Twoja firma zatrudnia ponad 50 osób, działa w sektorze finansowym albo podlega przepisom o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy? Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), obowiązująca od 25 września 2024 r., nakłada na Ciebie obowiązek posiadania wewnętrznej procedury zgłoszeń. Brak tej procedury to ryzyko kary grzywny na podstawie art. 56 ustawy. A mimo to wiele zarządów wciąż nie wie, od czego zacząć.
Ten artykuł sprowadza cały proces wdrożenia do czterech uporządkowanych kroków — od audytu zatrudnienia po ogłoszenie procedury zespołowi. Każdy krok kończy się konkretnym wynikiem: dokumentem, decyzją albo gotowym elementem systemu. Na końcu znajdziesz terminy obsługi zgłoszeń i konsekwencje ich niedotrzymania.
Jeśli szukasz obsługi prawnej spółek, która obejmuje wdrożenie procedury sygnalistów od audytu do gotowego dokumentu — ten przewodnik pokaże Ci, czego się spodziewać i co przygotować po swojej stronie.
Zanim zaczniesz — podstawowe pojęcia
Zanim przejdziemy do kroków wdrożeniowych, warto uporządkować terminologię. Ustawa posługuje się kilkoma pojęciami, które mają konkretne konsekwencje dla Twojej firmy.
| Pojęcie | Znaczenie dla firmy |
|---|---|
| Sygnalista | Osoba zgłaszająca naruszenie prawa — pracownik, zleceniobiorca, stażysta, wolontariusz, członek organu, były pracownik, a nawet osoba ubiegająca się o zatrudnienie |
| Zgłoszenie wewnętrzne | Zgłoszenie naruszenia prawa skierowane do pracodawcy przez dedykowany kanał (pisemny, ustny lub elektroniczny) |
| Zgłoszenie zewnętrzne | Zgłoszenie skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego — sygnalista ma do tego prawo, jeśli kanał wewnętrzny nie działa lub nie przynosi efektów |
| Działania następcze | Czynności podjęte przez firmę po otrzymaniu zgłoszenia — postępowanie wyjaśniające, kontrola, korekta procedur, zamknięcie sprawy |
| Procedura zgłoszeń wewnętrznych | Dokument określający zasady przyjmowania, rozpatrywania i dokumentowania zgłoszeń — jego wdrożenie jest obowiązkiem prawnym |
| Rejestr zgłoszeń | Ewidencja wszystkich zgłoszeń wewnętrznych z datami, opisami spraw i informacjami o podjętych działaniach — przechowywana przez 3 lata po zakończeniu roku, w którym zamknięto sprawę |
Znając te pojęcia, możesz przejść do wdrożenia. Poniżej cztery kroki — w kolejności, w jakiej powinny być realizowane.
Krok 1: audyt zatrudnienia — policz wszystkich, nie tylko etatowców
Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy Twoja firma w ogóle podlega obowiązkowi. Próg wynosi co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową — ale sposób ich liczenia nie jest oczywisty.
Kogo wliczasz do progu
Stan zatrudnienia ustalasz na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Do progu wliczasz:
- Pracowników na umowę o pracę — w przeliczeniu na pełne etaty (pracownik na 0,5 etatu liczy się jako 0,5).
- Osoby na umowach zlecenie i B2B — pod warunkiem, że nie zatrudniają własnych pracowników do wykonywania tej samej pracy. Jednoosobowa działalność gospodarcza bez pracowników? Wliczasz. Firma z zespołem realizującym usługę? Nie wliczasz.
- Stażystów i wolontariuszy wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu.
Kogo nie wliczasz
- Podwykonawców i kontrahentów, którzy sami zatrudniają pracowników do realizacji usługi.
- Pracowników agencji pracy tymczasowej — obowiązek spoczywa na agencji.
