Lada chwila w życie wejdzie ustawa o sygnalistach – rząd zapowiedział wzmożoną pracę nad projektem. Być może przepisy zaczną obowiązywać od początku drugiego półrocza 2024 r.
W związku z tym, w niniejszym wpisie wyjaśnię krótko, kto może zostać sygnalistą oraz jaka jest rola sygnalisty w firmie. Jest to więc odpowiedź na pytanie, po co w ogóle wprowadza się takie przepisy?
Opiszę także, co może być przedmiotem zgłoszenia przez sygnalistę.
Więcej na temat m.in. jak wdrożyć ustawę o sygnalistach oraz które firmy muszą wdrożyć tą ustawę znajdziesz w pozostałych wpisach na naszym blogu.
Pojęcie „sygnalista” określa osobę, która identyfikuje i zgłasza pewne nieprawidłowości, nadużycia lub zagrożenia w ramach organizacji, w której pracuje lub z którą jest związana – a więc najczęściej będzie to dotyczyło miejsca zatrudnienia takiej osoby.
Mogą to być przypadki korupcji, nadużycia finansowe, naruszenia praw pracowniczych, czy też inne nielegalne działania, których świadkiem jest taka osoba. Opisuję je szczegółowo dalej w artykule.
Kluczowym aspektem działania sygnalisty jest motywacja „w dobrej wierze” co oznacza, że działania sygnalisty nie są podyktowane osobistymi korzyściami czy chęcią zemsty, lecz troską o dobro publiczne lub interesy np. firmy w której pracuje.
Z punktu widzenia pracodawcy, to bardzo pożądana rola – dzięki działaniu pracownika, może dowiedzieć się o np. regularnych kradzieżach, które wpływają na stan spółki lub o mobbingu, który powoduje niezadowolenie w zespole pracowników.
Jak w praktyce może wyglądać działanie sygnalisty?
Wyobraźmy sobie panią Annę, księgową w dużej korporacji, która odkrywa, że jeden z menedżerów regularnie manipuluje raportami finansowymi, aby ukryć opłacanie niepotrzebnych usług realizowanych przez firmę jego żony.
Pani Anna stoi przed trudną decyzją: czy milczeć, czy działać? Dzięki ustawie o sygnalistach, decyduje się ona zgłosić sprawę do odpowiedniego organu wyznaczonego w firmie. Ustawa zapewnia jej ochronę przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami ze strony pracodawcy, jak np. zwolnienie czy nękanie. Dzięki temu może czuć się bezpiecznie – wie, że za jej działania nie zostanie ukarana lub szykanowana przez inne osoby w firmie.
Dzięki zgłoszeniu Anny, sprawa zostaje zbadana, a nieprawidłowości korygowane, co przynosi korzyści nie tylko samej firmie, ale na przykład również jej pracownikom. Sytuacja jej działu poprawia się, dzięki czemu pracownicy dostają większe premie.
Powyższy przykład po części już to wyjaśnia, ale odpowiem jeszcze na pytanie – dlaczego potrzebna jest specjalna ustawa, która chroni sygnalistów? I co to dokładnie oznacza dla zwykłego Kowalskiego?
Podstawowym celem ustawy o sygnalistach jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz ochrony osobom, które decydują się zgłosić wspomniane nieprawidłowości. Bez takich gwarancji, wiele osób obawiałoby się konsekwencji, takich jak zwolnienie z pracy, szykanowanie, czy nawet odwet ze strony pracodawcy lub innych osób zaangażowanych w nieprawidłowości. Ustawa ma za zadanie zmniejszyć te obawy, dając sygnalistom pewność, że ich działanie nie przyniesie im osobistych strat.
Wracając do naszego przykładu pani Anny: wyobraźmy sobie, że pani Anna nie wie, że w proceder jest zaangażowany jeszcze szef działu, który pomaga tuszować działania nieuczciwego managera i też dostaje za to swoją dolę.
Działania pani Anny doprowadzają do zwolnienia managera, ale na odkryciu nieprawidłowości traci też szef działu. Po usunięciu nieprawidłowości zaczyna więc on mścić się na pani Annie.
Dzięki wprowadzeniu przepisów chroniących sygnalistów, pani Anna jest szczególnie chroniona i będzie jej dużo łatwiej obronić się przed nieodpowiednim zachowaniem szefa działu. Co więcej, szef działu będzie wiedział, że grożą mu surowe konsekwencje za prześladowanie pani Anny. Dzięki temu, być może do żadnego odwetu z jego strony nie dojdzie.
Znając już nieco praktyki wyjaśnijmy, kto może zostać sygnalistą? Lista jest dość długa, sygnalistą w szczególności może być:
Widać wyraźnie, że sygnalistą może zostać praktycznie każdy, kto jest w jakiś sposób powiązany z daną firmą – albo jako pracownik albo nawet klient.
Takie uregulowanie sygnalisty pozwala na zgłaszanie nieprawidłowości przez praktycznie każdą osobę zaangażowaną w działanie firmy. Dla przykładu, poza pracownikiem firmy:
- zgłoszenia będzie mógł dokonywać regularny odbiorca towaru, gdy zauważy że pracownicy firmy zawyżają czy zaniżają ilość odbieranego przez niego towaru,
- zgłoszenia będzie też mógł dokonywać klient, który zauważy że pracownik nie nalicza sprzedaży na kasę, a w zamian chowa pieniądze do kieszeni.
