Polityka ochrony danych osobowych a nowe wyzwania związane z AI – co warto wiedzieć?

Co się robi z polityką ochrony danych osobowych? 

1. Tworzy i wdraża – organizacja opracowuje politykę i dostosowuje ją do swojej działalności.
2. Komunikuje pracownikom i współpracownikom – wszyscy, którzy mają dostęp do danych, powinni znać i stosować zasady zawarte w polityce.
3. Aktualizuje – politykę trzeba regularnie przeglądać i dostosowywać do zmian prawnych oraz organizacyjnych.
4. Szkolenia i edukacja – organizuje się szkolenia dla pracowników, by przestrzegali wytycznych polityki.
5. Monitoruje i kontroluje – sprawdza się zgodność z polityką, np. poprzez audyty.
6. Udostępnia osobom zainteresowanym – w zależności od potrzeb, polityka może być udostępniona klientom lub podmiotom kontrolnym.

Jak sztuczna inteligencja oraz AI Act wpływają na treść polityki ochrony danych osobowych?

W kontekście rosnącego wykorzystania sztucznej inteligencji (AI) w procesach przetwarzania danych osobowych, polityka ochrony danych powinna uwzględniać specyficzne ryzyka i obowiązki wynikające z regulacji takich jak AI Act.

Kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę, to:

1. Transparentność przetwarzania danych przez AI – Zgodnie z AI Act, podmioty wykorzystujące systemy AI muszą zapewnić przejrzystość działania tych systemów, w tym informować osoby, których dane dotyczą, o zastosowaniu AI w procesach przetwarzania danych. W polityce ochrony danych powinny znaleźć się informacje dotyczące rodzaju wykorzystywanych systemów AI, ich celu oraz wpływu na osoby fizyczne.
2. Ocena ryzyka związanego z AI – AI Act nakłada obowiązek oceny ryzyka związanego z wykorzystaniem AI, zwłaszcza w przypadku systemów o wysokim poziomie ryzyka. Polityka ochrony danych powinna zawierać procedury identyfikacji i minimalizacji potencjalnych zagrożeń dla prywatności oraz wskazywać odpowiedzialność za nadzór nad działaniem systemów AI.
3. Minimalizacja danych i zasada ograniczenia celu – Wykorzystanie AI musi być zgodne z zasadami wynikającymi z RODO, w tym zasadą minimalizacji danych oraz ograniczenia celu. W polityce ochrony danych należy precyzyjnie określić, jakie dane osobowe są przetwarzane przez AI, w jakim celu i przez jaki okres.
4. Odpowiedzialność i nadzór nad działaniem AI – AI Act wprowadza obowiązek zapewnienia odpowiedzialności za funkcjonowanie systemów AI. W polityce ochrony danych powinny znaleźć się informacje o osobach lub jednostkach odpowiedzialnych za nadzór nad działaniem AI oraz monitorowanie jego zgodności z przepisami prawa.
5. Prawa osób, których dane dotyczą – Osoby fizyczne mają prawo do informacji o sposobie podejmowania decyzji przez AI, a w niektórych przypadkach – prawo do sprzeciwu wobec zautomatyzowanego przetwarzania danych. Polityka ochrony danych powinna jasno wskazywać te prawa oraz sposób ich realizacji.

Uwzględnienie powyższych elementów w polityce ochrony danych osobowych pozwala nie tylko na spełnienie wymogów prawnych, ale także na budowanie zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych, którzy oczekują transparentności oraz odpowiedzialnego wykorzystywania technologii AI.

Podsumowanie

Polityka ochrony danych osobowych to fundament systemu zarządzania danymi osobowymi w organizacji. Jej wdrożenie zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz minimalizuje ryzyko naruszenia danych, co chroni zarówno organizację, jak i osoby, których dane są przetwarzane.

Taki dokument powinien być podpisany przez administratora danych osobowych z chwilą jego wdrożenia. W przypadku spółki z o.o. taki dokument powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentacji tego podmiotu.

