Jak wdrożyć regulamin pracy zdalnej – procedura krok po kroku

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy regulujące pracę zdalną w Kodeksie pracy. Jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych i nie masz w firmie związków zawodowych — musisz wprowadzić regulamin pracy zdalnej. Poniżej znajdziesz pełną procedurę: od wyborów przedstawicieli pracowników po ogłoszenie regulaminu.

Kogo dotyczy ten artykuł?

Artykuł jest skierowany do każdego pracodawcy, który:

• zatrudnia pracowników pracujących lub planujących pracować zdalnie,
• nie ma w firmie związków zawodowych.

Więcej o tym, kiedy potrzeba regulaminu, a kiedy porozumienia ze związkami zawodowymi, znajdziesz w artykule „Jak wprowadzić pracę zdalną? Regulamin czy porozumienie ze związkami?".

Procedura wdrożenia regulaminu pracy zdalnej — podsumowanie

Cały proces składa się z siedmiu kroków:

1. Wybór przedstawicieli pracowników — pracownicy wybierają ze swojego grona przedstawicieli (chyba że już ich wcześniej wybrali).
2. Regulamin wyborów — musisz mieć w firmie regulamin wyborów przedstawicieli pracowników (chyba że masz to opisane np. w regulaminie pracy).
3. Głosowanie — przeprowadź wśród pracowników głosowanie zgodnie z regulaminem wyborów.
4. Konsultacje z przedstawicielami — przedstaw im projekt regulaminu pracy zdalnej i spisz protokół z konsultacji.
5. Uzgodnienie regulaminu — po konsultacjach masz gotowy regulamin pracy zdalnej.
6. Ogłoszenie wejścia w życie — wydaj zarządzenie i poinformuj pracowników w sposób przyjęty w firmie.
7. Polecenie lub wniosek — pracodawca wydaje polecenie pracy zdalnej albo pracownik składa wniosek o wykonywanie pracy zdalnej.

Wprowadzenie regulaminu wyborów przedstawicieli pracowników

Pierwszy krok to przygotowanie i wdrożenie regulaminu wyborów przedstawicieli pracowników.

Kiedy możesz pominąć formalne wybory?

Przepisy nie precyzują, od ilu pracowników należy przeprowadzać wybory. Jeśli zatrudniasz dwóch lub trzech pracowników — łatwiej skonsultować regulamin pracy zdalnej z nimi wszystkimi. Przy większej liczbie pracowników warto wybrać przedstawicieli, żeby nie prowadzić dyskusji z kilkunastoma osobami naraz.

Jak wprowadzić regulamin wyborów?

1. Przygotuj regulamin wyborów przedstawicieli pracowników.
2. Zarząd firmy (właściciel, uprawniony dyrektor) wydaje zarządzenie o wprowadzeniu regulaminu.
3. Rozpowszechnij regulamin wśród pracowników — wyślij mailem, umieść na intranecie lub wywieś w widocznym miejscu w firmie.
4. Przeprowadź krótkie szkolenie, żeby pracownicy rozumieli zasady i procedurę wyborów.

Wybory przedstawicieli pracowników

Wybory przeprowadza pracodawca zgodnie z wprowadzonym regulaminem wyborów. Procedura wygląda tak:

1. Powołaj komisję wyborczą.
2. Komisja powiadamia wszystkich pracowników i rozsyła wzory kart do głosowania oraz zgłoszenia do kandydowania.
3. Komisja zlicza głosy i ogłasza wyniki.

Jak długo obowiązuje wybór przedstawicieli?

Wybór przedstawicieli pracowników może być nieograniczony w czasie. Oznacza to, że gdy ponownie będziesz potrzebował konsultacji z przedstawicielami — nie musisz organizować kolejnych wyborów.

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Gdy pracownicy wybiorą przedstawicieli, przedstaw im projekt regulaminu pracy zdalnej.

Zasady konsultacji

• Przeprowadź konsultacje w sposób transparentny — umożliw przedstawicielom wyrażenie opinii i uwag.
• Spisz protokół — wpisz w nim uwagi i sugestie pracowników oraz odniesienia pracodawcy. Po czasie łatwo odtworzysz przebieg rozmów.
• Możesz też przygotować dodatkowy raport z konsultacji.

Czy musisz uwzględnić uwagi pracowników?

Nie. Pracodawca nie musi uwzględniać żadnych sugestii pracowników w treści regulaminu. Wystarczy, że regulamin został skonsultowany. Jego finalną treść ustalasz sam.

Ogłoszenie regulaminu pracy zdalnej w firmie

Po zakończeniu konsultacji możesz wprowadzić regulamin w życie.

Jak ogłosić regulamin?

