Model współpracy B2B zdążył na dobre zadomowić się w wielu firmach. Daje elastyczność, pomaga szybciej budować zespoły i pozwala specjalistom pracować w modelu, który zwyczajnie im odpowiada. Jednak opublikowany we wrześniu 2025 r. projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy może istotnie zmienić zasady gry.
Nowe przepisy zakładają znaczące rozszerzenie uprawień inspektorów, w tym możliwość samodzielnego stwierdzenia istnienia stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że wiele współprac B2B już od początku 2026 r. może być zagrożonych przekwalifikowaniem — i to w trybie natychmiastowym.
Zmiany nie ograniczają się jedynie do kwestii przekwalifikowania umów B2B. Reforma przewiduje m.in.:
możliwość wydawania przez inspektorów natychmiast wykonalnych decyzji administracyjnych,
wprowadzenie kontroli online oraz dostępu do danych cyfrowych firm,
rozszerzoną współpracę i automatyczną wymianę danych między PIP, ZUS i KAS,
podwyższone sankcje za naruszenia przepisów,
uproszczenie procedur kontrolnych, aby szybciej wykrywać nieprawidłowości.
W tym nowym modelu to nie sąd, lecz inspektor stanie się pierwszym organem oceniającym charakter współpracy i sposób wykonywania pracy. Oznacza to zupełnie nową rzeczywistość dla firm korzystających z umów cywilnoprawnych – w szczególności B2B, które mogą być teraz poddane analizie znacznie szerzej i szybciej niż dotąd.
To właśnie te zmiany – zarówno w zakresie oceny relacji z wykonawcami, jak i w sposobie prowadzenia kontroli – sprawiają, że rok 2026 może być przełomowy dla wielu organizacji. W artykule przedstawiamy najważniejsze elementy reformy, odpowiadamy na najczęstsze pytania przedsiębiorców i wskazujemy, jak przygotować firmę do nowych wymogów.
Tak. Projekt nowelizacji ustawy o PIP wprowadza przełomową zmianę: inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy, jeśli uzna, że faktyczny model współpracy spełnia kryteria z art. 22 Kodeksu pracy.
To duża zmiana w porównaniu do obecnego stanu prawnego, gdzie:
tylko sąd pracy może ustalić, że współpraca powinna zostać zakwalifikowana jako stosunek pracy,
a inspektor PIP może jedynie wystąpić z powództwem o ustalenie takiego stosunku.
Od 2026 r. inspektor nie będzie musiał wnosić pozwu.
Będzie mógł samodzielnie wydać decyzję administracyjną, a więc:
szybciej,
bez udziału sądu,
w trybie władczym,
wbrew woli stron umowy.
Co ważne, inspektor analizuje przede wszystkim realny sposób wykonywania pracy, a nie formalną nazwę umowy. Jeśli na papierze masz B2B, ale realnie ktoś pracuje jak pracownik – ryzyko decyzji PIP jest wysokie.
Tak – i to jeden z najbardziej kontrowersyjnych elementów reformy.
Decyzja inspektora będzie natychmiast wykonalna, a odwołanie nie będzie wstrzymywało jej wykonania.
Co to oznacza w praktyce?
Od momentu doręczenia decyzji:
kontraktor musi zostać potraktowany jak pracownik,
firma musi naliczać składki ZUS,
pojawia się obowiązek stosowania Kodeksu pracy (urlopy, badania lekarskie, ewidencja czasu pracy),
trzeba uwzględnić wszystkie prawa pracownicze (BHP, minimalna stawka godzinowa, nadgodziny, odprawy).
Nawet jeśli przedsiębiorca się nie zgadza, odwołanie może trwać miesiące (na poziomie Głównego Inspektoratu Pracy),, a później potencjalnie kolejne lata przed sądem administracyjnym.
Dlatego przedsiębiorca musi prowadzić działalność w warunkach „przymusowego etatu”, nie mając pewności, czy decyzja nie zostanie ostatecznie uchylona.
Inspektor będzie analizował przede wszystkim:
Najważniejsze elementy oceny to:
Jeśli choć część z tych elementów występuje, współpraca może zostać uznana za stosunek pracy.
Ryzyka obejmują:
1. Zaległe składki ZUS (do 5 lat wstecz)
W przypadku uznania umowy za stosunek pracy powstaje obowiązek zapłaty zaległych składek:
emerytalnych,
rentowych,
zdrowotnych,
wypadkowych,
FP i FGŚP.
Kwoty mogą być liczone w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych.
2. Zaległe zaliczki na PIT
Pracodawca może zostać obciążony obowiązkiem dopłaty podatku, który powinien pobierać jako płatnik.
