Umowy są jak szablony, które kształtują nasze codzienne życie i biznesowe wybory. W polskim prawie, bogactwo form umów stanowi nie tylko zaplecze dla różnorodnych relacji prawnych, ale również fundament pewności i klarowności dla wszystkich stron zaangażowanych w transakcje. Od kluczowych umów cywilnoprawnych, które regulują zakup i sprzedaż, po innowacyjne umowy elektroniczne, które redefiniują nasze doświadczenia online - w polskim prawie znajdziemy szeroki wachlarz narzędzi umownych. Aby umowa była ważna i skuteczna, musi być zawarta we właściwej formie.
Jedną z podstawowych reguł w zakresie zawierania umów jest tzw. zasada swobody umów, określona w art. 353 [1] Kodeksu cywilnego. Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Oznacza to, iż generalnie strony mogą zawrzeć umowę w dowolnej formie, pod warunkiem, że obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej, tzn. nie nakazują konkretnej formy czynności prawnej.
Jakie formy zawarcia umowy mamy więc do wyboru?
Forma pisemna, jak sama nazwa wskazuje, wymaga złożenia własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem woli. W tym przypadku, aby umowa została zawarta, obie strony muszą podpisać umowę. Należy przy tym pamiętać, że ta forma jest wiążąca w momencie, gdy strony wymienią się oryginalnymi egzemplarzami umowy z podpisami. Podpisanie umowy tylko przez jedną stronę i nieprzekazanie jej kontrahentowi do podpisu oznacza, że umowa nie została zawarta.
Jeżeli strony nie chcą lub nie mogą spotkać się w jednym miejscu, dopuszczalne jest, aby umowa została podpisana w sposób obiegowy. Oznacza to, że ten sam egzemplarz lub egzemplarze umowy są przekazywane do poszczególnych stron i dopiero po przekazaniu umowy do ostatniej ze stron, pod umową będą znajdowały się wszystkie podpisy.
Na co jeszcze należy zwrócić uwagę, zawierając umowę w formie pisemnej? Przede wszystkim na to, by podpisy znalazły się pod treścią umowy. To pozwoli uniknąć ewentualnych wątpliwości przy ustalaniu, co było objęte wolą stron, a co nie mieściło się w jej zakresie. Warto również zadbać o to, by w umowie znalazł się numer PESEL naszego kontrahenta, a także jego miejsce zamieszkania, jeżeli umowa jest zawierana z osobą fizyczną.
Jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca, w umowie powinno się wskazać numer NIP, adres prowadzenia działalności. Te dane w przypadku problemów z wykonaniem umowy pozwolą na zainicjowanie ewentualnego sporu sądowego. Z kolei gdy drugą stroną umowy jest spółka, należy wówczas zwrócić szczególną uwagę na to, czy osoba reprezentująca ją przy czynności zawierania umowy rzeczywiście legitymuje się stosownym umocowaniem do tego typu działań.
Bardzo częstym błędem przedsiębiorców jest przesyłanie między sobą skanów umów, które zostały podpisane tylko przez jedną stronę. Zamierzeniem jest tutaj prawdopodobnie chęć szybkiego uzyskania podpisu drugiej strony, która po prostu odsyła zeskanowany dokument – już z podpisem obu stron. W takiej sytuacji następuje zmiana formy na dokumentową, bowiem skany dokumentów nie mogą zostać zrównane z formą pisemną.
Forma dokumentowa może być za to z powodzeniem wykorzystana przy zawieraniu umów, przy których forma pisemna lub forma kwalifikowana nie jest wymagana. Przykładowo, w tej formie można zawrzeć list intencyjny czy umowę o zachowaniu poufności, a nawet umowę przedwstępną. Nie można zawierać jednak w tej formie umów o pracę czy umów leasingowych. Także przeniesienie majątkowych praw autorskich do utworów wymaga zachowania formy pisemnej umowy.
Aby przyspieszyć zawieranie umów tradycyjnych, w przepisach prawa przewidziano możliwość zawierania umów na odległość w formie elektronicznej. Wbrew powszechnej opinii, nie jest to wymiana wiadomości e-mail czy też e-mailowe potwierdzenie treści otrzymanej od kontrahenta umowy. Aby zawrzeć w ten sposób umowę, należy przygotować e-dokument i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który zostaje zrównany z podpisem własnoręcznym. Strony, które podpisują umowę w formie elektronicznej, mogą wysyłać ją szybko i wygodnie, np. za pomocą poczty elektronicznej lub umieszczać w chmurze.
Nawet jeśli przepisy prawa lub umowa wprowadzają wymóg zachowania formy pisemnej, podpisanie dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wywoła wszystkie skutki prawne tak, umowa została podpisana własnoręcznymi podpisami.
Jest to forma, w której uczestniczą strony umowy oraz notariusz. Umowa, dla której przepisy przewidują tę formę, nie może być zawarta na odległość- niezbędne jest stawiennictwo stron umowy oraz notariusza w jednym miejscu i w jednym czasie. Dochowanie formy aktu notarialnego jest wymagane pod rygorem nieważności, np. podczas przenoszenia własności nieruchomości czy tworzenia spółek partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych lub z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli umowa nie zostanie w przewidzianej formie, będzie nieważna.
Jest to kolejna z form zawierania umów. Aby podpisać taką umowę, należy stawić się u notariusza, który nie musi sam sporządzać danej umowy, ale potwierdza, że osoba, która złożyła pod nią podpis jest tą, za którą się podaje. Należy pamiętać, że zawarcie umowy w wyższym reżimie spełnia wymogi niższego reżimu, czyli zawarcie umowy w formie aktu notarialnego (wysoki reżim) spełnia wymóg formy pisemnej (niższy reżim).
Zawarcie umowy z datą pewną wymaga z kolei, zamiast notariusza, obecności odpowiedniego urzędnika, który potwierdzi fakt dokonania określonej czynności prawnej, jednak w przypadku zawierania umów między przedsiębiorcami, jest niezwykle rzadko stosowana.
W polskim prawie, zawieranie umów jest nie tylko codzienną praktyką, ale również kluczowym elementem budowania relacji gospodarczych i społecznych. W miarę jak zmienia się świat, zmieniają się również formy, w jakich umowy są zawierane. Wybór tej odpowiedniej zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj umowy, obowiązujące przepisy prawne oraz potrzeby i preferencje stron. Należy pamiętać, że niezachowanie odpowiedniej formy może skutkować nieważnością umowy. Dlatego też, przed zawarciem umowy, zawsze warto skonsultować się z prawnikiem w celu wybrania najodpowiedniejszej formy oraz zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.
