Art. 210 KSH w praktyce. Jak founder-CEO podpisuje umowę z własną spółką i nie traci na tym biznesu

Wyobraź sobie: zbudowałeś aplikację, przeniosłeś ją na spółkę, podpisałeś umowę o pracę, przez dwa lata rozwijasz produkt. Przychodzi inwestor z term sheet na 5 mln zł. Jego prawnik zagląda do dokumentów i mówi: „ta umowa o IP jest nieważna — aplikacja prawnie nadal należy do Ciebie osobiście, nie do spółki.” Runda stoi. A wystarczyło 15 minut na jedną uchwałę.

Brzmi jak skrajny scenariusz? Nie jest. Art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych (KSH) wymaga, żeby w umowach między spółką z o.o. a członkiem zarządu spółkę reprezentował pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników — albo rada nadzorcza. Jeśli zarząd podpisze taką umowę sam ze sobą, jest ona bezwzględnie nieważna. Nie da się jej naprawić po fakcie.

Ten artykuł wyjaśnia, kiedy i dlaczego art. 210 KSH dotyczy Twojej spółki, jakie konsekwencje niesie jego naruszenie i co zrobić, żeby Twoje umowy — o pracę, o przeniesienie IP, B2B — były prawnie skuteczne.

Podstawowe pojęcia, które musisz znać

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto uporządkować terminologię. Poniższe pojęcia pojawią się w całym artykule.

Dlaczego art. 210 KSH dotyczy każdego foundera-CEO

Art. 210 § 1 KSH ma charakter bezwzględnie obowiązujący (ius cogens). Nie można go wyłączyć umową spółki, uchwałą organów ani dobrą wolą stron. Dotyczy każdej umowy między spółką a członkiem zarządu — niezależnie od jej rodzaju i związku z pełnioną funkcją.

Zakres jest szeroki:

1. Umowy o pracę z członkami zarządu
2. Kontrakty B2B i umowy zlecenia
3. Umowy o przeniesienie praw autorskich (w tym do oprogramowania)
4. Aneksy do istniejących umów
5. Wypowiedzenia i rozwiązania umów za porozumieniem stron
6. Umowy pożyczki, najmu, sprzedaży między spółką a członkiem zarządu

Cel przepisu: prewencyjna ochrona spółki, wspólników i wierzycieli przed konfliktem interesów. Wystarczy potencjalna możliwość konfliktu — nie trzeba wykazywać, że interesy spółki zostały faktycznie naruszone (postanowienie SN I UZ 20/21 z 16 listopada 2021 r.).

Dla startupu technologicznego, gdzie founderzy są wspólnikami i jednocześnie zasiadają w zarządzie, ten przepis aktualizuje się niemal przy każdej umowie dotyczącej ich osobistego zaangażowania w spółkę.

Kogo obejmuje i w jakiej formie

Warto pamiętać: jeśli spółka ma dwóch wspólników będących członkami zarządu, żaden z nich nie może podpisać umowy w imieniu spółki z drugim — nawet jeśli obaj się zgadzają. To najczęstsza konfiguracja w startupach founderskich i najczęstsze źródło błędów.

Co się dzieje, gdy art. 210 KSH zostanie naruszony

Sąd Najwyższy konsekwentnie potwierdza: umowa zawarta z naruszeniem art. 210 § 1 KSH jest bezwzględnie nieważna na podstawie art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego.

Orzecznictwo, które to przesądza

Nowelizacja art. 39 KC z 2019 r. wprowadziła konstrukcję czynności „kulejącej” (negotium claudicans) — część doktryny argumentuje, że naruszenie art. 210 KSH powinno umożliwiać konwalidację. SN w orzeczeniach po 2019 r. konsekwentnie odmawia stosowania tej konstrukcji do art. 210 KSH, traktując go jako przepis szczególny o charakterze bezwzględnie obowiązującym.

Konsekwencje nieważności — co tracisz

Nieważność umowy oznacza, że prawnie nigdy nie doszła do skutku. Świadczenia spełnione na jej podstawie to świadczenia nienależne (art. 410 § 2 KC), podlegające zwrotowi.