3. Roszczenia cywilne wobec firmy
Przekwalifikowany pracownik może domagać się m.in.:
urlopu wypoczynkowego,
wynagrodzenia za nadgodziny,
dodatków za pracę w nocy,
ekwiwalentów,
odpraw,
a nawet odszkodowania.
4. Sankcje PIP i wykroczenia przeciwko prawom pracownika
W tym kary pieniężne i mandaty.
5. Ryzyka operacyjne
Nagłe przejście z B2B na etat może:
zablokować projekty,
zerwać kontrakty,
wymagać zwiększenia funduszu płac,
wpłynąć na stabilność finansową firmy.
W branży IT lub technologicznej, gdzie stawki kontraktorów są wysokie, koszty mogą być szczególnie znaczące.
Tak. Reforma PIP wprost przewiduje możliwość prowadzenia kontroli w formie zdalnej, co stanowi jedną z bardziej praktycznych zmian w całym projekcie. Oznacza to, że inspektor nie musi już fizycznie pojawić się w firmie, aby ocenić współpracę z kontraktorami.
W praktyce kontrola może polegać na analizie narzędzi, z których korzysta zespół, historii logowań, harmonogramów pracy czy komunikatorów służbowych. Inspektor może poprosić o fragmenty korespondencji, screeny, dane z CRM itp. jeśli uzna je za istotne dla oceny, czy dana współpraca naprawdę ma charakter niezależny. Zdalna forma kontroli sprawia także, że inspekcja staje się szybsza, bardziej dostępna i może objąć znacznie większą liczbę podmiotów niż dotychczas.
Nowością jest również szersza wymiana danych pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową. Jeżeli systemy tych instytucji wychwycą nieścisłości – na przykład różnice pomiędzy deklarowanym modelem współpracy a sposobem rozliczania czy zakresem obowiązków – inspektor może wszcząć kontrolę bez czekania na skargę pracownika. Dla firm oznacza to, że działania PIP mogą być bardziej precyzyjne, szybsze i oparte na danych, a nie tylko na sygnałach z rynku.
Przedsiębiorca, który nie zgadza się z decyzją PIP, ma możliwość zakwestionowania jej w trybie odwoławczym. Procedura formalnie przewiduje kilka etapów, które pozwalają bronić się przed rozstrzygnięciem uznającym stosunek pracy.
Można:
Warto jednak pamiętać, że mimo istnienia tych środków zaskarżenia, decyzja inspektora jest natychmiast wykonalna, co w praktyce oznacza, że przedsiębiorca musi stosować się do niej od razu — jeszcze zanim organ drugiej instancji zdąży rozpatrzyć odwołanie. Dopiero po zakończeniu całego procesu możliwe jest ustalenie, czy decyzja została wydana prawidłowo, ale do tego czasu firma działa tak, jakby łączący strony stosunek prawny rzeczywiście istniał.
Rodzi to szereg wyzwań. Po pierwsze, przedsiębiorca musi ponieść bieżące koszty związane z traktowaniem kontraktora jako pracownika — od składek ZUS, przez rozliczenia podatkowe, po stosowanie przepisów kodeksowych dotyczących czasu pracy, urlopów czy uprawień pracowniczych. Po drugie, wymuszone przekształcenie modelu współpracy może prowadzić do trudności operacyjnych. Szczególnie w firmach, które opierają swój sposób działania na elastyczności i autonomii wykonawców.
Nawet jeśli w dalszym etapie decyzja zostanie uchylona, firma nie odzyska poniesionych kosztów organizacyjnych, nie cofnie zmian w harmonogramach czy dokumentacji, a także nie zawsze będzie mogła odzyskać wypłaconych wcześniej świadczeń. Z tego powodu tak istotne jest, by odpowiednio przygotować się na kontrolę jeszcze zanim do niej dojdzie — aby ryzyko wydania decyzji w ogóle zminimalizować.
Co rekomendujemy firmom już teraz, żeby przygotować się na nowe przepisy?
Przygotowanie firmy do nadchodzących zmian wynikających z reformy PIP może się okazać procesem złożonym, czasochłonnym i przede wszystkim obarczonym ryzykiem pominięcia kluczowych elementów. Dlatego aby ułatwić przedsiębiorcom bezpieczne przygotowanie się do reformy PIP, przygotowalismy pakiet PIP Ready.
To praktyczny program, który krok po kroku porządkuje obszary B2B i pomaga firmie wdrożyć rozwiązania zgodne z wymogami nowych przepisów. Pakiet nie ogranicza się do sprawdzenia i poprawienia umów. Obejmuje pełne przygotowanie firmy do kontroli, zarówno pod względem formalnym, jak i operacyjnym.
Nasze wsparcie składa się z 6 powiązananych elementów.
