Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów? Sprawdź, czy Twoja firma musi wdrożyć przepisy

Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób (licząc też B2B i zlecenia wykonywane osobiście), a także — niezależnie od liczby zatrudnionych — firmy z sektora finansowego, instytucje obowiązane z AML, biura rachunkowe, pośredników nieruchomości i inne podmioty wskazane w ustawie. Jeśli spełniasz którykolwiek z tych warunków, musisz wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

O tym, jakie dokładnie obowiązki ma pracodawca w związku z ochroną sygnalistów, pisaliśmy tutaj.

Kto to jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z jej pracą lub współpracą z firmą. Katalog możliwych osób jest bardzo szeroki. Sygnalistą może być:

• pracownik,
• współpracownik (B2B, zlecenie),
• udziałowiec lub akcjonariusz,
• kontrahent,
• członek zarządu lub rady nadzorczej.

Zgłoszenia wewnętrzne — co to oznacza dla pracodawcy?

Z perspektywy pracodawcy najważniejsze są zgłoszenia „wewnętrzne" — czyli te dokonywane w ramach firmy, a nie np. bezpośrednio do prokuratury. Sygnalista to osoba powiązana z Twoją firmą, która zgłasza wewnętrznie nieprawidłowości lub łamanie prawa, jakie zauważyła w organizacji.

W naszym wpisie „jak przyjmować i weryfikować zgłoszenia w danej organizacji" znajdziesz szczegóły dotyczące zarządzania zgłoszeniem od strony pracodawcy.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Obowiązkiem firm jest umożliwienie dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów. Nie możesz tego zorganizować wedle własnego pomysłu — ustawa to zbiór reguł, które musisz wdrożyć, żeby umożliwić zgłaszanie nieprawidłowości. Ustawa zawiera też zasady chroniące sygnalistów przed odwetem ze strony pracodawcy lub innych osób w firmie.

Ustawa nie jest dobrowolna — jeżeli Twoja firma spełnia określone warunki, musisz wdrożyć Program Obsługi Sygnalistów.

Jak liczyć 50 zatrudnionych osób z ustawy o ochronie sygnalistów?

Przed publikacją ostatecznego projektu ustawy istniały wątpliwości, czy w limit 50 osób wliczać tylko pracowników na umowie o pracę, czy też osoby na B2B, zleceniu lub umowie o dzieło. Różnica bywa ogromna — nie brakuje firm „zatrudniających" kilkaset osób wyłącznie na fakturę.

Ustawodawca dookreślił tę kwestię w ostatecznych przepisach.

Kogo wliczasz do limitu 50 osób?

W próg 50 osób wliczasz pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osoby świadczące pracę z tytułu:

• Powołania — nie chodzi o uchwałę powołującą prezesa czy członka zarządu spółki. To powołanie do piastowania stanowiska dotyczy m.in.:
  • dyrektora i jego zastępcy w przedsiębiorstwie państwowym,
  • dyrektorów instytucji kulturalnych,
  • sekretarza i skarbnika gminy (powiatu),
  • dyrektora parku narodowego.
• Wyboru — dotyczy osób pełniących funkcje kierownicze w organizacjach społecznych, politycznych i związkowych (np. marszałek województwa, starosta, wójt).
• Mianowania — stosunek pracy nawiązywany np. w służbie cywilnej, z nauczycielami w szkołach publicznych czy nauczycielami akademickimi. Szkoły publiczne i szkoły wyższe muszą wdrożyć system ochrony sygnalistów, jeżeli zatrudniają co najmniej 50 osób, wliczając mianowanych nauczycieli.
• Spółdzielczej umowy o pracę — gdy spółdzielnia zatrudnia swojego członka.
• Umowy zlecenia lub współpracy (B2B) — ale tylko jeżeli dana osoba świadczy pracę na rzecz pracodawcy osobiście, tj. nie zatrudnia nikogo innego do jej wykonywania.

Kogo obejmuje ten obowiązek — podsumowanie progu 50 osób

Poza firmami zatrudniającymi ponad 50 pracowników na umowę o pracę, wdrożyć system ochrony sygnalistów muszą m.in.:

• szkoły publiczne,
• szkoły wyższe,
• spółdzielnie mieszkaniowe,
• podmioty publiczne: gminy, ośrodki kultury, parki narodowe

— zakładając, że zatrudniają we wskazanych formach co najmniej 50 osób.

Kto musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów bez względu na liczbę pracowników?

Od reguły 50 osób są wyjątki. Ustawa wymienia podmioty, które muszą wdrożyć przepisy o sygnalistach, nawet jeśli nie zatrudniają 50 osób.

Próg 50 pracowników nie ma zastosowania do podmiotów działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska — objętych zakresem aktów prawnych UE wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Które firmy muszą wdrożyć przepisy niezależnie od wielkości zatrudnienia?

1. Podmioty zajmujące się udzielaniem kredytów (konsumenckich, na nieruchomości, faktoringów, forfeitingów).
2. Instytucje parabankowe.
3. Podmioty udzielające leasingów.
4. Podmioty zajmujące się dystrybucją ubezpieczeń.
5. Podmioty świadczące usługi finansowe, obrót papierami wartościowymi, instrumentami rynku pieniężnego itp.
6. Fundusze inwestycyjne.
7. Firmy audytorskie.
8. Podmioty świadczące doradztwo dla przedsiębiorstw w zakresie struktury kapitałowej, strategii przemysłowej oraz doradztwo i usługi dotyczące łączenia się i nabywania przedsiębiorstw.
9. Banki i wszelkie podmioty świadczące usługi w zakresie bankowości.

