Umowa spółki z o.o. – co wpisać, żeby działała jako narzędzie, a nie tylko formalność

Umowa spółki z o.o. to dokument, który możesz dostosować do konkretnych potrzeb wspólników i samej spółki. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, co w niej uwzględnić – od definicji i uprzywilejowania udziałów, przez klauzule ograniczające zbycie (tag-along, drag-along, prawo pierwszeństwa), po zasady podwyższania kapitału i organizacji posiedzeń online.

Co powinna zawierać umowa spółki z o.o.?

Umowa spółki z o.o. musi zawierać obligatoryjne elementy – siedzibę, określenie kapitału, przedmiot działalności. Znajdziesz je w art. 157 Kodeksu spółek handlowych (przykładowe opracowanie).

Ten wpis dotyczy czegoś innego – tego, co wpisać do umowy, żeby była realnym narzędziem pracy, a nie tylko dokumentem dla KRS.

Definicje na wstępie umowy

Na początku umowy spółki umieść sekcję definicji. Określ z góry, jakie znaczenie mają terminy używane w dalszej części dokumentu. Dzięki temu umowa będzie krótsza i łatwiejsza do czytania.

Co warto zdefiniować:

• „Dzień" – czy to dzień roboczy, czy kalendarzowy. Ułatwi wyliczanie terminów, np. na skorzystanie z prawa pierwszeństwa nabycia udziałów.
• „Podmiot powiązany" – kto wchodzi w tę kategorię (spółki zależne, członkowie rodziny itp.).
• „Obciążenie udziałów" – jakie czynności objęte są tym pojęciem.
• „Opcja put" / „opcja call" – jeśli umowa przewiduje takie mechanizmy.

Zakres definicji dostosuj do tego, co reguluje Twoja umowa.

Uprzywilejowanie udziałów w sp. z o.o.

Nazywanie grup udziałów

Korzystając z definicji, możesz różnie nazwać udziały należące do konkretnych wspólników lub ich grup – np. „udziały pre-seed", „udziały seed-1", „udziały seed-2". Możesz też udziały pana Kowalskiego nazwać „Udziałami Kowalskiego" i posługiwać się tą definicją w całej umowie.

Dokładne określenie rodzaju udziałów pozwala łatwo przypisać do konkretnych grup różne sposoby uprzywilejowania.

Rodzaje uprzywilejowania

Uprzywilejowanie udziałów może dotyczyć m.in.:

1. Większego udziału w dywidendzie – dana grupa udziałów otrzymuje wyższą część zysku.
2. Większej liczby głosów – na każdy udział z danej grupy przypada więcej głosów.
3. Pierwszeństwa w przypadku likwidacji lub sprzedaży spółki – tzw. liquidation preference. W praktyce startupowej to najczęstszy rodzaj uprzywilejowania.

Dobrze zdefiniowane i nazwane grupy udziałów pozwalają napisać zrozumiałą i nieprzesadnie długą klauzulę liquidation preference.

Ograniczenia w zbyciu udziałów

Standardem jest, że umowa spółki z o.o. ogranicza możliwość zbycia udziałów. Klasyczne ograniczenia to:

• Zgoda spółki na sprzedaż udziałów.
• Klauzula lock-up – zakaz sprzedaży udziałów przez określony czas, liczony np. od dnia założenia spółki.

Coraz częściej (a w praktyce już niemal obowiązkowo) w umowach pojawiają się dodatkowe klauzule:

1. Prawo pierwszeństwa
2. Prawo przyłączenia (tag-along)
3. Prawo przyciągnięcia (drag-along)

Prawo pierwszeństwa

Prawo pierwszeństwa reguluje sytuację, gdy wspólnik zamierza sprzedać swoje udziały – najczęściej osobie spoza spółki, ale może też dotyczyć sprzedaży innemu wspólnikowi.

Zasada: „Jeżeli wspólniku chcesz sprzedać swoje udziały, to my mamy prawo do ich nabycia w pierwszej kolejności."

Co daje prawo pierwszeństwa:

• Ochrona przed niechcianymi wspólnikami – pozostali wspólnicy mogą zablokować wejście osoby, której nie chcą w spółce.
• Ochrona przed rozwodnieniem lub przejęciem – w tym przejęciem przez konkurencję.
• Kontrola proporcji udziałów – klauzula precyzuje, w jakich proporcjach pozostali wspólnicy mogą kupić zbywane udziały.
• Ochrona przed przejęciem kontroli przez jednego ze wspólników – jeśli prawo pierwszeństwa obowiązuje także przy sprzedaży między obecnymi wspólnikami.

Zapraszam do wysłuchania rozmowy o procesie inwestycyjnym w startupie, przygotowanej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach projektu Centrum Rozwoju MŚP.