Ponownie, takie szerokie uregulowanie tematu jest szczególnie korzystne dla firm i pracodawców. Dlatego szczególnie ważne jest umożliwienie w swojej firmie dokonywana zgłoszeń wewnętrznych. Możesz sprawdzić nasz System Ochrony Sygnalistów, który pozwala na łatwe składanie zawiadomień prze każdą uprawnioną osobę.
Sygnalistą może więc zostać osoba, która ma przypuszczenie lub wiedzę, że w firmie dochodzi do zgłoszenia nieprawidłowości.
Kolejnym krokiem jest oczywiście zgłoszenie tych nieprawidłowości jednym z kanałów – o tym napisałem poniżej.
Podsumowując, aby uzyskać status sygnalisty i ochronę przysługującą z tego tytułu, należy spełnić następujące kryteria:
Zawiadomienie składane przez sygnalistę może być złożone zarówno w formie ustnej (np. na podany numer lub bezpośrednio do osoby wyznaczonej u pracodawcy lub po prostu przełożonego), jak i w formie pisemnej – np. poprzez dedykowany system obsługi sygnalistów.
Ze strony pracodawcy ważne jest by umożliwić sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości.
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy możliwe kanały zgłoszeń:
Ogólna zasada jest taka, że sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Więcej o kanałach i sposobach zgłoszenia znajdziesz w naszym wpisie o tym "Jak przyjmować i weryfikować zgłoszenia sygnalistów w firmie".
Należy wiedzieć, że nie każde nieprawidłowe zachowanie może być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty.
Ważne jest więc by wiedzieć, jakie nieprawidłowości może zgłosić sygnalista w trybie ustawy, a więc tak, by korzystać też z ochrony przewidzianej dla sygnalistów.
Ustawa o sygnalistach obejmuje szeroki zakres potencjalnych nieprawidłowości. Można je podzielić na kilka głównych kategorii, takich jak:
Przestępstwa finansowe – to może być na przykład oszustwo, pranie pieniędzy, korupcja czy unikanie opodatkowania.
Naruszenia praw pracowniczych – tutaj mowa o wszelkiego rodzaju nieprawidłowościach dotyczących warunków pracy, dyskryminacji, mobbingu czy nieprzestrzegania przepisów BHP.
Zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa – np. niebezpieczne produkty, naruszenia standardów bezpieczeństwa żywności, zagrożenia dla środowiska.
Naruszenia ochrony danych osobowych – dotyczy to przypadków, gdzie dane osobowe są nieprawidłowo przetwarzane, ujawniane lub zabezpieczane.
Zamówienia publiczne – sygnalista może zgłaszać przypadki naruszenia procedur przetargowych, korupcji, nepotyzmu, czy nieprawidłowości w procesie wyboru dostawców i przyznawania kontraktów. Zgłoszenia mogą też dotyczyć nieefektywnego wykorzystania środków publicznych, manipulacji specyfikacjami w celu faworyzowania określonych firm.
Usługi, produkty i rynki finansowe – sygnalista może wskazywać na manipulacje rynkowe, nieuczciwe praktyki w zakresie oferowania produktów finansowych, naruszenia przepisów dotyczących przejrzystości rynkowej czy nadużycia w zakresie doradztwa finansowego.
Zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – zgłoszenia mogą dotyczyć podejrzenia o działaniu mającego na celu ukrycie pochodzenia nielegalnie uzyskanych środków finansowych, a także finansowania działalności terrorystycznej.
Sygnaliści mogą wskazywać na braki w zakresie wdrożenia procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) w firmie. Dlatego bardzo ważne jest, by podmioty obowiązane miały wdrożone AML.
Ochrona środowiska – sygnalista może zgłaszać nieprawidłowości takie jak nielegalne zrzuty ścieków, emisje zanieczyszczeń powyżej dopuszczalnych norm, nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony przyrody, nielegalną wycinkę lasów, czy nieprawidłowe gospodarowanie odpadami.
Ochrona konsumentów – sygnalista może informować o praktykach naruszających prawa konsumentów, takich jak wprowadzanie w błąd co do jakości lub bezpieczeństwa produktów, nieuczciwe warunki umów, naruszenia gwarancji, czy ukrywanie wad produktu.
Rozumienie, co dokładnie może być zgłaszane, jest kluczowe nie tylko dla potencjalnych sygnalistów, ale także dla organizacji, które muszą wdrożyć odpowiednie procedury i mechanizmy ochrony. Świadomość tego, jakie działania mogą być uznane za nieprawidłowości, pomaga w budowaniu kultury transparentności i odpowiedzialności, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
Przestrzeganie prawa i etyczne postępowanie w biznesie i administracji są kluczowe dla zdrowego funkcjonowania społeczeństwa. Sygnaliści często pomagają ujawnić przypadki, które mogą mieć poważne konsekwencje nie tylko dla poszczególnych osób, ale także dla całej firmy czy nawet społeczności.
Chroniąc sygnalistów, zapewnia się, że więcej osób będzie miało odwagę zgłaszać nadużycia, przyczyniając się tym samym do walki z korupcją i innymi formami nieprawidłowości.
Wprowadzenie ustawy o sygnalistach stanowi ważny krok w kierunku budowania transparentnego, sprawiedliwego i bezpiecznego środowiska pracy oraz funkcjonowania instytucji. Dzięki niej, osoby takie jak pani Anna mogą podejmować trudne decyzje, wiedząc, że ich działania są cenione i chronione. To z kolei zachęca do większej odpowiedzialności i etyki w różnych sferach życia publicznego.