Wyjątki sektorowe — obowiązek bez progu
Jeśli Twoja firma działa w jednym z poniższych sektorów, próg 50 osób Cię nie dotyczy — musisz wdrożyć procedurę niezależnie od liczby zatrudnionych:
| Sektor | Przykłady podmiotów |
|---|---|
| Usługi i rynki finansowe | Banki, fundusze inwestycyjne, firmy audytorskie, leasingodawcy, dystrybutorzy ubezpieczeń |
| Instytucje obowiązane (AML) | Biura rachunkowe, pośrednicy nieruchomości, kantory walut i kryptowalut, podmioty przyjmujące płatności gotówkowe ≥ 10 000 EUR |
| Bezpieczeństwo transportu | Podmioty regulowane w zakresie bezpieczeństwa transportu |
| Ochrona środowiska | Podmioty z sektora ochrony środowiska |
Wynik kroku 1
Dokument audytu zatrudnienia z datą odniesienia, listą kategorii osób, przeliczeniem na pełne etaty i wnioskiem: „firma podlega obowiązkowi” lub „firma nie podlega obowiązkowi (z zastrzeżeniem wyjątków sektorowych)”. Przechowuj ten dokument — w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy będzie dowodem, że zweryfikowałeś swój status.
Krok 2: kanał zgłoszeń — pisemny, ustny i elektroniczny
Ustawa wymaga, by procedura określała sposób przekazywania zgłoszeń — w liczbie mnogiej. Oznacza to, że Twoja firma musi zapewnić co najmniej dwa rodzaje kanałów: pisemny i ustny. Ograniczenie do jednego kanału narusza art. 25 ust. 1 ustawy i może stanowić utrudnianie dokonania zgłoszenia — co jest zagrożone karą grzywny.
Rodzaje kanałów i ich zastosowanie
| Rodzaj kanału | Forma | Przykłady | Kiedy szczególnie przydatny |
|---|---|---|---|
| Pisemny tradycyjny | Papierowy | Korespondencja pocztowa z adnotacją „SYGNALISTA” wyłączona z obiegu kancelaryjnego, fizyczna skrzynka na zgłoszenia | Organizacje z pracownikami bez dostępu do narzędzi cyfrowych |
| Pisemny elektroniczny | Cyfrowy | Dedykowana skrzynka e-mail, formularz na stronie, platforma zgłoszeniowa z anonimową komunikacją | Firmy technologiczne, rozproszone zespoły, zgłoszenia anonimowe |
| Ustny | Głosowy | Dedykowana linia telefoniczna, spotkanie bezpośrednie z osobą upoważnioną (w ciągu 14 dni od wniosku) | Sytuacje nagłe (zagrożenia BHP), zgłoszenia wymagające wyjaśnienia szczegółów |
Dlaczego więcej niż jeden kanał
Dane Rzecznika Praw Obywatelskich z pierwszego kwartału stosowania przepisów (27 grudnia 2024 – 31 marca 2025) pokazują, że spośród 79 zgłoszeń zewnętrznych spełniających kryteria ustawy 18 złożono anonimowo — to 23% wszystkich zgłoszeń. Brak kanału zapewniającego anonimowość oznacza, że prawie co czwarty potencjalny sygnalista może zrezygnować ze zgłoszenia wewnętrznego i od razu skierować sprawę do RPO.
Z drugiej strony kanał ustny pozwala na natychmiastową reakcję w sytuacjach wymagających szybkiego wyjaśnienia. PIP wskazuje, że procedura musi przewidywać możliwość kontaktu zwrotnego z sygnalistą — a rozmowa telefoniczna lub spotkanie to najszybszy sposób na doprecyzowanie zgłoszenia.
Kanał powinien być proporcjonalny do wielkości organizacji. Firma zatrudniająca 55 osób nie musi inwestować w zaawansowaną platformę — wystarczy dedykowana skrzynka e-mail i możliwość umówienia rozmowy z wyznaczoną osobą. Większa organizacja powinna rozważyć platformę z mechanizmem anonimowej korespondencji (unikalny identyfikator bez ujawniania danych osobowych).
Wymogi dla każdego kanału
Niezależnie od formy, każdy kanał musi spełniać pięć warunków:
- Ochrona poufności tożsamości sygnalisty — szyfrowanie danych, ograniczony dostęp do informacji.
- Możliwość dwustronnej komunikacji — sygnalista musi móc otrzymać odpowiedź.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni.
- Przekazanie informacji zwrotnej o działaniach następczych w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia.
- Prowadzenie rejestru zgłoszeń.
