Umowa o dzieło a ZUS – obowiązek zgłoszenia i ryzyko dla Twojej firmy

Od 1 stycznia 2021 r. każda umowa o dzieło musi zostać zgłoszona do ZUS w ciągu 7 dni od zawarcia. Jeśli korzystasz z umów o dzieło, sprawdź, czy spełniasz obowiązek zgłoszenia i czy Twoje umowy nie zostaną przekwalifikowane na umowy zlecenia lub umowy o pracę – z obowiązkiem zapłaty zaległych składek.

Dlaczego umowa o dzieło budzi wątpliwości

Umowa o dzieło ma jedną dużą zaletę – osobie wykonującej dzieło nie trzeba opłacać ZUS. To najtańsza forma współpracy.

Problem pojawia się wtedy, gdy przedmiot umowy nie spełnia warunków „dzieła". Jeżeli ktoś siedzi przed komputerem i dzień w dzień wypełnia te same tabelki, to jego praca dziełem raczej nie jest. Taka umowa:

• nie powinna być zawierana jako umowa o dzieło,
• nie powinna korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS,
• może zostać przekwalifikowana przez ZUS lub urząd skarbowy na umowę zlecenia albo umowę o pracę.

ZUS i urzędy skarbowe od dawna kontrolują zasadność zawierania umów o dzieło. Cel jest prosty – zastąpić je umowami zlecenia lub umowami o pracę i zwiększyć wpływy składkowe.

Od 2021 roku sytuacja jest jeszcze mniej korzystna dla przedsiębiorców.

Obowiązek informowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło

Od 1 stycznia 2021 r. musisz sam zgłosić do ZUS każdą zawartą umowę o dzieło. Podstawa prawna to nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, wprowadzona w Tarczy antykryzysowej.

ZUS jest zobowiązany do:

1. Prowadzenia ewidencji umów o dzieło.
2. Zapisywania na koncie płatnika informacji o zawartych umowach o dzieło.

Ty jako płatnik jesteś zobowiązany zgłaszać zawarcie tych umów do ZUS. Dzięki temu ZUS ma gotowe dane do kontroli – czy Twoja umowa o dzieło została zawarta zasadnie.

Kto musi poinformować ZUS o zawarciu umowy o dzieło

Obowiązek zgłoszenia dotyczy każdego płatnika składek lub osoby fizycznej, jeżeli spełniony jest co najmniej jeden z warunków:

• Zlecasz wykonanie dzieła osobie, z którą nie pozostajesz w stosunku pracy.
• Wykonawca w ramach umowy o dzieło nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Ważne: Osoba fizyczna, która zawarła umowę o dzieło, musi ją zgłosić do ZUS nawet wtedy, gdy nie jest zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek.

Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS

Zgłoszenia dokonujesz na formularzu RUD (zgłoszenie umowy o dzieło). Zasady są następujące:

• Termin – do 7 dni od dnia zawarcia umowy o dzieło.
• Forma – formularz RUD przekazujesz elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.
• Jeden formularz = jeden wykonawca – dla każdego wykonawcy dzieła składasz oddzielny formularz RUD. W jednym formularzu możesz wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z tym samym wykonawcą.

Kto nie musi zgłaszać umowy o dzieło do ZUS

Obowiązek zgłoszenia nie dotyczy umów o dzieło:

• Zawartych z własnym pracownikiem – jeśli wykonawca jest jednocześnie Twoim pracownikiem na umowie o pracę.
• Wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem – tzw. umowy trójstronne, w których faktycznym beneficjentem pracy jest pracodawca.
• Zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą – pod warunkiem, że usługi wchodzą w zakres ich działalności.
• Zawartych przez podmiot niebędący płatnikiem składek – np. fundacja, stowarzyszenie lub spółka, która nie jest zobowiązana do rejestracji w ZUS jako płatnik składek.

