Kontakt

Naruszenie danych? Powiemy Ci, co to oznacza i co zrobić.

Sprawdzimy, czy to naruszenie ochrony danych osobowych. Powiemy, czy trzeba zgłaszać sprawę do UODO i czy informować osoby, których dane dotyczą. Otrzymasz od nas jasną listę kroków. W pilnych sprawach wracamy z pierwszą oceną już po kilku godzinach.

Sprawdź, co zrobić w Twojej sytuacji

Po incydencie pojawiają się trzy pytania: co to jest, co musimy zrobić i kto podejmuje decyzję. Bez tego łatwo o chaos, a czasu zwykle jest mało.

Najpierw porządkujemy fakty. Potem podejmujemy decyzję, którą da się jasno uzasadnić – w firmie i na zewnątrz.

IT zbiera fakty, biznes chce ograniczyć skutki, a dział prawny i ochrona danych muszą domknąć obowiązki. Zarząd potrzebuje jednej odpowiedzi: co robimy i dlaczego. Wchodzimy w to od razu i porządkujemy temat krok po kroku.

Łukasz Wyrzykowski

Senior Associate

WYZWANIA

najczęstsze problemy, które rozwiązujemy

Czy to w ogóle jest naruszenie? Nie każdy incydent oznacza naruszenie danych. Ale zła kwalifikacja kosztuje: albo uruchamiasz procedury niepotrzebnie, albo spóźniasz się z tym, co trzeba zrobić.

Sprawdzimy, czy zdarzenie uruchamia obowiązki z RODO i powiemy Ci, co zrobić od razu. Dostajesz listę działań na pierwsze godziny oraz informację, czego brakuje do kolejnych decyzji.

Korzyść biznesowa: szybki start właściwych działań i mniej sporów wewnętrznych.

Ryzyko braku działania: opóźnienia i decyzje podejmowane bez podstaw.

Masz mało danych, a decyzje już są potrzebne Na początku rzadko wiadomo, co dokładnie się stało i kogo to dotyczy. A mimo to trzeba pilnować terminów i nie pogłębiać problemu.

Ustalimy priorytety na pierwsze godziny i pomożemy podjąć decyzje przy niepełnych informacjach. Uporządkujemy też, kto co robi, żeby działania nie rozjechały się między działami.

Korzyść biznesowa: kontrola nad działaniami i mniej niepotrzebnych ruchów.

Ryzyko braku działania: przeciąganie decyzji i większe ryzyko błędów formalnych.

Nie wiadomo, kto za co odpowiada IT, dział prawny, ochrona danych, biznes, zarząd oraz dostawcy zewnętrzni patrzą na incydent z różnych stron. Bez jednej ścieżki działania szybko pojawiają się sprzeczne decyzje i chaos w komunikacji.

Ustalamy role, odpowiedzialności i kolejność działań. Wskazujemy, kto podejmuje decyzję, jakie obowiązki wynikają z umów z kontrahentami i jak zabezpieczyć stanowisko firmy.

Korzyść biznesowa: mniej nieporozumień między działami i szybsze decyzje po stronie zarządu.

Ryzyko braku działania: rozmyta odpowiedzialność, konflikty wewnętrzne i błędy w komunikacji z partnerami.

Zgłaszać do UODO czy nie? To jedna z najtrudniejszych decyzji po incydencie. Firma musi nie tylko wybrać kierunek, ale też umieć go uzasadnić i udokumentować.

Oceniamy obowiązek zgłoszenia, przygotowujemy uzasadnienie przyjętego stanowiska i wspieramy przygotowanie zgłoszenia, jeśli jest potrzebne.

Korzyść biznesowa: większa pewność decyzji i spójna dokumentacja na wypadek pytań lub dalszej weryfikacji.

Ryzyko braku działania: zbyt późna reakcja, niepełne zgłoszenie albo brak uzasadnienia dla przyjętego stanowiska.

Czy i jak informować osoby Nie zawsze trzeba zawiadamiać osoby. Jeśli jednak trzeba - komunikat musi być jasny i kompletny, bo błędy wracają w pytaniach, skargach i dodatkowej pracy.

Powiemy, czy zawiadomienie jest konieczne. Jeśli tak - przygotujemy komunikat: prosty, rzeczowy i bez niepotrzebnych ryzyk.

Korzyść biznesowa: większa kontrola nad przekazem i mniej nieporozumień.

Ryzyko braku działania: niespójne informacje, dodatkowe pytania i chaos komunikacyjny.

Jak domknąć temat i nie wrócić do tego samego problemu za miesiąc? Po pierwszej reakcji wiele firm chce po prostu „zamknąć temat". Tymczasem bez podsumowania i planu naprawczego incydent zostawia niedomknięte ryzyka.

Przygotowujemy podsumowanie zdarzenia, decyzji i rekomendacji naprawczych. Dostajesz materiał dla zarządu oraz plan zmian, które realnie zmniejszają ryzyko powtórki.

Korzyść biznesowa: konkretne wnioski, jasne odpowiedzialności i większa gotowość na przyszłość.

Ryzyko braku działania: powtarzalność błędów i „zamknięcie" sprawy tylko na papierze.