1. Prawa autorskie do oprogramowania — jeśli umowa o przeniesienie IP jest nieważna, prawa autorskie nigdy nie przeszły na spółkę. Spółka korzysta z cudzego oprogramowania bez tytułu prawnego. Founder (lub inny twórca) pozostaje właścicielem kodu.
2. Umowa o pracę — brak formalnego stosunku pracy. ZUS może zakwestionować podstawę wymiaru składek. Roszczenia o wynagrodzenie możliwe jedynie jako zwrot nienależnego świadczenia, nie na podstawie Kodeksu pracy (wyrok SN z 4.11.2010 r., II PK 178/09).
3. Kontrakty B2B i umowy cywilnoprawne — nieważność obejmuje zarówno zawarcie, jak i aneksowanie. Brak możliwości dochodzenia roszczeń kontraktowych — jedynie roszczenia restytucyjne.
4. Wpis w KRS — może zostać zakwestionowany, jeśli umowa stanowiąca jego podstawę jest nieważna.

Dla spółki technologicznej, gdzie stawki kontraktorów i founderów bywają wysokie, koszty naprawy mogą sięgać setek tysięcy złotych — nie licząc ryzyka utraty rundy inwestycyjnej.

Skontaktuj się — sprawdzimy, czy Twoje umowy z zarządem są prawnie skuteczne, zanim zrobi to inwestor.

Przeniesienie praw autorskich do oprogramowania od foundera na spółkę

To jeden z najczęstszych scenariuszy w startupach technologicznych: founder napisał kod przed rejestracją spółki (lub równolegle z nią), a teraz chce przenieść prawa autorskie do oprogramowania na spółkę. Jeśli jest jednocześnie członkiem zarządu — musi spełnić wymogi dwóch przepisów naraz.

Podwójny wymóg formalny

Naruszenie któregokolwiek z tych wymogów przerywa chain of title do oprogramowania. Spółka formalnie nie jest właścicielem swojego produktu.

Czego wymaga prawidłowa umowa o przeniesienie IP

1. Forma pisemna — własnoręczny podpis na dokumencie papierowym lub kwalifikowany podpis elektroniczny. E-mail, skan podpisanej umowy ani zwykły podpis elektroniczny nie wystarczą.
2. Wyraźne wskazanie pól eksploatacji — umowa nie może zawierać ogólnikowych klauzul typu „na wszelkich polach eksploatacji”. Każde pole musi być wymienione. Typowe pola dla oprogramowania: utrwalanie i zwielokrotnianie (w tym w pamięci serwerów), rozpowszechnianie w sieci, najem/użyczenie licencji, modyfikacja i adaptacja, publiczne udostępnianie w internecie (SaaS).
3. Uregulowanie praw zależnych — twórca zachowuje prawo do zezwalania na opracowania nawet po przeniesieniu praw majątkowych. Bez wyraźnego przeniesienia tego prawa spółka musi każdorazowo uzyskiwać zgodę foundera na istotne modyfikacje programu.
4. Postanowienie o wydaniu kodu źródłowego — nabycie praw autorskich nie oznacza automatycznie prawa do kodu źródłowego. Konieczne jest odrębne postanowienie umowne.
5. Prawidłowa reprezentacja spółki — podpis pełnomocnika powołanego uchwałą NZW (art. 210 § 1 KSH) lub forma aktu notarialnego (art. 210 § 2 KSH w spółce jednoosobowej).

Ryzyka, o których founderzy zapominają

1. Współtwórczość — jeśli program stworzyli wspólnie founder i inne osoby (np. freelancer, znajomy), przeniesienie praw przez jednego foundera nie daje spółce pełni praw. Konieczna zgoda wszystkich współtwórców.
2. Kod napisany u poprzedniego pracodawcy — art. 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim: prawa majątkowe do programu stworzonego w ramach stosunku pracy przysługują pracodawcy. Jeśli founder napisał fragmenty kodu jako pracownik innej firmy, nie może skutecznie przenieść tych praw na spółkę.
3. Komponenty open source — licencje copyleft mogą ograniczać możliwość przeniesienia praw lub wymagać udostępnienia kodu źródłowego. Analiza zgodności licencji z modelem biznesowym spółki jest niezbędna przed podpisaniem umowy.
4. Aport IP ≠ cesja praw autorskich — samo postanowienie umowy spółki o wniesieniu IP jako wkładu niepieniężnego nie zastępuje odrębnej umowy o przeniesienie praw autorskich spełniającej wymogi art. 53 ustawy o prawie autorskim.

