Jak wprowadzić pracę zdalną? Regulamin czy porozumienie ze związkami?

7 kwietnia 2023 r. wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadzi sporo istotnych zmian zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.

Nowe przepisy przewidują m.in. kluczową zmianę w zakresie pracy zdalnej – żeby pracownicy w firmie dalej mogli pracować zdalnie koniecznie będzie wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej lub zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi (jeżeli takie są w firmie).

Pozostałe nadchodzące zmiany szczegółowo opisałem we wpisie „Zmiany w kodeksie pracy”.

W tym artykule skupiam się na tym w jaki sposób należy wprowadzić zasady wykonywania pracy zdalnej w zakładzie pracy. Dzięki temu wpisowi dowiesz się jakie zasady trzeba określić, a także w jaki sposób je wprowadzić.

Porozumienie czy regulamin pracy zdalnej?

W pierwszej kolejności odpowiedzmy na pytanie – jak wprowadzić zasady pracy zdalnej?

Podział jest dość prosty:

1. Jeżeli w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa (albo kilka takich organizacji) – zasady wykonywania pracy zdalnej należy wprowadzić poprzez zawarcie odpowiedniego porozumienia ze związkiem zawodowym. Więcej o tym jak wygląda proces przygotowania takiego porozumienia opisuję kilka akapitów poniżej.

2. Jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych – zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić przyjmując stosowny regulamin pracy zdalnej.

POTRZEBUJESZ WPROWADZIĆ POROZUMIENIE O PRACY ZDALNEJ W FIRMIE?

KUP NASZĄ PACZKĘ WSZYSTKICH NIEZBĘDNCH DOKUMENTÓW

Regulamin pracy zdalnej

Kodeks pracy w pierwszej kolejności opisuje porozumienie ze związkami zawodowymi ale ja zacznę od opisu wprowadzenia regulaminu, jest to powszechniejsza sytuacja, gdyż w większości firm nie ma związków zawodowych.

Jeżeli więc i w Twojej firmie ich nie ma, a chcesz żeby pracownicy mogli pracować zdalnie, potrzebujesz stworzyć i wprowadzić regulamin wykonywania pracy zdalnej.

Regulamin ten jednak nie może być narzucony dowolnie, przed wejściem w życie musi być skonsultowany z przedstawicielami pracowników. Co to dokładnie oznacza?

Twoi pracownicy powinni wybrać z własnych szeregów swoich przedstawicieli. Kodeks pracy nie reguluje żadnych zasad tych wyborów. Najlepiej więc opisać je w regulaminie pracy lub w osobnym regulaminie wyboru przedstawicieli. Jeżeli nie masz przygotowanego nic takiego w firmie, możesz wprowadzić regulamin wyborów nawet przez wysłanie emaila do wszystkich pracowników. Grunt by określone zasady były sprawiedliwe, a więc by każdy mógł głosować, i by jasno wynikało z niego jak mają zostać wybrani przedstawiciele pracowników.

Pracownicy powinni następne – zgodnie z przedstawionymi im zasadami – zgłosić kandydatów, a następnie przeprowadzić głosowanie na wybór przedstawicieli. Do swobodnego uznania pracodawcy jest ilu tych przedstawicieli miałoby by być. Projekt ustawy wskazuje na „przedstawicieli” wiec doradzam, by było ich minimum dwóch.

Jeżeli pracownicy wybiorą już przedstawicieli musisz skonsultować z nim proponowany regulamin pracy zdalnej. Co ważne, nie masz żadnego obowiązku uwzględniania sugestii przedstawicieli pracowników. Wystarczy sam fakt konsultacji. Warto by z takich konsultacji spisać protokół i uzyskać podpisy przedstawicieli pracowników. Wówczas masz dowód na to, że faktycznie je przeprowadzono.

Warto zaznaczyć, że coraz częściej w nowelizacjach czy wprowadzaniu nowych przepisów (obniżanie czasu pracy w czasach COVIDu, wprowadzanie PPK) ustawodawca kładzie nacisk na konsultacje z przedstawicielami pracowników. Jeżeli więc masz już w firmie wybranych takich „stałych” przedstawicieli, to odpada konieczność ich wyłaniania. Trzeba tylko się z nimi spotkać i skonsultować proponowane przez Pracodawcę postanowienia regulaminu pracy zdalnej.

Po wykonanych konsultacjach możesz już wprowadzać regulamin wykonywania pracy zdalnej w życie. Należy to zrobić w „sposób przyjęty u danego pracodawcy” – przykładowo będzie to ogłoszenie poprzez wysłanie wiadomości email do wszystkich pracowników, umieszczenie informacji o tym i treści regulaminu w innych kanałach komunikacji w firmie (jeżeli korzystacie z aplikacji typu Slack czy Teams) oraz np. wywieszenie informacji i regulaminu np. w stołówce czy pomieszczeniach socjalnych.

Regulamin zacznie obowiązywać od wskazanej w nim daty, warto by było to np. kilka dni od dnia ogłoszenia, by każdy miał czas się zapoznać.

Szczegółowe informacje jak przeprowadzić cały opisany proces w firmie znajdziesz w naszym wpisie „Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej”.

Wprowadzenie pracy zdalnej – porozumienie z zakładową organizacją związkową

Jeżeli w Twojej firmie funkcjonują związki zawodowe, zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, zasady te określa się w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Pracodawca i zakładowa organizacja związkowa powinny współpracować ze sobą w kwestii ustalenia treści porozumienia, tak aby każda strona miała szansę przedstawić swoje propozycje,
zaakceptować je bądź zaproponować inne. Ustawa nie wskazuje wprost w jaki sposób powinna wyglądać komunikacja pomiędzy tymi dwoma podmiotami. W moim przekonaniu najpewniejsza
forma to oczywiście forma pisemna (jeżeli chodzi o ustalenie treści porozumienia), a także dialog
(celem przedstawienia stanowisk).

