Ustawa o ochronie sygnalistów – kto musi ją wdrożyć i co z tego wynika dla Twojej firmy

Od 25 września 2024 roku obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów. Jeśli na rzecz Twojej firmy pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób – masz obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych przygotowaną pod specyfikę Twojej działalności. Dla firm z sektora finansowego, transportowego i ochrony środowiska próg zatrudnienia nie obowiązuje. Poniżej znajdziesz konkretne zasady, wykaz branż objętych ustawą i informację, co zrobić, żeby spełnić wymagania.

Kto musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów?

Ustawa weszła w życie 25 września 2024 roku. Obowiązek wdrożenia dotyczy około 30 tys. podmiotów prywatnych and 12 tys. podmiotów publicznych.

Główna zasada: próg 50 osób

Obowiązek dotyczy podmiotów, na rzecz których – według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.

Sprawdź stan zatrudnienia na te daty. Jeśli próg jest osiągnięty – wdrożenie procedury jest Twoim obowiązkiem. Jeśli nie – monitoruj stan zatrudnienia co pół roku.

„Firma" w dalszej części oznacza przedsiębiorstwo lub inny podmiot prawny.

Branże objęte obowiązkiem (przy spełnieniu progu 50 osób)

Poniższa lista obejmuje przykładowe typy podmiotów zobowiązanych do wdrożenia ustawy.

Produkcja i przemysł

• Przedsiębiorstwa produkcyjne (fabryki, zakłady przemysłowe)
• Przedsiębiorstwa chemiczne
• Firmy farmaceutyczne
• Firmy kosmetyczne, odzieżowe, meblarskie
• Firmy produkcji sprzętu elektronicznego
• Producenci żywności i napojów
• Producenci opakowań, zabawek, instrumentów muzycznych
• Przedsiębiorstwa zajmujące się wydobyciem surowców
• Przedsiębiorstwa zajmujące się drukiem i poligrafią

Finanse i ubezpieczenia

• Banki, instytucje kredytowe i płatnicze
• Firmy leasingowe, faktoringowe, pożyczkowe
• Fundusze inwestycyjne i emerytalne
• Towarzystwa ubezpieczeniowe
• Domy maklerskie
• Firmy doradztwa finansowego
• Firmy zarządzające aktywami
• Kantory wymiany walut
• Biura rachunkowe
• Operatorzy systemów płatności
• Firmy windykacyjne
• Przedsiębiorstwa zajmujące się analizą ryzyka

Transport i logistyka

• Firmy transportowe, spedycyjne, logistyczne, kurierskie i pocztowe
• Firmy transportu lotniczego, morskiego i kolejowego
• Operatorzy terminali lotniczych i portów morskich
• Firmy odpowiedzialne za utrzymanie dróg i autostrad

IT, technologia i telekomunikacja

• Firmy IT i technologiczne
• Firmy telekomunikacyjne
• Firmy zajmujące się cyberbezpieczeństwem
• Firmy zajmujące się produkcją i dystrybucją oprogramowania
• Firmy zajmujące się outsourcingiem IT
• Firmy projektujące strony internetowe
• Platformy e-commerce
• Firmy produkujące gry komputerowe

Budownictwo i nieruchomości

• Firmy budowlane
• Firmy deweloperskie
• Agencje nieruchomości
• Firmy architektoniczne i inżynieryjne
• Firmy zajmujące się projektowaniem wnętrz
• Firmy zajmujące się aranżacją ogrodów i terenów zielonych

Handel i usługi

• Sieci handlowe (supermarkety, sieci sklepów detalicznych)
• Firmy zajmujące się handlem hurtowym, detalicznym i międzynarodowym
• Hotele, hostele, motele
• Biura podróży
• Firmy cateringowe
• Firmy eventowe
• Firmy sprzątające
• Firmy ochroniarskie
• Siłownie, centra fitness
• Salony fryzjerskie (powyżej 50 osób)
• Schroniska dla zwierząt, lecznice weterynaryjne

Energia i ochrona środowiska

• Przedsiębiorstwa energetyczne
• Przedsiębiorstwa wodociągowe i kanalizacyjne
• Firmy zajmujące się recyklingiem i gospodarką odpadami
• Firmy zajmujące się odnawialnymi źródłami energii
• Firmy z branży biotechnologicznej

Zdrowie i nauka

• Prywatne kliniki i szpitale
• Centra rehabilitacyjne i fizjoterapeutyczne
• Apteki i hurtownie farmaceutyczne
• Dostawcy sprzętu medycznego
• Laboratoria badawcze
• Podmioty zajmujące się badaniami klinicznymi
• Firmy zajmujące się badaniami naukowymi i rozwojem

Edukacja i szkolenia

• Uniwersytety i uczelnie wyższe
• Prywatne uczelnie, szkoły, szkoły językowe
• Firmy szkoleniowe
• Firmy zajmujące się rozwojem pracowników

