Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób (licząc też B2B i zlecenia wykonywane osobiście), a także — niezależnie od liczby zatrudnionych — firmy z sektora finansowego, instytucje obowiązane z AML, biura rachunkowe, pośredników nieruchomości i inne podmioty wskazane w ustawie. Jeśli spełniasz którykolwiek z tych warunków, musisz wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
O tym, jakie dokładnie obowiązki ma pracodawca w związku z ochroną sygnalistów, pisaliśmy tutaj.
Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą. Katalog możliwych osób jest bardzo szeroki. Sygnalistą może być:
Z perspektywy pracodawcy najważniejsze są zgłoszenia „wewnętrzne" — czyli te dokonywane w ramach firmy, a nie np. bezpośrednio do prokuratury. Sygnalista to osoba powiązana z Twoją firmą, która zgłasza wewnętrznie nieprawidłowości lub łamanie prawa, jakie zauważyła w organizacji.
W naszym wpisie „jak przyjmować i weryfikować zgłoszenia w danej organizacji" znajdziesz szczegóły dotyczące zarządzania zgłoszeniem od strony pracodawcy.
Obowiązkiem firm jest umożliwienie dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów. Nie możesz tego zorganizować wedle własnego pomysłu — ustawa to zbiór reguł, które musisz wdrożyć, żeby umożliwić zgłaszanie nieprawidłowości. Ustawa zawiera też zasady chroniące sygnalistów przed odwetem ze strony pracodawcy lub innych osób w firmie.
Ustawa nie jest dobrowolna — jeżeli Twoja firma spełnia określone warunki, musisz wdrożyć Program Obsługi Sygnalistów.
Przed publikacją ostatecznego projektu ustawy istniały wątpliwości, czy w limit 50 osób wliczać tylko pracowników na umowie o pracę, czy też osoby na B2B, zleceniu lub umowie o dzieło. Różnica bywa ogromna — nie brakuje firm „zatrudniających" kilkaset osób wyłącznie na fakturę.
Ustawodawca dookreślił tę kwestię w ostatecznych przepisach.
W próg 50 osób wliczasz pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osoby świadczące pracę z tytułu:
Poza firmami zatrudniającymi ponad 50 pracowników na umowę o pracę, wdrożyć system ochrony sygnalistów muszą m.in.:
— zakładając, że zatrudniają we wskazanych formach co najmniej 50 osób.
Od reguły 50 osób są wyjątki. Ustawa wymienia podmioty, które muszą wdrożyć przepisy o sygnalistach, nawet jeśli nie zatrudniają 50 osób.
Próg 50 pracowników nie ma zastosowania do podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska — objętych zakresem aktów prawnych UE wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów muszą wdrożyć także wszystkie instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Szczegółowy wykaz znajdziesz w naszym wpisie tutaj.
Poza pracodawcami zatrudniającymi 50 i więcej osób jest więc naprawdę sporo firm i podmiotów, które muszą wdrożyć przepisy o sygnalistach.
Ustawa przewiduje trzy kategorie wyłączeń:
Wyjątków jest niewiele. Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 osób lub spełniasz którykolwiek z opisanych warunków — najpewniej Twoja firma musiała wdrożyć przepisy o sygnalistach.
Przepisy o ochronie sygnalistów obejmują tysiące firm i podmiotów.
Możesz to zrobić. Ustawa nie wyłącza możliwości przyjęcia wewnętrznej procedury zgłoszeń na zasadzie dobrowolności. Pamiętaj jednak: jeżeli zdecydujesz się na wdrożenie, musisz postępować zgodnie z przepisami ustawy.
Po co wdrażać to w firmie, która nie ma takiego obowiązku? O celach i korzyściach przepisów o ochronie sygnalistów pisaliśmy w artykule tutaj.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o sygnalistach lub szukasz pomocy we wdrożeniu ochrony sygnalistów — skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy.
Czy moja firma musi wdrożyć procedurę dla sygnalistów, jeśli zatrudnia mniej niż 50 osób? Jeśli nie zatrudniasz 50 osób, ale działasz w sektorze finansowym, jesteś instytucją obowiązaną z AML (np. biuro rachunkowe, pośrednik nieruchomości, kantor walut lub kryptowalut) albo przyjmujesz płatności gotówkowe o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro — musisz wdrożyć przepisy niezależnie od liczby zatrudnionych. Jeśli nie spełniasz żadnego z tych warunków i nie zatrudniasz 50 osób, ustawa formalnie Cię nie obowiązuje.
Jak liczyć próg 50 osób przy ustawie o ochronie sygnalistów — czy wchodzą w to też B2B i zleceniobiorcy? Tak — do progu 50 osób wliczasz nie tylko pracowników na umowie o pracę, ale też osoby na zleceniu i B2B, pod warunkiem że świadczą pracę na Twoją rzecz osobiście, czyli nie zatrudniają nikogo innego do jej wykonywania. Wliczasz również osoby zatrudnione na podstawie powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę.
Kto może być sygnalistą w firmie? Sygnalistą może być każda osoba powiązana z Twoją firmą, która zgłasza naruszenie prawa w kontekście swojej pracy lub współpracy — nie tylko pracownik etatowy. Katalog obejmuje pracowników, współpracowników na B2B i zleceniu, udziałowców, akcjonariuszy, kontrahentów oraz członków zarządu i rady nadzorczej.
Jakie firmy muszą wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów niezależnie od liczby zatrudnionych? Obowiązek bez względu na wielkość zatrudnienia dotyczy podmiotów z sektora usług i rynków finansowych (m.in. kredytodawcy, leasingodawcy, banki, fundusze inwestycyjne, firmy audytorskie, dystrybutorzy ubezpieczeń) oraz wszystkich instytucji obowiązanych z AML — w tym biur rachunkowych, pośredników nieruchomości, kantorów walut i kryptowalut, prawników, a także podmiotów przyjmujących płatności gotówkowe o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro.
Czy można wdrożyć procedurę zgłoszeń dla sygnalistów dobrowolnie, jeśli ustawa formalnie nie dotyczy mojej firmy? Tak — ustawa nie wyłącza możliwości dobrowolnego wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Pamiętaj jednak, że jeśli zdecydujesz się na wdrożenie, musisz postępować zgodnie z przepisami ustawy — nie możesz stworzyć własnego, dowolnego modelu.
