Modele współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym w szczególności kontraktów B2B są dziś powszechnie stosowane, zwłaszcza w branży IT, technologicznej czy usługowej. Dają elastyczność zarówno firmie, jak i wykonawcom. Jednak zmieniające się prawo może postawić pod znakiem zapytania skuteczność tego podejścia. Projekt nowelizacji ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw, opublikowany 1 września 2025 r., zakłada istotne rozszerzenie uprawnień inspektorów pracy względem możliwości kwalifikowania takich współprac jako stosunku pracy.
Dla przedsiębiorców oznacza to, że model B2B może stać się źródłem wyzwań prawnych, podatkowych i operacyjnych. W tym artykule przyjrzę się najważniejszym zmianom, ich potencjalnym skutkom oraz temu, co może zrobić firma, by przygotować się na nadchodzące regulacje.
Projekt zmian przewiduje kilka istotnych nowych mechanizmów, które mają zwiększyć skuteczność kontroli legalności zatrudnienia.
Po pierwsze – inspektor pracy ma uzyskać prawo wydawania decyzji administracyjnej stwierdzającej, że współpraca zawarta na podstawie umowy cywilnoprawnej (w tym B2B) spełnia cechy stosunku pracy.
To najdalej idąca zmiana w całej reformie. Dotychczas o tym, czy dana współpraca ma charakter stosunku pracy, decydował wyłącznie sąd pracy – na podstawie art. 22 Kodeksu pracy i całokształtu okoliczności danej sprawy. Nowelizacja ma ten model odwrócić: inspektor pracy zyska kompetencję do samodzielnego wydania decyzji administracyjnej, w której stwierdzi, że współpraca – choć formalnie oparta np. na kontrakcie B2B lub umowie zlecenia – faktycznie spełnia cechy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy.
W praktyce inspektor będzie oceniał, czy w relacji pomiędzy stronami występują elementy podporządkowania, stałości, konieczności osobistego świadczenia pracy oraz braku swobody w zakresie wyboru czasu i miejsca świadczenia usług. Jeśli tak – decyzja może być wydana niezależnie od woli stron umowy. Dla przedsiębiorcy oznacza to istotne przesunięcie równowagi: spór o charakter zatrudnienia może już nie trafiać do sądu z inicjatywy pracownika, lecz zaczynać się od decyzji administracyjnej organu kontrolnego.
Takie rozwiązanie znacząco przyspiesza reakcję organów państwa, ale jednocześnie ogranicza możliwość obrony przedsiębiorcy na etapie wstępnym. Co więcej, decyzja inspektora staje się tytułem prawnym do uznania, że pomiędzy stronami istnieje stosunek pracy, co automatycznie uruchamia obowiązki w zakresie ubezpieczeń, podatków czy uprawnień pracowniczych.
Jeszcze większe kontrowersje budzi fakt, że projekt przewiduje natychmiastowy skutek decyzji administracyjnej. Oznacza to, że od momentu doręczenia decyzji inspektora PIP przedsiębiorca będzie traktowany jako pracodawca, a jego dotychczasowy kontraktor – jako pracownik, z wszystkimi wynikającymi z tego prawami i obowiązkami.
Co istotne, odwołanie od decyzji nie wstrzymuje jej wykonania. Innymi słowy – nawet jeśli przedsiębiorca nie zgadza się z oceną inspektora, musi wdrożyć ją w życie, dopóki organ drugiej instancji (Główny Inspektor Pracy) nie rozpatrzy odwołania. W praktyce może to trwać nawet kilka miesięcy.
Taki stan prawny rodzi wiele wyzwań:
W efekcie przedsiębiorca może przez wiele miesięcy działać w warunkach niepewności, nie wiedząc, czy relacja z kontraktorem ostatecznie zostanie uznana za umowę o pracę, czy powróci do pierwotnego modelu B2B.
Projekt przewiduje także:
Choć projekt zakłada wejście w życie 1 stycznia 2026 r., to według doniesień medialnych możliwe są opóźnienia lub zmiany w zakresie ostatecznego kształtu.
Dla firm korzystających z modeli B2B zmiany te oznaczają realne ryzyko i konieczność działania. Oto najważniejsze obszary, na które warto zwrócić uwagę:
a) Koszty i obciążenia finansowe
Jeśli decyzja PIP stwierdzi istnienie stosunku pracy, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zapłaty zaległych składek ZUS i podatków za okres – najczęściej do 5 lat wstecz. Ponadto, mogą pojawić się roszczenia ze strony „przekwalifikowanego” kontraktora – np. o urlopy, nadgodziny, odprawy.
