Praca zdalna – przepisy, obowiązki pracodawcy i zasady wdrożenia

Od kwietnia 2023 r. Kodeks pracy reguluje pracę zdalną na stałe. Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz przygotować regulamin pracy zdalnej, zapewnić narzędzia do pracy i pokryć koszty związane z jej wykonywaniem. Poniżej znajdziesz konkretne zasady, obowiązki i kroki do wdrożenia.

Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy – w miejscu zamieszkania pracownika albo w innym ustalonym miejscu.

Nie musisz ustalać formy i miejsca pracy z góry. Możesz to zrobić:

• przy zawieraniu umowy o pracę,
• w dowolnym momencie w trakcie trwania umowy – na podstawie porozumienia z pracownikiem.

Kto może zdecydować o pracy zdalnej

Inicjatywa może wyjść z obu stron:

• Pracownik – składa wniosek o możliwość pracy zdalnej.
• Pracodawca – kieruje pracownika do pracy zdalnej, ale tylko wtedy, gdy pracownik potwierdzi, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne.

Jak zrezygnować z pracy zdalnej

Zasady rezygnacji zależą od momentu:

• W ciągu 3 miesięcy od rozpoczęcia pracy zdalnej – każda ze stron może zrezygnować jednostronnie, bez podawania przyczyny.
• Po upływie 3 miesięcy – rezygnacja wymaga porozumienia obu stron.
• W dowolnym momencie – jeśli obie strony się zgadzają, można zakończyć pracę zdalną na zasadzie porozumienia.

Regulamin pracy zdalnej – kto musi go mieć

Sposób ustalenia zasad pracy zdalnej zależy od struktury Twojej firmy:

1. Działają związki zawodowe → zasady określa porozumienie między pracodawcą a organizacjami związkowymi.
2. Brak porozumienia ze związkami lub brak związków zawodowych → zasady określa regulamin pracy zdalnej ustalony przez pracodawcę.

Wniosek: Jeśli zatrudniasz pracowników i nie masz związków zawodowych – przygotuj regulamin pracy zdalnej. To Twój obowiązek.

Koszty pracy zdalnej – co musisz zapewnić jako pracodawca

Przepisy nakładają na pracodawcę trzy konkretne obowiązki finansowe:

• Narzędzia i materiały – dostarczasz pracownikowi sprzęt niezbędny do pracy zdalnej (laptop, monitor, klawiatura itp.).
• Koszty bieżące – pokrywasz wydatki bezpośrednio związane z pracą zdalną, np. energia elektryczna, internet, rachunki za telefon. Wysokość ustalasz z pracownikiem.
• Ekwiwalent za własny sprzęt – jeśli pracownik korzysta z prywatnego laptopa lub telefonu, przysługuje mu ekwiwalent za zużycie sprzętu. Kwotę ustalasz w porozumieniu z pracownikiem.

Szkolenie BHP przy pracy zdalnej

Szkolenie wstępne BHP dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych w trybie zdalnym może odbywać się online. To zmiana w stosunku do wcześniejszych przepisów, które wymagały obecności fizycznej.

Wypadki przy pracy zdalnej

Przepisy regulują także zasady postępowania przy wypadkach, do których dochodzi podczas pracy zdalnej. Sprawdź, co to oznacza w praktyce:

• Wypadek przy pracy zdalnej podlega tym samym procedurom co wypadek w biurze.
• Pracodawca nie ma obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej – odpowiedzialność za warunki lokalowe leży po stronie pracownika.

Co zrobić – checklist dla pracodawcy

Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników i dopuszcza pracę zdalną, wykonaj te kroki:

1. Przygotuj regulamin pracy zdalnej – określ zasady, tryb wnioskowania i rezygnacji.
2. Ustal zasady pokrywania kosztów – energia, internet, telefon, ekwiwalent za sprzęt.
3. Zapewnij narzędzia pracy – lub ustal zasady korzystania z prywatnego sprzętu.
4. Zaktualizuj procedurę BHP – uwzględnij możliwość szkolenia online.
5. Opisz procedurę wypadkową – dostosuj ją do warunków pracy zdalnej.
6. Zbierz oświadczenia pracowników – o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych.

Szczegółowe zmiany w Kodeksie pracy i instrukcję wdrożenia znajdziesz w artykule Jak wprowadzić pracę zdalną.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy pracodawca musi wprowadzić regulamin pracy zdalnej? Regulamin pracy zdalnej musisz przygotować, jeśli zatrudniasz pracowników i w Twojej firmie nie działają związki zawodowe albo nie udało się zawrzeć porozumienia ze związkami. Gdy związki zawodowe funkcjonują, zasady pracy zdalnej określasz w porozumieniu z organizacjami związkowymi. Jeśli dopuszczasz pracę zdalną bez żadnego z tych dokumentów, działasz bez wymaganej podstawy – a to oznacza ryzyko zakwestionowania zasad przez pracownika lub inspektora pracy.

Jakie koszty pracy zdalnej pracodawca musi pokryć? Przepisy nakładają na Ciebie trzy obowiązki: dostarczenie narzędzi i materiałów do pracy (laptop, monitor, klawiatura), pokrycie kosztów bieżących bezpośrednio związanych z pracą zdalną (energia elektryczna, internet, telefon) oraz wypłatę ekwiwalentu, jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu. Wysokość kosztów bieżących i ekwiwalentu ustalasz w porozumieniu z pracownikiem.

Czy pracodawca może sam skierować pracownika na pracę zdalną? Tak, pracodawca może skierować pracownika do pracy zdalnej, ale pod jednym warunkiem – pracownik musi potwierdzić, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Bez tego potwierdzenia nie masz podstawy do jednostronnego skierowania na pracę zdalną.

Jak wygląda rezygnacja z pracy zdalnej po jej wdrożeniu? W ciągu pierwszych 3 miesięcy od rozpoczęcia pracy zdalnej każda ze stron może zrezygnować jednostronnie, bez podawania przyczyny. Po upływie 3 miesięcy rezygnacja wymaga już porozumienia obu stron. W dowolnym momencie można zakończyć pracę zdalną, jeśli zarówno pracodawca, jak i pracownik wyrażą na to zgodę.

Kto odpowiada za warunki BHP i wypadki przy pracy zdalnej? Pracodawca nie ma obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej – odpowiedzialność za warunki lokalowe leży po stronie pracownika. Wypadek przy pracy zdalnej podlega natomiast tym samym procedurom co wypadek w biurze, więc musisz mieć opisaną i dostosowaną procedurę wypadkową oraz zaktualizowane zasady BHP, w tym możliwość przeprowadzenia szkolenia wstępnego online dla stanowisk administracyjno-biurowych.