Contact

Umowy bez wąskich gardeł. Proces, który przyspiesza biznes zamiast go zatrzymywać.

Projektujemy uporządkowany, powtarzalny system obsługi umów – od tworzenia i akceptacji, przez negocjacje, aż po archiwizację i bieżące zarządzanie. Pomagamy skrócić czas obiegu dokumentów, ograniczyć ręczne działania i zmniejszyć ryzyko błędów, zanim automatyzacja trafi do narzędzia.

Porozmawiajmy o usprawnieniu obsługi umów

Umowy rosną razem z biznesem. Chaos też.

Gdy firma skaluje sprzedaż, zakupy lub operacje, liczba umów zaczyna rosnąć szybciej niż zdolność organizacji do ich sprawnej obsługi. Dokumenty krążą między działami, decyzje trafiają za wysoko, wersje się rozjeżdżają, a dział prawny zaczyna być postrzegany jako hamulec zamiast wsparcia.

„Największym problemem nie jest sama liczba umów. Problemem jest brak jasnego systemu: kto przygotowuje dokument, kto akceptuje ryzyko, kiedy angażujemy prawnika i co można zrobić automatycznie."

Automatyzacja obsługi umów zaczyna się przed wyborem technologii. Najpierw trzeba uprościć proces, ustalić odpowiedzialności, ujednolicić wzory i zaprojektować logikę decyzji. Dopiero wtedy narzędzie CLM, workflow, CRM lub ERP może realnie przyspieszać pracę, a nie przenosić chaos do systemu.

Mateusz Sawaryn

Managing Partner Counsel

Najczęstsze problemy / wyzwania

Najczęstsze problemy, które rozwiązujemy

Umowy „utykają" między działami Brakuje jasnych ścieżek akceptacji, odpowiedzialności i terminów. Sprzedaż czeka na prawników, prawnicy czekają na biznes, a zarząd dostaje do decyzji sprawy, które powinny być rozstrzygane niżej.

Projektujemy docelowy obieg umów: kto inicjuje dokument, kto go sprawdza, kto akceptuje odstępstwa i kiedy sprawa wymaga eskalacji.

Korzyść biznesowa: krótszy czas przejścia od draftu do podpisu.

Ryzyko braku działania: opóźnienia w sprzedaży, frustracja zespołów i utrata kontroli nad procesem.

Każda umowa powstaje od nowa Powtarzalne kontrakty są tworzone ręcznie, na bazie starych plików lub przypadkowych wersji. To wydłuża pracę i zwiększa ryzyko niespójnych zapisów.

Standaryzujemy wzory, klauzule i warianty zapisów. Tworzymy strukturę, która pozwala generować dokumenty szybciej i bez każdorazowego zaczynania od pustej strony.

Korzyść biznesowa: mniej pracy ręcznej i większa spójność dokumentów.

Ryzyko braku działania: rosnąca liczba błędów, niespójności i wyjątków trudnych do zarządzenia.

Zarząd zatwierdza zbyt wiele standardowych spraw Decyzje kontraktowe trafiają na poziom zarządu, nawet gdy dotyczą powtarzalnych, niskiego lub umiarkowanego ryzyka tematów. To spowalnia organizację i zabiera czas na decyzje strategiczne.

Tworzymy matrycę decyzyjną: kto podejmuje decyzję, przy jakim poziomie ryzyka, wartości kontraktu, typie odstępstwa lub rodzaju umowy.

Korzyść biznesowa: zarząd odzyskuje czas, a zespoły wiedzą, kiedy mogą działać samodzielnie.

Ryzyko braku działania: przeciążenie decyzyjne i dalsze blokowanie operacyjnych tematów na najwyższym szczeblu.

Różne działy pracują na różnych zasadach Sprzedaż, zakupy, operacje i administracja korzystają z innych wzorów, ścieżek i ustaleń. W praktyce firma nie ma jednego standardu kontraktowego.

Porządkujemy zasady pracy z umowami w całej organizacji: wzory, klauzule, checklisty, odpowiedzialności i reguły użycia dokumentów.

Korzyść biznesowa: jeden standard, łatwiejsza kontrola i mniej sporów między działami.

Ryzyko braku działania: niespójność zapisów, większe ryzyko prawne i trudniejsze zarządzanie dokumentacją.

Narzędzie IT ma rozwiązać problem, którego procesowo nikt nie uporządkował Organizacja wdraża lub planuje wdrożyć CLM, workflow, CRM albo ERP, ale nie ma jeszcze jasnej logiki pracy z umowami. W efekcie system może tylko przyspieszyć nieuporządkowany proces.

Przygotowujemy założenia prawne i operacyjne do automatyzacji: pola zmienne, ścieżki akceptacji, typy dokumentów, statusy, checklisty i reguły eskalacji.

