Wielkimi krokami zbliża się wejście w życie tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów. Teoretycznie w Polsce przepisy te powinny zacząć obowiązywać od dnia 17 grudnia 2021 r., jednak Sejm nie zdążył przyjąć odpowiedniej ustawy.
AKTUALIZACJA: W dniu 6 marca 2024 r. opublikowano na stronach Rządowego Centrum Legislacji kolejny już projekt ustawy mającej na celu wdrożenie przepisów dyrektywy. Zgodnie z nowym projektem ustawa ma wejść w życie w terminie 3 miesięcy od daty jej ogłoszenia. Oznacza to, że prawdopodobnie w drugiej połowie roku powstanie obowiązek tworzenia specjalnej procedury dotyczącej dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Przepisy więc wejdą w życie lada chwila i jak to z reguły bywa - wprowadzą nowe obowiązki, do których będą musieli dostosować się przede wszystkim pracodawcy.
Zastanawiasz się, czy już należy myśleć o wprowadzeniu tych przepisów w firmie?
Projekt ustawy o sygnalistach, wcześniej znany jako ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, jest często zmieniany. Jego zakres jednak pozostaje niezmienny od pewnego czasu. Nie warto więc czekać na oficjalne przyjęcie ustawy - lepiej dostosować się do niej już teraz.
Jeżeli jesteś pracodawcą, koniecznie powinieneś zapoznać się z nowymi obowiązkami – niespełnianie tych wymagań jest oczywiście obłożone karami.
Po co w ogóle wprowadza się przepisy o ochronie sygnalistów? Jaka jest różnica pomiędzy sygnalistą a donosicielem?
Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze i w interesie publicznym zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa czy np. norm etycznych u danego pracodawcy.
I tu jest kluczowa różnica pomiędzy „sygnalizowaniem” a „donoszeniem”.
Sygnalista zgłasza informacje o nielegalnych czy nieetycznych działaniach kierując się interesem swojego pracodawcy czy wręcz interesem publicznym. Dla odmiany donosiciel będzie „donosił” kierując się własnym interesem czy zwykłą chęcią zrobienia komuś pod górkę.
Działalność sygnalistów powinna być więc na rękę dla firm, pozwoli wcześnie wykryć ew. nadużycia czy nieprawidłowości i im zaradzić (a dzięki temu oszczędzić). Może to dotyczyć zarówno kwestii majątkowych (np. nierzetelne rozliczanie się przez pracowników) ale także mobbingu czy innych okoliczności, które mają wpływ na działanie przedsiębiorstwa i jego wyniki.
Żeby jednak instytucja sygnalisty działała tak jak należy, potrzeba wprowadzić szereg obowiązków i praw, które mają:
Nowe przepisy o sygnalistach mają właśnie uregulować te kwestie, tak by system sygnalistów działał jak należy.
Sygnalistą nazywa się osobę, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą czy innym podmiotem. Katalog możliwych osób jest bardzo szeroki.
Zgłaszającym może być:
Sygnalistą może być więc praktycznie każda osoba zaangażowana w działalność firmy, nie musi to być jej pracownik. Ochronie podobnej do ochrony sygnalisty podlega także osoba pomagająca mu przy zgłoszeniu.
No dobra, a kogo dotyczą te przepisy?
Przepisy ustawy o sygnalistach nakładają obowiązki whistleblowingowe (zgłaszania nieprawidłowości) zarówno na przedsiębiorców jak i na podmioty publiczne.
Było kilka wersji, kogo będzie obowiązywała ustawa, ale teraz już wiadomo – każda firma, która zatrudnia ponad 50 pracowników będzie musiała wprowadzić nowe regulacje w terminie miesiąca od dnia wejścia ustawy w życie. Liczbę osób zatrudnionych ustala się w przeliczeniu na pełne etaty. To oznacza, że w przypadku np. pracodawcy zatrudniającego 20 osób na umowę o pracę na pełnym etacie i dodatkowo 30 osób na połowie etatu, konieczność wprowadzenia odpowiedniej procedury nie nastąpi.
Jeżeli jesteś pracodawcą i zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, to radzę jak najszybciej rozpocząć prace nad wdrożeniem rozwiązań wskazanych w projekcie ustawy o sygnalistach.
Najpewniej będziesz musiał wprowadzić zasady dotyczące sygnalistów jeszcze na początku drugiego półrocza 2024 r.