Warto pamiętać, że founderzy często zakładają spółkę przez system S24 (szybciej, taniej — opłata sądowa 350 zł zamiast 500 zł, brak taksy notarialnej). Ale S24 nie pozwala na wniesienie aportu — tylko wkłady pieniężne. To oznacza, że przeniesienie IP musi nastąpić odrębną umową po rejestracji. I właśnie w tym momencie aktualizuje się wymóg art. 210 KSH.

Najczęstsze błędy w uchwałach o powołaniu pełnomocnika

Nawet jeśli wiesz, że musisz powołać pełnomocnika, możesz popełnić błąd, który unieważni cały proces. Oto najczęstsze pułapki.

Błędy proceduralne

1. Brak tajnego głosowania — uchwała o powołaniu pełnomocnika dotyczy „sprawy osobowej” w rozumieniu art. 247 § 2 KSH. Głosowanie musi być tajne. Głosowanie jawne = wadliwość uchwały.
2. Podjęcie uchwały w trybie pisemnym — wyrok SN z 15 czerwca 2012 r. (II CSK 217/11): uchwała o powołaniu pełnomocnika z art. 210 KSH nie może być podjęta w trybie pisemnym (art. 227 § 2 KSH). Wymaga zgromadzenia wspólników.
3. Brak porządku obrad — jeśli zgromadzenie odbywa się w trybie formalnym (nie na podstawie art. 240 KSH), porządek obrad musi obejmować punkt o powołaniu pełnomocnika.

Błędy w treści uchwały

4. Zbyt szeroki zakres umocowania — uchwała SN z 30 stycznia 2019 r. (III CZP 71/18): pełnomocnictwo ogólne jest niedopuszczalne. Dopuszczalne jest pełnomocnictwo rodzajowe (np. „do zawierania umów o pracę z członkami zarządu”), ale nie ogólne (np. „do wszelkich czynności prawnych z członkami zarządu”).
5. Zbyt wąski zakres umocowania — uchwała określa pełnomocnictwo wyłącznie do „umowy o pracę”, a pełnomocnik podpisuje też umowę o przeniesienie IP. Ta druga umowa jest nieważna, bo pełnomocnik nie miał do niej umocowania.
6. Brak danych identyfikacyjnych pełnomocnika — brak numeru PESEL, błędne dane osobowe, nieprecyzyjne wskazanie osoby.

Błędy organizacyjne

7. Powołanie pełnomocnika przez zarząd — pełnomocnika powołuje wyłącznie zgromadzenie wspólników. Uchwała zarządu w tej sprawie jest bezskuteczna.
8. Mylenie pełnomocnika z art. 210 KSH z prokurentem — prokura nie zastępuje pełnomocnictwa z art. 210 KSH. Prokurent nie może reprezentować spółki w umowach z członkami zarządu.
9. „Zapomniany” pełnomocnik — brak odwołania pełnomocnictwa po wykonaniu czynności. Pełnomocnik formalnie zachowuje umocowanie, co może prowadzić do nieautoryzowanych działań.

Spółka jednoosobowa — art. 210 § 2 KSH

Jeśli jesteś jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, art. 210 § 1 KSH nie stosuje się. Zamiast niego obowiązuje art. 210 § 2 KSH: każda czynność prawna między Tobą a spółką wymaga formy aktu notarialnego.

Sankcja za brak formy notarialnej jest identyczna: bezwzględna nieważność (art. 73 § 2 KC). Dotyczy to umów o pracę, umów o przeniesienie IP, kontraktów B2B — wszystkiego.

