Contact

System umów, który przyspiesza biznes i porządkuje ryzyko

Zbuduj w firmie jasny, przewidywalny i skalowalny sposób tworzenia, negocjowania, akceptowania i archiwizowania umów. Bez chaosu w wersjach, blokowania decyzji i każdorazowego zaczynania od zera.

Porozmawiajmy o systemie umów

Umowy nie powinny spowalniać firmy

W rosnącej organizacji problemem rzadko jest sama treść jednej umowy. Problemem jest brak systemu: kto przygotowuje dokument, kto go akceptuje, kiedy angażować prawników, które zapisy można negocjować i gdzie znajduje się aktualna wersja.

„Dobrze zaprojektowany system umów nie dodaje firmie formalności. Zdejmuje z niej chaos, przyspiesza decyzje i daje kontrolę tam, gdzie naprawdę powstaje ryzyko."

Gdy każdy dział działa po swojemu, umowy zaczynają krążyć między sprzedażą, zakupami, HR, działem prawnym i zarządem. Zespół traci tempo, decydenci stają się wąskim gardłem, a ryzyko rośnie tam, gdzie powinno być już opanowane.

Mateusz Sawaryn

Managing Partner Counsel

Najczęstsze problemy / wyzwania

Najczęstsze problemy, które rozwiązujemy

Gdzie najczęściej blokuje się praca z umowami
Umowy powstają ad hoc Każdy dział korzysta z własnych wzorów, kopiuje stare dokumenty albo tworzy zapisy od nowa. Firma traci spójność i nie ma pewności, czy aktualne standardy są rzeczywiście stosowane.

Budujemy zestaw wzorów, klauzul i wariantów negocjacyjnych dopasowanych do realnych procesów firmy.

Korzyść biznesowa: krótszy czas przygotowania dokumentów i mniej przypadkowych decyzji.

Ryzyko braku działania: niespójne warunki, nieaktualne zapisy i brak kontroli nad tym, co trafia do podpisu.

Proces akceptacji jest niejasny Dokumenty krążą między osobami, które nie zawsze wiedzą, czy mają opiniować, zatwierdzać, negocjować czy tylko przekazać temat dalej. Decyzje blokują się na osobach zarządzających.

Projektujemy zasady akceptacji, eskalacji i opiniowania umów: kto decyduje, przy jakim poziomie ryzyka i na jakim etapie.

Korzyść biznesowa: mniej przestojów i większa autonomia zespołów.

Ryzyko braku działania: zarząd angażuje się w zbyt wiele spraw, a kluczowe decyzje giną w bieżącej operacyjce.

Sprzedaż traci tempo przez negocjacje Każda większa zmiana w umowie wymaga konsultacji, a zespół sprzedaży nie ma gotowych wariantów zapisów ani jasnej granicy, co może zaakceptować.

Tworzymy warianty negocjacyjne i praktyczne instrukcje, które pomagają zamykać rozmowy szybciej, bez rezygnacji z bezpieczeństwa.

Korzyść biznesowa: sprawniejsze negocjacje i mniej eskalacji do działu prawnego.

Ryzyko braku działania: dłuższy cykl sprzedaży, frustracja klienta i presja na akceptowanie niekorzystnych zapisów.

Nie wiadomo, która wersja dokumentu jest aktualna Umowy funkcjonują w mailach, folderach, lokalnych plikach i kopiach roboczych. Zespół nie ma pewności, czy pracuje na właściwej wersji.

Porządkujemy standardy wersjonowania, archiwizacji i dostępu do dokumentów.

Korzyść biznesowa: większa kontrola nad dokumentacją i mniej błędów operacyjnych.

Ryzyko braku działania: podpisywanie nieaktualnych wersji, trudniejszy audyt i brak szybkiego dostępu do kluczowych ustaleń.

Nasze rozwiązanie

Co dokładnie dostajesz

Budujemy system pracy z umowami, nie tylko zestaw dokumentów

Usługa obejmuje diagnozę obecnego sposobu pracy, zaprojektowanie docelowego modelu i przygotowanie narzędzi, które zespół może stosować w codziennej pracy. Celem jest prosty mechanizm: wiadomo, kto działa, na jakich zasadach, z jakich dokumentów korzysta i kiedy eskaluje temat.

Audyt obecnego procesu umów

  • analiza obiegu umów w firmie,
  • przegląd punktów styku między działami,
  • identyfikacja miejsc, w których proces się blokuje,
  • sprawdzenie, jak wygląda akceptacja, negocjacja i archiwizacja.

Mapa obecnego procesu z listą wąskich gardeł, ryzyk i niespójności.

Identyfikacja ryzyk i punktów decyzyjnych

  • wskazanie obszarów, w których powstaje największe ryzyko,
  • analiza powtarzalnych problemów w umowach,
  • określenie, które decyzje powinny być standardowe, a które wymagają eskalacji,
  • uporządkowanie odpowiedzialności między działami.

Lista ryzyk i rekomendacji, które pokazują, co należy uprościć, zabezpieczyć albo przenieść na właściwy poziom decyzyjny.

Projekt docelowego systemu umów

  • zaprojektowanie modelu pracy z kontraktami,
  • określenie ról i odpowiedzialności,
  • przygotowanie ścieżek akceptacji,
  • ustalenie zasad: co standaryzujemy, a co pozostaje elastyczne.

Docelowy model systemu umów dopasowany do struktury i sposobu działania firmy.

Wzory umów i warianty negocjacyjne

  • przygotowanie lub uporządkowanie wzorów umów,
  • opracowanie wariantów klauzul,
  • wskazanie zapisów negocjowalnych i nienegocjowalnych,
  • przygotowanie praktycznych wskazówek dla zespołów biznesowych.

Zestaw dokumentów i wariantów negocjacyjnych, które wspierają sprzedaż, zakupy, HR lub inne działy pracujące z umowami.

Zasady akceptacji, eskalacji i opiniowania

  • określenie progów ryzyka,
  • ustalenie, kiedy angażować dział prawny, zarząd lub właściciela procesu,
  • przygotowanie jasnych reguł zatwierdzania,
  • ograniczenie niepotrzebnych eskalacji.

Praktyczna matryca decyzyjna: kto, kiedy i na jakiej podstawie zatwierdza umowę.

Standardy wersjonowania, archiwizacji i dostępu

  • uporządkowanie zasad pracy na wersjach dokumentów,
  • określenie miejsca przechowywania aktualnych wzorów,
  • przygotowanie reguł dostępu,
  • ustalenie standardu archiwizacji podpisanych umów.

Spójne zasady zarządzania dokumentami, które ograniczają chaos i ułatwiają kontrolę.

Dla kogo jest ta usługa

Dla kogo jest ta usługa

Dla firm, w których umowy stały się procesem krytycznym

Ta usługa jest dla organizacji, które chcą zwiększyć tempo działania, ale nie chcą oddawać kontroli nad ryzykiem kontraktowym.

Dyrektor Operacyjny / Head of Operations

gdy obieg dokumentów blokuje pracę zespołów i wymaga jasnych zasad działania.

General Counsel / Head of Legal / Compliance Manager

gdy dział prawny chce ograniczyć powtarzalne konsultacje i skupić się na sprawach realnie istotnych.

Dowód społeczny

Jak wygląda wartość tej usługi w praktyce

Etapy pracy

Jak wygląda współpraca