Kontakt

Privacy by Design, które nie spowalnia wdrożenia nowego projektu

Pomagamy firmom poukładać role, przepływy danych, podstawy prawne, dokumenty i ryzyka przed startem nowego produktu, usługi, procesu lub kanału sprzedaży. Dzięki temu zespół może działać szybciej, a zarząd podejmuje decyzję o uruchomieniu projektu z większym poczuciem bezpieczeństwa.

Sprawdź gotowość projektu do startu

Tuż przed startem najczęściej wychodzą braki w RODO - i wtedy poprawki są najdroższe.

Na finiszu wdrożenia zwykle okazuje się, że brakuje podstawowych informacji. Kto jest administratorem, jakie dane naprawdę zbieracie (i po co), jak informujecie użytkownika, czy potrzebujecie DPIA i jakie zapisy muszą znaleźć się w umowach z dostawcami. A ponieważ produkt jest już „prawie gotowy”, każda zmiana oznacza poprawki w IT, w ścieżce użytkownika i kolejną rundę akceptacji.

Łukasz Wyrzykowski

Senior Associate

WYZWANIA

najczęstsze problemy, które rozwiązujemy

Projekt jest gotowy, ale dane osobowe wracają na końcu Najpierw powstaje produkt, a temat danych osobowych ląduje na końcu. I nagle okazuje się, że trzeba ruszyć formularze, zgody, komunikaty albo dostęp w narzędziach.

Wchodzimy wcześniej i porządkujemy model przetwarzania: co zbieracie, gdzie to trafia, kto ma dostęp i na jakiej podstawie. Dostajesz jasne „co jest warunkiem startu", a co może poczekać.

Korzyść biznesowa: mniej poprawek w ostatniej chwili i spokojniejszy start.

Ryzyko braku działania: opóźnienie wdrożenia albo nerwowe zmiany po uruchomieniu.

Zespół nie ma jasności, kto za co odpowiada W pewnym momencie pojawia się klasyczny zgrzyt: kto tu jest administratorem, kto procesorem, a kto odpowiada za informację do użytkownika? Bez tego trudno ruszyć z umowami, politykami i komunikacją.

Ustalamy role i odpowiedzialność tak, żeby dało się to wdrożyć: kto za co odpowiada, jakie zapisy w umowach są potrzebne i jak to komunikować użytkownikom.

Korzyść biznesowa: szybsze uzgodnienia i mniej „odbijania" tematu między działami.

Ryzyko braku działania: chaos odpowiedzialności, szczególnie gdy pojawi się incydent albo pytanie od klienta.

Nowy projekt korzysta z formularzy, automatyzacji, integracji lub profilowania Nowy projekt szybko łapie „dodatki": formularze, integracje z CRM, narzędzia do marketing automation, scoring leadów, czasem elementy AI. I w którymś momencie zespół przestaje mieć pewność, czy to wszystko da się uruchomić bez ryzykownego skrótu.

Robimy mapę przepływu danych i wskazujemy miejsca podwyższonego ryzyka. Zamiast straszyć, pokazujemy opcje: co uprościć, co dopiąć organizacyjnie, a co zostawić bez zmian.

Korzyść biznesowa: przewidywalny start bez „niespodzianek" po drodze.

Ryzyko braku działania: uruchomienie procesu, który trzeba będzie przebudować po pierwszych tygodniach działania.

Dokumenty i komunikacja nie nadążają za projektem Produkt jest gotowy, ale dokumenty i komunikaty nie nadążają: klauzule informacyjne są nieaktualne, zgody „nie pasują" do formularza, regulamin nie obejmuje nowej funkcji, a dostawcy czekają na zapisy w umowach.

Przeglądamy to, co macie, i mówimy wprost: co trzeba poprawić przed startem, co uprościć i gdzie najczęściej pojawia się rozjazd między produktem a dokumentacją.

Korzyść biznesowa: szybka, konkretna lista zmian - bez wielotygodniowych iteracji.

Ryzyko braku działania: poprawki robione „w kilku miejscach naraz" i niepotrzebne tarcia między zespołami.

Zarząd ma zatwierdzić start projektu bez jasnego obrazu ryzyk Zarząd ma podjąć decyzję o starcie, ale brakuje jednego, zrozumiałego materiału: jakie dane, po co, na jakiej podstawie, gdzie są ryzyka i co jest warunkiem „zielonego światła".

Przygotowujemy materiał decyzyjny w ludzkim języku: najważniejsze ryzyka, priorytety i warunki startu. Bez prawniczego elaboratu, za to z jasną listą działań.

Korzyść biznesowa: szybsza decyzja i kontrola ryzyka bez paraliżu.

Ryzyko braku działania: start „na czuja" albo niepotrzebne wstrzymanie projektu.