Z punktu widzenia firmy IT lub technologicznej, dla której np. wykonawca świadczył usługi na B2B, może to oznaczać konieczność tworzenia rezerw finansowych i rewizji wynagrodzeń.
b) Zmiany w zakresie umów, współpracy, procesów HR
Model B2B opiera się na niezależności wykonawcy – jeśli jednak faktycznie spełnia on kryteria pracownika (np. podporządkowanie, określony czas pracy, miejsce wykonywania obowiązków), decyzja PIP może zakwestionować taką formułę. Firma będzie musiała dokonać audytu swoich kontraktów, warunków współpracy i procesu rozliczania takich wykonawców.
c) Niepewność prawna i operacyjna
Decyzja inspektora ma natychmiastowy skutek, odwołanie nie wstrzymuje jej wykonania – co oznacza, że przedsiębiorca może znaleźć się w stanie niepewności przez okres aż do wielomiesięcznego procesu odwoławczego. W tym czasie musi funkcjonować tak, jakby stosunek pracy już istniał – co stawia wyzwania operacyjne, np. w rozliczeniach, umowach zewnętrznych czy planowaniu projektów.
d) Wizerunek i relacje z pracownikami/kontraktorami
Zmiana statusu współpracy z kontraktora na pracownika może znacząco wpłynąć na atmosferę i relacje w zespole. Wiele osób wybiera model B2B właśnie ze względu na elastyczność, możliwość wyboru projektów i samodzielne zarządzanie czasem. Gdy nagle zostają objęci rygorem kodeksu pracy, mogą odbierać to jako utratę niezależności czy swobody działania.
Dla firm, szczególnie z branży IT i nowych technologii, gdzie konkurencja o specjalistów jest wyjątkowo duża, takie zmiany mogą przełożyć się na spadek zaangażowania i ryzyko odpływu talentów. Dlatego niezwykle ważne jest, aby organizacje podchodziły do tematu komunikacyjnie i strategicznie – wyjaśniając powody zmian, pokazując ich konsekwencje oraz oferując alternatywne formy współpracy tam, gdzie to możliwe.
Transparentne informowanie zespołu, przygotowanie planu przejścia oraz rozmowy indywidualne z kluczowymi kontraktorami pozwalają ograniczyć napięcia i zachować ciągłość projektów. Warto też rozważyć scenariusze elastyczne, np. stopniowe przejście na umowę o pracę lub dostosowanie modelu B2B do nowych realiów prawnych – tak, aby zespół nie czuł się zaskoczony, a firma zachowała stabilność operacyjną.
Podmioty zatrudniające współpracowników na podstawie umów cywilnoprawnych lub B2B powinny już teraz podjąć działania prewencyjne, zanim przepisy wejdą w życie. Odpowiednie przygotowanie pozwoli ograniczyć ryzyko finansowe i organizacyjne, jakie mogą wynikać z decyzji inspektorów PIP.
Audyt umów i zasad współpracy. Warto przeprowadzić szczegółową analizę wszystkich obowiązujących umów. Należy sprawdzić, czy osoby wykonujące zlecenia lub świadczące usługi rzeczywiście działają samodzielnie, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czy jednak wykonują obowiązki w sposób zbliżony do stosunku pracy – np. w określonym czasie, miejscu i pod kierownictwem zlecającego. Jeżeli takie elementy występują, wskazane jest wprowadzenie zmian w treści kontraktów lub w sposobie organizacji pracy.
Uporządkowanie procesów kadrowych i rozliczeniowych. Należy upewnić się, że dokumentacja związana ze współpracą jest prowadzona w sposób spójny i zgodny z rzeczywistymi warunkami wykonywania zadań. W praktyce oznacza to m.in. doprecyzowanie zasad raportowania, sposobu rozliczeń i komunikacji z osobami współpracującymi. Dzięki temu w razie kontroli PIP łatwiej będzie wykazać, że dana współpraca ma charakter biznesowy, a nie pracowniczy.
Opracowanie planu działania na wypadek decyzji PIP. Dobrze jest przygotować procedurę postępowania na wypadek wydania decyzji o przekwalifikowaniu umowy. Powinna ona obejmować zarówno ścieżkę formalną (odwołanie do Głównego Inspektora Pracy), jak i zabezpieczenie finansowe – np. utworzenie rezerwy na potencjalne zobowiązania z tytułu składek i podatków. Warto też rozważyć rozwiązania tymczasowe, które pozwolą utrzymać ciągłość współpracy do czasu rozstrzygnięcia sprawy.
