Umowy nie powinny spowalniać firmy
W rosnącej organizacji problemem rzadko jest sama treść jednej umowy. Problemem jest brak systemu: kto przygotowuje dokument, kto go akceptuje, kiedy angażować prawników, które zapisy można negocjować i gdzie znajduje się aktualna wersja.
„Dobrze zaprojektowany system umów nie dodaje firmie formalności. Zdejmuje z niej chaos, przyspiesza decyzje i daje kontrolę tam, gdzie naprawdę powstaje ryzyko.”
Gdy każdy dział działa po swojemu, umowy zaczynają krążyć między sprzedażą, zakupami, HR, działem prawnym i zarządem. Zespół traci tempo, decydenci stają się wąskim gardłem, a ryzyko rośnie tam, gdzie powinno być już opanowane.
Krzysztof Macionczyk
Partner
Nasze rozwiązanie
Co dokładnie dostajesz
Usługa obejmuje diagnozę obecnego sposobu pracy, zaprojektowanie docelowego modelu i przygotowanie narzędzi, które zespół może stosować w codziennej pracy. Celem jest prosty mechanizm: wiadomo, kto działa, na jakich zasadach, z jakich dokumentów korzysta i kiedy eskaluje temat.
Audyt obecnego procesu umów
- analiza obiegu umów w firmie,
- przegląd punktów styku między działami,
- identyfikacja miejsc, w których proces się blokuje,
- sprawdzenie, jak wygląda akceptacja, negocjacja i archiwizacja.
Mapa obecnego procesu z listą wąskich gardeł, ryzyk i niespójności.
Identyfikacja ryzyk i punktów decyzyjnych
- wskazanie obszarów, w których powstaje największe ryzyko,
- analiza powtarzalnych problemów w umowach,
- określenie, które decyzje powinny być standardowe, a które wymagają eskalacji,
- uporządkowanie odpowiedzialności między działami.
Lista ryzyk i rekomendacji, które pokazują, co należy uprościć, zabezpieczyć albo przenieść na właściwy poziom decyzyjny.
Projekt docelowego systemu umów
- zaprojektowanie modelu pracy z kontraktami,
- określenie ról i odpowiedzialności,
- przygotowanie ścieżek akceptacji,
- ustalenie zasad: co standaryzujemy, a co pozostaje elastyczne.
Docelowy model systemu umów dopasowany do struktury i sposobu działania firmy.
Wzory umów i warianty negocjacyjne
- przygotowanie lub uporządkowanie wzorów umów,
- opracowanie wariantów klauzul,
- wskazanie zapisów negocjowalnych i nienegocjowalnych,
- przygotowanie praktycznych wskazówek dla zespołów biznesowych.
Zestaw dokumentów i wariantów negocjacyjnych, które wspierają sprzedaż, zakupy, HR lub inne działy pracujące z umowami.
Zasady akceptacji, eskalacji i opiniowania
- określenie progów ryzyka,
- ustalenie, kiedy angażować dział prawny, zarząd lub właściciela procesu,
- przygotowanie jasnych reguł zatwierdzania,
- ograniczenie niepotrzebnych eskalacji.
Praktyczna matryca decyzyjna: kto, kiedy i na jakiej podstawie zatwierdza umowę.
Standardy wersjonowania, archiwizacji i dostępu
- uporządkowanie zasad pracy na wersjach dokumentów,
- określenie miejsca przechowywania aktualnych wzorów,
- przygotowanie reguł dostępu,
- ustalenie standardu archiwizacji podpisanych umów.
Spójne zasady zarządzania dokumentami, które ograniczają chaos i ułatwiają kontrolę.
Wdrożenie zasad pracy w organizacji
- przygotowanie zespołów do pracy w nowym modelu,
- wdrożenie instrukcji i checklist,
- omówienie zasad z działami zaangażowanymi w umowy,
- dopasowanie rozwiązań do realnych sytuacji biznesowych.
Działający system umów, który zespół rozumie i może stosować bez każdorazowego zgadywania, co zrobić dalej.
Dla kogo jest ta usługa
Dla kogo jest ta usługa
Ta usługa jest dla organizacji, które chcą zwiększyć tempo działania, ale nie chcą oddawać kontroli nad ryzykiem kontraktowym.
Dyrektor Operacyjny / Head of Operations
gdy obieg dokumentów blokuje pracę zespołów i wymaga jasnych zasad działania.
General Counsel / Head of Legal / Compliance Manager
gdy dział prawny chce ograniczyć powtarzalne konsultacje i skupić się na sprawach realnie istotnych.
CEO / CFO / Członek Zarządu
gdy decyzje kontraktowe zbyt często trafiają na poziom zarządu i spowalniają skalowanie firmy.
Etapy pracy
Jak wygląda współpraca
Diagnoza operacyjna
Analizujemy, jak dziś powstają, krążą, są negocjowane, akceptowane i archiwizowane umowy. Sprawdzamy role, odpowiedzialności, wąskie gardła i typowe źródła ryzyka.
Projekt systemu
Projektujemy docelowy model pracy z umowami: role, ścieżki decyzyjne, zasady eskalacji, obszary standaryzacji i elementy, które powinny pozostać elastyczne.
Budowa narzędzi
Przygotowujemy wzory umów, warianty negocjacyjne, checklisty, standardy dokumentów i zasady pracy dla zespołów.
Wdrożenie i uporządkowanie
Pomagamy wdrożyć system w organizacji: porządkujemy zasady dostępu, wersjonowania, akceptacji i codziennej pracy z dokumentami.
Napisz do nas
Uporządkuj umowy, zanim zaczną blokować dalszy wzrost
Jeśli liczba kontraktów rośnie, a proces nadal opiera się na mailach, starych wzorach i decyzjach „na wyczucie”, to dobry moment, żeby zbudować system.
Napisz krótko, jak dziś wygląda praca z umowami w Twojej firmie: kto je przygotowuje, gdzie najczęściej blokują się decyzje i jakie działy są zaangażowane. Na tej podstawie wskażemy, od czego warto zacząć.
Twoją wiadomość czyta
Natalia Jabcoń
Wróci do Ciebie z pytaniami uzupełniającymi albo propozycją kolejnego kroku.
Szybka odpowiedź
Zazwyczaj odpowiadamy w ciągu dwóch godzin w dni robocze.