Kontakt

Umowy bez wąskich gardeł. Proces, który przyspiesza biznes zamiast go zatrzymywać.

Projektujemy uporządkowany, powtarzalny system obsługi umów – od tworzenia i akceptacji, przez negocjacje, aż po archiwizację i bieżące zarządzanie. Pomagamy skrócić czas obiegu dokumentów, ograniczyć ręczne działania i zmniejszyć ryzyko błędów, zanim automatyzacja trafi do narzędzia.

Porozmawiajmy o usprawnieniu obsługi umów

Umowy rosną razem z biznesem. Chaos też.

Gdy firma skaluje sprzedaż, zakupy lub operacje, liczba umów zaczyna rosnąć szybciej niż zdolność organizacji do ich sprawnej obsługi. Dokumenty krążą między działami, decyzje trafiają za wysoko, wersje się rozjeżdżają, a dział prawny zaczyna być postrzegany jako hamulec zamiast wsparcia.

Największym problemem nie jest sama liczba umów. Problemem jest brak jasnego systemu: kto przygotowuje dokument, kto akceptuje ryzyko, kiedy angażujemy prawnika i co można zrobić automatycznie.

Jacek Kawecki

Senior Associate

WYZWANIA

najczęstsze problemy, które rozwiązujemy

Umowy „utykają" między działami Brakuje jasnych ścieżek akceptacji, odpowiedzialności i terminów. Sprzedaż czeka na prawników, prawnicy czekają na biznes, a zarząd dostaje do decyzji sprawy, które powinny być rozstrzygane niżej.

Projektujemy docelowy obieg umów: kto inicjuje dokument, kto go sprawdza, kto akceptuje odstępstwa i kiedy sprawa wymaga eskalacji.

Korzyść biznesowa: krótszy czas przejścia od draftu do podpisu.

Ryzyko braku działania: opóźnienia w sprzedaży, frustracja zespołów i utrata kontroli nad procesem.

Każda umowa powstaje od nowa Powtarzalne kontrakty są tworzone ręcznie, na bazie starych plików lub przypadkowych wersji. To wydłuża pracę i zwiększa ryzyko niespójnych zapisów.

Standaryzujemy wzory, klauzule i warianty zapisów. Tworzymy strukturę, która pozwala generować dokumenty szybciej i bez każdorazowego zaczynania od pustej strony.

Korzyść biznesowa: mniej pracy ręcznej i większa spójność dokumentów.

Ryzyko braku działania: rosnąca liczba błędów, niespójności i wyjątków trudnych do zarządzenia.

Zarząd zatwierdza zbyt wiele standardowych spraw Decyzje kontraktowe trafiają na poziom zarządu, nawet gdy dotyczą powtarzalnych, niskiego lub umiarkowanego ryzyka tematów. To spowalnia organizację i zabiera czas na decyzje strategiczne.

Tworzymy matrycę decyzyjną: kto podejmuje decyzję, przy jakim poziomie ryzyka, wartości kontraktu, typie odstępstwa lub rodzaju umowy.

Korzyść biznesowa: zarząd odzyskuje czas, a zespoły wiedzą, kiedy mogą działać samodzielnie.

Ryzyko braku działania: przeciążenie decyzyjne i dalsze blokowanie operacyjnych tematów na najwyższym szczeblu.

Różne działy pracują na różnych zasadach Sprzedaż, zakupy, operacje i administracja korzystają z innych wzorów, ścieżek i ustaleń. W praktyce firma nie ma jednego standardu kontraktowego.

Porządkujemy zasady pracy z umowami w całej organizacji: wzory, klauzule, checklisty, odpowiedzialności i reguły użycia dokumentów.

Korzyść biznesowa: jeden standard, łatwiejsza kontrola i mniej sporów między działami.

Ryzyko braku działania: niespójność zapisów, większe ryzyko prawne i trudniejsze zarządzanie dokumentacją.