Prawo przyłączenia (klauzula tag-along)

Jak działa: Jeden ze wspólników znalazł kupca na swoje udziały. Jeśli pozostałym wspólnikom przysługuje prawo tag-along, mogą „przyłączyć" swoje udziały do tej sprzedaży. Kupujący musi wtedy kupić udziały nie tylko od pierwszego wspólnika, ale od każdego, kto się przyłącza.

Zastosowanie zależy od parametrów klauzuli:

• Dla kogo jest zastrzeżone prawo przyłączenia.
• Czy jest ustanowiony próg (np. ceny za udziały), od którego prawo zaczyna działać.
• Czy dotyczy tylko sytuacji, gdy zbywający jest wspólnikiem większościowym.

Przykład: Prawo tag-along zastrzeżone dla wspólników mniejszościowych daje im łatwą możliwość wyjścia ze spółki w momencie, gdy wychodzi z niej wspólnik większościowy.

Prawo przyciągnięcia (klauzula drag-along)

Jak działa: Przeciwieństwo tag-along. Wspólnik (lub wspólnicy) zbywający udziały mogą zmusić pozostałych wspólników do sprzedaży ich udziałów.

Przykład: Pojawia się inwestor, który chce kupić 100% udziałów spółki. Większość wspólników jest chętna do sprzedaży, ale dwóch mniejszościowych udziałowców się sprzeciwia (np. uważają, że cena jest za niska). Bez klauzuli drag-along – ci dwaj mogą zablokować całą transakcję. Z klauzulą drag-along – można ich zobowiązać do sprzedaży i przeprowadzić transakcję korzystną dla większości.

Pamiętaj: Zalety i ryzyka klauzuli drag-along zależą od szczegółowych parametrów – kto i kiedy może z niej skorzystać. Z reguły daje uprzywilejowanie części wspólników, bo pozwala im wymusić sprzedaż udziałów na innych.

Wyłączenia od ograniczeń w rozporządzaniu udziałami

Do umowy spółki możesz wpisać wyjątki od opisanych wyżej klauzul (drag-along, tag-along, prawo pierwszeństwa). To ważne postanowienia, bo:

1. Pozwalają na łatwe przenoszenie udziałów między podmiotami powiązanymi (np. spółkami lub członkami rodziny) – wyłączenie z prawa pierwszeństwa eliminuje konieczność przechodzenia przez pełną procedurę.
2. Wyłączają drobne transakcje – jeśli przenoszona jest niewielka liczba udziałów, można wyłączyć ją spod danego prawa.
3. Tworzą dodatkowe uprzywilejowanie konkretnego wspólnika – np. gdy nie jest związany klauzulą drag-along, albo odwrotnie – gdy na mocy wyłączenia nie przysługuje mu dane prawo.

Uchwały zgromadzenia wspólników, zarządu i rady nadzorczej online

Przepisy pozwalają każdemu organowi spółki (zgromadzeniu wspólników, zarządowi, radzie nadzorczej) podejmować uchwały zdalnie – bez dodatkowych zapisów w umowie.

Mimo to wpisz do umowy podstawowe zasady posiedzeń online. Warto uregulować:

• Na ile dni przed posiedzeniem online powiadomić członków zarządu lub rady nadzorczej.
• Jakie narzędzie do komunikacji jest dopuszczalne.
• Jak potwierdzić tożsamość uczestników i oddanie głosu.

To ułatwi praktyczną organizację posiedzeń zdalnych bez każdorazowego uzgadniania procedury.

Szczegółowe zasady organizowania zgromadzenia wspólników online opisałem w tym wpisie.

Określenie siedziby i miejsca zgromadzeń wspólników

Zgodnie z przepisami zgromadzenie wspólników odbywa się w siedzibie spółki. Żeby zorganizować je w innym miejscu, potrzebujesz pisemnej zgody wszystkich wspólników. To może być problem, jeśli np. założyciel mieszka w innym mieście niż pracuje zarząd.

Co zrobić: Wpisz do umowy spółki kilka miejsc, w których przewidujesz, że zgromadzenia mogą się odbywać. Zrób to od razu – to detal, który łatwo przeoczyć, a potem utrudnia organizację.

Kapitał zakładowy spółki z o.o.

Określenie wysokości kapitału zakładowego i liczby udziałów to obligatoryjny element umowy. Możesz jednak wykorzystać go niestandardowo.

Podwyższenie kapitału bez zmiany umowy spółki

W umowie możesz zapisać: „Podwyższenie kapitału do kwoty XXX do dnia YYY nie stanowi zmiany umowy spółki." Uprawnienie do podwyższenia kapitału w tym trybie możesz przyznać zarządowi – trzeba to jednak odpowiednio opisać.

