lipiec 2026
Instytucja publiczna wydaje grę. Kiedy nie wolno skracać drogi trybem z wolnej ręki
9 minut
„Mamy wszystkie prawa do tej gry, więc żaden inny wydawca nie może jej wydać — udzielimy zamówienia z wolnej ręki.” To zdanie brzmi logicznie. I jest dokładnie odwrotne do prawdy. Skoro masz prawa autorskie, możesz licencjonować grę dowolnemu wydawcy na rynku. Jedynego wykonawcy nie ma — a to oznacza, że przesłanka trybu szczególnego odpada.
Jeśli prowadzisz projekt wydania gry w instytucji kultury, muzeum, samorządowej jednostce lub innym podmiocie publicznym, prędzej czy później usłyszysz pytanie: „czy da się szybciej?”. Odpowiedź brzmi: da się — ale nie przez omijanie postępowania. Szybciej znaczy: ustawić kolejność prac tak, żeby postępowanie nie wysadziło harmonogramu premiery.
W tym artykule pokażę, dlaczego dwie najczęściej przywoływane przesłanki trybu szczególnego nie mają zastosowania do wydania gry, jakie ryzyka wiążą się z ich bezpodstawnym użyciem i jak ułożyć proces od analizy platform po ogłoszenie postępowania. Na końcu znajdziesz listę kontrolną — 9 pytań przed ogłoszeniem i 7 rozstrzygnięć, które musi zawierać umowa wydawnicza na grę.
Podstawowe pojęcia, które warto znać
Zanim przejdziemy do meritum, kilka terminów, które pojawią się w tekście:
| Pojęcie | Znaczenie |
|---|---|
| Próg stosowania Pzp | Od 1 stycznia 2026 r. wynosi 170 000 zł netto. Poniżej tego progu nie stosujesz ustawy Prawo zamówień publicznych, ale stosujesz regulamin wewnętrzny i zasady z ustawy o finansach publicznych (UZP – podwyższenie progu) |
| Regulamin wewnętrzny | Dokument zamawiającego określający tryby i zasady udzielania zamówień poniżej progu Pzp. Jego przesłanki interpretuje się tak samo ściśle jak przepisy ustawowe |
| Tryb z wolnej ręki | Tryb, w którym zamawiający negocjuje z jednym, wybranym wykonawcą bez ogłoszenia. Wymaga spełnienia ściśle określonych przesłanek |
| Umowa wydawnicza (publishing deal) | Umowa między twórcą (deweloperem) gry a wydawcą, regulująca zasady dystrybucji, podziału wpływów, marketingu i odpowiedzialności |
| OPZ | Opis przedmiotu zamówienia — dokument określający, co zamawiający chce kupić i na jakich warunkach |
| Recoupment | Mechanizm, w którym wydawca najpierw odzyskuje poniesione koszty (np. marketing, certyfikacja) z wpływów ze sprzedaży, zanim zacznie dzielić się zyskiem z deweloperem |
Dlaczego zamówienie poniżej progu nie oznacza dowolności
Wartość zamówienia poniżej 170 000 zł netto nie zwalnia z obowiązku stosowania reguł. Zmienia się tylko źródło tych reguł — zamiast ustawy Pzp stosujesz:
- Art. 44 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych — celowość, oszczędność, efektywność wydatku
- Regulamin wewnętrzny zamawiającego — z konkretnymi trybami, progami i przesłankami
- Zasady kontroli zarządczej — dokumentowanie decyzji i ich uzasadnień
Tryby szczególne w regulaminach wewnętrznych są zwykle kalką przesłanek zamówienia z wolnej ręki z art. 214 ust. 1 Pzp. Dlatego ich wykładnia musi być tak samo ścisła jak wykładnia przesłanek ustawowych. Wykładnia rozszerzająca jest niedopuszczalna.
Co to oznacza dla Twojego projektu? Nawet jeśli zamówienie na wydanie gry mieści się poniżej progu — musisz wskazać konkretną jednostkę redakcyjną regulaminu (paragraf, ustęp, punkt), która uzasadnia wybrany tryb. I ta przesłanka musi pasować do stanu faktycznego.