Jeśli kanał elektroniczny ma zapewniać anonimowość, musi uniemożliwiać prześledzenie danych identyfikujących zgłaszającego — w tym adresu IP komputera czy parametrów urządzenia.
Decyzja o zgłoszeniach anonimowych
Ustawa dopuszcza przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, ale Twoja firma sama decyduje, czy je rozpatruje. Rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych nie jest obowiązkowe — obowiązkowe jest natomiast rozpatrywanie zgłoszeń zawierających dane osobowe sygnalisty. Decyzję w tej sprawie musisz zapisać w procedurze.
Wynik kroku 2
Lista wybranych kanałów zgłoszeń z opisem formy, sposobu dostępu i zasad obsługi. Decyzja zarządu w sprawie przyjmowania zgłoszeń anonimowych (tak/nie). Specyfikacja techniczna dla kanału elektronicznego (jeśli dotyczy).
Skontaktuj się — pomożemy dobrać kanały zgłoszeń dopasowane do wielkości i struktury Twojej firmy.
Krok 3: procedura wewnętrzna — co musi zawierać, kto ją konsultuje, jak przyjmuje zarząd
Procedura zgłoszeń wewnętrznych to centralny dokument całego systemu. Art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów wymienia osiem elementów obligatoryjnych, których brak może zostać zakwestionowany przy kontroli.
Osiem obowiązkowych elementów procedury
| Nr | Element | Co wpisać |
|---|---|---|
| 1 | Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń | Wewnętrzna jednostka organizacyjna, wyznaczona osoba lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna) działający na podstawie umowy z klauzulami poufności |
| 2 | Sposób przekazywania zgłoszeń | Opis kanałów: pisemny, ustny, elektroniczny — z adresami, numerami telefonów, linkami |
| 3 | Bezstronna osoba lub jednostka do działań następczych | Osoba niezależna od osób, których może dotyczyć zgłoszenie — nie może to być ktoś bezpośrednio zaangażowany w obszar objęty zgłoszeniem |
| 4 | Zasady postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi | Czy firma je przyjmuje i rozpatruje — tak lub nie, z uzasadnieniem |
| 5 | Sposób kontaktu z sygnalistą | Potwierdzenie odbioru (7 dni), informacja zwrotna (3 miesiące), forma kontaktu zwrotnego |
| 6 | Katalog działań następczych | Postępowanie wyjaśniające, kontrola, postępowanie administracyjne, wniesienie oskarżenia, odzyskanie środków, zamknięcie postępowania |
| 7 | Informacja o zgłoszeniu zewnętrznym | Wzmianka, że sygnalista może zgłosić naruszenie do RPO lub innego organu publicznego |
| 8 | Zasady poufności i ochrony danych | Zgodność z RODO, ograniczony dostęp, okres przechowywania danych (3 lata po zakończeniu roku, w którym zamknięto sprawę) |
Kto konsultuje procedurę
Przed przyjęciem procedury musisz przeprowadzić konsultacje — to obowiązek z art. 24 ust. 3 ustawy. Hierarchia podmiotów konsultujących wygląda tak:
- Zakładowa organizacja związkowa — jeśli działa w firmie.
- Wszystkie zakładowe organizacje związkowe — jeśli jest ich więcej niż jedna.
- Przedstawiciele pracowników wyłonieni w trybie przyjętym w firmie — jeśli nie ma związków zawodowych.
Jeśli nie masz związków zawodowych, musisz wyłonić przedstawicieli. Przepisy wskazują na „przedstawicieli” w liczbie mnogiej — rekomendacja to co najmniej dwie osoby. Raz wybrani przedstawiciele mogą być wykorzystywani przy kolejnych konsultacjach bez konieczności ponownych wyborów — warto o tym pamiętać, bo ustawodawca coraz częściej wymaga takich konsultacji (praca zdalna, RODO, sygnaliści).
Procedura wyłonienia przedstawicieli:
- Poinformuj pracowników o konieczności wyłonienia przedstawicieli (e-mail, tablica ogłoszeń).
- Umożliw zgłaszanie kandydatur.