Kiedy to się przydaje:

• Wstępne finansowanie spółki – na podstawie umowy inwestycyjnej ustalasz transze, w jakich założyciele wnoszą środki do spółki.
• Optymalizacja przepływów – pieniądze nie leżą nieoprocentowane na rachunku spółki, mogą dalej pracować w portfelu wspólników.
• Sprawna realizacja – w ustalonych terminach zarząd podejmuje uchwały o podwyższeniu kapitału, a wspólnicy wnoszą kolejne środki.

Więcej o podwyższeniu kapitału bez zmiany umowy spółki znajdziesz w tym wpisie.

Na co zwrócić uwagę – podsumowanie

Przy zawieraniu lub zmianie umowy spółki z o.o. dobierz opisane narzędzia do tego, jak planujesz prowadzić spółkę:

• Jeśli sam inwestujesz – przygotuj mechanizm podwyższania kapitału bez zmiany umowy i odpowiednie definicje grup udziałów.
• Jeśli planujesz wejście inwestorów – wdróż klauzule tag-along, drag-along, prawo pierwszeństwa i liquidation preference.
• W każdym przypadku – zadbaj o sekcję definicji, żebyś łatwo odnalazł w umowie to, co ważne, i żeby każdy wspólnik rozumiał jej treść tak samo.

Najczęściej zadawane pytania

Co warto dopisać do umowy spółki z o.o., żeby była narzędziem do zarządzania spółką, a nie tylko formalnością do KRS? Zacznij od sekcji definicji – ustal znaczenie pojęć takich jak „dzień", „podmiot powiązany" czy „obciążenie udziałów", żeby umowa była czytelna i jednoznaczna. Następnie dobierz mechanizmy do swojej sytuacji: nazwij i uprzywilejuj grupy udziałów (np. pod kątem głosów, dywidendy lub liquidation preference), wpisz klauzule ograniczające zbycie udziałów (prawo pierwszeństwa, tag-along, drag-along), ureguluj zasady posiedzeń online oraz przewidź możliwość podwyższenia kapitału bez zmiany umowy spółki. Jeśli planujesz wejście inwestorów – tag-along, drag-along i liquidation preference to praktycznie obowiązkowy zestaw.

Jak działa prawo pierwszeństwa przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o.? Prawo pierwszeństwa oznacza, że zanim wspólnik sprzeda swoje udziały osobie z zewnątrz (a czasem też innemu wspólnikowi), pozostali wspólnicy mogą je nabyć w pierwszej kolejności – w proporcjach określonych w klauzuli. Dzięki temu kontrolujesz, kto wchodzi do spółki, chronisz się przed rozwodnieniem, przejęciem przez konkurencję i blokujesz scenariusz, w którym jeden wspólnik skupuje udziały i przejmuje kontrolę.

Jaka jest różnica między tag-along a drag-along w umowie spółki z o.o.? Tag-along (prawo przyłączenia) pozwala pozostałym wspólnikom dołączyć swoje udziały do sprzedaży prowadzonej przez innego wspólnika – kupujący musi wtedy kupić udziały od każdego, kto się przyłącza, co chroni zwłaszcza mniejszościowych udziałowców przy wyjściu większościowego. Drag-along (prawo przyciągnięcia) działa odwrotnie – wspólnik zbywający udziały może zmusić pozostałych do sprzedaży, co pozwala np. przeprowadzić transakcję sprzedaży 100% udziałów nawet wtedy, gdy część wspólników się sprzeciwia. Oba mechanizmy zależą od szczegółowych parametrów w klauzuli: kto, kiedy i na jakich warunkach może z nich skorzystać.

Czy w umowie spółki z o.o. warto opisać zasady podejmowania uchwał online, skoro przepisy już na to pozwalają? Tak – mimo że przepisy dopuszczają zdalne podejmowanie uchwał przez każdy organ spółki bez dodatkowych zapisów, wpisanie zasad do umowy eliminuje konieczność uzgadniania procedury przed każdym posiedzeniem. Warto z góry ustalić co najmniej trzy rzeczy: termin powiadomienia członków organu o posiedzeniu online, dopuszczalne narzędzie do komunikacji oraz sposób potwierdzania tożsamości uczestników i oddania głosu.

Czy można przewidzieć w umowie spółki podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy? Tak – wystarczy wpisać do umowy spółki, że podwyższenie kapitału do określonej kwoty i w określonym terminie nie stanowi zmiany umowy, a uprawnienie do przeprowadzenia tego trybu przyznać zarządowi. To rozwiązanie sprawdza się przy wstępnym finansowaniu spółki w transzach ustalonych w umowie inwestycyjnej, bo pozwala zarządowi podejmować uchwały o podwyższeniu kapitału w ustalonych terminach bez angażowania notariusza i zmiany aktu.