Dwie przesłanki, które nie działają przy wydaniu gry
Przesłanka „dostaw dodatkowych” — gra to nie instalacja
Regulaminy wewnętrzne często zawierają przesłankę wzorowaną na „dostawach dodatkowych” — częściowej wymianie dostarczonych produktów lub instalacji, zwiększeniu bieżących dostaw albo rozbudowie istniejących instalacji.
Problem: gra komputerowa jest dobrem niematerialnym. Nie jest produktem podlegającym wymianie ani instalacją podlegającą rozbudowie. Wydanie gry na platformie dystrybucji cyfrowej to usługa — nie dostawa.
Nawet jeśli Twój regulamin nie używa dosłownie słowa „instalacja”, sprawdź, czy przesłanka odnosi się do dóbr materialnych. Jeśli tak — nie obejmuje gry, aplikacji ani innego produktu cyfrowego.
Przesłanka „jedynego wykonawcy” — Twoje prawa IP to argument przeciwko, nie za
To najczęstszy błąd rozumowania. Wygląda tak:
„Mamy wyłączne prawa do gry → nikt inny nie może jej wydać → jest tylko jeden możliwy wykonawca → możemy udzielić zamówienia z wolnej ręki.”
Art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a Pzp wymaga łącznego spełnienia czterech warunków:
- Istnieje jeden wykonawca na rynku
- Przyczyny są techniczne i obiektywne (nieprzezwyciężalne)
- Brak rozsądnego rozwiązania alternatywnego
- Zamawiający nie zawęził celowo parametrów zamówienia
Orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej potwierdza tę interpretację. W sprawie KIO 3296/21 Izba wskazała, że niemożliwość musi być nieprzezwyciężalna, a nie jedynie utrudniona. Z kolei w KIO 2493/22 potwierdzono, że wszystkie cztery przesłanki muszą być wykazane łącznie.
A teraz odwrócenie: skoro to Ty masz prawa autorskie do gry, możesz udzielić licencji wydawniczej dowolnemu wydawcy na rynku. Z definicji nie ma jednego możliwego wykonawcy. Wyłączność praw po stronie zamawiającego jest argumentem przeciwko trybowi jedynego wykonawcy.
| Sytuacja | Czy tryb jedynego wykonawcy jest dopuszczalny? |
|---|---|
| Prawa do gry ma zewnętrzny podmiot i nie udziela licencji | Może być podstawa — wymaga analizy |
| Prawa do gry ma zamawiający | Nie — zamawiający może licencjonować dowolnemu wydawcy |
| Dotychczasowy wykonawca „najlepiej zna projekt” | Nie — przewaga informacyjna nie tworzy monopolu technicznego |
| Tylko jeden wydawca ma konto na wybranej platformie | Nie — konto można założyć, to nie przeszkoda nieprzezwyciężalna |
Dlaczego „pilna potrzeba” też nie zadziała
Art. 214 ust. 1 pkt 5 Pzp przewiduje tryb z wolnej ręki w przypadku wyjątkowej sytuacji, której zamawiający nie mógł przewidzieć i która wymaga natychmiastowego działania. Orzecznictwo KIO (m.in. KIO 591/19, KIO 1415/17) wskazuje, że musi chodzić o zdarzenie nadzwyczajne.
Planowana premiera gry, znany z wyprzedzeniem termin naboru dofinansowania ani zaplanowane targi branżowe nie spełniają przesłanki nieprzewidywalności. To zdarzenia, które zamawiający zna lub powinien znać z wyprzedzeniem.
Jeśli harmonogram się opóźnił — sprawdź, dlaczego. Opóźnienie wynikające z wewnętrznych decyzji organizacyjnych nie tworzy „wyjątkowej sytuacji” w rozumieniu przepisu.
Ryzyka bezpodstawnego zastosowania trybu szczególnego
Bezpodstawne zastosowanie trybu z wolnej ręki lub trybu szczególnego z regulaminu nie rodzi automatycznej sankcji. Ale ryzyka są realne:
| Rodzaj ryzyka | Opis | Dotkliwość |
|---|---|---|
| Dyscyplina finansów publicznych | Art. 17 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych — sankcje od upomnienia po zakaz pełnienia funkcji | Wysoka |
| Ustalenia kontrolne | Zalecenia pokontrolne organu nadzorującego, zawiadomienie rzecznika dyscypliny | Wysoka |
| Korekta finansowa | Przy projektach finansowanych z UE — zwrot części lub całości dofinansowania | Wysoka |
| Zakwestionowanie kwalifikowalności wydatku | Przy dotacjach MKiDN lub programach samorządowych | Średnia |
| Ryzyko reputacyjne | Publiczny spór o przejrzystość wydatkowania środków publicznych na projekt gry | Średnia |
Ryzyko rośnie, gdy brakuje dokumentacji rozeznania rynku, gdy odstąpiono od regulaminu bez podstawy lub gdy ograniczono konkurencję.