Nie wystarczy poprawić kilka klauzul w umowach. Projekt reformy PIP pokazuje, że inspektorzy będą analizować nie tylko treść kontraktów, ale przede wszystkim rzeczywisty sposób wykonywania pracy. Przygotowanie się do zmian wymaga kompleksowego podejścia – takiego, które uwzględnia zarówno dokumenty, jak i codzienne praktyki w firmie.
Trzeba wiedzieć, jak PIP patrzy na współpracę w modelu B2B – i przygotować organizację w taki sposób, by była spójna z tą logiką.
By Ci to ułatwić opracowaliśmy pakiet PIP Ready, o którym więcej przeczytasz tutaj
Nasze wsparcie opiera się na sześciu krokach, które prowadzą od diagnozy do pełnego poczucia bezpieczeństwa.
1. Audyt umów i rzeczywistego modelu pracy
Zaczynamy od poznania, jak faktycznie funkcjonuje zespół – kto komu wydaje polecenia, jak wygląda dzień pracy, jak rozliczane są zadania, czy współpracownicy korzystają z firmowego sprzętu i narzędzi. Dopiero po tej analizie porównujemy stan faktyczny z zapisami w umowach i wskazujemy rozbieżności, które mogą wzbudzić wątpliwości PIP.
2. Raport ryzyk i rekomendacji
Na podstawie audytu przygotowujemy czytelny raport, który wskazuje:
Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pełny obraz sytuacji i może podejmować decyzje w oparciu o konkretne dane.
3. Zmiany, które mają sens
Nie tworzymy wszystkiego od nowa – wprowadzamy mądre korekty, które zwiększają bezpieczeństwo prawne, ale nie burzą funkcjonujących procesów. Upraszczamy zapisy, doprecyzowujemy kluczowe pojęcia i porządkujemy komunikację wewnętrzną tak, by całość była spójna z rzeczywistością.
4. Szkolenie dla menedżerów i działu HR
Kontrola PIP nie zdarza się codziennie, ale warto być na nią gotowym. Podczas szkolenia wyjaśniamy, jak przebiega postępowanie kontrolne: kto kontaktuje się z inspektorem, jakie informacje można przekazać, w jakiej formie i kiedy lepiej wstrzymać się z odpowiedzią.
Celem jest spokój i pewność działania, nawet jeśli kontrola pojawi się niespodziewanie.
5. Wsparcie podczas kontroli
Nie zostawiamy klientów samych w trakcie postępowania. Pomagamy w przygotowaniu odpowiedzi, weryfikujemy pisma, pilnujemy terminów i treści dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu działalności, a my dbamy o formalności i strategię prawną.
6. Monitoring zmian i alerty prawne
Po wdrożeniu rozwiązań nadal trzymamy rękę na pulsie. Śledzimy najnowsze interpretacje, orzecznictwo i stanowiska PIP, a w razie zmian – przekazujemy aktualizacje i rekomendacje.
W związku z dużą ilością zapytań w temacie tej ważnej zmiany dla wszystkich przedsiębiorców, zdecydowaliśmy się przygotować webinar PIP READY.
Podczas webinaru Partner i Radca Prawny Krzysztof Macionczyk pokaże:
jak naprawdę działa nowy model kontroli PIP,
jakie sygnały mogą doprowadzić do przekwalifikowania współpracy,
jak przygotować umowy, strukturę i komunikację w firmie, by przejść kontrolę bez strat,
jak reforma PIP łączy się z obowiązkami w zakresie sygnalistów i compliance,
i co możesz zrobić już dziś, by w 2026 nie obudzić się z zespołem „na etacie”.
Nie każda kontrola musi skończyć się katastrofą.
Zrób pierwszy krok, dołącz do webinaru i bądź PIP READY.
Reforma PIP – choć jeszcze niefinalna – zapowiada znaczne przyspieszenie procesów kontroli legalności współpracy i dostosowania rzeczywistego statusu wykonawców do wymogów prawa pracy. Dla firm technologicznych i usługowych opierających model B2B to moment, w którym warto działać proaktywnie, by uniknąć kosztownych konsekwencji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w audycie współpracy, rewizji umów lub opracowaniu strategii przygotowania na zmiany – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przygotować firmę na nową rzeczywistość zatrudnienia i współpracy w dynamicznym otoczeniu prawnym.
