Jeżeli Twoja firma podlega przepisom o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML), procedura KYC to jeden z obowiązków, który musisz spełniać. KYC – Know Your Customer („poznaj swojego klienta") – to zestaw działań służących ustaleniu i weryfikacji tożsamości klientów w celu zapobiegania praniu pieniędzy. Obowiązek ten jest szerszy niż samo zebranie danych osobowych. Poniżej znajdziesz konkretne kroki, które musisz podjąć.
Procedura KYC jest częścią systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML).
Osoby stojące za praniem pieniędzy najczęściej starają się ukryć swoją tożsamość. Przykładowo:
Cel jest jeden – maksymalnie utrudnić ustalenie, skąd pochodzą pieniądze i do kogo należą.
Stosując procedurę KYC, dopytując i weryfikując dane, szybko zorientujesz się, że coś jest nie tak – że Twój potencjalny klient nie jest tym, za kogo się podaje, albo że za biznesem stoi ktoś inny.
Ryzyko braku procedury KYC: nawet nieświadome uczestnictwo w obrocie nielegalnymi pieniędzmi oznacza poważne konsekwencje prawne. Stosując KYC, będziesz w stanie wcześnie zareagować na podejrzaną sytuację albo przynajmniej wykazać, że wykonałeś/aś wszystkie obowiązki wymagane przepisami.
Procedura KYC to najważniejszy zestaw działań w całym procesie AML. Obejrzyj nasze video, w którym wyjaśniam, jak stosować procedurę AML w praktyce.
Procedura KYC to składowa tzw. Środków Bezpieczeństwa Finansowego – wszystkich działań, które podmioty obowiązane muszą wykonywać w związku z przepisami AML.
W obecnych czasach warto, by każdy przedsiębiorca przeprowadzał taką procedurę, choćby na niewielką skalę. Dzięki temu:
Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu procedurę KYC muszą stosować wszystkie podmioty obowiązane, w tym między innymi:
Jeżeli prowadzisz działalność w którejkolwiek z powyższych branż, masz obowiązek stosowania przepisów AML i wykonywania procedury KYC.
W przypadku osób fizycznych zbierasz m.in. imię i nazwisko, adres, PESEL. W przypadku podmiotów – nazwę i siedzibę, NIP oraz listę beneficjentów rzeczywistych. Ważna jest też informacja o statusie PEP – więcej na ten temat znajdziesz w naszym wpisie o kryteriach oceny ryzyka klienta.
Te dane musisz zebrać samodzielnie, np. prosząc klienta o ich przesłanie. W Programie SiP AML znajdziesz formularze online, które pozwolą Ci uzupełnić i zapisać wszystkie potrzebne dane.
Nie wystarczy pozyskać dane – musisz zweryfikować, czy są prawdziwe. Sposoby weryfikacji:
Zebrane dane i dokumenty musisz odpowiednio zarchiwizować i przechowywać. Powód jest praktyczny – w trakcie kontroli musisz wykazać, że spełniłeś/aś wszystkie obowiązki.
Zebranie danych jednorazowo nie wystarczy. Masz obowiązek dbać o to, by dane były aktualne. Jeśli masz informację lub podejrzenie, że zaszła zmiana (np. zmiana danych spółki) – przeprowadź procedurę KYC ponownie.
Cztery powyższe kroki to podstawowy zakres KYC. Wykonuj je razem z pozostałymi Środkami Bezpieczeństwa Finansowego:
Oceń, jakie ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu wiąże się ze współpracą z danym podmiotem. Skoro masz już zebrane dane konkretnej osoby lub spółki – możesz taką ocenę przeprowadzić.
Skorzystaj z naszego formularza online „asystent oceny ryzyka", który pozwala szybko sprawdzić poziom ryzyka współpracy z daną osobą lub firmą.
Monitoruj transakcje danej osoby lub spółki. To obowiązek, który budzi najwięcej pytań – jak monitorować transakcje klienta bez wypytywania o poufne dane finansowe?
Na szczęście jest sporo możliwości. Więcej o prawidłowym monitorowaniu transakcji gospodarczych klienta dowiesz się z naszego filmu o stosowaniu Środków Bezpieczeństwa Finansowego.
Lista czynności w ramach KYC zależy od tego, co uda się ustalić na kolejnych etapach. W uzasadnionych przypadkach będziesz potrzebować więcej danych, żeby dobrze przeanalizować sytuację. KYC to proces dynamiczny – zakres działań dostosowujesz do wyników poszczególnych kroków.
