Kontakt

którą procedurę uruchomić? sygnaliści, antymobbing i dyskryminacja

Sprawdzimy, jak przyjmujecie zgłoszenia sygnalistów oraz skargi na mobbing i dyskryminację. Ustalimy z Wami, kto może poznać treść zgłoszenia, jak wybrać właściwą procedurę i komu powierzyć wyjaśnienie sprawy.

sprawdź swoje procedury

zanim przekażecie wiadomość dalej

Pracownica tytułuje mail „Konflikt w zespole”. Pisze, że od powrotu z urlopu macierzyńskiego przełożony pomija ją przy awansach. Osoba, która odbierze tę wiadomość, powinna wiedzieć, komu powierzyć ocenę możliwej dyskryminacji, nawet jeśli to słowo w skardze nie pada.

Krzysztof Macionczyk

Partner

Najczęstsze wyzwania

co trzeba rozstrzygnąć po przyjęciu zgłoszenia?

Pracownik prosi, żeby jego nazwisko zostało między Wami, a do wyjaśnienia sprawy potrzebujecie relacji świadków. Kto przeprowadzi rozmowy i ile może powiedzieć o treści skargi? Pomożemy Wam ustalić zasady, do których zespół może sięgnąć, zanim zaprosi pierwszą osobę na rozmowę.

jedna wiadomość opisuje dwie sprawy Pracownik pisze o ujawnieniu danych osobowych klientów. W tej samej wiadomości opisuje, jak przełożony poniża go na zebraniach.

ustalimy, jak rozpoznać właściwy tryb

Porównamy procedurę zgłoszeń wewnętrznych z Waszymi zasadami antymobbingowymi. Wpiszemy do nich, kto ocenia każdy wątek i jak przekazuje go do wyjaśnienia, gdy obie sprawy wymagają działania.
cały dział widzi treść zgłoszenia Powiadomienie z formularza trafia na wspólną skrzynkę HR. Nazwiska mogą przeczytać także osoby, które nie zajmują się sprawą.

określimy, kto potrzebuje dostępu

Sprawdzimy, kto otrzymuje powiadomienia i kto może otworzyć akta sprawy. Wskażemy, gdzie ograniczyć dostęp, i przygotujemy wzory upoważnień dla osób, które mają pracować z tymi informacjami.
skarga dotyczy szefowej HR Zgodnie z procedurą to ona wyznacza osobę prowadzącą postępowanie. Tym razem miałaby zdecydować we własnej sprawie.

wskażemy, kto może ją zastąpić

Sprawdzimy podział uprawnień w Waszej firmie. W procedurze zapiszemy, kto może powierzyć sprawę bezstronnej osobie i kiedy potrzebna jest decyzja zarządu.
świadkowie różnie opisują to samo spotkanie Po rozmowach macie dwie sprzeczne relacje. Z notatek trudno odtworzyć, co świadek widział osobiście, a co zna z opowieści.

przygotujemy zasady dokumentowania rozmów

Przejrzymy sposób, w jaki dziś zapisujecie ustalenia. Dostaniecie wzór notatki, w której prowadzący odnotuje źródło informacji i wskaże rozbieżności wymagające sprawdzenia.
po zgłoszeniu pracownica traci dyżury Kierownik wyjaśnia, że zmieniły się potrzeby zespołu. Pracownica podejrzewa, że nowy grafik ma związek z jej wcześniejszym zgłoszeniem. Do HR wraca sprawa, którą zespół uznał już za zamkniętą.

pomożemy ocenić podejrzenie odwetu

Przejrzymy chronologię zdarzeń i uzasadnienie zmiany grafiku. Wskażemy, co jeszcze trzeba wyjaśnić, żebyście mogli ocenić przyczynę tej decyzji i udokumentować ustalenia.
ryzyko eskalacji zewnętrznej Jeżeli system wewnętrzny nie budzi zaufania, zgłaszający może zgłosić swój problem do organów ścigania, mediów, inwestora, kontrahenta albo opinii publicznej.

wesprzemy was przy wrażliwych sprawach

Gdy zgłoszenie dotyczy menedżera, zarządu, mobbingu, odwetu, poufności lub ryzyka eskalacji, chętnie pomożemy.

Nasze rozwiązanie

co przygotujemy dla osób obsługujących zgłoszenia?

Jeśli przy każdej skardze HR od nowa ustala, kto poprowadzi rozmowy i kto odpowie pracownikowi, zaczniemy od podziału zadań. Zapiszemy te ustalenia w Waszych procedurach i przygotujemy wzory, po które zespół sięgnie przy konkretnej sprawie, choćby notatkę z rozmowy ze świadkiem czy odpowiedź dla osoby zgłaszającej.

audyt obecnych zasad

Sprawdzimy, czy Wasze procedury odpowiadają temu, jak faktycznie obsługujecie zgłoszenia.

  • Porównamy obowiązujące dokumenty i stosowane praktyki.

  • Sprawdzimy podział obowiązków, terminy i dostęp do informacji.

  • Wskażemy sprzeczne zapisy oraz brakujące rozwiązania.

  • raport z audytu
  • lista zmian

procedury zgłoszeń wewnętrznych

Przygotujemy lub poprawimy procedurę, z której będzie jasno wynikać:

  • Jak przyjąć i zarejestrować zgłoszenie.

  • Kto i w jakim terminie powinien podjąć działania.

  • Jak przekazać informację o wyniku sprawy.

  • procedura zgłoszeń
  • schemat postępowania

podział odpowiedzialności

Zdarza się, że osoba wskazana w procedurze sama jest objęta skargą. Ustalimy zasady również na takie sytuacje.