Narzędzie IT ma rozwiązać problem, którego procesowo nikt nie uporządkował Organizacja wdraża lub planuje wdrożyć CLM, workflow, CRM albo ERP, ale nie ma jeszcze jasnej logiki pracy z umowami. W efekcie system może tylko przyspieszyć nieuporządkowany proces.

Przygotowujemy założenia prawne i operacyjne do automatyzacji: pola zmienne, ścieżki akceptacji, typy dokumentów, statusy, checklisty i reguły eskalacji.

Korzyść biznesowa: technologia dostaje jasny model działania, a nie zbiór wyjątków.

Ryzyko braku działania: kosztowne wdrożenie, które nie usuwa wąskich gardeł.

Wzrost liczby umów oznacza wzrost kosztów i chaosu Każdy kolejny kontrakt wymaga podobnego nakładu pracy. Bez standaryzacji organizacja skaluje liczbę dokumentów razem z liczbą błędów, pytań i ręcznych akceptacji.

Projektujemy proces, który pozwala obsługiwać większą liczbę umów bez proporcjonalnego zwiększania zespołu prawnego lub operacyjnego.

Korzyść biznesowa: skalowanie sprzedaży i operacji bez przeciążania organizacji.

Ryzyko braku działania: rosnące koszty obsługi, spadek tempa i utrata przewidywalności.

NASZE ROZWIĄZANIE

od ręcznego chaosu do przewidywalnego systemu obsługi umów

Automatyzacja obsługi umów to nie jest „wrzucenie dokumentów do narzędzia”. To zaprojektowanie jasnego modelu pracy: co standaryzujemy, co automatyzujemy, gdzie potrzebna jest decyzja, a gdzie wystarczy reguła.

Audyt procesy obsługi umów

Zakres:

  • analiza obecnego cyklu życia umowy,
  • identyfikacja wąskich gardeł,
  • przegląd ról, odpowiedzialności i punktów decyzyjnych,
  • wskazanie obszarów do standaryzacji i automatyzacji.
  • mapa obecnego procesu z listą ryzyk, opóźnień i miejsc wymagających uporządkowania.

Projekt docelowego obiegu umów

Zakres:

  • zaprojektowanie prostszej ścieżki tworzenia, akceptacji i obiegu dokumentów,
  • określenie statusów, etapów i odpowiedzialności,
  • ustalenie zasad eskalacji,
  • dopasowanie procesu do realnej pracy sprzedaży, zakupów, operacji i działu prawnego.

 

  • docelowy model procesu obsługi umów gotowy do wdrożenia operacyjnego lub technologicznego.

Standaryzacja wzorów, klauzul i wariantów zapisów

Zakres:

  • uporządkowanie wzorów umów,
  • przygotowanie standardowych klauzul,
  • określenie dopuszczalnych wariantów zapisów,
  • ustalenie, kiedy stosować konkretny dokument lub wariant.

 

  • biblioteka wzorów, klauzul i wariantów zapisów, która ogranicza ręczne tworzenie dokumentów od zera.

Logika automatyzacji: pola, checklisty, decyzje

Zakres:

  • wskazanie pól zmiennych,
  • przygotowanie checklist dla użytkowników,
  • opis reguł generowania dokumentów,
  • określenie danych potrzebnych do przygotowania umowy.

 

  • logika działania procesu, którą można przełożyć na formularze, workflow lub system CLM

Matryca decyzyjna i poziomy akceptacji

Zakres:

  • określenie, kto podejmuje decyzje w zależności od typu umowy,
  • zdefiniowanie progów wartości, ryzyka i odstępstw,
  • ustalenie, kiedy angażowany jest dział prawny, zarząd lub właściciel biznesowy,
  • ograniczenie niepotrzebnych eskalacji.