NASZE ROZWIĄZANIE

od pierwszej kwalifikacji do planu naprawczego

Nie zostawiamy Cię z samą interpretacją. Przechodzimy przez decyzje i dokumenty tak, żebyś wiedział, co robić w danym momencie – i miał to dobrze opisane.

Szybka kwalifikacja zdarzenia

  • Zbieramy kluczowe fakty.
  • Oddzielamy to, co wiemy, od tego, co trzeba jeszcze ustalić.
  • Wstępnie oceniamy, czy to naruszenie ochrony danych.
  • Ustalamy priorytety na pierwsze godziny.

 

  • Wstępna kwalifikacja zdarzenia i lista pilnych decyzji.

Analiza skali i skutków incydentu

  • Opisujemy, co się stało i jak do tego doszło.
  • Szacujemy skalę i możliwe skutki dla osób.
  • Wskazujemy ryzyka i proponujemy scenariusze dalszych działań.

 

  • Ocena ryzyka i scenariusze dalszego postępowania.

Ocena obowiązków wobec organu

  • Analiza obowiązku zgłoszenia do Prezesa UODO.
  • Przygotowanie uzasadnienia przyjętego stanowiska.
  • Wskazanie bezpiecznego i praktycznego kierunku działania.
  • Wsparcie w podjęciu decyzji pod presją czasu.

 

  • Rekomendacja: zgłaszamy / nie zgłaszamy, wraz z uzasadnieniem.

Przygotowanie zgłoszenia i dokumentacji

  • Opracowanie zgłoszenia naruszenia.
  • okoliczności, skutków i zastosowanych środków.
  • Uporządkowanie materiału dla zarządu i zespołu operacyjnego.
  • Zabezpieczenie spójności stanowiska i dokumentacji.

 

  • Gotowa dokumentacja incydentu i komplet materiałów do dalszego działania.

Wsparcie w komunikacji do osób i partnerów

  • Ocena, czy trzeba informować osoby, których dane dotyczą.
  • Ustalenie kierunku i treści komunikacji.
  • Analiza obowiązków wobec kontrahentów, podmiotów przetwarzających i partnerów.
  • Wsparcie w uporządkowaniu komunikacji między interesariuszami.

 

  • Plan komunikacji i rekomendacje dla relacji z osobami oraz partnerami.

Domknięcie sprawy i plan naprawczy

  • Podsumowanie zdarzenia i podjętych decyzji.
  • Rekomendacje naprawcze.
  • Wskazanie zmian procesowych i organizacyjnych.
  • Plan działań ograniczających ryzyko powtórzenia incydentu.

 

  • Podsumowanie dla zarządu lub zespołu oraz plan naprawczy po incydencie.

DLA KOGO JEST TA USŁUGA

dla organizacji, które po incydencie muszą szybko przejść do właściwych decyzji

Dla sytuacji, w których po incydencie trzeba szybko przejść od „nie wiemy” do decyzji i działania – bez chaosu między działami.

Inspektor Ochrony Danych / osoba odpowiedzialna za ochronę danych

Gdy trzeba szybko ustalić, czy doszło do naruszenia i jakie obowiązki uruchomić.

Dział prawny / szef działu zgodności

Gdy potrzebna jest ocena ryzyka, rekomendacja dla zarządu i spójna dokumentacja.

Zarząd / dyrektor operacyjny

Gdy liczy się szybka decyzja, ograniczenie ryzyka i uporządkowanie działań zespołów.

ETAPY PRACY

jak wygląda współpraca krok po kroku

W incydencie liczy się kolejność działań. Dlatego pracujemy etapowo: zbieramy fakty, podejmujemy decyzje, przygotowujemy dokumenty i domykamy sprawę planem naprawczym.

Rozpoznanie i kwalifikacja

Zbieramy najważniejsze informacje, porządkujemy stan wiedzy i oceniamy, czy doszło do naruszenia oraz jakie decyzje są pilne tu i teraz.

Analiza i decyzje

Oceniamy skalę i skutki incydentu. Sprawdzamy obowiązki wobec UODO, osób i partnerów. Na koniec dostajesz rekomendację: co robimy i dlaczego.

Dokumentacja i komunikacja

Przygotowujemy zgłoszenia, uzasadnienia i materiały potrzebne do dalszego działania. Pomagamy też ułożyć komunikację tak, żeby była spójna i zrozumiała.

Działania naprawcze

Podsumowujemy zdarzenie, decyzje i ryzyka. Wskazujemy, co trzeba poprawić organizacyjnie i procesowo, żeby ograniczyć ryzyko powtórki.

Sprawdź, co zrobić w Twojej sytuacji

NAPISZ DO NAS

Masz incydent? Napisz - powiemy Ci, od czego zacząć.

W incydencie liczy się dobry start. Uporządkujemy fakty, ustawimy priorytety i pomożemy podjąć pierwsze decyzje.

Napisz krótko: co się stało, kiedy to wykryto i jakie dane mogą być objęte zdarzeniem. Jeśli jest dostawca – dopisz, który. To wystarczy, żeby zacząć.

Natalia Jabcoń