Ratio legis: skoro w spółce jednoosobowej nie ma kto powołać pełnomocnika (jedyny wspólnik nie może głosować w sprawie dotyczącej umowy z samym sobą jako jedynym członkiem zarządu), ustawodawca zastąpił kontrolę korporacyjną kontrolą zewnętrzną — notariusz jako osoba zaufania publicznego plus nadzór sądu rejestrowego (notariusz ma obowiązek zawiadomić sąd o każdej takiej czynności — art. 210 § 3 KSH).

Wyjątek: wymóg formy aktu notarialnego nie stosuje się do czynności dokonywanych przy wykorzystaniu wzorca w systemie S24.

Dodatkowa konsekwencja: ZUS jest uprawniony do badania formalnych przesłanek ważności umowy stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych. Nieważna umowa o pracę nie tworzy tytułu pracowniczego do ubezpieczeń. Jedyny wspólnik jednoosobowej sp. z o.o. jest traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność (art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) — co oznacza obowiązek opłacania ZUS w pełnej wysokości, niezależnie od faktycznego wykonywania czynności na rzecz spółki.

Rada nadzorcza vs. pełnomocnik — co wybrać

Art. 210 § 1 KSH daje dwie opcje: rada nadzorcza albo pełnomocnik z uchwały NZW. Dla startupów i scale-upów wybór jest zazwyczaj prosty — ale warto znać różnice.

Dla większości startupów na wczesnym etapie pełnomocnik z uchwały NZW jest wystarczający i znacznie prostszy. Rada nadzorcza ma sens, gdy spółka rośnie, wchodzą inwestorzy zewnętrzni lub zbliża się do progów obligatoryjnych.

Kogo wybrać na pełnomocnika? Przepis nie wymaga, by był to prawnik. Może to być księgowa spółki, osoba zaufania wspólników, radca prawny. Nie może to być członek zarządu spółki (bo to właśnie przed konfliktem interesów chroni art. 210 KSH). Warto rozważyć ustanowienie stałego pełnomocnika na roczne okresy — upraszcza to bieżące operacje i eliminuje konieczność zwoływania NZW przy każdej umowie.

Uwaga: komisja rewizyjna nie ma kompetencji z art. 210 KSH — nie może zastąpić rady nadzorczej ani pełnomocnika w tej roli.

Art. 210 KSH w due diligence — co sprawdza inwestor

W procesach due diligence prowadzonych przez fundusze VC i PE, art. 210 KSH jest traktowany jako przepis systemowy. Jego naruszenia sygnalizują ogólną jakość ładu korporacyjnego w spółce.

Dane rynkowe potwierdzają skalę: w trzecim kwartale 2025 r. polskie fundusze zainwestowały 464 mln zł w 39 transakcjach, a prognoza na cały 2025 r. przekracza 3 mld zł. Przy takich kwotach prawidłowość dokumentacji korporacyjnej to nie formalność — to warunek zamknięcia transakcji.

Co konkretnie sprawdza prawnik inwestora

1. Odpisy z KRS — skład zarządu, wspólnicy, zmiany w czasie
2. Umowa spółki — zapisy o reprezentacji, radzie nadzorczej, ograniczeniach
3. Protokoły zgromadzeń wspólników — uchwały o powołaniu pełnomocników z art. 210 KSH
4. Lista pełnomocnictw — zakres, daty, dane identyfikacyjne
5. Umowy z członkami zarządu — kto podpisał w imieniu spółki, na jakiej podstawie
6. Chain of title IP — czy prawa autorskie do oprogramowania przeszły prawidłowo od twórców na spółkę

Konsekwencje wykrycia naruszeń

Szczególna wrażliwość dotyczy spin-offów akademickich i spółek, gdzie kod powstawał w ramach wcześniejszych stosunków pracy founderów u innych pracodawców. Inwestor sprawdza nie tylko, czy prawa zostały prawidłowo przeniesione na spółkę, ale też czy founder w ogóle miał prawo nimi dysponować.

Checklist: jak prawidłowo zawrzeć umowę z członkiem zarządu

Poniżej znajdziesz procedurę krok po kroku. Stosuj ją przy każdej umowie między spółką a członkiem zarządu.