Właściwa kolejność prac — od analizy platform do ogłoszenia
Zamiast szukać sposobu na ominięcie postępowania, ustaw kolejność prac tak, żeby postępowanie nie blokowało premiery. Kolejność jest merytoryczna, nie organizacyjna — odwrócenie jej wymusza zmiany OPZ po otwarciu ofert.
Krok 1: zamknij listę platform dystrybucji
Zanim napiszesz choćby jedno zdanie OPZ, zdecyduj formalnie, na których platformach gra ma się ukazać: Steam, GOG, Epic Games Store, Google Play, App Store — lub inne.
Dlaczego to musi być przed OPZ? Bo wymogi każdej platformy przesądzają o treści umowy i opisu zamówienia.
Krok 2: przeanalizuj dokumentację platform
Dla każdej wybranej platformy sprawdź cztery zagadnienia:
- Kto publikuje na koncie dewelopera — zamawiający czy wydawca?
- Kto odpowiada za zgodność z politykami platformy — np. Google Play Developer Program Policies przewidują usunięcie aplikacji i zakończenie konta przy naruszeniach
- Czyje konto przyjmuje wpływy ze sprzedaży — to wpływa na model rozliczeń i obowiązki podatkowe
- Kto może wycofać tytuł ze sprzedaży — zamawiający powinien zachować tę kontrolę
Realny czas na tę analizę: około tygodnia.
Krok 3: przygotuj wzór umowy wydawniczej
Wzór umowy powstaje przed OPZ, nie po wyborze wykonawcy. Dzięki temu:
- OPZ odzwierciedla faktyczny zakres zamówienia
- Wykonawcy składają oferty w oparciu o znane warunki
- Nie trzeba negocjować umowy po rozstrzygnięciu — wystarczy doprecyzować szczegóły
Realny czas: około dwóch dni po zakończeniu analizy platform.
Krok 4: napisz opis przedmiotu zamówienia
OPZ musi być jednoznaczny i wyczerpujący (art. 99 ust. 1 Pzp) i nie może utrudniać uczciwej konkurencji (art. 99 ust. 4 Pzp). Przy usługach wydawniczych na grę oznacza to:
- Opisz zakres usług wydawcy (dystrybucja, marketing, wsparcie techniczne, lokalizacja)
- Wskaż platformy — ale nie ograniczaj nieproporcjonalnie (np. wymóg konta deweloperskiego jest dopuszczalny, jeśli jest funkcjonalnie niezbędny)
- Określ warunki udziału jako mierzalne minimum (np. „co najmniej 2 wydane tytuły na platformie X w ciągu ostatnich 3 lat”), a nie ogólne „portfolio”
- Dołącz wzór umowy jako załącznik
Krok 5: zarezerwuj czas zespołu technicznego
Termin składania ofert biegnie niezależnie od tego, czy zamawiający ma kto odpowiadać na pytania wykonawców. Pytania będą dotyczyć: silnika gry, buildów, wersji językowych, wymagań certyfikacyjnych platform, zakresu wsparcia po premierze.
Doradca prawny odpowie na część pytań. Reszta wymaga osób z zespołu technicznego — i ich czas musi być zarezerwowany imiennie w harmonogramie.
| Etap | Co robisz | Czas |
|---|---|---|
| Zamknięcie listy platform | Decyzja formalna kierownika | 1–2 dni |
| Analiza dokumentacji platform | 4 pytania na platformę | ~1 tydzień |
| Wzór umowy wydawniczej | Przygotowanie na bazie analizy | ~2 dni |
| OPZ | Opis zakresu, warunków, załączniki | 3–5 dni |
| Ogłoszenie postępowania | Publikacja w trybie regulaminowym | 1 dzień |
| Odpowiedzi na pytania wykonawców | Zespół techniczny + prawnik | Cały okres składania ofert |
7 rozstrzygnięć, które musi zawierać umowa wydawnicza na grę
Umowa wydawnicza to nie standardowy wzór — musi uwzględniać specyfikę platform, model rozliczeń i prawa zamawiającego jako właściciela IP.