Sygnaliści a instytucje obowiązane z AML

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów muszą wdrożyć także wszystkie instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Szczegółowy wykaz znajdziesz w naszym wpisie tutaj.

Najczęściej spotykane rodzaje działalności objęte tym obowiązkiem

1. Księgowi i wszelkie biura rachunkowe.
2. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami.
3. Prawnicy: adwokaci, radcowie prawni, notariusze.
4. Kantory wymiany walut i kryptowalut.
5. Wszystkie podmioty (spółki, fundacje) przyjmujące płatności w gotówce o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro.

Poza pracodawcami zatrudniającymi 50 i więcej osób jest więc naprawdę sporo firm i podmiotów, które muszą wdrożyć przepisy o sygnalistach.

Kogo nie dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa przewiduje trzy kategorie wyłączeń:

• Podmioty niespełniające warunków — jeśli nie zatrudniasz 50 osób i nie działasz w branży objętej obowiązkiem niezależnie od wielkości zatrudnienia, ustawa Cię nie dotyczy.
• Jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczące mniej niż 10 000 mieszkańców.
• Informacje objęte tajemnicą zawodową — tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych. To nie oznacza, że szpitale czy duże firmy prawnicze nie muszą wdrażać ustawy (wręcz przeciwnie). Oznacza jedynie, że system zgłaszania i ochrony sygnalistów nie ma zastosowania do tych konkretnych kategorii informacji.

Wyjątków jest niewiele. Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 osób lub spełniasz którykolwiek z opisanych warunków — najpewniej Twoja firma musiała wdrożyć przepisy o sygnalistach.

Obowiązek wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów — podsumowanie

Przepisy o ochronie sygnalistów obejmują tysiące firm i podmiotów.

Co, jeśli ustawa Cię nie obowiązuje, ale chcesz wdrożyć procedurę dobrowolnie?

Możesz to zrobić. Ustawa nie wyłącza możliwości przyjęcia wewnętrznej procedury zgłoszeń na zasadzie dobrowolności. Pamiętaj jednak: jeżeli zdecydujesz się na wdrożenie, musisz postępować zgodnie z przepisami ustawy.

Po co wdrażać to w firmie, która nie ma takiego obowiązku? O celach i korzyściach przepisów o ochronie sygnalistów pisaliśmy w artykule tutaj.

Co zrobić teraz?

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o sygnalistach lub szukasz pomocy we wdrożeniu ochrony sygnalistów — skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy moja firma musi wdrożyć procedurę dla sygnalistów, jeśli zatrudnia mniej niż 50 osób? Jeśli nie zatrudniasz 50 osób, ale działasz w sektorze finansowym, jesteś instytucją obowiązaną z AML (np. biuro rachunkowe, pośrednik nieruchomości, kantor walut lub kryptowalut) albo przyjmujesz płatności gotówkowe o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro — musisz wdrożyć przepisy niezależnie od liczby zatrudnionych. Jeśli nie spełniasz żadnego z tych warunków i nie zatrudniasz 50 osób, ustawa formalnie Cię nie obowiązuje.

Jak liczyć próg 50 osób przy ustawie o ochronie sygnalistów — czy wchodzą w to też B2B i zleceniobiorcy? Tak — do progu 50 osób wliczasz nie tylko pracowników na umowie o pracę, ale też osoby na zleceniu i B2B, pod warunkiem że świadczą pracę na Twoją rzecz osobiście, czyli nie zatrudniają nikogo innego do jej wykonywania. Wliczasz również osoby zatrudnione na podstawie powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę.

Kto może być sygnalistą w firmie? Sygnalistą może być każda osoba powiązana z Twoją firmą, która zgłasza naruszenie prawa w kontekście swojej pracy lub współpracy — nie tylko pracownik etatowy. Katalog obejmuje pracowników, współpracowników na B2B i zleceniu, udziałowców, akcjonariuszy, kontrahentów oraz członków zarządu i rady nadzorczej.

Jakie firmy muszą wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów niezależnie od liczby zatrudnionych? Obowiązek bez względu na wielkość zatrudnienia dotyczy podmiotów z sektora usług i rynków finansowych (m.in. kredytodawcy, leasingodawcy, banki, fundusze inwestycyjne, firmy audytorskie, dystrybutorzy ubezpieczeń) oraz wszystkich instytucji obowiązanych z AML — w tym biur rachunkowych, pośredników nieruchomości, kantorów walut i kryptowalut, prawników, a także podmiotów przyjmujących płatności gotówkowe o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro.

Czy można wdrożyć procedurę zgłoszeń dla sygnalistów dobrowolnie, jeśli ustawa formalnie nie dotyczy mojej firmy? Tak — ustawa nie wyłącza możliwości dobrowolnego wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Pamiętaj jednak, że jeśli zdecydujesz się na wdrożenie, musisz postępować zgodnie z przepisami ustawy — nie możesz stworzyć własnego, dowolnego modelu.