Regulamin pracy zdalnej – jak wprowadzić zasady pracy zdalnej w firmie

Od 7 kwietnia 2023 r. każda firma, w której pracownicy pracują zdalnie, musi posiadać regulamin pracy zdalnej lub porozumienie ze związkami zawodowymi. Bez tego dokumentu praca zdalna w Twojej firmie nie ma podstawy prawnej. Poniżej znajdziesz konkretne kroki: jak wybrać właściwą formę dokumentu, co w nim zapisać i jak go wdrożyć.

Porozumienie czy regulamin pracy zdalnej?

Forma zależy od tego, czy w firmie działają związki zawodowe:

1. Związki zawodowe działają w firmie – zasady wykonywania pracy zdalnej wprowadź przez porozumienie z zakładową organizacją związkową. Proces opisuję w dalszej części artykułu.
2. Związków zawodowych nie ma – zasady określ w regulaminie pracy zdalnej, skonsultowanym z przedstawicielami pracowników.

Regulamin pracy zdalnej – krok po kroku

W większości firm nie działają związki zawodowe. Jeśli tak jest u Ciebie, a chcesz umożliwić pracownikom pracę zdalną – przygotuj i wdróż regulamin wykonywania pracy zdalnej.

Regulamin nie może być narzucony jednostronnie. Przed wejściem w życie musisz go skonsultować z przedstawicielami pracowników.

Jak wyłonić przedstawicieli pracowników

• Pracownicy wybierają przedstawicieli z własnych szeregów.
• Kodeks pracy nie reguluje zasad tych wyborów. Opisz je w regulaminie pracy, w osobnym regulaminie wyboru przedstawicieli albo nawet w wiadomości e-mail do wszystkich pracowników.
• Zadbaj, by zasady były sprawiedliwe – każdy pracownik powinien mieć prawo głosu, a tryb wyboru powinien być jasny.
• Pracownicy zgłaszają kandydatów i przeprowadzają głosowanie.
• Przepisy mówią o „przedstawicielach" (liczba mnoga) – wyłoń minimum dwóch.
• Jeśli w firmie działają już „stali" przedstawiciele pracowników wybrani wcześniej, nie musisz przeprowadzać nowych wyborów.

Konsultacja regulaminu

• Przedstaw wybranym przedstawicielom projekt regulaminu pracy zdalnej.
• Nie masz obowiązku uwzględniania ich sugestii – wystarczy sam fakt konsultacji.
• Spisz protokół z konsultacji i uzyskaj podpisy przedstawicieli. To Twój dowód na przeprowadzenie wymaganej procedury.

Ogłoszenie i wejście w życie regulaminu

Po zakończeniu konsultacji wprowadź regulamin „w sposób przyjęty u danego pracodawcy". W praktyce oznacza to:

• wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników,
• opublikowanie regulaminu w wewnętrznych kanałach komunikacji (Slack, Teams),
• wywieszenie informacji w stołówce lub pomieszczeniach socjalnych.

Regulamin zaczyna obowiązywać od daty w nim wskazanej. Ustaw ją np. kilka dni po ogłoszeniu, żeby każdy miał czas się zapoznać.

Szczegółowy opis całego procesu znajdziesz we wpisie Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej.

Wprowadzenie pracy zdalnej – porozumienie z zakładową organizacją związkową

Jeśli w Twojej firmie działają związki zawodowe, zasady pracy zdalnej określ w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Gdy organizacji jest kilka – porozumienie zawierasz ze wszystkimi.

Jak przebiega uzgadnianie treści porozumienia

• Pracodawca i organizacja związkowa współpracują nad treścią – każda strona przedstawia propozycje, akceptuje je lub proponuje zmiany.
• Ustawa nie narzuca formy komunikacji. Najbezpieczniejsza opcja: ustalanie treści na piśmie, stanowiska – w dialogu bezpośrednim.

Gdy nie da się uzgodnić porozumienia ze wszystkimi związkami

Jeśli uzgodnienie treści z wszystkimi organizacjami związkowymi nie jest możliwe, możesz zawrzeć porozumienie z organizacjami reprezentatywnymi – czyli takimi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych w firmie.

Gdy porozumienie nie zostanie zawarte w ciągu 30 dni

Jeśli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, masz prawo określić zasady pracy zdalnej samodzielnie – w regulaminie. Musisz jednak uwzględnić ustalenia podjęte podczas negocjacji z organizacjami związkowymi. W takim przypadku nie musisz już dodatkowo konsultować regulaminu z pracownikami ani związkami.

Co musi zawierać regulamin lub porozumienie o pracy zdalnej

Kodeks pracy wymaga, aby regulamin lub porozumienie określały co najmniej:

• Grupy pracowników objętych pracą zdalną – kto w firmie może pracować zdalnie.
• Zasady pokrywania kosztów – jak pracodawca pokrywa koszty związane z pracą zdalną.
• Ekwiwalent lub ryczałt – zasady ustalania kwoty wypłacanej pracownikowi.
• Zasady komunikacji – jak pracodawca i pracownik się porozumiewają, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy.
• Kontrola wykonywania pracy – jak pracodawca weryfikuje pracę wykonywaną zdalnie.
• Kontrola BHP – zasady kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy.
• Bezpieczeństwo informacji – zasady kontroli wymogów ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych.
• Narzędzia pracy – zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi urządzeń.

To katalog otwarty. Możesz uregulować także inne kwestie specyficzne dla Twojej firmy – np. zasady korzystania z przestrzeni coworkingowych czy harmonogram dni pracy zdalnej. Dodatkowe regulacje muszą być zgodne z prawem i nie mogą naruszać praw pracowników.