| Nr | Rozstrzygnięcie | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|---|
| 1 | Zakres licencji — terytorialny i platformowy | Określa, gdzie i na jakich platformach wydawca może sprzedawać grę |
| 2 | Czas trwania i losy tytułu po zakończeniu umowy | Kto utrzymuje sprzedaż, kto odpowiada za wsparcie graczy, jak wygląda migracja |
| 3 | Podział wpływów i moment rozliczenia | Definicja „przychodu” (po jakich potrąceniach), zakres kosztów podlegających recoupmentowi, częstotliwość rozliczeń |
| 4 | Obowiązki marketingowe wydawcy | Zakres, budżet, mierzalne kryteria efektywności |
| 5 | Prawo zamawiającego do wycofania tytułu | Zamawiający powinien zachować kontrolę nad obecnością gry na platformach |
| 6 | Kontrola nad zmianami i aktualizacjami | Kto decyduje o patchach, DLC, zmianach cenowych |
| 7 | Prawo audytu rozliczeń | Dyrektywa (UE) 2019/790 przewiduje obowiązek corocznej informacji o przychodach — ale umowa powinna wprost regulować prawo kontroli ksiąg (Dyrektywa 2019/790) |
Przy projektach finansowanych ze środków publicznych dodaj jeszcze: obowiązki sprawozdawcze wydawcy wobec zamawiającego i zasady rozliczania wpływów jako przychodów instytucji (art. 28 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej — ISAP).
Lista kontrolna: 9 pytań przed ogłoszeniem postępowania
Zanim opublikujesz ogłoszenie, sprawdź:
- Komu przysługują prawa autorskie majątkowe do gry — i czy to jest ustalone na piśmie?
- Czy rozważany tryb ma podstawę w konkretnym punkcie regulaminu wewnętrznego — i czy ta przesłanka obejmuje dobra niematerialne?
- Czy lista platform dystrybucji jest zamknięta i zatwierdzona formalną decyzją?
- Czy dokumentacja każdej platformy została przeanalizowana pod kątem: podmiotu publikującego, zgodności z politykami, wpływów, prawa wycofania?
- Czy wzór umowy wydawniczej jest gotowy i dołączony do OPZ jako załącznik?
- Czy OPZ nie zawiera wymogów ograniczających konkurencję ponad miarę (np. nieproporcjonalnych warunków doświadczenia)?
- Czy zespół techniczny ma zarezerwowany czas na odpowiedzi na pytania wykonawców?
- Czy notatka do akt postępowania dokumentuje uzasadnienie wyboru trybu — z cytatem przesłanki i argumentacją?
- Czy harmonogram uwzględnia czas na ewentualne wyjaśnienia i zmiany OPZ przed terminem składania ofert?
Jeśli na którekolwiek pytanie odpowiedź brzmi „nie” — wróć do odpowiedniego kroku, zanim ogłosisz postępowanie.
Jak możemy Ci pomóc
Przygotowanie postępowania na wydanie gry przez podmiot publiczny wymaga połączenia trzech obszarów: prawa zamówień publicznych, prawa autorskiego i znajomości specyfiki platform dystrybucji cyfrowej. Rzadko te kompetencje spotykają się w jednym zespole wewnętrznym.
Wspieramy instytucje kultury, muzea i inne podmioty publiczne w trzech wariantach:
- Opinia o dopuszczalnym trybie i lista kontrolna — weryfikujemy podstawę prawną wybranego trybu, wskazujemy ryzyka i dostarczamy gotową checklistę przed ogłoszeniem
- Analiza platform i wzór umowy wydawniczej — przeanalizujemy dokumentację wybranych platform dystrybucji i przygotujemy wzór umowy jako załącznik do postępowania
- Pełna sekwencja — od analizy platform, przez OPZ, po wsparcie w odpowiedziach na pytania wykonawców i nadzór nad zgodnością postępowania z regulaminem
Łączymy doświadczenie w prawie IT, IP i umowach z kontekstem zamówień publicznych — dzięki czemu dokumentacja jest spójna od pierwszego dnia.
Jeśli planujesz wydanie gry lub innego produktu cyfrowego i chcesz uporządkować proces od strony prawnej — napisz do nas.
