Telepraca przez lata funkcjonowała jako odrębna instytucja w Kodeksie pracy. Wiele osób utożsamia ją z pracą zdalną – to błąd, bo różnice między nimi są konkretne i mają realne konsekwencje dla Twojej firmy. Poniżej znajdziesz najważniejsze zasady, obowiązki i ryzyka związane z telepracą, a także porównanie z pracą zdalną.
Telepraca to forma świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy, możliwa dzięki środkom komunikacji elektronicznej. Z perspektywy pracownika oznacza wykonywanie obowiązków np. z domu – co ułatwia pracę osobom niepełnosprawnym, przewlekle chorym, łączącym pracę z nauką lub ograniczonym sytuacją rodzinną.
Kodeks pracy wskazuje trzy cechy, które muszą wystąpić łącznie, żeby mówić o telepracy:
Regularność pracy – świadczenie pracy w tej formie musi mieć charakter stały, nie doraźny.
Wykonywanie pracy poza zakładem pracy – pracownik nie pracuje w siedzibie pracodawcy.
Wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej – w szczególności do przekazywania wyników pracy pracodawcy.
Jeśli wdrażasz telepracę, po Twojej stronie powstaje szereg obowiązków:
Zapewnienie sprzętu – dostarczasz pracownikowi niezbędne narzędzia pracy.
Ubezpieczenie sprzętu – pokrywasz koszty ubezpieczenia, instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji.
Ekwiwalent za prywatny sprzęt – jeśli ustalicie, że pracownik korzysta z własnego sprzętu, wypłacasz mu ekwiwalent pieniężny.
Masz prawo kontrolować wykonywanie pracy. Pamiętaj jednak – jeśli pracownik wykonuje telepracę w miejscu zamieszkania, musisz wcześniej uzyskać od niego pisemną zgodę na kontrolę w zakresie:
wykonywania pracy,
bezpieczeństwa i higieny pracy,
serwisu i naprawy udostępnionego sprzętu.
Umowa o telepracę musi zawierać wszystkie elementy wymagane dla standardowej umowy o pracę:
Rodzaj pracy
Miejsce wykonywania pracy
Wysokość wynagrodzenia
Wymiar czasu pracy
Termin rozpoczęcia pracy
Dodatkowo ustal w umowie:
sposób korzystania przez pracownika z komunikacji elektronicznej,
zasady przekazywania wyników pracy.
Masz trzy ścieżki wdrożenia – wybór zależy od momentu i struktury Twojej firmy.
Podpisujesz od razu umowę o telepracę z nowym pracownikiem.
Wprowadzasz zmianę aneksem do istniejącej umowy o pracę.
Jeśli w Twojej firmie stosowana jest telepraca, musisz to uregulować w przepisach wewnętrznych:
Działają związki zawodowe – ustalasz warunki telepracy w porozumieniu z nimi. Jeśli w ciągu 30 dni nie osiągniecie porozumienia, wprowadzasz regulamin telepracy samodzielnie (pod warunkiem, że wcześniej podjąłeś próbę zawarcia porozumienia).
Brak związków zawodowych – ustalasz regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi w sposób przyjęty w Twojej firmie.
Wniosek indywidualny – pracownik składa pisemny wniosek. W tym przypadku regulamin ani porozumienie nie są wymagane – warunki ustalasz w aneksie do umowy.
Każda ze stron – Ty lub pracownik – może złożyć wniosek o zaprzestanie pracy w formie telepracy. Zasady są następujące:
W ciągu 3 miesięcy od podjęcia telepracy – wniosek jest wiążący, nie wymaga uzasadnienia.
Po upływie 3 miesięcy – wniosek pracownika nie jest już dla Ciebie wiążący. Uwzględniasz go tylko wtedy, gdy masz taką możliwość.
Telepraca i praca zdalna to dwie odrębne instytucje prawne. Nie traktuj ich zamiennie – różnią się pod względem:
zakresu obowiązków pracodawcy,
sposobu wdrożenia,
zasad kontroli,
charakteru świadczenia pracy (telepraca wymaga regularności, praca zdalna może być okazjonalna).
Praca zdalna została trwale uregulowana w Kodeksie pracy i zastąpiła wcześniejsze rozwiązania tymczasowe. Przed wyborem formy zatrudnienia sprawdź aktualne przepisy i porównaj oba modele pod kątem potrzeb Twojej firmy.