Co zrobić – checklista dla Twojej firmy

Jeśli Twoja firma korzysta z umów o dzieło, wykonaj następujące kroki:

1. Przejrzyj treść zawartych umów o dzieło – sprawdź, czy przedmiot umowy faktycznie spełnia warunki dzieła (konkretny rezultat, jednorazowy charakter, możliwość poddania testowi na istnienie wad).
2. Oceń charakter pracy wykonywanej na podstawie umowy – jeśli praca jest powtarzalna, wykonywana w stałych godzinach i pod kierownictwem, to ryzyko przekwalifikowania umowy przez ZUS jest wysokie.
3. Zweryfikuj, czy wszystkie umowy zostały zgłoszone do ZUS na formularzu RUD w terminie 7 dni.
4. Rozważ zmiany w treści umów lub w organizacji pracy – tak, aby zminimalizować ryzyko przekwalifikowania umowy o dzieło na umowę zlecenia lub umowę o pracę.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoje umowy o dzieło spełniają wymogi – zleć audyt prawny. Lepiej skorygować umowy teraz niż pokrywać zaległe składki ZUS po kontroli.

Najczęściej zadawane pytania

Czy każdą umowę o dzieło trzeba zgłosić do ZUS? Nie każdą – ale większość tak. Od 1 stycznia 2021 r. każdy płatnik składek lub osoba fizyczna musi zgłosić do ZUS umowę o dzieło zawartą z osobą, która nie jest jej pracownikiem i nie wykonuje w ramach tej umowy pracy na rzecz swojego pracodawcy. Wyjątki dotyczą m.in. umów z własnym pracownikiem, umów trójstronnych, umów z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą w zakresie ich działalności oraz umów zawieranych przez podmioty niebędące płatnikami składek.

W jakim terminie i jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS? Zgłoszenia dokonujesz w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o dzieło, składając formularz RUD elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Dla każdego wykonawcy składasz oddzielny formularz RUD – w jednym formularzu możesz wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z tym samym wykonawcą.

Kiedy umowy o dzieło nie trzeba zgłaszać do ZUS? Nie musisz zgłaszać umowy o dzieło zawartej z własnym pracownikiem, umowy wykonywanej na rzecz pracodawcy wykonawcy, ale zawartej z innym podmiotem (tzw. umowa trójstronna), ani umowy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, jeśli dzieło mieści się w zakresie tej działalności. Obowiązek zgłoszenia nie dotyczy też podmiotów, które nie są płatnikami składek ZUS – np. fundacji, stowarzyszeń lub spółek niezarejestrowanych w ZUS jako płatnik.

Po czym poznać, że umowa o dzieło może zostać przekwalifikowana przez ZUS na zlecenie albo etat? Ryzyko przekwalifikowania rośnie, gdy praca wykonywana na podstawie umowy jest powtarzalna, realizowana w stałych godzinach i pod kierownictwem zamawiającego – to cechy zlecenia lub stosunku pracy, a nie dzieła. Umowa o dzieło powinna dotyczyć konkretnego rezultatu o jednorazowym charakterze, możliwego do poddania testowi na istnienie wad. Jeśli wykonawca „dzień w dzień wypełnia te same tabelki", ZUS ma podstawę, żeby zakwestionować umowę i naliczyć zaległe składki.

Co powinna sprawdzić firma, jeśli już korzysta z umów o dzieło? Przejrzyj treść umów i oceń, czy ich przedmiot to faktycznie konkretny rezultat o jednorazowym charakterze, a nie powtarzalna praca pod kierownictwem – bo to decyduje o ryzyku przekwalifikowania. Zweryfikuj, czy wszystkie umowy zostały zgłoszone na formularzu RUD w terminie 7 dni, i rozważ zmiany w treści umów lub w organizacji pracy, które zmniejszą ryzyko sporu z ZUS. Jeśli nie masz pewności – zleć audyt prawny, bo korekta umów teraz jest tańsza niż zaległe składki po kontroli.