Zatrudnienie pracownika spoza Unii Europejskiej wymaga od Ciebie spełnienia dwóch warunków: weryfikacji legalności pobytu i uzyskania dokumentu uprawniającego do pracy. Poniżej znajdziesz konkretne kroki, dokumenty i terminy – w tym uproszczone zasady dla obywateli Ukrainy i Białorusi.
Zanim podpiszesz umowę, zweryfikuj dwie rzeczy:
Oba dokumenty muszą być aktualne i ważne w dniu zawarcia umowy. Brak któregokolwiek z nich oznacza ryzyko nielegalnego zatrudnienia – ze wszystkimi konsekwencjami dla Twojej firmy.
Przed podpisaniem umowy sprawdź, czy Twój przyszły pracownik dysponuje jednym z poniższych dokumentów:
Cudzoziemiec może też przebywać w Polsce legalnie na podstawie ruchu bezwizowego (paszport biometryczny). Listę krajów objętych ruchem bezwizowym znajdziesz tutaj.
Nie każdy dokument legalizujący pobyt pozwala na zatrudnienie. Nie możesz zatrudnić cudzoziemca, jeśli posiada wyłącznie:
Obywatele Ukrainy i Białorusi podlegają odrębnym, uproszczonym zasadom – opisanym w dalszej części.
Jeśli pracownik posiada ważną podstawę pobytu, kolejny krok to uzyskanie dokumentu uprawniającego do pracy. Zezwolenie na pracę jest wydawane zawsze na rzecz konkretnego pracodawcy i na konkretnym stanowisku – nie istnieje zezwolenie blankietowe.
Dokumenty uprawniające do legalnej pracy:
Każdy z tych dokumentów wymaga odrębnej procedury i może wiązać się z koniecznością przedstawienia dodatkowych dokumentów.
Zezwolenie na pracę wydaje wojewoda właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy – na wniosek podmiotu powierzającego pracę (czyli Twój).
Podstawę prawną stanowi rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 lipca 2022 r. w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
Dotyczy cudzoziemca, który wykonuje pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z podmiotem mającym siedzibę, miejsce zamieszkania, oddział lub zakład w Polsce.
Dotyczy cudzoziemca, który:
i przebywa w Polsce łącznie ponad 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
Oba typy zezwoleń można przedłużyć. Wniosek złóż nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż 30 dni przed upływem ważności zezwolenia.
Zezwolenie wydawane jest w formie decyzji administracyjnej. Odwołanie składasz do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – za pośrednictwem wojewody, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia doręczenia.
Test rynku pracy – to informacja starosty powiatowego o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych Twojej firmy na lokalnym rynku pracy. Przeprowadzenie testu jest często wymagane przed uzyskaniem zezwolenia na pracę.
Nie musisz przeprowadzać testu w następujących przypadkach:
Wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem w Twoim zakładzie pracy udostępnij pracownikowi w języku dla niego zrozumiałym. Dotyczy to:
Nie musi to być język ojczysty pracownika. Jeśli włada np. językiem angielskim – dokumenty mogą być w tym języku.
Jeśli pracownik posiada ważne dokumenty pobytowe i zezwolenie na pracę, a dokumenty zostały przetłumaczone – możesz podpisać umowę.
Status prawny obywateli Ukrainy reguluje ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (tzw. specustawa). Przepisy były wielokrotnie nowelizowane – każdorazowo weryfikuj aktualne brzmienie.
Obywatel Ukrainy, który przybył legalnie z Ukrainy na terytorium Polski od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi i deklaruje zamiar pozostania w Polsce, ma pobyt uznany za legalny przez okres określony w specustawie i jej kolejnych nowelizacjach.
Ta zasada dotyczy również:
Przepisy specustawy dotyczące legalizacji pobytu nie dotyczą obywateli Ukrainy posiadających:
Wyjątek: wyłączenie stosuje się, jeśli obywatel Ukrainy złożył wniosek o udzielenie ochrony międzynarodowej lub zadeklarował zamiar jego złożenia.
Obywatel Ukrainy, który wjechał do Polski w związku z działaniami wojennymi i deklaruje zamiar pozostania, może podjąć pracę, jeśli:
pod warunkiem że pracodawca powiadomi powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy.
