Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej w firmie?

W styczniu 2023 r. Sejm uchwalił zmiany w kodeksie pracy, co oznacza, że nowe przepisy regulujące pracę zdalną wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Najciekawszą ze zmian dla wielu firm będzie właśnie uregulowanie sposobu wykonywania pracy zdalnej. Nowe przepisy wprowadzają szereg zmian, obowiązków (głównie pracodawcy) i uprawnień (głównie pracowników) do jakich będzie się trzeba stosować.

Więcej o tym, kiedy potrzeba wprowadzić regulamin pracy zdalnej, kiedy porozumienie ze związkami zawodowymi oraz co musi być wpisane w regulaminie / porozumieniu znajdziesz w naszym artykule ”Jak wprowadzić prace zdalną? Regulamin czy porozumienie ze związkami?”

Ten artykuł kieruje do wszystkich, którzy musza wprowadzić regulamin pracy zdalnej, a więc do każdego pracodawcy, który:

• Zatrudnia pracowników, którzy pracują / będą pracować zdalnie,
• Nie ma w firmie związków zawodowych.

Jaką procedurę trzeba przejść by wprowadzić w firmie obowiązkowy regulamin pracy zdalnej? Zapraszam do przeczytania, sprawa wcale nie jest oczywista.

NADCHODZĄCE ZMIANY W PRAWIE PRACY ZEBRALIŚMY W NASZYM E-BOOKU

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I POBIERZ E-BOOK ZA DARMO

Jak wdrożyć w firmie regulamin pracy zdalnej?

Zakładam że masz pracowników, którzy już pracują zdalnie albo chcą pracować zdalnie i nie masz w firmie związków zawodowych.

W takim przypadku, by firma działała zgodnie z nowymi przepisami, potrzebujesz wprowadzić w życie regulamin pracy zdalnej.

Co należy zrobić by wszystko działało zgodnie z prawem?

Należy przejść następująca procedurę:

1. Pracownicy musza wybrać ze swojego grona przedstawicieli pracowników (chyba ze już ich kiedy wybrali),
2. Żeby to zrobić, musisz mieć w firmie regulamin wybory przedstawicieli pracowników (chyba ze masz to opisane np. w regulaminie pracy),
3. Mając regulamin wyborów, trzeba przeprowadzić wśród pracowników głosowanie, w których wybiorą swoich przedstawicieli,
4. Gdy już przedstawiciele pracowników będą wybrani musisz przeprowadzić z nimi konsultacje w kwestii wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej – potrzebujesz mieć już wtedy projekt tego regulaminu, dobrze by było mieć tez odpowiedni protokół z konsultacji,
5. Po konsultacjach z pracownikami masz już uzgodniony regulamin pracy zdalnej,
6. Należy ogłosić jego wejście w życie – potrzebne jest odpowiednie ogłoszenie w firmie,
7. Finalnie, pracodawca powinien wydać polecenie pracy zdalnej lub pracownik powinien złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej.

Brzmi jak niezły zawrót głowy i godziny poświęcone na organizacje tego w firmie?

Niekoniecznie, bo specjalnie z okazji wejścia w życie nowych przepisów przygotowaliśmy w kancelarii paczkę wszystkich potrzebnych dokumentów! W naszej paczce znajdziesz:

1. Regulamin wyborów przedstawicieli pracowników,
2. Przykładowe zarządzenie o wprowadzeniu wyżej wymienionego regulaminu,
3. Przykładowe ogłoszenie do pracowników o wprowadzeniu regulaminu wyborów ich przedstawicieli i zarządzeniu wyborów,
4. przykładową treść oddania głosu przez pracownika,
5. Protokół konsultacji z pracownikami,
6. Regulamin wykonywania pracy zdalnej,
7. Wzór ogłoszenia o wejściu w życie regulaminu pracy zdalnej,
8. Polecenie pracodawcy wykonywania pracy zdalnej / wniosek pracownika o wykonanie pracy zdalnej.

Wszystkie dokumenty są uniwersalne, zawierają klarowne wyjaśnienia i wskazówki w komentarzach i pozwalają na łatwe przeprowadzenie całego procesu w firmie w przeciągu dosłownie paru chwil.

POTRZEBUJESZ WPROWADZIĆ REGULAMIN PRACY ZDALNEJ W FIRMIE?

KUP NASZĄ PACZKĘ WSZYSTKICH NIEZBĘDNCH DOKUMENTÓW

Wystarczy kupić dokumenty i postępować zgodnie z zawartymi w nich wskazówkami, a także opisem z niniejszego artykułu.

Wprowadzenie regulaminu wyborów pracowników

Pierwszy krok to przeprowadzenie wyborów przedstawicieli pracowników firmie, aby go wykonać potrzebujesz regulamin wyborów przedstawicieli pracowników.

Jego wprowadzenie w życie nie jest trudne. Uwaga, przepisy nie precyzują od ilu pracowników należy robić wybory. Jeżeli masz dwóch czy trzech pracowników, to łatwiej będzie skonsultować regulamin pracy zdalnej z nimi wszystkimi na raz. Jeśli masz więcej pracowników, to pewnie słusznie jest wybrać ich przedstawicieli, tak by nie musieć prowadzić dyskusji z np. 6 czy 10 osobami na raz.