- Przeprowadź głosowanie — w małych firmach: spotkanie z głosowaniem jawnym; w większych: głosowanie elektroniczne (warunek: dostęp dla wszystkich pracowników).
- Sporządź protokół z wyników wyborów.
Termin i charakter konsultacji
Konsultacje trwają od 5 do 10 dni od przedstawienia projektu procedury (art. 24 ust. 4). To ważne: konsultacje są obowiązkowe, ale nie wiążące. Pracodawca nie musi uwzględnić żadnych sugestii pracowników — wystarczy, że procedura została skonsultowana. Finalna treść zależy wyłącznie od pracodawcy.
Po zakończeniu konsultacji sporządź protokół z podpisami przedstawicieli pracowników lub organizacji związkowej.
Formalne przyjęcie procedury
Ustawa nie narzuca konkretnej formy przyjęcia procedury, ale w spółkach z o.o. najczęściej stosowaną formą jest uchwała zarządu. Alternatywą jest zarządzenie — zależy od przyjętego w firmie sposobu podejmowania decyzji.
Uchwała powinna zawierać:
- Tytuł i datę.
- Uzasadnienie (powołanie na ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r.).
- Informację o przeprowadzonych konsultacjach (z kim, kiedy, wynik).
- Treść procedury jako załącznik.
- Datę wejścia w życie procedury.
- Podpisy osób uprawnionych do reprezentacji spółki.
Procedura musi podlegać akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla — w spółce z o.o. to zarząd. Dokumenty szczegółowe (instrukcje obsługi zgłoszeń, formularze) mogą być akceptowane przez wyznaczoną osobę niższego szczebla.
Wynik kroku 3
Gotowa procedura zgłoszeń wewnętrznych ze wszystkimi ośmioma elementami obligatoryjnymi. Protokół konsultacji z przedstawicielami pracowników lub organizacją związkową. Uchwała zarządu przyjmująca procedurę.
Krok 4: komunikacja do zespołu — jak ogłosić procedurę i zapoznać współpracowników
Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę (art. 25 ust. 2 ustawy). Ogłoszenie musi nastąpić „w sposób przyjęty u danego pracodawcy” — ustawa celowo nie narzuca jednej formy, bo każda organizacja komunikuje się inaczej.
Sposoby ogłoszenia procedury
| Forma ogłoszenia | Kiedy stosować | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|---|
| E-mail do wszystkich pracowników i współpracowników | Firmy z dostępem cyfrowym dla całego zespołu | Zachowaj potwierdzenie wysłania i dostarczenia; załącz procedurę jako PDF |
| Intranet lub wewnętrzna platforma komunikacyjna | Firmy z funkcjonującym intranetem | Upewnij się, że wszyscy mają dostęp; zaloguj datę publikacji |
| Tablica ogłoszeń w miejscu pracy | Firmy z pracownikami fizycznymi bez dostępu do narzędzi cyfrowych | Sfotografuj tablicę z datą; rozważ dodatkowe potwierdzenie pisemne |
| Spotkanie zespołowe lub szkolenie | Każda firma — jako uzupełnienie formy pisemnej | Sporządź listę obecności; przygotuj krótką prezentację z najważniejszymi zasadami |
Co przekazać zespołowi
Samo wysłanie procedury nie wystarczy. Pracownicy i współpracownicy muszą wiedzieć:
- Czego dotyczy procedura — że firma wdrożyła system zgłaszania naruszeń prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.
- Kto może zgłaszać — pracownicy, zleceniobiorcy, stażyści, wolontariusze, byli pracownicy, osoby ubiegające się o zatrudnienie.
- Jakie kanały są dostępne — adresy e-mail, numery telefonów, linki do platformy, informacja o możliwości spotkania bezpośredniego.
- Co się dzieje po zgłoszeniu — potwierdzenie w 7 dni, informacja zwrotna w 3 miesiące, poufność danych.
- Że sygnalista jest chroniony — zakaz działań odwetowych (zwolnienie, degradacja, obniżenie wynagrodzenia, mobbing).
- Że istnieje możliwość zgłoszenia zewnętrznego — do RPO lub innego organu.