Projekt ustawy różnicuje trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa :
Dla pracodawców najistotniejsze są kwestie związane ze zgłoszeniem wewnętrznym (na inne nie mają wpływu), dlatego też w artykule ograniczam się wyłącznie do tego przypadku.
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Poza tym, koniecznie jest utworzenie kanałów zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń i prowadzenia tzw. działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych.
Procedura musi zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową lub (w przypadku jej braku) z przedstawicielami pracowników. Ustawa przewiduje jedynie konsultacje, co oznacza, że nie trzeba uzyskiwać zgody organizacji związkowych / przedstawicieli pracowników. Jednakże ustawa narzuca konieczność prowadzenia owych konsultacji w czasie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 od przedstawienia projektu procedury. To de facto pewne novum narzucające stricte czas na prowadzenie owych konsultacji. Ponadto weryfikacja stanu zatrudnienia ma być ustalana dwa racy w roku tj. na 1 stycznia oraz 1 lipca.
Sprawdź nasz System Obsługi Sygnalistów gwarantujący wykonanie wszystkich obowiązków z ustawy!
Następnie należy ogłosić procedurę, która wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jego ogłoszenia pracownikom.
Obowiązek stworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach zatrudniających minimum 50 pracowników.
UWAGA!
Wyjątkiem są pracodawcy wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach.
Tacy pracodawcy mają obowiązek przygotowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, bez względu na stan etatów.
Poza samymi regulacjami dotyczącymi sposobu zgłoszenia naruszenia, procedura powinna też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń, poprzez ustanowienie podmiotu wewnętrznego w strukturach pracodawcy lub niezależnego podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii prawnej).
Nasz System Obsługi Sygnalistów pozwala na weryfikację zgłoszeń przez specjalnie stworzony do tego zespół – zobacz jak to działa.
Jak te wszystkie zasady i obowiązki przekładają się na praktykę?
Podchodząc do tego użytecznie, pracodawca po pierwsze musi przyjąć procedurę zgłoszeń naruszania prawa. Dokument ten powinien regulować całą ścieżkę od zgłoszenia aż do rozstrzygnięcia sprawy, a więc wszystkie niżej opisane kwestie.
Napisz do nas jeżeli potrzebujesz pomocy przy przygotowaniu procedury.
Poza procedurą, pracodawca musi utworzyć kanały zgłoszeń, a więc ustanowić techniczne środki umożliwiające złożenie zgłoszenia. Najlepiej by pozwalały one na:
Sposób zgłoszenia oraz wskazanie dedykowanej do tego aplikacji powinny być opisane w procedurze. Zgłoszenie może nastąpić w każdej formie, np. ustnej lub pisemnej. Nasza Kancelaria przygotowała specjalny System do dokonywania zgłoszeń, który pozwala:
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym powinien gromadzić następujące dane:
Nasza kancelaria oferuje także pomoc w prowadzeniu tych formularzy.
Dalej, jeżeli wpłynie jakieś zawiadomienie, pracodawca musi przeprowadzić podstępowanie wyjaśniające lub dochodzenie wewnętrzne – tak by ustalić, czy do naruszenia prawa albo norm tycznych faktycznie doszło. Sposób prowadzenia tego postępowania także powinien być opisany w procedurze.
Na sam koniec pracodawca powinien zawiadomić sygnalistę o podjętych działaniach następczych postępowania i to w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Wszystkie te czynności może wykonać za Ciebie zespół stworzony od obsługi sygnalistów w naszej Kancelarii.
Nikt dobrowolnie nie podejmie się sygnalizowania nieprawidłowości, jeżeli nie będzie miał zapewnionej odpowiedniej ochrony.
Stąd głównym założeniem nowych przepisów jest objęcie sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi.
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca ma zakaz podejmowania tzw. działań odwetowych, a więc nie wolno mu np. zwolnić pracownika czy zmienić mu warunków zatrudnienia na gorsze. Pracodawca nie może stosować żadnej formy mobbingu ani dyskryminacji, które byłyby formą represji w związku z dokonanym zgłoszeniem.
Drugą formą ochrony jest obowiązek zapewnienia poufności danych osoby zgłaszającej Pracodawca ma więc podjąć działania by nikt trzeci nie dowiedział się o zgłoszeniu a wszelkie dane związane ze sprawą pozostały niejawne.
