Kontakt

więcej wymagań niekoniecznie więcej procedur

Wiecie, że dotyczą Was regulacje, standardy branżowe albo wymagania kontrahentów. Trudniej ustalić, które z nich są prawnym obowiązkiem, które wynikają z oczekiwań rynku, a które można odłożyć. Możemy zrobić to za Was.

Sprawdźmy, czy spełniacie wytyczne branżowe

zanim zaczniecie poprawiać wszystko

Kontrahent albo audytor pyta o coś, co brzmi prosto, a firma nagle zwołuje trzy spotkania, żeby ustalić, jak jest. Compliance wie swoje, IT swoje, operacje swoje i okazuje się, że tak naprawdę działacie jak trzy różne firmy, a nie jedna. Ale to nie oznacza jeszcze, że musicie poprawiać wszystkie dokumenty.

Lepiej się spokojnie zastanowić co wynika z prawa, co z umowy, co ze standardu branżowego, a co jest oczekiwaniem klienta.

Dopiero wtedy można zdecydować co trzeba poprawić, co po prostu uporządkować, a co może poczekać.

Agnieszka Sowula-Nowakowska

Senior Associate

Najczęstsze wyzwania

odpowiedź wymaga sprawdzenia

Regulacje, standardy i umowy rzadko układają się w prostą listę zadań. Część punktów trzeba wdrożyć. Część wyjaśnić. Część można zostawić na później. Najtrudniejsze jest ustalenie, co naprawdę wymaga waszego działania.

„Czy naprawdę musimy spełnić każdy punkt?” Klient przesyła listę wymagań przed podpisaniem umowy. Część znacie, ale inne pojawiają się po raz pierwszy. Nie wiadomo, czy wynikają z przepisów, zasad klienta, czy ze standardu, którego wcześniej nie stosowaliście. Osoba prowadząca rozmowy pyta, czy możecie zaakceptować całość.

Sprawdzimy, które wymagania Was dotyczą

Przejdziemy przez listę od klienta i ustalimy, skąd wynikają poszczególne punkty. Wyjaśnimy, które są obowiązkiem prawnym, a które warunkiem współpracy lub oczekiwaniem klienta. Wskażemy też, o co warto dopytać przed zaakceptowaniem całości.
„Mamy procedurę. Tylko czy nadal aktualną?” Znajdujecie dokument, o który prosi audytor. Od jego przygotowania zmienił się system, część zadań przejął inny dział, a wskazana osoba już tu nie pracuje. Trzeba ustalić, czy wystarczy poprawić kilka zapisów, czy dokument opisuje sposób pracy, którego firma już nie stosuje.

Ustalimy, co trzeba zmienić w procedurze

Porównamy dokument z wymaganiami i informacjami od osób, które z niego korzystają. Sprawdzimy, gdzie wystarczy aktualizacja zapisów, a gdzie trzeba najpierw uzgodnić sposób postępowania. Przygotujemy listę poprawek, a jeśli zlecicie nam dalsze prace — zaktualizujemy procedurę.
„To którą wersję mamy podać klientowi?” Legal przygotowuje odpowiedź na podstawie procedury. Operacje zwracają uwagę, że zespół od dawna robi to inaczej. IT musi jeszcze sprawdzić swoją część. Termin odesłania ankiety się zbliża, a osoba zbierająca odpowiedzi nadal nie wie, co wpisać.

Pomożemy przygotować odpowiedź dla klienta

Zestawimy zapisy procedury z odpowiedziami poszczególnych działów. Wyjaśnimy rozbieżności i wskażemy, czego jeszcze brakuje do potwierdzenia danego punktu. Pomożemy sformułować odpowiedź, która odpowiada temu, jak firma rzeczywiście działa.
„Czy zdążymy przed podpisaniem umowy?” Warunki handlowe są uzgodnione, ale klient czeka jeszcze na dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań. Część możecie wysłać od razu, innych brakuje. Sprzedaż pyta o termin, a Wy musicie ustalić, co da się uzupełnić teraz i co trzeba omówić z klientem.