Potwierdzenie zapoznania się
Ustawa nie wymaga pisemnego potwierdzenia zapoznania się z procedurą, ale warto je zebrać — szczególnie jeśli Twoja firma działa w sektorze regulowanym. Może to być:
- Podpis na liście zapoznania (papierowo lub elektronicznie).
- Potwierdzenie przeczytania w systemie HR.
- Krótki test wiedzy po szkoleniu (opcjonalnie).
Wynik kroku 4
Potwierdzenie ogłoszenia procedury z datą (e-mail, zrzut ekranu, zdjęcie tablicy). Lista osób zapoznanych z procedurą. Data wejścia procedury w życie (7 dni od ogłoszenia).
Terminy i konsekwencje — co musisz wiedzieć po wdrożeniu
Po uruchomieniu procedury zaczynają biec terminy. Ich niedotrzymanie naraża firmę na konsekwencje — zarówno prawne, jak i reputacyjne (sygnalista, który nie otrzyma odpowiedzi, ma prawo skierować zgłoszenie do RPO).
Terminy obsługi zgłoszeń
| Czynność | Termin | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia | 7 dni od otrzymania | Art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy |
| Informacja zwrotna o działaniach następczych | 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia | Art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy |
| Organizacja spotkania bezpośredniego (na wniosek sygnalisty) | 14 dni od zgłoszenia potrzeby | Praktyka wynikająca z wdrożeń jednostek publicznych |
| Przechowywanie danych z rejestru zgłoszeń | 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zamknięto działania następcze | Wymóg ustawowy |
Konsekwencje braku procedury lub jej naruszeń
Art. 56 ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje karę grzywny za brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Grzywna grozi również za utrudnianie dokonania zgłoszenia — np. przez brak dostępnego kanału lub celowe opóźnianie reakcji.
Dla podmiotów z sektora AML brak procedury whistleblowingowej stanowi odrębny delikt administracyjny podlegający karze administracyjnej na podstawie art. 147 pkt 10 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
Poza sankcjami prawnymi, brak procedury oznacza ryzyko, że sygnalista od razu skieruje zgłoszenie zewnętrzne — do RPO lub innego organu. Dane z pierwszego kwartału stosowania przepisów pokazują, że RPO otrzymał 229 spraw, z czego 79 spełniło kryteria zgłoszenia zewnętrznego. Część z nich mogła trafić najpierw do pracodawcy — gdyby ten miał działający kanał wewnętrzny.
Utrzymanie procedury po wdrożeniu
Wdrożenie to nie koniec. Procedura wymaga bieżącej weryfikacji i aktualizacji — potrzeba zmian może wynikać ze zmiany struktury organizacyjnej, nowych procesów biznesowych lub zmian w przepisach. Wyznacz osobę odpowiedzialną za przegląd procedury co najmniej raz w roku.
Obsługa prawna spółek w zakresie procedury sygnalistów
Wdrożenie procedury sygnalistów wymaga znajomości ustawy, ale też zrozumienia, jak Twoja firma faktycznie działa — kto komu raportuje, jakie kanały komunikacji funkcjonują, jak wygląda struktura zatrudnienia.
Wspieramy zarządy i managerów operacyjnych firm technologicznych i usługowych w porządkowaniu tego obszaru. Pracujemy na realiach organizacji — nie wdrażamy standardowych szablonów, tylko projektujemy procedurę dopasowaną do modelu działania firmy.
Nasze wsparcie obejmuje:
- Audyt zatrudnienia — weryfikacja progu 50 osób z uwzględnieniem wszystkich kategorii współpracowników.
- Dobór kanałów zgłoszeń — proporcjonalnych do wielkości firmy i specyfiki zespołu.
- Przygotowanie procedury — ze wszystkimi ośmioma elementami obligatoryjnymi.
- Przeprowadzenie konsultacji — wsparcie przy wyłonieniu przedstawicieli pracowników i sporządzeniu protokołu.
- Przygotowanie uchwały zarządu — formalne przyjęcie procedury.
- Komunikacja do zespołu — materiały informacyjne, wzory potwierdzeń zapoznania.
Łączymy obsługę prawną spółek z kontekstem operacyjnym — IP, struktura właścicielska, plany rozwoju — dzięki czemu procedura sygnalistów jest spójna z pozostałymi procesami w firmie.