Co zrobić, jeśli pracownicy już pracują zdalnie bez regulaminu

Jeśli Twoi pracownicy pracują zdalnie, ale firma nie ma regulaminu ani porozumienia zgodnego z przepisami obowiązującymi od 7 kwietnia 2023 r. – uzupełnij dokumentację niezwłocznie. Przepisy obowiązują od ponad trzech lat, a ich brak naraża Cię na ryzyko zakwestionowania warunków pracy zdalnej podczas kontroli.

Co konkretnie zrobić

1. Wprowadź regulamin lub porozumienie – zgodnie z procedurą opisaną powyżej (konsultacja z przedstawicielami pracowników lub uzgodnienie ze związkami zawodowymi).
2. Uzupełnij dokumentację indywidualną – przygotuj polecenia pracodawcy lub wnioski pracowników o pracę zdalną (z datą od dnia wejścia w życie regulaminu/porozumienia).
3. Dostosuj praktykę do dokumentów – zadbaj, by od momentu wdrożenia regulaminu praca zdalna była wykonywana zgodnie z jego postanowieniami.

Pracownicy nie muszą przerywać pracy zdalnej na czas wdrażania dokumentacji.

Podsumowanie – zasady wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 r. nałożyła na pracodawców obowiązek formalnego określenia zasad pracy zdalnej. Sprawdź, czy Twoja firma spełnia wymagania:

• Masz związki zawodowe → zawrzyj porozumienie (lub po 30 dniach bezskutecznych negocjacji – wprowadź regulamin).
• Nie masz związków zawodowych → przygotuj regulamin, skonsultuj go z przedstawicielami pracowników i ogłoś w firmie.
• Pracownicy już pracują zdalnie bez dokumentacji → uzupełnij regulamin/porozumienie i dokumentację indywidualną jak najszybciej.

Katalog wymaganych postanowień regulaminu jest otwarty – poza obowiązkowymi elementami możesz uregulować dodatkowe kwestie dopasowane do specyfiki Twojej organizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy każda firma, w której pracownicy pracują zdalnie, musi mieć regulamin pracy zdalnej albo porozumienie? Tak. Od 7 kwietnia 2023 r. każda firma, w której pracownicy wykonują pracę zdalną, musi posiadać regulamin pracy zdalnej lub porozumienie ze związkami zawodowymi. Bez jednego z tych dokumentów praca zdalna w Twojej firmie nie ma podstawy prawnej, a brak dokumentacji naraża Cię na ryzyko zakwestionowania warunków pracy zdalnej podczas kontroli.

Kiedy zasady pracy zdalnej trzeba wprowadzić w regulaminie, a kiedy w porozumieniu ze związkami zawodowymi? Jeśli w Twojej firmie działają związki zawodowe, zasady pracy zdalnej wprowadzasz w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli związków zawodowych nie ma, zasady określasz w regulaminie pracy zdalnej skonsultowanym z przedstawicielami pracowników. Dodatkowy scenariusz: jeśli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia ze związkami, masz prawo wprowadzić zasady samodzielnie w regulaminie, uwzględniając ustalenia z negocjacji.

Jak krok po kroku wdrożyć regulamin pracy zdalnej, jeśli w firmie nie ma związków zawodowych? Najpierw wyłoń co najmniej dwóch przedstawicieli pracowników – pracownicy sami zgłaszają kandydatów i przeprowadzają głosowanie, a zasady wyboru opisujesz np. w regulaminie pracy lub w wiadomości e-mail do zespołu. Następnie przedstaw wybranym przedstawicielom projekt regulaminu do konsultacji, spisz protokół z konsultacji i uzyskaj ich podpisy jako dowód przeprowadzenia procedury. Na końcu ogłoś regulamin w sposób przyjęty w firmie (e-mail, Slack, Teams, tablica ogłoszeń) i wskaż w nim datę wejścia w życie – najlepiej kilka dni po ogłoszeniu, żeby każdy zdążył się zapoznać.

Co obowiązkowo musi znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej albo porozumieniu? Kodeks pracy wymaga określenia co najmniej: grup pracowników objętych pracą zdalną, zasad pokrywania kosztów i ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, zasad komunikacji (w tym potwierdzania obecności), zasad kontroli wykonywania pracy, kontroli BHP, zasad ochrony informacji i danych osobowych oraz zasad dotyczących narzędzi pracy (instalacja, inwentaryzacja, serwis, aktualizacja oprogramowania). To katalog otwarty – możesz uregulować też inne kwestie specyficzne dla Twojej firmy, np. zasady korzystania z przestrzeni coworkingowych czy harmonogram dni pracy zdalnej.

Co zrobić, jeśli pracownicy już pracują zdalnie, a firma nadal nie ma regulaminu pracy zdalnej? Uzupełnij dokumentację niezwłocznie – wprowadź regulamin lub porozumienie zgodnie z wymaganą procedurą (konsultacja z przedstawicielami pracowników lub uzgodnienie ze związkami), przygotuj dokumentację indywidualną (polecenia pracodawcy lub wnioski pracowników o pracę zdalną z datą od dnia wejścia w życie regulaminu) i dostosuj faktyczną praktykę do postanowień dokumentu. Pracownicy nie muszą przerywać pracy zdalnej na czas wdrażania dokumentacji, ale przepisy obowiązują od ponad trzech lat i ich brak oznacza ryzyko zakwestionowania warunków pracy zdalnej przy kontroli.