Ustawa o ochronie sygnalistów – co musisz wdrożyć w swojej firmie

Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 roku. Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, masz obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłoszeniowych. Brak działania oznacza ryzyko sankcji karnych — w tym grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku. Poniżej znajdziesz konkretne obowiązki, terminy i ryzyka, które dotyczą Twojej firmy.

Skąd wzięły się przepisy o sygnalistach w Polsce

Przepisy o ochronie sygnalistów wynikają z unijnej dyrektywy. Polska miała ją wdrożyć do 17 grudnia 2021 roku — nie zrobiła tego w terminie.

Konsekwencje opóźnienia:

1. Komisja Europejska skierowała sprawę przeciwko Polsce do Trybunału Sprawiedliwości UE.
2. Prace legislacyjne zostały przyspieszone — 12 lipca 2023 r. opublikowano nową wersję projektu ustawy na stronie Rządowego Centrum Legislacji.
3. 6 marca 2024 r. zamieszczono kolejną wersję projektu, która znacząco rozszerzyła zakres spraw objętych zgłoszeniami sygnalistów.
4. Ustawa została uchwalona 14 czerwca 2024 r., opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. i weszła w życie 25 września 2024 roku.

Więcej o samej dyrektywie o sygnalistach przeczytasz tutaj.

Kogo dotyczą obowiązki — próg zatrudnienia

Obowiązek wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych dotyczy dwóch grup pracodawców:

• 250 i więcej pracowników — obowiązek od 25 września 2024 r.
• Od 50 do 249 pracowników — obowiązek również od 25 września 2024 r. (przepisy zrezygnowały z dłuższego okresu przejściowego dla tej grupy).

Jeśli zatrudniasz mniej niż 50 osób, ustawa nie nakłada na Ciebie obowiązku posiadania regulaminu zgłoszeń wewnętrznych — chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Zgłoszenia wewnętrzne — co musisz wdrożyć

Zgłoszenia wewnętrzne to zgłoszenia dotyczące naruszenia prawa składane wewnątrz firmy — np. przez pracownika do wyznaczonej osoby lub działu.

Twoje obowiązki jako pracodawcy

1. Ustal regulamin zgłoszeń wewnętrznych — dokument określający zasady przyjmowania, weryfikacji i obsługi zgłoszeń.
2. Wyznacz osobę lub dział odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowania wyjaśniającego.
3. Zapewnij kanał zgłoszeniowy — np. dedykowaną skrzynkę e-mail, formularz lub inny sposób kontaktu.
4. Prowadź rejestr zgłoszeń i przechowuj dokumentację zgodnie z ustawowymi terminami.

Możliwość współdzielenia procedur

Jeśli zatrudniasz od 50 do 249 pracowników, możesz na podstawie umowy z innym podmiotem z tej samej grupy ustalić wspólne zasady:

• przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,
• przeprowadzania postępowania wyjaśniającego.

To rozwiązanie pozwala zmniejszyć koszty obsługi systemu zgłoszeniowego.

Przechowywanie danych — nowy termin 3 lat

Ustawa zmienia termin przechowywania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami sygnalistów.

Co oznaczają „działania następcze"

Działania następcze to np.:

• przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w firmie,
• wszczęcie kontroli,
• zakończenie postępowań zainicjowanych zgłoszeniem.

Co musisz przechowywać przez 3 lata

• Dane osobowe pracowników powiązane ze zgłoszeniem.
• Dokumenty dotyczące zgłoszenia.
• Informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń.

Sprawdź, czy Twój system przechowywania danych i polityka retencji uwzględniają nowy, dłuższy termin.

Zgłoszenia zewnętrzne — automatyczne zaświadczenie i ryzyko dla sygnalisty

Zgłoszenie zewnętrzne to zgłoszenie naruszenia prawa do organu publicznego — np. do prokuratury lub innego właściwego organu.

Co się zmienia

Zaświadczenie potwierdzające ochronę sygnalisty:

• Nie wymaga już wniosku zgłaszającego — organ wydaje je automatycznie przy każdym zgłoszeniu zewnętrznym.
• Chroni sygnalistę przed zwolnieniem, degradacją, dyskryminacją i innymi środkami dyscyplinarnymi.

Ryzyko, o którym musisz wiedzieć

1. Odpowiedzialność karna za fałszywe zeznania — zaświadczenie jest wydawane po złożeniu przez zgłaszającego oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Jeśli zgłoszenie okaże się nieprawdziwe, sygnalista ponosi konsekwencje.
2. Organ może odmówić wydania zaświadczenia — jeśli zgłaszający nie uprawdopodobni naruszenia prawa w sposób dostateczny lub zgłoszenie nie spełnia przesłanki działania na rzecz interesu publicznego.
3. 30-dniowa luka w ochronie — organ ma 30 dni na wydanie zaświadczenia. W tym czasie sygnalista nie jest objęty ochroną. To realne ryzyko dla osoby zgłaszającej — pracodawca może podjąć działania, zanim ochrona zacznie obowiązywać.