Jeśli prezes zarządu spółki z o.o. jest uprawniony do jednoosobowego reprezentowania spółki, to powinien podpisać politykę w jej imieniu, wskazując datę rozpoczęcia obowiązywania. Politykę można wdrożyć jako uchwałę zarządu (najczęściej stosowana forma) lub zarządzenie, w zależności od przyjętego sposobu podejmowania decyzji w spółce.

Papierową wersję dokumentu najlepiej trzymać w zamykanej szafie, razem z resztą dokumentacji dotyczącej danych osobowych. Skan podpisanego dokumentu najprościej trzymać w formie elektronicznej w chmurze (np. OneDrive), tak aby zawsze był pod ręką dla personelu.

Q&A: Polityka ochrony danych osobowych w firmie

Aby ułatwić Ci szybkie przyswojenie najważniejszych informacji z tego artykułu, przygotowaliśmy część Q&A, w której w formie pytań i odpowiedzi podsumowujemy kluczowe zagadnienia. Dzięki temu łatwo znajdziesz odpowiedź na najczęściej pojawiające się wątpliwości dotyczące polityki ochrony danych osobowych.

Dlaczego polityka ochrony danych osobowych jest ważna dla firmy?
Polityka ochrony danych osobowych zapewnia zgodność z RODO i krajowymi przepisami, chroni dane osobowe przed naruszeniami i buduje zaufanie klientów, pracowników i partnerów biznesowych.

Jakie są główne cele polityki ochrony danych osobowych?
Celem polityki jest zabezpieczenie danych, określenie zasad ich przetwarzania, minimalizacja ryzyka naruszeń oraz określenie odpowiedzialności osób przetwarzających dane.

Co powinno znaleźć się w polityce ochrony danych osobowych?
Dokument powinien zawierać definicje kluczowych pojęć, zasady przetwarzania danych, podstawy prawne, kategorie gromadzonych danych, cele ich przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą, oraz procedury w przypadku naruszeń.

Kto powinien podpisać politykę ochrony danych osobowych w spółce z o.o.?
Politykę podpisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Jeśli prezes zarządu ma prawo do jednoosobowej reprezentacji, to on podpisuje dokument, określając datę rozpoczęcia jego obowiązywania.

Jakie są najczęstsze sposoby wdrożenia polityki w spółce?
Politykę można wdrożyć w formie uchwały zarządu (najczęściej stosowana forma) lub zarządzenia, w zależności od przyjętego sposobu podejmowania decyzji w firmie.

Jak przechowywać politykę ochrony danych osobowych?
Papierową wersję dokumentu nalezy przechowywać w bezpiecznym miejscu wraz z pozostałą dokumentacją dotyczącą ochrony danych osobowych. Skan podpisanego dokumentu może być przechowywany w formie elektronicznej np. w chmurze (np. OneDrive), aby był łatwo dostępny dla upoważnionych prawników. 

Jak dbać o aktualność polityki ochrony danych osobowych?
Politykę należy regularnie przeglądać i aktualizować w przypadku zmian prawnych lub organizacyjnych. Warto także przeprowadzać szkolenia dla pracowników, aby mieli świadomość zasad ochrony danych i stosowali je w codziennej pracy.

Co zrobić w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych?
W polityce powinien znaleźć się szczegółowy plan postępowania w przypadku naruszenia. Należy jak najszybciej zidentyfikować incydent, podjąć działania naprawcze oraz – jeśli jest to wymagane – zgłosić naruszenie do organu nadzorczego.

Czy polityka ochrony danych osobowych powinna być udostępniona osobom spoza firmy?
W zależności od charakteru działalności firmy i przepisów prawa polityka może być udostępniona klientom lub podmiotom kontrolnym, aby zapewnić transparentność procesów przetwarzania danych.

Co grozi firmie za brak polityki ochrony danych osobowych?
Brak polityki ochrony danych osobowych może skutkować karami finansowymi nałożonymi przez organ nadzorczy (PUODO) oraz utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych. Ponadto w przypadku naruszeń firma może ponosić odpowiedzialność cywilnoprawną za szkody wyrządzone osobom, których dane dotyczą.