1. Ustal, który paragraf art. 210 KSH ma zastosowanie — § 1 (spółka wieloosobowa lub wieloosobowy zarząd) czy § 2 (jedyny wspólnik = jedyny członek zarządu).
2. Przy § 1: zwołaj zgromadzenie wspólników — możesz skorzystać z art. 240 KSH (bez formalnego zwołania, jeśli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt nie zgłasza sprzeciwu).
3. Podejmij uchwałę o powołaniu pełnomocnika — w głosowaniu tajnym (art. 247 § 2 KSH). Określ precyzyjnie: kto jest pełnomocnikiem (imię, nazwisko, PESEL), z którym członkiem zarządu ma zawrzeć umowę, jakiego rodzaju umowę i czego dotyczy.
4. Zaprotokołuj uchwałę — protokół NZW z listą obecności, treścią uchwały i wynikiem głosowania.
5. Pełnomocnik podpisuje umowę w imieniu spółki — nie członek zarządu, nie prokurent, nie inny wspólnik działający bez uchwały.
6. Zarchiwizuj dokumenty — protokół NZW, uchwałę, pełnomocnictwo i podpisaną umowę przechowuj razem.
7. Przy § 2: umów wizytę u notariusza — cała czynność prawna musi mieć formę aktu notarialnego.
8. Przy umowach o przeniesienie IP: spełnij dodatkowo wymogi art. 53 ustawy o prawie autorskim — forma pisemna, wyraźne wskazanie pól eksploatacji, uregulowanie praw zależnych, postanowienie o wydaniu kodu źródłowego.

Koszt poprawnego przeprowadzenia procedury to kilka tysięcy złotych jednorazowo. Koszt naprawy sytuacji po fakcie — ponowne podejmowanie uchwał, zawieranie umów od nowa, ryzyko sporów — jest wielokrotnie wyższy.

Jak możemy pomóc

Jeśli Twoja spółka działa w modelu, gdzie founderzy są wspólnikami i członkami zarządu, a jednocześnie tworzą technologię, podpisują umowy o pracę lub współpracują na B2B — prawdopodobnie art. 210 KSH dotyczy Cię bezpośrednio.

Wspieramy founderów, zarządy i scale-upy w porządkowaniu ładu korporacyjnego — w szczególności w obszarach, gdzie prawo spółek przecina się z własnością intelektualną i umowami z zarządem.

1. Audyt umów z członkami zarządu — sprawdzamy, czy każda umowa (o pracę, o przeniesienie IP, B2B) została zawarta z udziałem pełnomocnika powołanego zgodnie z art. 210 § 1 KSH. Identyfikujemy luki i wskazujemy, które umowy wymagają ponownego zawarcia.
2. Weryfikacja chain of title IP — analizujemy, czy prawa autorskie do oprogramowania przeszły prawidłowo od twórców na spółkę. Sprawdzamy formę umów, pola eksploatacji, prawa zależne i ewentualną współtwórczość.
3. Przygotowanie dokumentacji korporacyjnej — uchwały NZW, pełnomocnictwa, protokoły — zaprojektowane pod konkretne umowy i konkretnych członków zarządu.
4. Przygotowanie spółki do due diligence — porządkujemy dokumentację przed rundą inwestycyjną lub transakcją M&A, żeby inwestor nie znalazł problemów, które mogą obniżyć wycenę lub zablokować transakcję.

Łączymy prawo spółek z kontekstem biznesowym — IP, strukturą właścicielską i planami rozwoju — żeby decyzje korporacyjne były spójne z kierunkiem firmy.

Podsumowanie: 15 minut, które chronią Twoje aktywa

Art. 210 KSH to przepis, który łatwo przeoczyć i trudno naprawić po fakcie. Umowa zawarta bez pełnomocnika jest bezwzględnie nieważna — nie da się jej „uzdrowić” późniejszą uchwałą ani potwierdzeniem. Dotyczy to umów o pracę, umów o przeniesienie IP, kontraktów B2B i każdej innej czynności prawnej między spółką a członkiem zarządu.

