korzystajcie z AI odważniej ale nie bez zasad

Lista wykupionych narzędzi mówi tylko część historii. To samo narzędzie może jednej osobie pomagać w redakcji tekstu, a innej w analizowaniu dokumentów klienta. Dlatego zapytamy zespoły, do czego używają AI i jakie informacje do niego wprowadzają.

• Zbierzemy informacje o obecnych zastosowaniach AI.
• Przyjrzymy się używanym narzędziom i ich dostawcom.
• Wskażemy, którymi rzeczami powinniście się zająć.

Czy każdy może założyć konto w nowym narzędziu? Co można na nim testować? Kiedy potrzebna jest zgoda? Takie decyzje trudno podejmować bez wiedzy o zadaniu, danych i samym narzędziu.

• Ustalimy, z czego pracownicy mogą korzystać samodzielnie.
• Określimy, jakie warunki trzeba spełnić przed użyciem narzędzia.
• Wskażemy zastosowania, których firma nie dopuszcza.
• Wyjaśnimy, dlaczego proponujemy takie granice.

Pracownik sięga do polityki, bo chce wiedzieć, czy może wykonać konkretne zadanie. Powinien znaleźć odpowiedź bez zastanawiania się, co autor dokumentu miał na myśli.

Przygotujemy politykę AI dopasowaną do Waszej firmy. Opiszemy w niej:

• zasady pracy z danymi,
• zasady korzystania z narzędzi,
• sposób sprawdzania wyników,
• sytuacje, z którymi Wasze zespoły faktycznie się spotykają.

Po przyjęciu polityki pojawi się kolejne narzędzie albo pomysł na automatyzację. Warto zawczasu ustalić, co zespół powinien wtedy zrobić.

Przygotujemy sposób zgłaszania i oceny nowych zastosowań. Ustalimy:

• jakie informacje trzeba zebrać,
• kto powinien je sprawdzić,
• gdzie zapisać decyzję,
• jak prowadzić rejestr systemów AI.

Nie każde pytanie o AI musi trafiać do zarządu. Nie każde rozstrzygnie też samo IT. Uzgodnimy:

• kto prowadzi temat,
• kiedy potrzebuje wsparcia innych osób,
• za jakie decyzje odpowiada poszczególne osoby lub zespoły.

Osobno opiszemy, co zrobić, gdy coś pójdzie nie tak, na przykład do narzędzia trafią poufne informacje. Pracownik będzie wiedział:

• komu zgłosić sprawę,
• jakie informacje przekazać,
• jakie działania podejmie osoba przyjmująca zgłoszenie.

Po wysłaniu polityki pracownicy mogą nadal pytać: „Czyli mogę tego używać czy nie?”. Przygotujemy Was na tę rozmowę.

• Omówimy zasady na przykładach z codziennej pracy.
• Wyjaśnimy ograniczenia AI.
• Pokażemy, jak sprawdzać wyniki.
• Wskażemy sytuacje wymagające konsultacji.
• Przygotujemy krótkie materiały, do których zespół będzie mógł wrócić.

Zmieni się narzędzie, pojawi się nowy zespół albo zastosowanie, którego wcześniej nie braliście pod uwagę. Polityka powinna uwzględniać te zmiany.

Ustalimy:

• kto odpowiada za aktualizację polityki,
• kiedy należy przeprowadzić jej przegląd,
• jakie zmiany wymagają wcześniejszej reakcji,
• jak rozwijać zasady wraz ze sposobem korzystania z AI.

Dostajesz pytanie „Sprawdźcie, czy możemy tego używać” i ktoś z zespołu podrzuca wam link do narzędzia. Żeby odpowiedzieć, trzeba jeszcze ustalić, kto będzie z niego korzystać, do czego i na jakich danych. Pomożemy zebrać te informacje i przygotować zasady, żeby przy następnym zgłoszeniu było już wiadomo, od czego zacząć.

Testy wypadły dobrze i zespół chce zacząć używać narzędzia w pracy. Do ustalenia zostało jednak kilka rzeczy: kto dostanie dostęp, jakie dane będzie można wprowadzać i kto sprawdzi wyniki. Przejdziemy z Wami przez te pytania i pomożemy ustalić warunki uruchomienia.

Dajecie zielone światło na AI, ale nie chcecie, żeby każde kolejne narzędzie wymagało spotkania z zarządem. Chcecie też wiedzieć, kiedy sprawa powinna do Was wrócić. Pomożemy ustalić, co zespoły mogą robić samodzielnie, kto za to odpowiada i które decyzje zostają po Waszej stronie.