Sfałszowane wybory prezydenckie w sierpniu 2020 r. spowodowały wzrost emigracji z Białorusi do Polski. Od lipca 2022 r. polski rząd znacząco ułatwił legalizację pobytu obywateli Białorusi przebywających w Polsce na podstawie wiz humanitarnych – wprowadzając specjalną procedurę uzyskiwania zezwoleń na pobyt czasowy.
Wizy humanitarne pozwalają obywatelom Białorusi:
Zgodnie z ustawą o cudzoziemcach – zgody na pobyt ze względów humanitarnych udziela się, jeżeli zobowiązanie cudzoziemca do powrotu:
Organem właściwym jest komendant Straży Granicznej – po przeprowadzeniu postępowania w sprawie zobowiązania cudzoziemca do powrotu. Wniosek wizowy wypełniasz na stronie właściwego konsulatu.
Procedurę uzyskania karty pobytu wprowadza rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 czerwca 2022 r. (obowiązuje od 9 lipca 2022 r.).
Warunki i zasady:
Co dokładnie muszę sprawdzić przed zatrudnieniem cudzoziemca spoza UE w Polsce?
Przed podpisaniem umowy zweryfikuj dwie rzeczy: czy cudzoziemiec posiada ważny dokument legalizujący pobyt w Polsce oraz czy posiada dokument uprawniający do podjęcia pracy. Oba dokumenty muszą być aktualne w dniu zawarcia umowy – brak któregokolwiek z nich oznacza ryzyko nielegalnego zatrudnienia i konsekwencje dla Twojej firmy.
Jakie dokumenty pobytowe i dokumenty uprawniające do pracy powinien mieć cudzoziemiec przed podpisaniem umowy?
Pobyt legalizuje m.in. wiza krajowa, wiza Schengen, zezwolenie na pobyt stały lub czasowy, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, karta pobytu, zgoda Komendanta Głównego Straży Granicznej albo ruch bezwizowy na podstawie paszportu biometrycznego. Dokumentem uprawniającym do pracy jest natomiast zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową, zaświadczenie o wpisie wniosku o zezwolenie na pracę sezonową do ewidencji lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy wpisane do ewidencji oświadczeń – przy czym każde z nich jest wydawane na rzecz konkretnego pracodawcy i na konkretne stanowisko. Pamiętaj: wiza turystyczna i zezwolenie na pobyt czasowy ze względu na okoliczności wymagające krótkotrwałego pobytu nie uprawniają do zatrudnienia.
Kiedy trzeba zrobić test rynku pracy przed uzyskaniem zezwolenia na pracę, a kiedy nie jest on wymagany?
Test rynku pracy, czyli informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku, jest co do zasady wymagany przed złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę. Nie musisz go przeprowadzać w czterech sytuacjach: gdy zatrudniasz obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy; gdy stanowisko dotyczy zawodu deficytowego (np. programiści, inżynierowie, lekarze specjaliści); gdy kandydat jest absolwentem lub doktorantem uczelni w Polsce, UE lub EOG; albo gdy cudzoziemiec przebywał legalnie w Polsce przez co najmniej 3 lata przed złożeniem wniosku.
Jak wygląda uproszczona procedura zatrudnienia obywatela Ukrainy i jaki jest termin na powiadomienie urzędu pracy?
Obywatel Ukrainy, którego pobyt jest legalny na podstawie specustawy lub na innej podstawie prawnej, może podjąć pracę bez zezwolenia na pracę i bez oświadczenia – wystarczy, że jako pracodawca złożysz powiadomienie o powierzeniu pracy w powiatowym urzędzie pracy przez system praca.gov.pl w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy. Powiadomienie jest bezpłatne, ale jeśli przegapisz 14-dniowy termin, musisz nawiązać nową umowę i od jej daty liczy się nowy 14-dniowy termin na zgłoszenie. Każda zmiana pracodawcy lub zawarcie nowej umowy z tym samym cudzoziemcem wymaga złożenia odrębnego powiadomienia.
Czy obywatel Białorusi z wizą humanitarną albo zezwoleniem na pobyt czasowy może pracować w Polsce bez dodatkowego zezwolenia na pracę?
Tak – w obu przypadkach. Obywatel Białorusi posiadający wizę humanitarną może podejmować pracę bez konieczności uzyskania dodatkowych zezwoleń, a posiadacz zezwolenia na pobyt czasowy wydanego na podstawie rozporządzenia z 14 czerwca 2022 r. jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na mocy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