Korzyść biznesowa: technologia dostaje jasny model działania, a nie zbiór wyjątków.

Ryzyko braku działania: kosztowne wdrożenie, które nie usuwa wąskich gardeł.

Wzrost liczby umów oznacza wzrost kosztów i chaosu Każdy kolejny kontrakt wymaga podobnego nakładu pracy. Bez standaryzacji organizacja skaluje liczbę dokumentów razem z liczbą błędów, pytań i ręcznych akceptacji.

Projektujemy proces, który pozwala obsługiwać większą liczbę umów bez proporcjonalnego zwiększania zespołu prawnego lub operacyjnego.

Korzyść biznesowa: skalowanie sprzedaży i operacji bez przeciążania organizacji.

Ryzyko braku działania: rosnące koszty obsługi, spadek tempa i utrata przewidywalności.

Nasze rozwiązanie

Co dokładnie dostajesz

Od ręcznego chaosu do przewidywalnego systemu obsługi umów

Automatyzacja obsługi umów to nie jest „wrzucenie dokumentów do narzędzia". To zaprojektowanie jasnego modelu pracy: co standaryzujemy, co automatyzujemy, gdzie potrzebna jest decyzja, a gdzie wystarczy reguła. Zakres usługi obejmuje audyt procesu, projekt docelowego obiegu, standaryzację dokumentów, matrycę decyzyjną i przygotowanie założeń do wdrożenia narzędzia.

Audyt procesu obsługi umów

  • analiza obecnego cyklu życia umowy,
  • identyfikacja wąskich gardeł,
  • przegląd ról, odpowiedzialności i punktów decyzyjnych,
  • wskazanie obszarów do standaryzacji i automatyzacji.

Mapa obecnego procesu z listą ryzyk, opóźnień i miejsc wymagających uporządkowania.

Projekt docelowego obiegu umów

  • zaprojektowanie prostszej ścieżki tworzenia, akceptacji i obiegu dokumentów,
  • określenie statusów, etapów i odpowiedzialności,
  • ustalenie zasad eskalacji,
  • dopasowanie procesu do realnej pracy sprzedaży, zakupów, operacji i działu prawnego.

Docelowy model procesu obsługi umów gotowy do wdrożenia operacyjnego lub technologicznego.

Standaryzacja wzorów, klauzul i wariantów zapisów

  • uporządkowanie wzorów umów,
  • przygotowanie standardowych klauzul,
  • określenie dopuszczalnych wariantów zapisów,
  • ustalenie, kiedy stosować konkretny dokument lub wariant.

Biblioteka wzorów, klauzul i wariantów zapisów, która ogranicza ręczne tworzenie dokumentów od zera.

Logika automatyzacji: pola, checklisty, decyzje

  • wskazanie pól zmiennych,
  • przygotowanie checklist dla użytkowników,
  • reguł generowania dokumentów,
  • określenie danych potrzebnych do przygotowania umowy.

Logika działania procesu, którą można przełożyć na formularze, workflow lub system CLM.

Matryca decyzyjna i poziomy akceptacji

  • określenie, kto podejmuje decyzje w zależności od typu umowy,
  • zdefiniowanie progów wartości, ryzyka i odstępstw,
  • ustalenie, kiedy angażowany jest dział prawny, zarząd lub właściciel biznesowy,
  • ograniczenie niepotrzebnych eskalacji.

Matryca decyzyjna, która porządkuje odpowiedzialność i odciąża zarząd z powtarzalnych decyzji.

Założenia prawne do wdrożenia narzędzia

  • przygotowanie wymagań prawno-operacyjnych dla CLM, workflow, CRM lub ERP,
  • procesów i reguł dla zespołu wdrożeniowego,
  • wsparcie przy konfiguracji ścieżek akceptacji,
  • weryfikacja, czy narzędzie odzwierciedla uzgodniony proces.

Specyfikacja założeń prawnych i procesowych, która ułatwia skuteczne wdrożenie technologii.

Dla kogo jest ta usługa

Dla kogo jest ta usługa

Dla organizacji, w których umowy stały się operacyjnym wąskim gardłem

Head of Sales / Dyrektor Sprzedaży

gdy proces prawny spowalnia zamykanie transakcji, a zespół potrzebuje szybszego i bardziej przewidywalnego obiegu umów.

General Counsel / Dyrektor Prawny

gdy dział prawny chce ograniczyć powtarzalną pracę, ujednolicić standardy i mieć większą kontrolę nad ryzykiem kontraktowym.

Dowód społeczny

Jak wygląda wartość tej usługi w praktyce

Etapy pracy

Jak wygląda współpraca