Możliwość zatrudnienia osób niepełnosprawnych, chorych lub w trudnej sytuacji rodzinnej.
Dopasowanie systemu pracy do preferencji pracowników i elastyczny czas pracy.
Niższe koszty operacyjne (np. mniejsza powierzchnia biurowa).
Elastyczny czas pracy – wykonywanie obowiązków według własnego rytmu.
Większa produktywność i lepsza koncentracja.
Brak kosztów i czasu traconego na dojazdy.
Mniejsza kontrola nad bieżącym wykonywaniem obowiązków.
Obowiązek zakupu, naprawy i serwisowania sprzętu dla pracownika.
Ograniczona elastyczność przy przejściu z telepracy na pracę stacjonarną.
Brak stałego kontaktu z pracodawcą i zespołem.
Wyższe wymagania co do samodyscypliny i organizacji pracy.
Telepraca przez lata funkcjonowała jako odrębna instytucja w Kodeksie pracy. Po wprowadzeniu regulacji pracy zdalnej krajobraz prawny zmienił się zasadniczo. Zanim zdecydujesz, jaką formę pracy poza biurem wdrożyć:
Sprawdź aktualne przepisy Kodeksu pracy dotyczące zarówno telepracy, jak i pracy zdalnej.
Porównaj oba modele pod kątem obowiązków, kosztów i sposobu kontroli.
Przygotuj dokumentację – regulamin, porozumienie ze związkami lub aneks do umowy.
Ustal zasady korzystania ze sprzętu i przekazywania wyników pracy, zanim pracownik rozpocznie telepracę.
Czym telepraca różni się od pracy zdalnej w praktyce dla pracodawcy? Telepraca i praca zdalna to dwie odrębne instytucje prawne, które różnią się zakresem obowiązków pracodawcy, sposobem wdrożenia, zasadami kontroli oraz charakterem świadczenia pracy – telepraca wymaga regularności, a praca zdalna może być okazjonalna. Traktowanie ich zamiennie to błąd, który generuje ryzyko po stronie dokumentacji, kosztów i compliance. Zanim wybierzesz model pracy poza biurem, porównaj oba warianty pod kątem obowiązków, kosztów i sposobu kontroli, a następnie przygotuj odpowiednią dokumentację.
Jakie warunki muszą być spełnione, żeby można było mówić o telepracy? Kodeks pracy wymaga łącznego spełnienia trzech warunków: regularność pracy (charakter stały, nie doraźny), wykonywanie pracy poza zakładem pracy oraz wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej, w szczególności do przekazywania wyników pracy pracodawcy. Jeśli brakuje choćby jednego z tych elementów, nie masz do czynienia z telepracą w rozumieniu przepisów.
Jak wdrożyć telepracę w firmie i jakie dokumenty trzeba przygotować? Masz trzy ścieżki: podpisanie umowy o telepracę z nowym pracownikiem, wprowadzenie aneksu do istniejącej umowy o pracę albo uregulowanie telepracy w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeśli pracownik złoży indywidualny wniosek pisemny, regulamin ani porozumienie nie są wymagane – warunki ustalasz w aneksie do umowy. Oprócz tego w umowie lub aneksie ustal sposób korzystania z komunikacji elektronicznej i zasady przekazywania wyników pracy.
Jakie obowiązki ma pracodawca wobec telepracownika w zakresie sprzętu i kosztów? Pracodawca dostarcza telepracownikowi niezbędne narzędzia pracy i pokrywa koszty ubezpieczenia sprzętu, jego instalacji, serwisu, eksploatacji oraz konserwacji. Jeśli ustalisz z pracownikiem, że korzysta z własnego sprzętu, wypłacasz mu ekwiwalent pieniężny – zasady warto określić w umowie przed rozpoczęciem telepracy.
Czy pracodawca może kontrolować telepracownika pracującego z domu? Tak, pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika, ale jeśli praca odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika, musisz wcześniej uzyskać od niego pisemną zgodę na kontrolę. Zgoda ta obejmuje trzy obszary: wykonywanie pracy, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz serwis i naprawę udostępnionego sprzętu. Bez tej zgody kontrola w domu pracownika nie jest dopuszczalna – zadbaj o to na etapie podpisywania umowy lub aneksu.