Zasadniczo więc zasady wykonywania pracy zdalnej trzeba będzie określić w porozumieniu.

Co istotne, jeżeli uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie będzie możliwe, to pracodawca treść porozumienia będzie mógł uzgodnić z tzw. organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Co w przypadku gdy nie będziesz w stanie dogadać się z tymi organizacjami?

Otóż, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę porozumienie nie zostanie zawarte, wtedy pracodawca będzie uprawniony do określania zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając oczywiście wszystkie ustalenia podjęte w toku uzgadniania „projektu” porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, nawet jeżeli nie znajdą się finalnie w porozumieniu.

Wtedy więc pracodawca może te zasady wprowadzić odgórnie w ustalonym przez siebie regulaminie. W takim przypadku nie musi już nic więcej konsultować z pracownikami czy związkami zawodowymi.

NADCHODZĄCE ZMIANY W PRAWIE PRACY ZEBRALIŚMY W NASZYM E-BOOKU

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I POBIERZ E-BOOK ZA DARMO

Co należy określić w porozumieniu/regulaminie?

We wprowadzanym porozumieniu lub regulaminie należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej. Jakie jest minimum, które musi być określone? Kodeks pracy wskazuje, że w należy w szczególności opisać:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu wypłaconego pracownikowi,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
  w tym procedury ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzie pracy, w tym urządzeń technicznych

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca w porozumieniu lub regulaminie, uregulował także inne kwestie związane ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracownika.

Każda firma ma własne zwyczaje czy okoliczności wykonywania pracy i pracy zdalnej, jeżeli to ważne z punktu widzenia organizacyjnego firmy to warto te kwestie w regulaminie pracy zdalnej opisać.

Ważne jednak jest, że te dodatkowe regulacje powinny być zgodne z obowiązującym prawem i nie mogą naruszać praw i obowiązków pracowników.

Co w sytuacji gdy mam już pracowników pracujących zdalnie?

Naturalnie pojawiające się pytanie brzmi – jak mam wprowadzić zasady wykonywania pracy zdalnej, jeżeli moi pracownicy już od dawna pracują zdalnie? Co powinniśmy zrobić w firmie by pracownicy mogli dalej pracować zdalnie i wszystko było zgodne z prawem?

Trzeba podkreślić, że projektowane przepisy nie wejdą w życie z dnia na dzień lecz planowane jest ich dwumiesięczne vacatio legis – czyli czasem oczekiwania na ich wejście w życie. Dopiero gdy wejdą w życie należy mieć gotowy regulamin / porozumienie. Warto jednak zająć się sprawą już dziś.

Należy przy tym podkreślić, że zgodnie z art. 3 specustawy z 2 marca 2020 r. praca zdalna wprowadzona na podstawie przepisów COVIDowych może być wykonywania przez okres 3 miesięcy od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Na dzień publikacji tego artkułu ciągle mamy obowiązujący stan zagrożenia epidemicznego, więc pracodawcy mają podstawę do jej stosowania. Miejmy tylko nadzieję, że nowe przepisy zostaną uchwalone zanim upłynie okres 3 miesięcy od odwołania stanu zagrożenia.

Jak już nowe przepisy wejdą w życie, to  należy:

1. wprowadzić, tak jak zostało to opisane, porozumienie lub regulamin wykonywania pracy zdalnej,
2. Uzupełnić dokumentacje w postaci polecenia pracodawcy lub wniosku pracownika o wykonywania pracy zdalnej (ale nie wstecz tylko od dnia wejścia w życie porozumienia / regulaminu wykonywania pracy zdalnej),
3. Zadbać by praca zdalna, od chwili wprowadzenia porozumienia / regulaminu była wykonywana zgodnie z postanowieniami tych dokumentów.

Więcej o zasadach wykonywania pracy zdalnej napisaliśmy w artykule – zachęcam do przeczytania, jest on koniecznym uzupełnieniem informacji o regulaminie pracy zdalnej.

Należy więc uzupełnić odpowiednią dokumentacje tak by praca zdalna wykonywana od dnia wejścia w życie nowych przepisów była wykonywana zgodnie z nimi. Nie ma potrzeby, żeby pracownicy przerywali zdalne wykonywanie pracy.

Nowe zasady wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzając definicję pracy zdalnej nakłada na pracodawcę szereg obowiązków określających zasady wykonywania pracy zdalnie. Nowe przepisy nakładają obowiązki ale także przyznają nowe prawa pracownikom. Ważne więc by każda firma, w której praca wykonywana jest zdalnie zadbała o wprowadzenie nowych zasad w życie.

POTRZEBUJESZ WPROWADZIĆ POROZUMIENIE O PRACY ZDALNEJ W FIRMIE?

KUP NASZĄ PACZKĘ WSZYSTKICH NIEZBĘDNCH DOKUMENTÓW

Ustawodawca wskazuje dość dokładnie jakie kwestie powinny zostać określone we wskazanych wewnątrzzakładowych aktach prawnych, z zastrzeżeniem, że wyliczenie to nie stanowi katalogu zamkniętego, dlatego pozostawia on pracodawcy w pewnym stopniu możliwość uregulowania
także innych kwestii związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.