1. Audyt umów i realnego modelu współpracy. Zaczynamy od przeanalizowania, jak rzeczywiście wygląda współpraca z kontraktorami. Sprawdzamy, na czym polega ich codzienna praca, jak przekazywane są zadania, jakie procedury funkcjonują w organizacji i czy dokumenty prawnie odpowiadają temu, co dzieje się w praktyce. To pozwala precyzyjnie wskazać miejsca, które mogą wywołać wątpliwości inspektora.
2. Raport ryzyk i rekomendacji. Po audycie przygotowujemy dla Ciebie konkretny, czytelny raport. Otrzymujesz listę obszarów wymagających poprawy wraz z oceną poziomu ryzyka oraz rekomendacjami, jak je wyeliminować. Raport zawiera również szacunek możliwych konsekwencji finansowych i organizacyjnych — tak, abyś mógł świadomie zaplanować dalsze działania.
3. Wprowadzenie wymaganych zmian. Po wskazaniu ryzyk przechodzimy do ich usuwania. Nie komplikujemy procesów ani nie „wywracamy” modelu współpracy — proponujemy konkretne zmiany, które realnie zwiększają bezpieczeństwo. Mogą to być modyfikacje umów, doprecyzowanie zasad współpracy, uporządkowanie komunikacji czy dostosowanie wewnętrznych procedur. Zawsze dbamy o to, by zmiany były spójne z kulturą organizacji.
4. Szkolenie dla menedzerów i działu HR. W kolejnych krokach edukujemy osoby, które pracują najbliżej kontraktorów. Podczas szkolenia pokazujemy, jak wygląda kontrola PIP w praktyce, jakie pytania może zadawać inspektor i jak mądrze zarządzać współpracą, aby nie tworzyć — nawet nieświadomie — stosunku pracy.
5. Wsparcie podczas kontroli PIP. Jeżeli inspektor pojawi się w firmie lub kontrola odbędzie się zdalnie, jesteśmy z Tobą od pierwszego dnia do zakończenia postępowania. Pomagamy przygotować niezbędne odpowiedzi, analizujemy pisma, weryfikujemy przekazywane dokumenty i dbamy o zachowanie odpowiedniej strategii prawnej. Ty możesz skupić się na prowadzeniu biznesu — my czuwamy nad procesem.
6. Monitoring zmian i alerty prawne. Po wdrożeniu zmian nadal wspieramy firmę, informując o nowych interpretacjach, orzecznictwie i stanowiskach PIP. Dzięki temu Twoja organizacja jest zawsze przygotowana na aktualne wymogi prawne, a przyjęte rozwiązania nie dezaktualizują się wraz z kolejną zmianą przepisów.
Przygotowaliśmy krótką ankietę, która pozwoli Ci ocenić:
Po jej wypełnieniu, otrzymasz od nas rekomendacje i to pierwszy krok, by w 2026 roku nie obudzić się z zespołem "na etacie".
Reforma PIP to jedna z najbardziej znaczących zmian w obszarze kontroli legalności zatrudnienia od wielu lat. Inspektorzy zyskają nie tylko możliwość samodzielnego ustalania istnienia stosunku pracy, lecz także narzędzia pozwalające prowadzić kontrole szybciej, szerzej i w oparciu o znacznie większy zakres danych niż dotychczas. To nowa rzeczywistość dla firm, szczególnie tych działających w branżach, w których model B2B jest standardem.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność przygotowania nie tylko dokumentów, ale całego modelu funkcjonowania zespołu – od sposobu delegowania zadań, przez komunikację z wykonawcami, aż po procedury reagowania na decyzje inspektora. Im wcześniej firma uporządkuje swoje procesy, tym mniejsze ryzyko poniesie w 2026 roku.
Właśnie dlatego zachęcamy nie tylko do wdrożenia rekomendacji opisanych w artykule, lecz także do skorzystania z naszego pakietu PIP Ready, który prowadzi organizację krok po kroku przez proces przygotowań, audytu i wdrożeń. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie analizować ryzyk i zastanawiać się, czy coś zostało pominięte — cały proces przejmujemy na siebie.
W odpowiedzi na liczne prośby od klientów przygotowałem webinar PIP READY, w trakcie którego omówię praktyczne konsekwencje reformy. Wskażę również, jak w praktyce może działać nowy model kontroli oraz wskażę sygnały, które mogą doprowadzić do przekwalifikowania współpracy. To świetna okazja, by dowiedzieć się, jak zabezpieczyć swoją firmę i jak przygotować struktury, komunikację oraz dokumentację tak, aby przejść kontrolę bez strat.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w audycie, przygotowaniu umów i procesów, stworzeniu procedur na wypadek kontroli lub chcesz, abyśmy przeprowadzili Twoją firmę przez zmiany od A do Z — jesteśmy do dyspozycji.