Ułożymy prace pod termin rozmów

Sprawdzimy, co możecie przesłać od razu, a co wymaga uzupełnienia przed podpisaniem umowy. Zaproponujemy kolejność prac i pomożemy przygotować brakujące dokumenty. Wskażemy też kwestie, które trzeba omówić z klientem, zanim potwierdzicie termin.

Nasze rozwiązania

Analiza to dopiero początek

Najpierw ustalimy, co naprawdę trzeba sprawdzić. Potem porównamy wymagania z dokumentami, deklaracjami i tym, jak działa firma. Na końcu dostaniecie materiał, który pomaga podjąć decyzję: co poprawić, co wyjaśnić, co przygotować i co można odłożyć.

Rozdzielimy wymagania

Wymagania mogą wynikać z kilku źródeł: od kontrahenta, z umowy, ze standardu branżowego, z regulacji albo z wewnętrznych procedur grupy.

 

Możemy:

  • przeanalizować checklistę, ankietę, umowę albo wymagania od kontrahenta,
  • rozdzielić obowiązki prawne, standardy branżowe i oczekiwania biznesowe,
  • wskazać, które wymagania trzeba spełnić, a które można doprecyzować,
  • przygotować krótkie wyjaśnienie dla zarządu, zespołu albo osoby prowadzącej temat.

 

Rezultatem etapu jest

  • matryca wymagań

Sprawdzimy dokumenty i deklaracje

Sama odpowiedź „mamy procedurę” często nie wystarczy. Trzeba zobaczyć, czy dokumenty rzeczywiście pokrywają wymagania i czy opisują aktualne praktyki w waszej firmie.

Możemy:

  • przejrzeć procedury, polityki, regulaminy, instrukcje i zapisy umowne,
  • porównać dokumenty z wymaganiami kontrahenta albo standardu branżowego,
  • sprawdzić, czy deklaracje firmy są spójne z dokumentami,
  • wskazać braki, niespójności i miejsca wymagające dopisania,
  • zaproponować poprawki do konkretnych zapisów,

 

Rezultatem etapu jest

  • lista braków i poprawek

Ułożymy kolejność działań

Nie każde wymaganie wymaga natychmiastowej reakcji. Część rzeczy trzeba poprawić przed odpowiedzią do klienta, część przed audytem, a część można zaplanować później bez blokowania pracy.

Możemy:

  • ustalić, co trzeba zrobić przed rozmową z kontrahentem, przetargiem, audytem albo decyzją zarządu
  • podzielić działania na pilne, ważne i możliwe do zaplanowania później
  • wskazać, które zmiany dotyczą dokumentów, a które procesu lub zespołu
  • przygotować rekomendację dla osób decyzyjnych
  • pomóc ograniczyć temat do pierwszego, wykonalnego etapu

 

Rezultat etapu to

  • mapa działań

Przygotujemy dokumenty i procedury

Jeśli po przeglądzie okaże się, że same rekomendacje nie wystarczą, możemy przejść dalej i przygotować materiały, których potrzebujecie do audytu, przetargu, współpracy z kontrahentem albo pracy zespołu.

Możemy:

  • napisać brakujące procedury, polityki, regulaminy albo instrukcje
  • poprawić dokumenty, które są nieaktualne, zbyt ogólne albo niespójne z praktyką firmy
  • przygotować wzory zapisów do umów, załączników, formularzy albo odpowiedzi dla kontrahenta
  • opracować checklisty dla zespołu, żeby wymagania dało się stosować w codziennej pracy
  • przygotować komunikację wewnętrzną, która wyjaśnia, co się zmienia, kto za co odpowiada i jak korzystać z nowych dokumentów

 

Rezultaty tego etapu to m.in.

  • procedury
  • polityki
  • wzory zapisów
  • checklisty

Chcesz z nami współpracować?