Przepisy karne — co grozi za utrudnianie zgłoszeń

Ustawa wprowadza sankcje karne za działania wymierzone przeciwko sygnalistom.

Uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia

• Kara: grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do 1 roku.
• Dotyczy: każdej osoby, która uniemożliwia dokonanie zgłoszenia lub powoduje istotne utrudnienia w zgłoszeniu naruszenia prawa.

Użycie przemocy, groźby lub podstępu

• Kara: pozbawienie wolności do 3 lat.
• Dotyczy: sytuacji, gdy utrudnianie zgłoszenia odbywa się z użyciem przemocy, groźby albo podstępu.

Jeśli zarządzasz zespołem — upewnij się, że kadra kierownicza zna te przepisy. Ryzyko odpowiedzialności karnej dotyczy konkretnych osób, nie tylko firmy.

Pozostałe zmiany wprowadzone ustawą

• Odszkodowanie za fałszywe zgłoszenie — jeśli ktoś świadomie zgłosi lub publicznie ujawni nieprawdziwe informacje, osoba poszkodowana takim zgłoszeniem ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.
• Wyłączenie służb mundurowych — ustawa nie obejmuje ochroną żołnierzy ani pracowników służb. Usunięto regulacje dotyczące stosunków o charakterze służbowym.

Co zrobić teraz — checklist wdrożeniowy

Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, zweryfikuj poniższe punkty:

1. Sprawdź, czy masz wdrożony regulamin zgłoszeń wewnętrznych — obowiązek obowiązuje od 25 września 2024 r.
2. Wyznacz osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowania wyjaśniającego.
3. Uruchom kanał zgłoszeniowy — dostępny, poufny i udokumentowany.
4. Zaktualizuj politykę retencji danych — nowy termin przechowywania to 3 lata po zakończeniu roku, w którym zakończono działania następcze.
5. Przeszkol kadrę kierowniczą — w zakresie przepisów karnych i zakazu działań odwetowych wobec sygnalistów.
6. Prowadź rejestr zgłoszeń — wraz z dokumentacją podjętych działań następczych.
7. Zweryfikuj, czy Twoja organizacja spełnia wszystkie wymogi ustawowe — jeśli masz wątpliwości, skonsultuj temat z doradcą prawnym.

Brak wdrożenia to nie tylko ryzyko kontroli — to ryzyko odpowiedzialności karnej dla konkretnych osób w Twojej firmie.

Często zadawane pytania

Czy moja firma musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, jeśli zatrudnia co najmniej 50 osób? Tak. Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, masz obowiązek wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych — obowiązuje on od 25 września 2024 roku, niezależnie od tego, czy zatrudniasz 50 czy 250+ osób. Brak wdrożenia oznacza ryzyko sankcji karnych, w tym grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku.

Co dokładnie trzeba wdrożyć w firmie, żeby spełnić wymogi ustawy o ochronie sygnalistów? Musisz zrobić cztery rzeczy: ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych określający zasady przyjmowania i obsługi zgłoszeń, wyznaczyć osobę lub dział odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie postępowania wyjaśniającego, uruchomić kanał zgłoszeniowy (np. skrzynkę e-mail lub formularz) oraz prowadzić rejestr zgłoszeń z dokumentacją podjętych działań następczych. Dodatkowo zaktualizuj politykę retencji danych i przeszkol kadrę kierowniczą w zakresie przepisów karnych i zakazu działań odwetowych wobec sygnalistów.

Jak długo trzeba przechowywać dane i dokumenty związane ze zgłoszeniem sygnalisty? Dane osobowe, dokumenty dotyczące zgłoszenia oraz informacje z rejestru zgłoszeń przechowujesz przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze — czyli np. postępowanie wyjaśniające lub kontrolę zainicjowaną zgłoszeniem. To zmiana względem wcześniejszego terminu 15 miesięcy — sprawdź, czy Twój system przechowywania danych i polityka retencji uwzględniają ten dłuższy okres.

Jakie kary grożą za utrudnianie zgłoszeń sygnalistów albo działania odwetowe wobec zgłaszających? Za uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia grozi grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do 1 roku. Jeśli utrudnianie odbywa się z użyciem przemocy, groźby lub podstępu, kara wzrasta do 3 lat pozbawienia wolności. Odpowiedzialność karna dotyczy konkretnych osób — nie tylko firmy — dlatego upewnij się, że kadra kierownicza zna te przepisy.

Czy spółki z grupy mogą mieć wspólną procedurę zgłoszeń dla sygnalistów? Tak, ale tylko wtedy, gdy każda ze spółek zatrudnia od 50 do 249 pracowników. W takim przypadku podmioty z tej samej grupy mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego — to pozwala zmniejszyć koszty obsługi systemu zgłoszeniowego.