Ocena ryzyka klienta w procedurze AML – kiedy jest obowiązkowa i jak ją przeprowadzić

Jeśli Twoja firma jest instytucją obowiązaną, musisz przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy dla każdego klienta – zarówno nowego, jak i obecnego. Ocena ryzyka to nie formalność. To obowiązkowy element procedury AML, bez którego nie dobierzesz właściwych środków bezpieczeństwa finansowego. Brak oceny ryzyka oznacza ryzyko kary administracyjnej do 1 mln euro lub kary pozbawienia wolności do 5 lat.

Czym jest ocena ryzyka w AML

Ocena ryzyka w procedurze AML to proces, w którym sprawdzasz, czy współpraca z danym klientem wiąże się z ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

W ramach oceny:

• identyfikujesz podmiot, z którym współpracujesz lub zamierzasz współpracować
• analizujesz charakter jego działalności, strukturę i powiązania
• oceniasz procesy i działania wynikające z planowanej lub trwającej współpracy
• przypisujesz poziom ryzyka, który decyduje o zakresie stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego

Wyniki oceny ryzyka wykorzystujesz do opracowania i wdrożenia odpowiednich procedur AML w firmie.

Kiedy przeprowadzić ocenę ryzyka

Przed nawiązaniem współpracy z nowym klientem

Ocenę ryzyka wykonaj zanim podejmiesz współpracę. Już na etapie, gdy klient się zgłasza i rozważasz nawiązanie relacji biznesowej, powinieneś wiedzieć, z jakim poziomem ryzyka masz do czynienia.

Dlaczego to ważne:

• bez oceny ryzyka nie dobierzesz właściwych Środków Bezpieczeństwa Finansowego
• ocena ryzyka zazębia się z pierwszymi działaniami w ramach procedury Know Your Customer (KYC) – weryfikacji tożsamości i wiarygodności klienta
• im wcześniej przeprowadzisz ocenę, tym szybciej podejmiesz świadomą decyzję o współpracy

Dla klientów, z którymi już współpracujesz

Jeśli do tej pory nie stosowałeś przepisów AML, a masz istniejących klientów – ocena ryzyka jest wymagana również dla nich.

Przeprowadź ją szczególnie, gdy u klienta zachodzą istotne zmiany, np.:

• klient zaczyna realizować transakcje z podmiotami zagranicznymi
• zmienia się struktura właścicielska klienta
• zmienia się profil lub skala działalności klienta

Jak przeprowadzić ocenę ryzyka klienta – krok po kroku

Ocena polega na weryfikacji klienta według określonych kryteriów. W praktyce wygląda to tak:

1. Zbierz informacje o kliencie – dane identyfikacyjne, profil działalności, strukturę właścicielską.
2. Zadaj konkretne pytania – dotyczące źródeł finansowania, charakteru planowanych transakcji, powiązań z krajami wysokiego ryzyka.
3. Wypełnij formularz oceny ryzyka klienta – to dokument, w którym punktujesz odpowiedzi i przypisujesz poziom ryzyka (niski, średni, wysoki).
4. Dobierz Środki Bezpieczeństwa Finansowego – adekwatne do ustalonego poziomu ryzyka.
5. Udokumentuj wynik – ocena musi być możliwa do odtworzenia w razie kontroli.

Wzór formularza oceny ryzyka klienta znajdziesz w Programie SiP AML (więcej poniżej).

Kogo dotyczy obowiązek – lista instytucji obowiązanych

Ocena ryzyka klienta jest obowiązkowa, jeśli Twoja firma należy do jednej z poniższych kategorii:

• Przedsiębiorca przyjmujący lub dokonujący płatności gotówkowych o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro
• Krajowa instytucja płatnicza, mała instytucja płatnicza lub biuro usług płatniczych
• Przedsiębiorca prowadzący działalność kantorową
• Kantor kryptowalut
• Księgowa/księgowy lub podmiot świadczący usługi doradztwa i obsługi podatkowej – dotyczy to również jednoosobowych biur rachunkowych
• Galeria sztuki lub dom aukcyjny
• Pośrednik w obrocie nieruchomościami – z wyłączeniem pośrednictwa przy umowach najmu lub dzierżawy z czynszem poniżej 10 000 euro miesięcznie

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma jest instytucją obowiązaną – sprawdź pełną listę w osobnym artykule.

Jakie kary grożą za brak oceny ryzyka

Brak oceny ryzyka to jedno z naruszeń, za które przewidziano konkretne sankcje:

• Kara administracyjna – do 1 000 000 euro
• Kara karna – grzywna i/lub pozbawienie wolności od 3 miesięcy do 5 lat

Kary grożą również za inne zaniedbania, takie jak:

• brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za obowiązki AML
• brak wewnętrznej procedury AML
• brak sporządzenia oceny ryzyka

Dodatkowe ryzyko: jeśli Twoja firma uczestniczy – nawet nieświadomie – w transakcjach służących praniu pieniędzy, grożą Ci kary z Kodeksu karnego i Kodeksu karno-skarbowego. Prawidłowo przeprowadzona ocena ryzyka zmniejsza to zagrożenie.