Wydanie gry przez podmiot publiczny — uporządkuj proces, zanim ogłosisz postępowanie
Tryb z wolnej ręki przy wydaniu gry to droga, która wygląda na krótszą, ale kończy się dłuższą. Własne prawa IP nie uzasadniają trybu jedynego wykonawcy — wręcz go wykluczają. Przesłanka pilności nie obejmuje planowanych premier. A opis przedmiotu zamówienia napisany bez analizy platform wymaga zmiany po otwarciu ofert.
Zamiast szukać wyjątków od zasady konkurencyjności, ustaw właściwą kolejność: platforma → umowa → OPZ → postępowanie. To chroni harmonogram premiery i ogranicza ryzyko zakwestionowania zamówienia przez kontrolę.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu postępowania na wydanie gry — napisz do nas.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zamówienie poniżej progu 170 000 zł naprawdę ktoś sprawdzi?
Tak. Zamówienia poniżej progu Pzp podlegają kontroli zarządczej, audytowi wewnętrznemu i kontroli organu nadzorującego (organizatora instytucji). Przy projektach finansowanych z dotacji lub środków UE dochodzi kontrola instytucji zarządzającej programem. Brak dokumentacji rozeznania rynku lub odstąpienie od regulaminu bez podstawy mogą skutkować zaleceniami pokontrolnymi, zawiadomieniem rzecznika dyscypliny finansów publicznych lub korektą finansową.
Mamy wyłączne prawa do gry — dlaczego nie możemy wybrać wydawcy bez postępowania?
Właśnie dlatego, że masz prawa, możesz udzielić licencji wydawniczej dowolnemu wydawcy na rynku. Przesłanka jedynego wykonawcy wymaga, żeby na rynku istniał tylko jeden podmiot zdolny do wykonania zamówienia z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Skoro możesz licencjonować grę wielu wydawcom — ta przesłanka odpada. Orzecznictwo KIO (KIO 3296/21, KIO 2493/22) potwierdza, że wszystkie warunki muszą być spełnione łącznie, a niemożliwość musi być nieprzezwyciężalna.
Ile dodatkowego czasu potrzebuję, jeśli najpierw analizuję platformy i piszę umowę?
Analiza dokumentacji platform to około tygodnia. Wzór umowy wydawniczej — około dwóch dni po zakończeniu analizy. OPZ na bazie gotowej umowy — 3–5 dni. Łącznie: około 2–2,5 tygodnia pracy doradczej przed ogłoszeniem. Koszt alternatywny błędu jest wyższy: zmiana OPZ po otwarciu ofert, unieważnienie postępowania, przesunięcie premiery.
Czy muszę zamknąć listę platform przed postępowaniem?
Tak. Wymogi platform przesądzają o treści umowy i OPZ — kto publikuje, kto odpowiada za zgodność z politykami, jak dzielone są wpływy, kto może wycofać tytuł. Jeśli dodasz platformę po ogłoszeniu, zmienisz zakres zamówienia — co może wymagać zmiany OPZ lub unieważnienia postępowania. Jeśli wydawca zaproponuje dodatkową platformę — możesz to przewidzieć w umowie jako opcję, ale podstawowy zakres musi być znany przed ogłoszeniem.
Co się stanie, gdy umowa z wydawcą się skończy — czy gra zniknie ze sklepów?
To zależy od treści umowy. Dlatego umowa wydawnicza musi wprost regulować losy tytułu po jej zakończeniu: kto utrzymuje sprzedaż, kto odpowiada za wsparcie graczy, jak wygląda migracja na konto zamawiającego. Jeśli tego nie uregulujesz — ryzykujesz, że gra zniknie z platform lub zostanie na koncie wydawcy bez Twojej kontroli.
Czy mogę wymagać w OPZ, żeby wydawca miał konta na konkretnych platformach?
Wymóg posiadania konta deweloperskiego jest dopuszczalny, jeśli jest funkcjonalnie niezbędny do wykonania zamówienia i nie może być zastąpiony kontem zamawiającego. Warunki udziału muszą być proporcjonalne (art. 112 ust. 1 Pzp) — wskaż mierzalne minimum doświadczenia zamiast ogólnego „portfolio”. Nieproporcjonalny wymóg może naruszyć zasadę równego traktowania.
