Zmiany w Kodeksie pracy 2023 – Work Life Balance: co musisz wdrożyć w swojej firmie

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca dyrektywę Work Life Balance. Zmieniły się zasady zawierania umów o pracę, urlopów rodzicielskich i opiekuńczych oraz organizacji czasu pracy. Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników – sprawdź, czy Twoje regulaminy i dokumenty wewnętrzne są aktualne. Poniżej znajdziesz pełne zestawienie zmian z konkretnymi terminami i wymiarami.

Kontekst – co się zmieniło w 2023 roku

Rok 2023 przyniósł kilka dużych nowelizacji Kodeksu pracy:

• Praca zdalna – wprowadzona na stałe do Kodeksu pracy (więcej tutaj)
• Kontrola trzeźwości pracowników – nowe przepisy obowiązujące od początku roku (więcej tutaj)
• Dyrektywa Work Life Balance – druga nowelizacja, obowiązująca od 26 kwietnia 2023 r.

Najwięcej zmian dotyczy właśnie wdrożenia dyrektywy Work Life Balance. Poniżej – pełne podsumowanie.

Zmiany w umowie o pracę

Umowa na okres próbny – nowe zasady

Nowelizacja wprowadziła trzy zmiany w zakresie umowy na okres próbny:

1. Współmierność okresu próbnego – okres próbny musi być proporcjonalny do przewidywanego czasu trwania umowy na czas określony i do rodzaju pracy.
2. Ponowne zawarcie umowy próbnej – możliwe tylko wtedy, gdy pracownik ma wykonywać inny rodzaj pracy niż poprzednio.
3. Przedłużenie o czas nieobecności – strony mogą uzgodnić przedłużenie umowy na okres próbny o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w trakcie jej trwania.

Maksymalne okresy trwania umowy próbnej

Umowę na okres próbny możesz zawrzeć na okres nieprzekraczający:

Wypowiedzenie umowy na czas określony – nowy obowiązek

Jeśli planujesz wypowiedzieć pracownikowi umowę na czas określony lub nieokreślony, musisz:

• Zawiadomić na piśmie zakładową organizację związkową (jeśli reprezentuje pracownika) o zamiarze wypowiedzenia.
• Podać przyczynę rozwiązania umowy.

Obowiązek informacyjny wobec pracownika

W ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy przekaż mu informację o:

• dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• przysługujących przerwach w pracy,
• zasadach dotyczących godzin nadliczbowych.

Informację możesz przekazać pisemnie lub elektronicznie.

Prawo do równoległego zatrudnienia

Pracownik ma prawo pozostawać jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. Oznacza to:

• Nie możesz zakazać pracownikowi pracy u innego pracodawcy (na etacie lub jego części).
• Nie możesz traktować pracownika niekorzystnie z powodu równoległego zatrudnienia.
• Wyjątek: przepisy o zakazie konkurencji nadal obowiązują – jeśli masz z pracownikiem podpisaną umowę o zakazie konkurencji, jej postanowienia pozostają w mocy.

Wniosek o zmianę formy zatrudnienia

Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy może raz w roku złożyć wniosek o:

• zmianę formy zatrudnienia na umowę na czas nieokreślony, lub
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.

Twój obowiązek: udziel pisemnej odpowiedzi z uzasadnieniem w terminie 1 miesiąca od otrzymania wniosku.

Szkolenia zapewniane przez pracodawcę

Jeśli masz obowiązek zapewnić pracownikowi szkolenie (np. na podstawie układu zbiorowego lub regulaminu), to takie szkolenie:

• jest nieodpłatne dla pracownika,
• wlicza się do czasu pracy,
• w miarę możliwości odbywa się w godzinach pracy pracownika.

Zmiany w urlopach

Urlop rodzicielski – nowe zasady

Nowelizacja wprowadziła indywidualne prawo do urlopu rodzicielskiego dla każdego z rodziców. Najważniejsze zmiany:

• Łączny wymiar urlopu dla obojga rodziców: do 41 tygodni (jedno dziecko) lub do 43 tygodni (poród mnogi).
• Prawo do urlopu rodzicielskiego jest niezależne od tego, czy matka dziecka była zatrudniona (ubezpieczona) w dniu porodu.
• Nieprzenoszalna część urlopu: każdy z rodziców ma do 9 tygodni, których nie może przekazać drugiemu rodzicowi. W praktyce każdy rodzic może wykorzystać maksymalnie 32 tygodnie (lub 34 tygodnie przy porodzie mnogim).

Urlop opiekuńczy

• Wymiar: 5 dni w roku kalendarzowym.
• Cel: zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia członkowi rodziny albo osobie pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki z uwagi na poważne problemy medyczne.
• Urlop opiekuńczy jest bezpłatny.

Urlop z powodu działania siły wyższej

• Wymiar: 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym.
• Kiedy przysługuje: w razie pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.
• Wynagrodzenie: pracownik zachowuje prawo do 50% wynagrodzenia (obliczanego jak za czas urlopu wypoczynkowego).

Forma składania wniosków urlopowych

Wnioski o urlop rodzicielski, opiekuńczy oraz z powodu działania siły wyższej mogą być składane w formie papierowej lub elektronicznej.

Elastyczna organizacja pracy

Czym jest elastyczny czas pracy

Elastyczna organizacja pracy pozwala pracownikowi dostosować organizację pracy do indywidualnych potrzeb. Może przyjąć formę:

• pracy zdalnej,
• ruchomego czasu pracy,
• indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• przerywanego czasu pracy,
• pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Kto może skorzystać

Z elastycznej organizacji pracy mogą korzystać:

• Rodzice opiekujący się dzieckiem do 8. roku życia.
• Opiekunowie – pracownicy zapewniający opiekę lub wsparcie krewnemu albo osobie zamieszkującej z nimi w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki z poważnych względów medycznych.