Dla startupów technologicznych, gdzie founderzy-CEO przenoszą prawa do oprogramowania na spółkę, ryzyko jest podwójne: naruszenie art. 210 KSH przerywa chain of title do produktu, a naruszenie art. 53 ustawy o prawie autorskim unieważnia samo przeniesienie praw. Efekt: spółka formalnie nie jest właścicielem swojego produktu — co może wyjść na jaw dopiero podczas due diligence.

Procedura jest prosta: uchwała NZW, powołanie pełnomocnika, podpisanie umowy przez pełnomocnika. To kilka tysięcy złotych i kilkanaście minut pracy korporacyjnej, które mogą uratować rundę inwestycyjną.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje umowy z zarządem i dokumentacja IP są prawnie skuteczne — napisz do nas.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę powoływać pełnomocnika za każdym razem, gdy chcę podpisać aneks do mojej umowy o pracę jako CEO?
Tak. Art. 210 § 1 KSH obejmuje wszelkie czynności dotyczące stosunku pracy: zawarcie, zmianę, wypowiedzenie, rozwiązanie za porozumieniem stron. Każdy aneks to odrębna czynność prawna między spółką a członkiem zarządu. Rozwiązaniem jest ustanowienie stałego pełnomocnika na roczne okresy z zakresem umocowania obejmującym umowy o pracę z członkami zarządu — eliminuje to konieczność zwoływania NZW przy każdej zmianie.

Kogo wybrać na pełnomocnika — czy to musi być prawnik?
Nie musi. Pełnomocnikiem może być dowolna osoba fizyczna — księgowa spółki, osoba zaufania wspólników, radca prawny. Nie może to być członek zarządu spółki ani prokurent (prokura nie zastępuje pełnomocnictwa z art. 210 KSH). Ważne, żeby uchwała precyzyjnie identyfikowała pełnomocnika (imię, nazwisko, PESEL) i określała zakres umocowania.

Mamy dwóch wspólników-founderów w zarządzie — czy jeden może podpisać umowę z drugim w imieniu spółki?
Nie. Art. 210 § 1 KSH wyłącza cały zarząd z reprezentacji spółki w umowach z członkami zarządu. Nawet jeśli zarząd jest wieloosobowy i obaj founderzy się zgadzają, żaden z nich nie może podpisać umowy w imieniu spółki z drugim. Spółkę musi reprezentować pełnomocnik powołany uchwałą NZW lub rada nadzorcza.

Co jeśli już podpisaliśmy umowę o przeniesienie IP bez pełnomocnika — czy da się to naprawić bez zawierania umowy od nowa?
Nie. Sąd Najwyższy konsekwentnie uznaje, że umowa zawarta z naruszeniem art. 210 § 1 KSH jest bezwzględnie nieważna i nie podlega konwalidacji — w tym przez późniejsze zatwierdzenie przez zgromadzenie wspólników czy radę nadzorczą (wyrok SN II CSKP 785/22). Jedyne wyjście: zwołaj NZW, powołaj pełnomocnika i zawrzyj umowę od nowa — prawidłowo.

Czy art. 210 KSH dotyczy też umów B2B, czy tylko umów o pracę?
Dotyczy każdej umowy między spółką a członkiem zarządu — niezależnie od jej rodzaju. Obejmuje umowy o pracę, kontrakty B2B, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o przeniesienie praw autorskich, umowy pożyczki, najmu i wszelkie inne czynności prawne. Wystarczy, że jedną stroną jest spółka, a drugą — osoba pełniąca funkcję członka zarządu tej spółki.

Jak to wygląda w spółce jednoosobowej — czy jedyny wspólnik-prezes też musi mieć pełnomocnika?
W spółce jednoosobowej, gdzie jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, art. 210 § 1 KSH nie stosuje się. Zamiast niego obowiązuje art. 210 § 2 KSH: każda czynność prawna między wspólnikiem a spółką wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Notariusz ma obowiązek zawiadomić sąd rejestrowy o każdej takiej czynności. Brak formy notarialnej = bezwzględna nieważność umowy.