Tutaj bardzo pomocne może być skorzystanie z zewnętrznego podmiotu do rozpatrywania zgłoszeń.
Przykładowo, nasz zespół do obsługi sygnalistów rozpoznaje sprawę, zachowując w poufności wszystkie dane czy okoliczności mogące zdradzić tożsamość zgłaszającego. Sprawa jest prowadzona tak, by Pracodawca mógł działać zgodnie z z przepisami, ale bez wiedzy co do tożsamości zgłaszającego.
Sprawdź naszą ofertę obsługi sygnalistów
Tożsamość zgłaszającego może być ujawniona poprzez np. rozpoznanie głosu zgłaszającego czy sposobu pisania. Zgłaszający nie musi się podpisać imieniem i nazwiskiem żeby zostać rozpoznanym przez np. innego pracownika. W przypadku korzystania z zewnętrznego podmiotu, takie ryzyko nie występuje.
Zgodnie z projektem ustawy, zgłoszenia powinny dotyczyć naruszenia prawa Unii lub prawa krajowego odnoszącego się do:
Jak widać, wskazany powyżej katalog jest bardzo szeroki i dotyczy nie tylko kwestii ogólnych jak ochrona konsumentów, ale także prac indywidualnych, w tym pracowniczych, a co za tym idzie całego katalogu naruszeń zasad równości czy mobbingu.
Uwaga, ustawa zawiera także ważne wyłączenie. Otóż jej przepisów nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.
Przykładowo oznacza to, że jeżeli ktoś uważa się np. za ofiarę mobbingu w pracy, nie będzie mógł tego zgłosić w trybie ustawy o ochronie sygnalistów – powinien wykorzystać klasyczną ścieżkę ochrony swoich praw. Co innego, gdyby taka osoba zgłaszała mobbing przełożonego w odniesieniu do większej grupy osób – wtedy już możliwe będzie zastosowanie ustawy o ochronie sygnalistów.
Projekt ustawy o sygnalistach przewiduje brak obowiązku uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ponadto przewidziano także obowiązek nieujawniania danych osoby zgłaszającej naruszenie prawa. Podkreślam, że chodzi tu o nieujawnianie danych osobowych zgłaszającego, czyli de facto będą one przetwarzane przez pracodawcę.
Zastanawiąjący jest wskazany przez ustawodawcę okres przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniem naruszenia. Dane osobowe przechowywane w związku ze zgłoszeniem można przetwarzać wyłączenie przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego.
Napisz jeśli potrzebujesz pomocy w dopasowaniu zasad ochrony danych do nowych przepisów o sygnalistach.
Co ciekawe, ustawodawca nie nakazał także przyjmowania anonimowych zgłoszeń o naruszenia prawa, chyba, że pracodawca określił wprost w procedurze zgłoszeń wewnętrznych taką możliwość.
Jak to zwykle bywa, jeżeli pojawiają się nowe obowiązki to także pojawiają się kary za brak ich wypełniania. Nie inaczej jest w przypadku przepisów o sygnalistach.
Projekt ustawy przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za:
Ciekawe jest także wprowadzenie sankcji karnej dla nierzetelnego sygnalisty. Zgodnie z treścią projektu ustawy, takim samym karom, jak wymieniłem wyżej, podlega sygnalista, który dokonał zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji. Jednakże chodzi tu jedynie o takie sytuacje, kiedy jesteśmy w stanie udowodnić wiedzę sygnalisty co do tego, że nie doszło do naruszenia prawa.
Co prawda ustawa jeszcze nie jest uchwalona i może podlegać zmianom, można jednak założyć, że istota finalnych przepisów pozostanie taka sama.
Najważniejsze dla pracodawcy jest więc ocenić, czy pod tą ustawę będzie podlegał.
Następnie, każdy kogo ustawa dotyczy, będzie miał niezwykle krótki czas na jej wdrożenie w życie – termin wyznaczony przez Unię już minął, więc prawdopodobnie polskie przepisy też pojawią się lada dzień.
Warto więc już teraz zadbać o spełnienie wymogów ustawy i przygotować odpowiednie dokumenty i procedury.
Sprawdź nasz System Obsługi Sygnalistów gwarantujący wykonanie wszystkich obowiązków z ustawy!
Jeżeli potrzebujesz z tym pomocy, napisz do nas – chętnie pomożemy.
