśli tego jeszcze nie zrobiono, należy niezwłocznie podjąć stosowne działania, ponieważ brak wdrożenia naraża pracodawcę na poważne sankcje karne.
Sprawdź, czy ustawa dotyczy Twojej firmy – zweryfikuj stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty (próg: 50 osób).
Przygotuj procedurę zgłoszeń wewnętrznych – opisz w niej ścieżkę od zgłoszenia do rozstrzygnięcia sprawy.
Skonsultuj procedurę ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników (5–10 dni na konsultacje).
Ogłoś procedurę – wchodzi w życie po 7 dniach od ogłoszenia.
Uruchom kanały zgłoszeń – formularz online, telefon lub inna forma umożliwiająca poufne zgłoszenie.
Wyznacz osobę lub podmiot do obsługi zgłoszeń – wewnętrzny zespół lub zewnętrzna kancelaria.
Prowadź rejestr zgłoszeń i dokumentuj działania następcze.
Dopasuj zasady RODO – ustal okres przechowywania danych (3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego) i zabezpiecz poufność.
Czy moja firma musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów? Tak, jeśli Twoja firma zatrudnia co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązuje od 25 września 2024 r. Wyjątek stanowią firmy z sektora finansowego i regulowanego – te muszą wdrożyć procedurę niezależnie od liczby zatrudnionych.
Jak liczyć próg 50 osób przy ustawie o sygnalistach, jeśli część zespołu pracuje na B2B albo zleceniu? Do limitu 50 osób wliczasz pracowników na umowę o pracę oraz osoby na zleceniu i B2B, pod warunkiem że świadczą pracę na Twoją rzecz osobiście – czyli nie zatrudniają nikogo innego do jej wykonywania. Liczbę ustala się w przeliczeniu na pełne etaty, więc np. 30 osób na pół etatu to w rozumieniu ustawy 15 etatów. Stan zatrudnienia weryfikujesz dwa razy w roku – na 1 stycznia i 1 lipca.
Co dokładnie musi wdrożyć pracodawca, żeby spełnić wymogi ustawy o ochronie sygnalistów? Musisz przygotować i wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych (po konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników przez 5–10 dni), uruchomić kanały zgłoszeń zapewniające poufność, prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz realizować działania następcze – w tym zawiadomić sygnalistę o wynikach postępowania w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące. Wyznacz osobę lub podmiot odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń – może to być zespół wewnętrzny albo zewnętrzna kancelaria.
Czy zgłoszenia anonimowe trzeba przyjmować w procedurze dla sygnalistów? Nie, ustawa nie nakazuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Jeśli chcesz dopuścić anonimowe zgłoszenia – wpisz to wprost do procedury zgłoszeń wewnętrznych; jeśli nie chcesz – nie musisz tego robić.
Jakie kary grożą za brak wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów? Za brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności. Takie same sankcje dotyczą utrudniania dokonywania zgłoszeń, podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty oraz naruszenia poufności jego tożsamości.