 

  • matryca decyzyjna, która porządkuje odpowiedzialność i odciąża zarząd z powtarzalnych decyzji

Założenia prawne do wdrożenia narzędzia

Zakres:

  • przygotowanie wymagań prawno-operacyjnych dla CLM, workflow, CRM lub ERP,
  • opis procesów i reguł dla zespołu wdrożeniowego,
  • wsparcie przy konfiguracji ścieżek akceptacji,
  • weryfikacja, czy narzędzie odzwierciedla uzgodniony proces.

 

  • specyfikacja założeń prawnych i procesowych, która ułatwia skuteczne wdrożenie technologii

Stabilizacja i dalsze wsparcie kontraktowe

Zakres:

  • optymalizacja działania procesu po wdrożeniu,
  • wsparcie przy powtarzalnych tematach kontraktowych,
  • aktualizacja wzorów, checklist i matryc,
  • rozwój systemu wraz ze zmianami w biznesie.

 

  • proces, który nie kończy się na wdrożeniu, ale pozostaje aktualny, użyteczny i dopasowany do skali organizacji

DLA KOGO JEST TA USŁUGA

ta usługa jest dla Ciebie, jeśli

Dla organizacji, w których umowy stały się operacyjnym wąskim gardłem

Head of Sales / Dyrektor Sprzedaży

gdy proces prawny spowalnia zamykanie transakcji, a zespół potrzebuje szybszego i bardziej przewidywalnego obiegu umów.

General Counsel / Dyrektor Prawny

gdy dział prawny chce ograniczyć powtarzalną pracę, ujednolicić standardy i mieć większą kontrolę nad ryzykiem kontraktowym.

COO / Członek Zarządu ds. Operacyjnych

gdy wzrost liczby umów zaczyna obciążać organizację, eskalować koszty i angażować zarząd w zbyt wiele standardowych decyzji.

Porozmawiajmy o usprawnieniu obsługi umów

ETAPY PRACY

Prosty proces, który daje kontrolę od pierwszego etapu

Współpracę prowadzimy tak, aby szybko zrozumieć obecny proces, uprościć go, przełożyć na konkretne dokumenty i ustabilizować działanie w organizacji. Model pracy obejmuje diagnozę, projekt rozwiązania, standaryzację oraz dalszą stabilizację procesu.

Diagnoza i mapowanie

Analizujemy, jak dziś powstają, krążą, są akceptowane i archiwizowane umowy. Sprawdzamy, gdzie proces się zatrzymuje, kto podejmuje decyzje i które działania są powtarzalne.

Projekt rozwiązania

Projektujemy docelowy model pracy z umowami: prostszy obieg, logiczne ścieżki akceptacji, odpowiedzialności, reguły eskalacji i obszary możliwe do automatyzacji.

Standaryzacja i wdrożenie

Przygotowujemy wzory, klauzule, checklisty, pola zmienne i matrycę decyzyjną. Wspieramy przełożenie ustaleń na narzędzie CLM, workflow, CRM lub ERP, jeśli organizacja z niego korzysta lub planuje wdrożenie.

Stabilizacja i wsparcie

Pomagamy dopracować proces po wdrożeniu, reagujemy na problemy użytkowników, aktualizujemy dokumenty i wspieramy obsługę powtarzalnych tematów kontraktowych.

Podoba Ci się jak pracujemy?

Porozmawiajmy o usprawnieniu obsługi umów

Napisz do nas

Uporządkuj proces umów, zanim kolejny wzrost zwiększy chaos

Jeśli umowy spowalniają sprzedaż, angażują zbyt wiele osób lub utrudniają skalowanie, warto zacząć od procesu – nie od narzędzia. Pokażemy, co można uprościć, co zautomatyzować i gdzie potrzebne są jasne reguły decyzji.

Opisz krótko, jak dziś wygląda obieg umów w Twojej organizacji: typy dokumentów, liczba zaangażowanych działów, główne opóźnienia i narzędzia, z których korzystacie. Wrócimy z propozycją pierwszego kroku.

Senior Associate

Jacek Kawecki