Ogłoś regulamin „w sposób przyjęty u danego pracodawcy". W praktyce oznacza to:

• wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników,
• umieszczenie informacji i treści regulaminu w kanałach komunikacji (Slack, Teams),
• wywieszenie regulaminu w stołówce lub pomieszczeniach socjalnych.

Formalnie wydaj zarządzenie, do którego załącznikiem będzie przyjęty regulamin pracy zdalnej. Regulamin może obowiązywać od chwili ogłoszenia zarządzenia.

Co zrobić po wejściu regulaminu w życie?

1. Wydaj polecenia pracy zdalnej pracownikom, którzy decyzją pracodawcy mają pracować zdalnie.
2. Zbierz wnioski o wykonywanie pracy zdalnej od pracowników, którzy chcą pracować zdalnie.

Spełnij też wszystkie obowiązki wynikające z przepisów — szczegóły znajdziesz w artykule „Obowiązki pracodawcy i pracownika w pracy zdalnej".

Podsumowanie — co zrobić i w jakiej kolejności

Wdrożenie regulaminu pracy zdalnej wymaga kilku formalnych kroków, ale da się je przeprowadzić sprawnie:

1. Przygotuj regulamin wyborów przedstawicieli pracowników i wprowadź go zarządzeniem.
2. Przeprowadź wybory przedstawicieli zgodnie z regulaminem.
3. Skonsultuj projekt regulaminu pracy zdalnej z wybranymi przedstawicielami i spisz protokół.
4. Ogłoś regulamin pracy zdalnej zarządzeniem i poinformuj pracowników.
5. Zbierz wnioski pracowników lub wydaj polecenia pracy zdalnej.

Cały proces możesz przeprowadzić samodzielnie. W razie potrzeby — skontaktuj się z kancelarią.

Najczęściej zadawane pytania

Jak krok po kroku wdrożyć regulamin pracy zdalnej w firmie bez związków zawodowych? Procedura składa się z pięciu kroków realizowanych w następującej kolejności: przygotuj regulamin wyborów przedstawicieli pracowników i wprowadź go zarządzeniem, przeprowadź wybory przedstawicieli zgodnie z tym regulaminem, skonsultuj projekt regulaminu pracy zdalnej z wybranymi przedstawicielami i spisz protokół z konsultacji, ogłoś regulamin pracy zdalnej zarządzeniem i poinformuj pracowników w sposób przyjęty w firmie, a na końcu zbierz wnioski pracowników o pracę zdalną lub wydaj polecenia pracy zdalnej tym, którzy mają pracować zdalnie z decyzji pracodawcy. Cały proces możesz przeprowadzić samodzielnie — nie wymaga angażowania zewnętrznych podmiotów.

Czy przy wdrażaniu regulaminu pracy zdalnej zawsze trzeba przeprowadzać wybory przedstawicieli pracowników? Nie zawsze. Jeśli zatrudniasz dwóch lub trzech pracowników, możesz pominąć formalne wybory i skonsultować regulamin pracy zdalnej bezpośrednio z nimi wszystkimi — przepisy nie precyzują, od ilu pracowników wybory są wymagane. Przy większej liczbie pracowników warto wybrać przedstawicieli, żeby nie prowadzić dyskusji z kilkunastoma osobami naraz.

Jak powinny wyglądać konsultacje regulaminu pracy zdalnej z przedstawicielami pracowników? Przedstaw wybranym przedstawicielom projekt regulaminu pracy zdalnej i umożliw im wyrażenie opinii oraz uwag w sposób transparentny. Obowiązkowo spisz protokół z konsultacji — wpisz w nim uwagi i sugestie pracowników oraz odniesienia pracodawcy, dzięki czemu po czasie łatwo odtworzysz przebieg rozmów. Możesz też przygotować dodatkowy raport z konsultacji.

Czy pracodawca musi uwzględnić uwagi przedstawicieli pracowników do regulaminu pracy zdalnej? Nie. Pracodawca nie musi uwzględniać żadnych sugestii pracowników w treści regulaminu — wystarczy, że regulamin został z nimi skonsultowany, a finalną treść pracodawca ustala samodzielnie.

Jak ogłosić regulamin pracy zdalnej, żeby zaczął obowiązywać w firmie? Wydaj formalne zarządzenie, do którego załącznikiem będzie przyjęty regulamin pracy zdalnej — regulamin może obowiązywać od chwili ogłoszenia tego zarządzenia. Poinformuj pracowników „w sposób przyjęty u danego pracodawcy", czyli np. wyślij wiadomość e-mail, umieść informację na Slacku lub Teamsie albo wywieś regulamin w pomieszczeniach socjalnych. Po wejściu regulaminu w życie zbierz wnioski od pracowników chcących pracować zdalnie lub wydaj polecenia pracy zdalnej tym, którzy mają pracować zdalnie z decyzji pracodawcy.