Sprawdźmy, czy spełniacie wymagania branżowe

Dla kogo jest ta usługa

Dla firm, które muszą zarządzać standardami branżowymi

Wymagania branżowe rzadko trafiają tylko do jednej osoby, raczej do kilku działów jednocześnie. Czasem zaczynają się od checklisty kontrahenta, czasem od audytu, przetargu, nowej umowy albo pytania zarządu: „czy my w ogóle spełniamy te wymagania?”. Pomożemy niezależnie od Twojej roli w Zespole.

Compliance

Gdy przytłacza Cię ilość regulacji, standardów branżowych, umów, ankiet i procedur grupowych. Sprawdzimy je wszystkie za Ciebie. 

  • wymagania
  • procedury
  • audyt

Legal | in-house

Gdy zarząd potrzebuje odpowiedzi, ale temat nie daje się zamknąć prostym „spełniamy” albo „nie spełniamy”. Przejrzymy dokumenty, zapisy umowne i deklaracje, żebyście mogli odpowiedzieć kontrahentowi albo zarządowi bez nadmiernych obietnic i odwlekania terminów rozmowy.

  • umowy
  • deklaracje
  • rekomendacje

Operations | COO

Gdy wymagania zaczynają wpływać na płynność działania firmy. Kto za co odpowiada? Jakie dokumenty są w obiegu ? Co wie zespół? Co trzeba będzie pokazać przy audycie?

  • proces
  • zespół
  • wdrożenie

Zarząd | CEO

Gdy musicie podjąć decyzję. Czy trzeba uruchomić większy projekt? Poprawić dokumenty? Przygotować firmę do audytu? Może zmienić sposób pracy? Przygotujemy krótką rekomendację, która pokaże, co wymaga działania teraz, co można zaplanować później i gdzie potrzebna jest decyzja zarządu.

  • decyzja
  • priorytety
  • odpowiedzialność

Widzisz tu siebie?

Napisz do nas, pomożemy

Etapy pracy

Prosty proces, który porządkuje wymagania i prowadzi do decyzji

Projekt prowadzimy tak, aby szybko oddzielić to, co krytyczne, od tego, co można wdrożyć etapowo. Firma dostaje jasny zakres, konkretne rekomendacje i praktyczne materiały do dalszego działania.

Analizujemy

Ustalamy, czym zajmuje się firma, w jakim modelu działa, jakie obszary obejmują wytyczne i jaki jest nasz cel.

Mapujemy

Właściwe wytyczne, standardy i oczekiwania sektorowe porównujemy z waszymi materiałami.

Rekomendujemy

Priorytetyzujemy działania według ryzyka, wpływu na biznes, kosztu wdrożenia i pilności.

Wdrażamy

Aktualizujemy dokumentację, procedury, instrukcje i zasady odpowiedzialności. Pomagamy w komunikacji z zespołem.

Podoba Ci się nasze podejście do pracy?

Porozmawiajmy o zgodności Twojej firmy

Napisz do nas

Sprawdźmy, co Was dotyczy

Zanim odpowiecie kontrahentowi, podpiszecie umowę, przejdziecie audyt albo uruchomicie większy projekt, sprawdźmy, czy jesteście na to gotowi. Na początek wystarczy krótki opis.

Twoją wiadomość czyta

Natalia Jabcoń

Wróci do Ciebie z pytaniami uzupełniającymi albo propozycją kolejnego kroku.

Szybka odpowiedź

Zazwyczaj odpowiadamy w ciągu dwóch godzin w dni robocze.

    Wysyłając formularz, potwierdzasz, że podane dane osobowe będą przetwarzane przez Kancelarię Prawną Sawaryn i Partnerzy sp.k. w celu obsługi zapytania i kontaktu w jego sprawie. Szczegóły znajdziesz w Polityce prywatności. Zasady korzystania z serwisu określa Regulamin.