Doradztwo i usługi profesjonalne

• Firmy consultingowe
• Firmy marketingowe i reklamowe
• Firmy świadczące usługi HR i rekrutacyjne
• Firmy świadczące usługi prawne (kancelarie prawne)
• Firmy zajmujące się doradztwem podatkowym, strategicznym, logistycznym, personalnym
• Firmy oferujące usługi z zakresu RODO i compliance
• Firmy zajmujące się badaniem rynku i opinii publicznej
• Firmy tłumaczeniowe, projektowania graficznego, fotografii komercyjnej
• Firmy zarządzania projektami
• Biura detektywistyczne
• Firmy doradcze w zakresie BHP
• Firmy zajmujące się serwisem i naprawą urządzeń technicznych
• Call center i usługi wsparcia technicznego

Media, kultura i rozrywka

• Firmy medialne (telewizje, radio, portale internetowe)
• Firmy wydawnicze
• Przedsiębiorstwa z branży rozrywkowej (kino, teatr)
• Firmy zajmujące się dystrybucją filmów i muzyki
• Muzea, galerie sztuki
• Firmy zajmujące się konserwacją zabytków

Rolnictwo i środowisko naturalne

• Duże gospodarstwa rolne
• Firmy zajmujące się rybołówstwem i akwakulturą
• Firmy zajmujące się leśnictwem
• Organizacje zajmujące się ochroną praw zwierząt

Pozostałe

• Firmy motoryzacyjne i warsztaty naprawcze (powyżej 50 osób)
• Firmy jubilerskie
• Firmy zajmujące się produkcją i sprzedażą sprzętu sportowego
• Firmy zajmujące się transportem materiałów radioaktywnych
• Firmy zajmujące się międzynarodowym pośrednictwem handlowym
• Firmy zarządzające parkami technologicznymi
• Firmy zajmujące się projektowaniem mody

Podmioty zwolnione z progu 50 osób – obowiązek niezależnie od liczby zatrudnionych

Próg 50 osób nie obowiązuje podmiotów działających w zakresie objętym Dyrektywą AML i powiązanymi regulacjami. Jeśli Twoja firma działa w jednym z poniższych obszarów – wdrożenie jest wymagane bez względu na wielkość zatrudnienia.

Usługi finansowe i przeciwdziałanie praniu pieniędzy

1. Instytucje finansowe – banki, instytucje kredytowe, instytucje płatnicze, podmioty pośrednictwa kredytowego
2. Inne podmioty finansowe – towarzystwa ubezpieczeniowe, fundusze emerytalne, podmioty zarządzające aktywami i funduszami inwestycyjnymi, dostawcy portfeli depozytowych, podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut
3. Zawody regulowane – notariusze, adwokaci i radcowie prawni (gdy uczestniczą w transakcjach dotyczących nieruchomości, zarządzania budżetem klienta, zakładania spółek, trustów, fundacji), biegli rewidenci, księgowi, doradcy podatkowi
4. Agenci nieruchomości
5. Przedsiębiorcy przyjmujący lub dokonujący płatności gotówkowych o wartości co najmniej 10 000 EUR
6. Dostawcy usług hazardowych – kasyna stacjonarne i online, inne podmioty hazardowe
7. Osoby prowadzące handel dziełami sztuki lub przechowujące je, jeżeli wartość transakcji wynosi co najmniej 10 000 EUR

Bezpieczeństwo transportu

• Firmy transportowe i przewoźnicy
• Zarządcy infrastruktury drogowej, kolejowej, portów lotniczych i morskich
• Dostawcy systemów zabezpieczeń transportowych
• Podmioty kontroli ruchu lotniczego
• Podmioty zajmujące się audytami bezpieczeństwa transportu
• Agencje lotnicze
• Operatorzy autostrad i dróg ekspresowych
• Linie lotnicze

Ochrona środowiska

• Zakłady przetwórstwa odpadów
• Przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne
• Elektrownie i zakłady energetyczne
• Podmioty zajmujące się recyklingiem
• Przedsiębiorstwa chemiczne
• Zakłady przemysłowe z dużym oddziaływaniem na środowisko (np. zakłady metalurgiczne)
• Podmioty zarządzające parkami i rezerwatami przyrody
• Podmioty monitorujące emisję gazów cieplarnianych
• Podmioty zajmujące się odnawialnymi źródłami energii
• Przedsiębiorstwa gospodarki odpadów
• Firmy zajmujące się analizą jakości wody pitnej
• Firmy zarządzające wysypiskami i składowiskami
• Firmy zajmujące się utylizacją odpadów medycznych
• Podmioty zajmujące się adaptacją do zmian klimatu i ich monitorowaniem
• Organizacje pozarządowe działające na rzecz ochrony środowiska
• Podmioty monitorujące jakość powietrza
• Firmy zajmujące się analizą i zarządzaniem ryzykiem środowiskowym
• Podmioty odpowiedzialne za ochronę bioróżnorodności

Kto nie musi wdrażać ustawy?