Skontaktuj się — przeprowadzimy Cię przez cały proces wdrożenia procedury sygnalistów, od audytu do gotowego dokumentu.
Procedura sygnalistów to obowiązek — ale też szansa na uporządkowanie komunikacji w firmie
Cztery kroki: audyt zatrudnienia, wybór kanałów zgłoszeń, przygotowanie i formalne przyjęcie procedury, komunikacja do zespołu. Każdy z nich kończy się dokumentem, który możesz okazać w razie kontroli PIP.
Terminy są sztywne: 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, 3 miesiące na informację zwrotną. Brak procedury to kara grzywny. Brak kanału to utrudnianie zgłoszenia — kolejna grzywna.
Ale dobrze wdrożona procedura to coś więcej niż spełnienie obowiązku. To sposób na wcześniejsze wychwycenie problemów wewnątrz organizacji — zanim trafią do RPO lub mediów.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu — skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez cały proces, od audytu zatrudnienia po ogłoszenie procedury zespołowi.
Najczęściej zadawane pytania
Kto wlicza się do progu 50 osób przy ustalaniu obowiązku wdrożenia procedury sygnalistów?
Do progu wliczasz pracowników na umowę o pracę w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby na umowach zlecenie i B2B, które nie zatrudniają własnych pracowników do wykonywania tej samej pracy. Stan zatrudnienia ustalasz na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Nie wliczasz podwykonawców z własnymi zespołami ani pracowników agencji pracy tymczasowej. Podmioty z sektora finansowego, AML i kilku innych branż muszą wdrożyć procedurę niezależnie od liczby zatrudnionych.
Czy firma musi przyjmować zgłoszenia anonimowe?
Nie — rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych nie jest obowiązkowe. Twoja firma sama decyduje, czy je przyjmuje i rozpatruje. Obowiązkowe jest natomiast rozpatrywanie zgłoszeń zawierających dane osobowe sygnalisty. Decyzję w sprawie anonimowości musisz zapisać w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Dane RPO pokazują, że 23% zgłoszeń zewnętrznych w pierwszym kwartale stosowania przepisów było anonimowych — warto to uwzględnić przy podejmowaniu decyzji.
Czy konsultacje z pracownikami oznaczają, że muszę uwzględnić ich uwagi w procedurze?
Nie. Konsultacje z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników są obowiązkowe (trwają od 5 do 10 dni), ale nie są wiążące. Pracodawca nie musi uwzględnić żadnych sugestii — wystarczy, że procedura została skonsultowana. Finalna treść zależy wyłącznie od pracodawcy. Sporządź protokół z konsultacji z podpisami — będzie dowodem przeprowadzenia procesu.
W jakiej formie zarząd powinien przyjąć procedurę sygnalistów?
Ustawa nie narzuca konkretnej formy. W spółkach z o.o. najczęściej stosowaną formą jest uchwała zarządu — z tytułem, datą, uzasadnieniem, informacją o przeprowadzonych konsultacjach, treścią procedury jako załącznikiem i podpisami osób uprawnionych do reprezentacji. Alternatywą jest zarządzenie. Procedura musi być zaakceptowana przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla przed wprowadzeniem do stosowania.
Ile czasu ma firma na reakcję po otrzymaniu zgłoszenia od sygnalisty?
Firma musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Następnie ma maksymalnie 3 miesiące od daty potwierdzenia na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej o podjętych działaniach następczych. Niedotrzymanie tych terminów może skutkować skierowaniem zgłoszenia do RPO jako zgłoszenia zewnętrznego — a firma traci kontrolę nad procesem wyjaśniającym.
Co grozi firmie za brak wdrożenia procedury sygnalistów?
Art. 56 ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje karę grzywny za brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Grzywna grozi również za utrudnianie dokonania zgłoszenia. Dla podmiotów z sektora AML brak procedury whistleblowingowej stanowi odrębny delikt administracyjny podlegający karze na podstawie art. 147 pkt 10 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Poza sankcjami prawnymi, brak procedury oznacza, że sygnalista od razu kieruje zgłoszenie do RPO lub innego organu publicznego.
