Jak kontrolować podmioty przetwarzające dane osobowe?

Kolejnym  istotnym elementem w zapewnieniu pełnej zgodności z RODO jest kontrola osób przetwarzających dane. Współpraca z zewnętrznymi podmiotami, które przetwarzające te dane na naszą rzecz, wiąże się z odpowiedzialnością za bezpieczeństwo tych informacji. Dlatego tak ważne jest, aby prowadzić skuteczne audyty i minitorować, czy przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z umową czy przepisami prawa. W dzisiejszym wpisie przybliżę temat, jak powinna wyglądać taka procedura kontroli podmiotów przetwarzających dane. 

Kontrola podmiotów przetwarzających to proces sprawdzania, czy podmioty, którym administrator danych osobowych powierzył przetwarzanie danych, realizują swoje obowiązki zgodnie z RODO oraz zawartą umową powierzenia przetwarzania danych. Jest to kluczowy element nadzoru nad bezpieczeństwem danych i zasady rozliczalności określonej w art. 28 RODO.

Do czego służy kontrola podmiotów przetwarzających?

Procedura kontroli podmiotów przetwarzających dane osobowe jest niezbędnym elementem strategii ochrony danych osobowych w firmie. 

Celem jej wdrożenia jest:  

1. Zapewnienie zgodności z RODO – administrator danych ma obowiązek nadzorować podmioty przetwarzające (procesorów), aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem.
2. Ochrona danych osobowych – kontrola pozwala upewnić się, że podmioty przetwarzające stosują odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane.
3. Weryfikacja realizacji umowy powierzenia – sprawdzenie, czy procesor realizuje warunki umowy powierzenia przetwarzania danych, np. w zakresie zabezpieczeń i procedur.
4. Minimalizacja ryzyka naruszeń – kontrola pozwala na wczesne wykrycie nieprawidłowości i wprowadzenie działań naprawczych.
5. Spełnienie zasady rozliczalności – organizacja musi wykazać, że nadzoruje podmioty, którym powierza dane.
6. Budowanie zaufania – współpraca z rzetelnymi podmiotami przetwarzającymi wzmacnia bezpieczeństwo przetwarzania danych i chroni reputację administratora.

Zakres kontroli podmiotów przetwarzających

Kontrola powinna obejmować następujące obszary: 

1. Weryfikację środków technicznych i organizacyjnych – sprawdzenie, jakie mechanizmy zabezpieczeń stosuje podmiot przetwarzający (np. szyfrowanie, kontrola dostępu).
2. Zgodność z umową powierzenia – kontrola realizacji obowiązków wynikających z umowy (np. nieprzetwarzanie danych poza zakresem umowy).
3. Wdrożone procedury ochrony danych – analiza polityk i procedur związanych z ochroną danych osobowych.
4. Reakcje na incydenty – sprawdzenie, czy podmiot posiada procedury na wypadek naruszenia ochrony danych oraz jak je realizuje.
5. Przetwarzanie danych tylko na polecenie administratora – kontrola, czy procesor nie przetwarza danych w innym celu.
6. Podpowierzanie danych – weryfikacja czy podmiot przetwarzający angażuje dalszych podwykonawców i czy odbywa się to zgodnie z umową.
7. Szkolenia pracowników – sprawdzenie, czy personel procesora jest przeszkolony w zakresie ochrony danych osobowych.

Jak wygląda proces kontroli podmiotów przetwarzających?

Skuteczna kontrola podmiotów przetwarzających dane powinna przebiegać zgodnie z określonymi krokami: 

1. Przygotowanie do kontroli:
   • Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za kontrolę.
   • Określenie zakresu kontroli oraz kryteriów oceny.
   • Przygotowanie listy pytań i dokumentów, które będą wymagane od podmiotu przetwarzającego.
2. Zawiadomienie podmiotu przetwarzającego:
   • Informowanie procesora o planowanej kontroli (w ramach dobrej współpracy, chyba że umowa stanowi inaczej).
3. Przeprowadzenie kontroli:
   • Audyt dokumentacji – przegląd umów, polityk i procedur dotyczących przetwarzania danych.
   • Wizytacja na miejscu – sprawdzenie fizycznych zabezpieczeń, systemów IT i organizacji pracy.
   • Wywiady z pracownikami – rozmowy z odpowiedzialnymi osobami w celu weryfikacji stosowanych praktyk.
   • Testy i próbki – analiza zabezpieczeń w systemach IT, jeśli jest to uzasadnione.
4. Opracowanie raportu z kontroli:
   • Opis wyników kontroli, w tym stwierdzone niezgodności i obszary wymagające poprawy.
   • Rekomendacje dla podmiotu przetwarzającego dotyczące działań naprawczych.
5. Monitorowanie działań naprawczych:
   • Procesor powinien wdrożyć zalecenia z raportu kontroli.
   • Administrator danych sprawdza, czy podmiot przetwarzający wdrożył działania korygujące.
6. Cykliczne kontrole:
   • Kontrole powinny być przeprowadzane regularnie (np. raz do roku) oraz w razie wystąpienia podejrzeń naruszeń.

Co się robi z wynikami kontroli?

1. Dokumentuje się wyniki – raport z kontroli zawiera podsumowanie działań, stwierdzone niezgodności i zalecenia.
2. Przekazuje się zalecenia – procesorowi przedstawia się raport oraz wymagane działania naprawcze.
3. Monitoruje wdrożenie zaleceń – sprawdza się, czy podmiot przetwarzający dostosował się do wytycznych.
4. Aktualizuje umowę powierzenia – jeśli kontrola wykazała braki w umowie, należy ją uzupełnić lub zaktualizować.
5. Podejmuje decyzje o współpracy – w przypadku poważnych naruszeń lub braku poprawy, administrator może rozwiązać umowę z procesorem.

Dlaczego kontrola jest ważna? 

• Brak nadzoru nad podmiotami przetwarzającymi może prowadzić do naruszeń ochrony danych osobowych i sankcji finansowych.
• Jest to obowiązek administratora wynikający z art. 28 RODO.
• Kontrola minimalizuje ryzyko niezgodności i zapewnia odpowiednią ochronę danych powierzonych do przetwarzania.
• Zapobiega stratom reputacyjnym oraz buduje kulturę zgodności i zaufania.