Zbierając dane w ramach procedury KYC, zawsze ustal:
Te informacje możesz uzyskać, pytając o nie w kontekście Waszej współpracy i przygotowania się do realizacji usług.
W szczególnych okolicznościach dopytaj również o źródło pochodzenia środków, które klient przeznacza na wykonanie umowy (np. zapłatę dla Twojej firmy).
Wdrożenie wymogów AML wymaga czasu i znajomości przepisów. Nasza Kancelaria opracowała Program SiP AML – narzędzie online, które pozwala samodzielnie i sprawnie spełnić obowiązki wynikające z ustawy AML.
W ramach Programu SiP AML otrzymujesz:
Sprawdź, jak Twoja firma może dołączyć do Programu SiP AML i działać zgodnie z przepisami.
Masz wątpliwości dotyczące wdrożenia AML w Twojej firmie?
Nie wiesz, czy przepisy AML dotyczą Twojej działalności? Napisz do nas – pomożemy Ci ustalić zakres obowiązków, wdrożyć procedury i ograniczyć ryzyko związane z AML.
Co to jest procedura KYC i po co firma ma ją stosować?
KYC (Know Your Customer – „poznaj swojego klienta") to zestaw działań służących ustaleniu i weryfikacji tożsamości klientów w celu zapobiegania praniu pieniędzy. Stosując KYC, szybko zorientujesz się, że potencjalny klient nie jest tym, za kogo się podaje, albo że za biznesem stoi ktoś inny – a nawet jeśli nie wykryjesz nieprawidłowości, wykażesz przed organem kontroli, że wykonałeś wszystkie obowiązki wymagane przepisami AML. Brak procedury KYC oznacza ryzyko nieświadomego uczestnictwa w obrocie nielegalnymi pieniędzmi i poważne konsekwencje prawne.
Kogo w praktyce obowiązuje procedura KYC według przepisów AML?
Procedurę KYC muszą stosować wszystkie podmioty obowiązane w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – w tym m.in. kantory (również walut wirtualnych), notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, księgowi i biura rachunkowe, biura wirtualne, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, instytucje pożyczkowe, lombardy, banki, fundusze inwestycyjne, pośrednicy ubezpieczeniowi oraz przedsiębiorcy przyjmujący płatności gotówkowe o wartości równej lub wyższej niż 10 000 euro. Jeśli prowadzisz działalność w którejkolwiek z tych branż, masz obowiązek stosowania KYC.
Jak krok po kroku przeprowadzić procedurę KYC w firmie?
Procedura KYC składa się z czterech obowiązkowych kroków: pozyskanie danych klienta (np. imię, nazwisko, PESEL, a w przypadku podmiotów – nazwa, siedziba, NIP i lista beneficjentów rzeczywistych), weryfikacja prawdziwości tych danych (np. dokumentem tożsamości lub przelewem weryfikacyjnym), archiwizacja i przechowywanie zebranych danych oraz ich bieżąca aktualizacja. Dodatkowo te kroki wykonujesz razem z pozostałymi Środkami Bezpieczeństwa Finansowego – analizą ryzyka klienta i monitorowaniem transakcji.
Jakie dane trzeba zebrać i zweryfikować w ramach procedury KYC?
W przypadku osób fizycznych zbierasz m.in. imię i nazwisko, adres oraz PESEL, a w przypadku podmiotów – nazwę, siedzibę, NIP i listę beneficjentów rzeczywistych, wraz z informacją o statusie PEP. Weryfikujesz prawdziwość tych danych sprawdzeniem dowodu osobistego lub paszportu albo przelewem weryfikacyjnym z osobistego rachunku bankowego klienta. Ustal też cel transakcji, profil działalności kontrahenta, a w szczególnych okolicznościach – źródło pochodzenia środków przeznaczonych na wykonanie umowy.
Czy procedura KYC kończy się na zebraniu danych klienta, czy trzeba je też aktualizować i archiwizować?
Zebranie danych jednorazowo nie wystarczy – masz obowiązek archiwizować dokumenty i przechowywać je na wypadek kontroli, a także dbać o to, by dane były aktualne. Jeśli masz informację lub podejrzenie, że zaszła zmiana (np. zmiana danych spółki), przeprowadź procedurę KYC ponownie – KYC to proces dynamiczny, a zakres działań dostosowujesz do wyników poszczególnych kroków.
