wiecie, że AML Was dotyczy pomożemy Wam zająć się resztą

Żeby zaplanować wdrożenie, potrzebujemy wiedzieć, jakie usługi świadczycie, kim są Wasi klienci i jak przebiega ich obsługa. Zapytamy też, co już robicie w AML i gdzie pojawiają się wątpliwości.

Na tej podstawie:

• ustalimy obowiązki dotyczące firmy,
• sprawdzimy obecne dokumenty i sposób pracy,
• wskażemy, co trzeba przygotować lub poprawić,
• zaproponujemy kolejność działań.

Osoba, która przyjmuje dokumenty od klienta, nie zawsze będzie podejmować decyzję o dalszej współpracy. Musi jednak wiedzieć, komu przekazać sprawę i jakie informacje dołączyć.

Ustalimy z Wami:

• kto zbiera i sprawdza informacje,
• kto ocenia trudniejsze przypadki,
• jakie sprawy trafiają do zarządu,
• kto zastępuje osoby odpowiedzialne podczas nieobecności.

Zapiszemy ten podział w dokumentach, żeby każdy znał swoje zadania.

Klient przesłał formularz i dokumenty. Co dalej? Pomożemy określić, jak ocenić zebrane informacje, kiedy poprosić o dodatkowe wyjaśnienia i co zapisać po zakończeniu sprawdzenia.

Opracujemy zasady dotyczące:

• identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości,
• ustalania beneficjenta rzeczywistego,
• oceny ryzyka klienta,
• monitorowania współpracy i aktualizacji danych,
• postępowania przy brakujących informacjach lub podejrzeniach.

Jeśli macie już dokumentację, sprawdzimy, co można wykorzystać. Przygotujemy brakujące materiały i poprawimy te, które nie odpowiadają obecnej działalności firmy.

W zależności od ustalonego zakresu będą to:

• ocena ryzyka działalności firmy,
• procedura wewnętrzna AML,
• formularze do zebrania informacji i oceny klienta,
• instrukcje dokumentowania czynności oraz zgłaszania wątpliwości.

Zadbamy o to, żeby pracownik wiedział, po który dokument sięgnąć i jak go uzupełnić.

Procedura może wyglądać dobrze, dopóki nie spróbujecie obsłużyć według niej konkretnego klienta. Dlatego omówimy ją z osobami, które będą z niej korzystać.

Przejdziemy przez kolejne czynności i sprawdzimy:

• czy pracownicy mają informacje potrzebne do oceny klienta,
• czy wiedzą, gdzie zapisać wyniki sprawdzenia,
• komu przekazują sprawę, gdy potrzebna jest decyzja,
• czy formularze nie wymagają wpisywania tych samych danych kilka razy.

Jeśli któryś krok budzi wątpliwości, dopracujemy instrukcję lub formularz.

Ustalimy, co trzeba zrobić przed uruchomieniem nowych zasad i kto zajmie się poszczególnymi zadaniami.

Pomożemy Wam:

• wyjaśnić pracownikom, co się zmienia i jak mają postępować,
• zastosować nowe zasady przy pierwszych sprawach,
• rozstrzygnąć wątpliwości zespołu,
• dopracować instrukcje, jeśli okażą się niejasne podczas pracy.

Pracownicy pytają, jakich dokumentów wymagać od klienta i komu przekazać sprawę, gdy coś się nie zgadza. To do Was wracają tematy, których nikt nie potrafi rozstrzygnąć. Pomożemy ustalić kolejność czynności, podzielić zadania i przygotować instrukcje, do których zespół może sięgnąć podczas obsługi klienta.

Macie przygotować lub poprawić zasady AML, ale potrzebujecie do tego informacji od zespołu i decyzji zarządu. Pomożemy przejrzeć dokumentację, wskazać braki i przygotować zmiany. Ustalimy też, które sprawy możecie prowadzić samodzielnie, a przy których potrzebny jest udział innych osób.

Macie zatwierdzić procedury i powierzyć komuś prowadzenie AML. Chcecie wiedzieć, jakie obowiązki zostają po Waszej stronie i jak sprawdzać, czy przyjęte zasady są stosowane. Wyjaśnimy podział odpowiedzialności i ustalimy, o czym zespół powinien Was informować, żebyście mogli reagować na konkretne problemy.