Odrzucenie wniosku

Jeśli odrzucasz wniosek pracownika o elastyczną organizację pracy – musisz przedstawić pisemne uzasadnienie swojej decyzji.

Pozostałe zmiany, o których musisz wiedzieć

1. Skrócenie terminu na urlop ojcowski – z 24 do 12 miesięcy od dnia urodzenia dziecka. Jeśli ojciec nie skorzysta z urlopu w tym czasie, traci do niego prawo.
2. Zakaz przygotowań do zwolnienia – nie możesz prowadzić żadnych przygotowań do zwolnienia pracownika w okresie ciąży, urlopu macierzyńskiego (z którego pracownica korzysta bez składania wniosku) ani od dnia złożenia wniosku o urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlop ojcowski.
3. Wydłużenie ochrony rodzica – do 8. roku życia dziecka (wcześniej 4. rok życia) pracodawca może polecać pracownikowi-rodzicowi poniższe zadania wyłącznie za jego zgodą:
   • pracę w godzinach nadliczbowych,
   • pracę w porze nocnej,
   • zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy,
   • delegowanie poza stałe miejsce pracy.

Co zrobić – checklist dla pracodawcy

Zmiany obowiązują od ponad dwóch lat. Sprawdź, czy Twoja firma jest dostosowana:

• Zaktualizuj regulamin pracy i obwieszczenia o nowe zasady dotyczące umów próbnych i wypowiedzeń.
• Dostosuj wzory umów o pracę do nowych wymogów (okres próbny, przyczyna wypowiedzenia).
• Uzupełnij informację dla pracownika przekazywaną w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.
• Wdróż procedurę obsługi wniosków o elastyczną organizację pracy (z obowiązkiem pisemnego uzasadnienia odmowy).
• Uaktualnij zasady dotyczące urlopów – rodzicielskiego, opiekuńczego, z tytułu siły wyższej i ojcowskiego.
• Zweryfikuj, czy Twoje umowy o zakazie konkurencji są spójne z nowym prawem do równoległego zatrudnienia.
• Upewnij się, że kadry znają nowy termin na urlop ojcowski (12 miesięcy zamiast 24).

Jeśli potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu dokumentów do aktualnego stanu prawnego – skontaktuj się z nami.

Najczęściej zadawane pytania

Co konkretnie pracodawca musi wdrożyć po zmianach Work Life Balance w Kodeksie pracy od 26 kwietnia 2023 roku?
Zaktualizuj regulamin pracy, wzory umów o pracę (okres próbny, przyczyna wypowiedzenia) oraz informację dla pracownika przekazywaną w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Wdróż procedurę obsługi wniosków o elastyczną organizację pracy z obowiązkiem pisemnego uzasadnienia odmowy, uaktualnij zasady dotyczące urlopów (rodzicielskiego, opiekuńczego, z tytułu siły wyższej, ojcowskiego) i zweryfikuj, czy umowy o zakazie konkurencji są spójne z nowym prawem do równoległego zatrudnienia.

Jakie są nowe zasady zawierania umowy na okres próbny po nowelizacji Kodeksu pracy?
Okres próbny musi być proporcjonalny do planowanej umowy na czas określony: maksymalnie 1 miesiąc, jeśli planowana umowa ma trwać krócej niż 6 miesięcy, 2 miesiące przy umowie od 6 do 12 miesięcy, a 3 miesiące przy umowie na co najmniej 12 miesięcy lub na czas nieokreślony. Ponowne zawarcie umowy próbnej z tym samym pracownikiem jest możliwe tylko wtedy, gdy ma on wykonywać inny rodzaj pracy niż poprzednio. Strony mogą też uzgodnić przedłużenie okresu próbnego o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Czy przy wypowiedzeniu umowy na czas określony trzeba teraz podać przyczynę i konsultować to ze związkiem zawodowym?
Tak – od 26 kwietnia 2023 r. wypowiedzenie umowy na czas określony wymaga podania przyczyny rozwiązania umowy oraz pisemnego zawiadomienia zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia, jeśli reprezentuje ona danego pracownika. Te same obowiązki dotyczą wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony.

Kto może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy i kiedy pracodawca musi uzasadnić odmowę?
Wniosek mogą złożyć rodzice opiekujący się dzieckiem do 8. roku życia oraz opiekunowie zapewniający opiekę lub wsparcie krewnemu albo osobie zamieszkującej z nimi w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki z poważnych względów medycznych. Pracodawca musi przedstawić pisemne uzasadnienie odmowy za każdym razem, gdy odrzuca taki wniosek – bez wyjątków.

Jakie nowe urlopy i uprawnienia rodzicielskie musi uwzględnić pracodawca po wdrożeniu Work Life Balance?
Urlop rodzicielski wynosi do 41 tygodni (43 przy porodzie mnogim) dla obojga rodziców łącznie, przy czym każdy rodzic ma 9 tygodni nieprzenoszalnych na drugiego rodzica. Nowym uprawnieniem jest bezpłatny urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku oraz urlop z powodu siły wyższej – 2 dni lub 16 godzin rocznie z prawem do 50% wynagrodzenia. Termin na wykorzystanie urlopu ojcowskiego skrócono z 24 do 12 miesięcy od dnia urodzenia dziecka – po tym czasie prawo do urlopu przepada.