  • Wskażemy osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy.

  • Określimy, kto przejmuje sprawę w razie konfliktu interesów.

  • Ustalimy, kiedy decyzję powinien podjąć zarząd.

  • mapa odpowiedzialności
  • zasady zastępstw

postępowania wyjaśniające

Ustalimy, jak prowadzić sprawę, gdy trzeba wysłuchać kilku osób i zweryfikować sprzeczne informacje.

  • Przygotujemy zasady prowadzenia rozmów ze świadkami.

  • Określimy sposób zbierania i oceny materiałów.

  • Ustalimy, jak dokumentować wnioski i zakończyć postępowanie.

  • instrukcja postępowania
  • wzór raportu

dokumentacja i poufność

Sprawdzimy, kto może poznać treść zgłoszenia i jak zabezpieczyć informacje o osobach uczestniczących w sprawie.

  • Ograniczymy dostęp do dokumentów do upoważnionych osób.

  • Przygotujemy wzory notatek, rejestrów i upoważnień.

  • Ustalimy zasady kontaktu ze zgłaszającym i pozostałymi osobami.

  • wzory dokumentów
  • upoważnienia
  • komunikacja

połączenie procedur HR i compliance

Jedno zgłoszenie może dotyczyć kilku naruszeń. Ustalimy, jak rozdzielić poszczególne wątki, nie pomijając żadnego z nich.

  • Porównamy procedury sygnalistów i zasady antymobbingowe.

  • Określimy, jak kwalifikować zgłoszenia obejmujące kilka spraw.

  • Ustalimy, kto odpowiada za przekazanie każdego wątku do wyjaśnienia.

  • zasady kwalifikacji
  • spójne procedury

szkolenia i bieżące wsparcie

Sama procedura nie odpowie na wszystkie pytania, które pojawią się podczas trudnej sprawy.

  • Przećwiczymy z zespołem przykładowe zgłoszenia.

  • Omówimy najczęstsze błędy przy prowadzeniu postępowań.

  • Wesprzemy Was przy sprawach dotyczących m.in. mobbingu, odwetu lub członków kadry zarządzającej.

  • szkolenia
  • analiza przypadków
  • wsparcie prawne

Dla kogo jest ta usługa

kto odpowiada za obsługę zgłoszeń w firmie?

Skarga pracownika może trafić do HR, działu prawnego albo bezpośrednio do zarządu. Każda z tych osób ma inną rolę w jej rozpatrywaniu. Pomożemy ustalić odpowiedzialności i przygotować zasady, które ułatwią im współpracę.

HR

Gdy do HR trafia skarga na przełożonego, trzeba zdecydować, kto poprowadzi rozmowy, jakie informacje zebrać i jak zadbać o bezpieczeństwo zaangażowanych osób. Pomożemy uporządkować te działania.

  • skargi pracownicze
  • postępowania wyjaśniające
  • antymobbing

counsel | compliance officer

Jedna sprawa może podlegać kilku procedurom. Pomożemy ustalić właściwy tryb postępowania, sprawdzić wymagane terminy i ograniczyć ryzyko błędów prawnych.

  • compliance
  • ochrona sygnalistów
  • zgodność procedur

CEO

Zarząd nie musi prowadzić każdego postępowania, ale powinien wiedzieć, kiedy sprawa wymaga jego decyzji. Ustalimy zasady przekazywania informacji i angażowania osób zarządzających.

  • ryzyko prawne
  • odpowiedzialność zarządu
  • eskalacja zgłoszeń

Etapy pracy

jak wygląda współpraca

Nie zaczynamy od pisania kolejnej procedury. Najpierw sprawdzamy, co już działa w Waszej firmie, gdzie pojawiają się wątpliwości i jakich dokumentów rzeczywiście potrzebujecie. Dopiero na tej podstawie ustalamy zakres zmian.

sprawdzamy

Przeglądamy procedury, kanały zgłoszeń i podział obowiązków. Wskazujemy luki, sprzeczne zapisy i sytuacje, na które firma nie jest przygotowana.

przygotowujemy

Aktualizujemy procedury, ustalamy odpowiedzialności i opracowujemy wzory dokumentów potrzebnych do obsługi zgłoszeń.

wdrażamy

Omawiamy nowe zasady z osobami odpowiedzialnymi za zgłoszenia. Na konkretnych przykładach pokazujemy, jak przyjąć skargę i poprowadzić sprawę.

wspieramy

Pomagamy w trudnych postępowaniach, wyjaśniamy wątpliwości i aktualizujemy procedury, gdy zmieniają się przepisy lub potrzeby organizacji.

Napisz do nas

nie wiesz, od czego zacząć?

Opisz nam, jak dziś obsługujecie zgłoszenia lub z jaką sprawą się mierzycie. Sprawdzimy, w czym możemy Wam pomóc i jakie działania warto podjąć.

Twoją wiadomość czyta

Natalia Jabcoń

Wróci do Ciebie z pytaniami uzupełniającymi albo propozycją kolejnego kroku.

Szybka odpowiedź

Zazwyczaj odpowiadamy w ciągu dwóch godzin w dni robocze.

    Wysyłając formularz, potwierdzasz, że podane dane osobowe będą przetwarzane przez Kancelarię Prawną Sawaryn i Partnerzy sp.k. w celu obsługi zapytania i kontaktu w jego sprawie. Szczegóły znajdziesz w Polityce prywatności. Zasady korzystania z serwisu określa Regulamin.