Jak wprowadzić regulamin wyborów pracowników?

1. Po pierwsze potrzeba mieć przygotowany regulamin wyborów przedstawicieli pracowników,
2. Następnie zarząd firmy (właściciel, uprawniony dyrektor) wydaje zarządzenie o wprowadzeniu regulaminu,
3. Po wydaniu zarządzenie i wprowadzenia regulaminu, należy go rozpowszechnić wśród pracowników, np. poprzez rozesłanie go drogą mailową, umieszczenie go na intranecie lub wywieszenie go w widocznym miejscu w firmie,
4. Warto Przeprowadzić szkolenie dla pracowników w celu zapewnienia zrozumienia zasad i procedur regulaminu wyborów.

Następnie można przeprowadzić wybory zgodnie z regulaminem. Żeby było łatwiej przygotowaliśmy dla Ciebie nie tylko wzorcowy regulamin wyborów ale tez wzorzec glosowania przez pracowników w wyborach.

Wybory przedstawicieli pracowników

Wybory powinien przeprowadzić pracodawca zgodnie z wprowadzonym regulaminem wyborów.

Należy więc powołać komisję wyborczą, następnie komisja powiadamia wszystkich pracowników rozsyłając do nich wzory kart do oddania głosu i zgłoszenia się do kandydowania.

Komisja zlicza głosy i ogłasza wyniki. Wszystko zostało przez nas dokładnie opisane w regulaminie wyborów, wystarczy postępować zgodnie z jego wskazaniami.

Dla uproszczenia nasz wzór zakłada, że wybór przedstawicieli pracowników jest nieograniczony w czasie, a więc gdy znowu będziesz potrzebował skonsultować się z przedstawicielami pracowników – ci już będą wybrani.

Konsultacje z przedstawicielami pracownikami

Gdy pracownicy wybiorą już swoich przedstawicieli, można przejść do skonsultowania z nim projektu przygotowane regulaminu pracy zdalnej.

Ważne, aby przeprowadzić konsultacje w sposób transparentny, umożliwić przedstawicielom pracowników wyrażenie swoich opinii i uwag. Można tez przygotować raport z takich konsultacji, a koniecznie trzeba spisać protokół by pozostał ślad po przeprowadzonych konsultacjach. Należy wpisać tam uwagi i sugestie pracowników jak i odniesienia się do nich pracodawcy. W ten sposób po czasie łatwo będzie odtworzyć przebieg przeprowadzonych rozmów.

Co ważne – pracodawca nie musi uwzględnić żadnych sugestii pracowników w treści regulaminu pracy zdalnej i działaniach firmy! Wystarczy, że regulamin został skonsultowany, a jaką będzie miał finalnie treść – zależy wyłącznie od Ciebie.

POTRZEBUJESZ WPROWADZIĆ REGULAMIN PRACY ZDALNEJ W FIRMIE?

KUP NASZĄ PACZKĘ WSZYSTKICH NIEZBĘDNCH DOKUMENTÓW

Ogłoszenie regulaminu pracy zdalnej w firmie

Po wykonanych konsultacjach możesz już wprowadzać regulamin wykonywania pracy zdalnej w życie.

Należy to zrobić w „sposób przyjęty u danego pracodawcy” – przykładowo będzie to ogłoszenie poprzez wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników, umieszczenie informacji o tym i treści regulaminu w innych kanałach komunikacji w firmie (jeżeli korzystacie z aplikacji typu Slack czy Teams) oraz np. wywieszenie informacji i regulaminu np. w stołówce czy pomieszczeniach socjalnych.

Formalnie należy to ponownie zrobić zarządzeniem, do którego załącznikiem będzie przyjęty regulamin pracy zdalnej. Regulamin może obowiązywać od chwili ogłoszenia zarządzenia, po jego wprowadzeniu firma powinna dopełnić formalności oraz:

1. wydać polecenia pracy zdalnej dla pracowników, którzy decyzją pracodawcy mają pracować zdalnie
2. lub zebrać wnioski o wykonywanie pracy zdalnej, od pracowników, którzy chcą pracować zdalnie

a także spełnić wszystkie obowiązki wynikające z nowych przepisów (które są też opisane w regulaminie), ale o tym przeczytasz w naszym wpisie „Obowiązki pracodawcy i pracownika w pracy zdalnej”.

Wprowadzenie pracy zdalnej w firmie

Pomimo wiec, że wprowadzenie pracy zdalnej wymaga wielu skomplikowanych na pozór działań można poradzić sobie z tym naprawdę szybko:

1. Kup nasza paczkę dokumentów niezbędnych do wdrożenia regulaminu pracy,
2. Zastosuj się do opisanych w dokumentach wskazówek oraz
3. Zastosuj się do opisanych w tym wpisie zasad,

Jestem przekonany, że uda Ci się przeprowadzić wybory, a także wdrożyć regulamin zupełnie samodzielnie. W razie potrzeby zachęcamy także do kontaktu z kancelarią!

NADCHODZĄCE ZMIANY W PRAWIE PRACY ZEBRALIŚMY W NASZYM E-BOOKU

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I POBIERZ E-BOOK ZA DARMO