Inspektor Ochrony Danych Osobowych – najważniejsze informacje

Prowadzisz firmę i być może jesteś w trakcie wprowadzania RODO? 

Zastanawiasz się, kim jest Inspektor Ochrony Danych Osobowych? 

A co ważniejsze, zastanawiasz się, czy powinieneś mieć taką osobę w firmie? Jeśli tak, to czy oznacza to, że należy ją zatrudnić? 

A może samemu możesz zostać Inspektorem Ochrony Danych Osobowych? 

Obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych 

Kim jest Inspektor Ochrony Danych Osobowych (w skrócie IOD)? 

IOD to osoba, która pomaga administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu dane we wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych. 

W szczególności obowiązkiem Inspektora Ochrony Danych jest: 

• informowanie i doradzanie administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, jak również ich pracownikom, w zakresie ich obowiązków wynikających z przepisów prawa o ochronie danych; 
• monitorowanie zgodności organizacji ze wszystkimi przepisami prawa dotyczącego ochrony danych, w tym audyty, działania podnoszące świadomość, a także szkolenia dla personelu zajmującego się przetwarzaniem danych; 
• udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania; 
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób fizycznych składających wnioski i żądania dotyczące przetwarzania ich danych osobowych i wykonywania ich praw; 
• współpraca z organami ochrony danych i pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organów ochrony danych w kwestiach związanych z ich przetwarzaniem. 

Inspektor Ochrony Danych musi być niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy firmy dotyczące ochrony danych osobowych. Po to właśnie jest powołany, by zajmować się sprawami RODO, które pojawią się w firmie. 

Co więcej, Inspektor Ochrony Danych to funkcja o dużym stopniu niezależności – IOD nie może otrzymywać ani od administratora, ani od podmiotu przetwarzającego dane, instrukcji dotyczących wykonywania swoich zadań. 

Inspektor Ochrony Danych bezpośrednio podlega najważniejszemu kierownictwu organizacji. 

Czy trzeba powoływać Inspektora Ochrony Danych? 

Czy IOD powinien być wyznaczony w każdej firmie? 

Twoja firma lub organizacja, powinna wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych, jeśli jej główna działalność obejmuje przetwarzanie danych wrażliwych na dużą skalę lub regularnie i systematyczne monitorowanie osób na dużą skalę. W takim przypadku monitorowanie zachowań osób oznacza między innymi wszelkie formy obserwowania i profilowania w Internecie, także dla celów reklamy behawioralnej. 

Obowiązkowo Organy administracji publicznej mają zawsze obowiązek wyznaczania Inspektora Ochrony Danych (z wyjątkiem sądów w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości). 

Nie ma przeciwskazań, aby funkcję i zadania Inspektora Ochrony Danych wykonywać na podstawie umowy o świadczenie usług. Inspektorem Ochrony Danych może być zarówno osoba fizyczna, jak i organizacja. 

Posiadanie Inspektora Ochrony Danych Osobowych jest obowiązkowe, gdy Twoja firma / organizacja przykładowo: 

• prowadzi szpital, w którym przetwarza się duże zbiory danych wrażliwych; 
• prowadzi agencję ochrony odpowiedzialną za monitoring centrów handlowych i miejsc publicznych; 
• prowadzi małą firmę rekrutacyjną, która sporządza profile osób fizycznych. 

Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych nie jest obowiązkowe, jeśli: 

• jesteś lokalnym lekarzem i przetwarzasz dane osobowe swoich pacjentów; 
• prowadzisz małą firmę prawniczą i przetwarzasz dane swoich klientów.