NASZE ROZWIĄZANIE

RODO przełożone na decyzje projektowe - zanim wydasz budżet na poprawki

Nie dostajesz „opinii prawnej”, którą trzeba tłumaczyć zespołowi. Dostajesz plan gotowości do startu: co zmienić w produkcie i procesie, co dopiąć w dokumentach i umowach, oraz czy potrzebujecie DPIA. Wszystko w kolejności – tak, żeby dało się to po prostu wdrożyć.

Analiza modelu projektu

  • przegląd nowego produktu, usługi, procesu, narzędzia lub wdrożenia,
  • identyfikacja momentów, w których pojawiają się dane osobowe,
  • zrozumienie celu biznesowego i planowanego startu.

 

  • Krótki opis modelu działania projektu pod kątem danych osobowych.

Ustalenie ról, podstaw i obowiązków

  • określenie ról stron w projekcie,
  • wskazanie podstaw prawnych przetwarzania,
  • doprecyzowanie obowiązków informacyjnych, organizacyjnych i kontraktowych.

 

  • Jasny podział ról i odpowiedzialności + lista wymaganych podstaw prawnych i obowiązków informacyjnych.

Mapa przepływów danych (Privacy by Design)

  • uporządkowanie źródeł danych i punktów ich wykorzystania,
  • wskazanie dostępu do danych po stronie zespołów i dostawców,
  • rekomendacje dotyczące minimalizacji i adekwatności danych.

 

  • Mapa przepływów danych z rekomendacjami.

Ocena braków w dokumentacji i komunikacji

  • przegląd klauzul, zgód, zapisów do regulaminów i umów,
  • identyfikacja braków w komunikacji do użytkownika,
  • wskazanie zmian potrzebnych przed startem.

 

  • Lista dokumentów i komunikatów do przygotowania lub korekty.

Ocena ryzyk i decyzja o DPIA / dodatkowych zabezpieczeniach

  • analiza obszarów podwyższonego ryzyka,
  • ocena profilowania, automatyzacji, nowych integracji i niestandardowych przypadków,
  • wskazanie, czy potrzebna jest DPIA lub inne zabezpieczenia.

 

  • Materiał do decyzji: ryzyka, priorytety oraz rekomendacja, czy potrzebna jest DPIA.

Rekomendacje wdrożeniowe przed startem

  • uporządkowanie działań według priorytetów,
  • powiązanie RODO z marketingiem, sprzedażą, operacjami, IT i dokumentami,
  • wsparcie w ustaleniu kolejności działań przed uruchomieniem.

 

  • Jedna, priorytetyzowana lista działań przed startem projektu (dla zespołu i dla zarządu).

DLA KOGO JEST TA USŁUGA

kto najwięcej zyska na tej usłudze

Działa najlepiej, gdy projekt ma konkretny termin startu, kilka zespołów po drodze (marketing/IT/sprzedaż/operacje) i potrzebujesz jasnego „tak, ale pod warunkiem…”, zamiast niekończących się dyskusji o zgodach i dokumentach.

Project Manager / Kierownik Projektu

odpowiada za wdrożenie i potrzebuje konkretnej listy działań, żeby projekt nie zatrzymał się na ostatniej prostej.

Menedżer Produktu / Szef Produktu

musi przełożyć temat danych osobowych na rekomendacje zrozumiałe dla marketingu, IT, operacji i partnerów.

Członek Zarządu / COO / CEO

chce zatwierdzić start projektu z jasnym obrazem ryzyk, odpowiedzialności i warunków bezpiecznego uruchomienia.

ETAPY PRACY

jak wygląda współpraca

Proces jest prosty: najpierw zbieramy fakty o projekcie, potem podejmujemy kluczowe decyzje o danych i ryzykach, a na koniec układamy listę działań „przed startem”.

Ustalenie celu i zakresu projektu

Ustalamy, co dokładnie uruchamiacie, kiedy planujecie start, gdzie zbieracie dane, z jakich narzędzi i dostawców korzystacie oraz kto podejmuje decyzje po Waszej stronie.

Analiza modelu przetwarzania i ryzyk

Sprawdzamy role, podstawy prawne, przepływy danych oraz punkty styku z marketingiem, sprzedażą, operacjami i technologią.

Projekt rozwiązań i rekomendacji

Przygotowujemy praktyczne rekomendacje: co wdrożyć, co zmienić, jakie dokumenty przygotować i czy potrzebna jest DPIA.

Gotowość do startu

Dostarczamy listę działań i pomagamy domknąć rzeczy krytyczne. Jeśli trzeba - sprawdzamy ostatnie wersje komunikatów/dokumentów przed uruchomieniem.

Sprawdź gotowość projektu do startu

Napisz do nas

Masz projekt do uruchomienia? Zróbmy szybki przegląd „RODO przed startem"

W 30-60 minut przejdziemy przez projekt i powiemy wprost: co blokuje start, co jest „do zrobienia na teraz”, a co może poczekać.

Napisz krótko: co to za projekt, kiedy planujecie start i gdzie pojawiają się dane osobowe. Odeślemy propozycję zakresu i 3-5 pierwszych kroków, od których warto zacząć.

Natalia Jabcoń