Przepisy nie dotyczą małych podmiotów zatrudniających poniżej 50 osób, które nie działają w branżach wymienionych powyżej (finanse, transport, ochrona środowiska). Przykłady:

• Małe sklepy spożywcze
• Małe salony fryzjerskie i kosmetyczne
• Warsztaty samochodowe
• Niewielkie kawiarnie i restauracje
• Lokalne stowarzyszenia kulturalne i sportowe
• Małe firmy rodzinne

Co zyskujesz dzięki wdrożeniu – i co ryzykujesz bez niego

Brak wdrożenia procedury to ryzyko sankcji prawnych, w tym finansowych i karnych. Wdrożenie eliminuje to ryzyko i daje dodatkowy efekt – pracownicy wiedzą, że mogą zgłaszać nieprawidłowości (także anonimowo) bez obawy o represje. To przekłada się na wcześniejsze wykrywanie problemów i mniejsze koszty ich naprawy.

Co zrobić – Program Obsługi Sygnalistów

Jeśli Twoja firma jest objęta obowiązkiem, potrzebujesz czterech rzeczy:

1. Dokumentacja – procedura zgłoszeń wewnętrznych przygotowana pod specyfikę Twojej firmy, z uwzględnieniem jej charakteru i zwyczajów
2. Kanał zgłoszeniowy – narzędzie online dostępne dla pracowników i kontrahentów, umożliwiające sygnalizowanie nieprawidłowości
3. Obsługa zgłoszeń – dział prawny, który przeprowadzi postępowanie wyjaśniające i doradzi dalsze kroki
4. Szkolenia – materiały wideo z instrukcjami i wyjaśnieniami zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników

Wszystkie te elementy zapewnia Program Obsługi Sygnalistów naszej Kancelarii. Dzięki niemu spełnisz obowiązki wynikające z ustawy, a zgłoszeniami zajmą się specjaliści – w ramach prostych narzędzi i procesów, które pozwalają utrzymać niskie koszty obsługi.

WYKUP DOSTĘP DO CAŁEGO SZKOLENIA

Często zadawane pytania

Czy moja firma musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów, jeśli współpracuje z co najmniej 50 osobami?
Tak – jeśli na rzecz Twojej firmy pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, masz obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa obowiązuje od 25 września 2024 roku i dotyczy około 30 tys. podmiotów prywatnych oraz 12 tys. podmiotów publicznych. Jeśli działasz w sektorze finansowym, transportowym lub ochrony środowiska – obowiązek wdrożenia dotyczy Cię niezależnie od liczby współpracowników.

Jak liczyć próg 50 osób przy ustawie o sygnalistach i na jaki dzień trzeba to sprawdzić?
Sprawdź liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz Twojej firmy według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Jeśli na którąkolwiek z tych dat próg 50 osób jest osiągnięty – wdrożenie procedury jest Twoim obowiązkiem. Jeśli próg nie został osiągnięty – monitoruj stan zatrudnienia co pół roku.

Czy są branże, które muszą wdrożyć procedurę dla sygnalistów nawet bez 50 osób?
Tak – próg 50 osób nie obowiązuje podmiotów działających w trzech obszarach: usługi finansowe i przeciwdziałanie praniu pieniędzy (banki, instytucje płatnicze, towarzystwa ubezpieczeniowe, dostawcy usług hazardowych, podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut, a także notariusze, biegli rewidenci czy doradcy podatkowi), bezpieczeństwo transportu (przewoźnicy, zarządcy infrastruktury, linie lotnicze) oraz ochrona środowiska (zakłady przetwórstwa odpadów, elektrownie, przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne). Jeśli Twoja firma działa w którymkolwiek z tych sektorów – wdrożenie jest wymagane bez względu na wielkość zatrudnienia.

Co grozi firmie, jeśli nie wdroży procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Brak wdrożenia procedury oznacza ryzyko sankcji prawnych – zarówno finansowych, jak i karnych. Poza konsekwencjami formalnymi tracisz też możliwość wcześniejszego wykrywania nieprawidłowości w organizacji, co przekłada się na wyższe koszty naprawy problemów, gdy wyjdą na jaw w inny sposób.

Co konkretnie trzeba wdrożyć w firmie, żeby spełnić wymogi ustawy o ochronie sygnalistów?
Potrzebujesz czterech elementów: dokumentacji, czyli procedury zgłoszeń wewnętrznych przygotowanej pod specyfikę Twojej firmy; kanału zgłoszeniowego w formie narzędzia online dostępnego dla pracowników i kontrahentów; obsługi zgłoszeń zapewnianej przez dział prawny, który przeprowadzi postępowanie wyjaśniające; oraz szkoleń z materiałami wideo dla pracodawcy i pracowników. Każdy z tych elementów jest niezbędny do spełnienia wymogów ustawy.