Co zrobić w pierwszej kolejności – checklist

Jeśli jeszcze nie przeprowadzałeś oceny ryzyka w firmie, zacznij od tych kroków:

• Sprawdź, czy Twoja firma jest instytucją obowiązaną
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za realizację obowiązków AML
• Przygotuj lub zaktualizuj wewnętrzną procedurę AML
• Sporządź formularz oceny ryzyka klienta
• Przeprowadź ocenę ryzyka dla nowych i istniejących klientów
• Wdróż procedurę KYC – weryfikację tożsamości i wiarygodności klienta
• Udokumentuj wszystkie działania – tak, by były dostępne w razie kontroli

Więcej o tym, jak wdrożyć procedurę AML w firmie, przeczytasz tutaj.

Program SiP AML – narzędzie do samodzielnego wdrożenia

Stworzyliśmy narzędzie, dzięki któremu samodzielnie wykonasz wszystkie obowiązki nałożone przez Ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Program SiP AML zawiera:

• Materiały – wzory dokumentów, instrukcje i checklisty do realizacji obowiązków AML
• Przewodnik po AML – wyjaśnia, czym jest AML i jak poruszać się po wymaganiach ustawy
• Procedura wewnętrzna AML – gotowy zbiór zasad do wdrożenia w firmie
• Ocena ryzyka – narzędzie do oceny ryzyka prania pieniędzy w Twojej firmie lub branży
• Procedura KYC – szablon do szczegółowej weryfikacji klienta
• Checklisty – do kontroli, czy wszystkie obowiązki zostały zrealizowane
• Sześć nagrań video – uzupełniają dokumenty i wyjaśniają najczęstsze wątpliwości

Twoja firma może przystąpić do platformy już dziś i uporządkować obowiązki AML w jednym miejscu.

Jeśli potrzebujesz ustalić, czy AML dotyczy Twojej firmy, albo masz wątpliwości dotyczące wdrożenia – napisz do nas.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy ocena ryzyka klienta w AML jest obowiązkowa?
Ocenę ryzyka przeprowadź przed nawiązaniem współpracy z nowym klientem – zanim podejmiesz decyzję o relacji biznesowej. Jeśli masz już istniejących klientów i do tej pory nie stosowałeś przepisów AML, ocena ryzyka jest wymagana również dla nich, zwłaszcza gdy zachodzą zmiany w strukturze właścicielskiej, profilu działalności lub gdy klient zaczyna realizować transakcje z podmiotami zagranicznymi.

Jak krok po kroku przeprowadzić ocenę ryzyka klienta w procedurze AML?
Zbierz dane identyfikacyjne klienta, jego profil działalności i strukturę właścicielską, a następnie zadaj pytania o źródła finansowania, charakter transakcji i powiązania z krajami wysokiego ryzyka. Wypełnij formularz oceny ryzyka, w którym punktujesz odpowiedzi i przypisujesz poziom ryzyka (niski, średni, wysoki), dobierz środki bezpieczeństwa finansowego adekwatne do tego poziomu i udokumentuj wynik tak, aby był możliwy do odtworzenia w razie kontroli.

Jakie firmy muszą robić ocenę ryzyka klienta w AML?
Obowiązek dotyczy m.in. przedsiębiorców przyjmujących lub dokonujących płatności gotówkowych od 10 000 euro, krajowych instytucji płatniczych, podmiotów prowadzących działalność kantorową, kantorów kryptowalut, księgowych i biur rachunkowych, galerii sztuki, domów aukcyjnych oraz pośredników w obrocie nieruchomościami. Jeśli Twoja firma należy do którejkolwiek z tych kategorii, ocena ryzyka klienta jest dla Ciebie obowiązkowa.

Jakie kary grożą za brak oceny ryzyka klienta w procedurze AML?
Za brak oceny ryzyka grozi kara administracyjna do 1 000 000 euro oraz kara karna w postaci grzywny lub pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Dodatkowe ryzyko pojawia się, gdy Twoja firma – nawet nieświadomie – uczestniczy w transakcjach służących praniu pieniędzy, bo wtedy grożą sankcje z Kodeksu karnego i Kodeksu karno-skarbowego.

Od czego zacząć, jeśli firma nie wdrożyła jeszcze oceny ryzyka i procedury AML?
Sprawdź, czy Twoja firma jest instytucją obowiązaną, a jeśli tak – wyznacz osobę odpowiedzialną za obowiązki AML i przygotuj wewnętrzną procedurę AML. Następnie sporządź formularz oceny ryzyka klienta, przeprowadź ocenę dla nowych i istniejących klientów, wdróż procedurę KYC i udokumentuj wszystkie działania tak, aby były dostępne w razie kontroli.