Praca zdalna – obowiązki pracodawcy i pracownika po nowelizacji Kodeksu pracy

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Nakładają one konkretne obowiązki zarówno na pracodawcę, jak i na pracownika. Pracodawca odpowiada przede wszystkim za pokrycie kosztów pracy zdalnej i zapewnienie narzędzi. Pracownik z kolei musi przestrzegać zasad określonych w regulaminie pracy zdalnej. Poniżej znajdziesz pełne zestawienie obowiązków obu stron – z podziałem na to, co musisz zapewnić, ustalić i wdrożyć.

Kto powinien przeczytać ten artykuł

Jeśli zatrudniasz pracowników na umowę o pracę i dopuszczasz (lub planujesz dopuścić) pracę zdalną – ten artykuł dotyczy Twojej firmy. Dotyczy Cię również, jeśli jesteś pracownikiem wykonującym pracę zdalną i chcesz wiedzieć, czego możesz wymagać od pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej. Przepisy dopuszczają jednak dwa modele realizacji tego obowiązku – w zależności od tego, jak strony się umówią (np. w porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej).

Model 1 – pracodawca zapewnia narzędzia i infrastrukturę

W tym wariancie pracodawca bezpośrednio zapewnia pracownikowi:

• instalację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do pracy zdalnej,
• serwis i konserwację tych narzędzi,
• materiały eksploatacyjne potrzebne do wykonywania pracy.

Model 2 – pracodawca pokrywa koszty lub wypłaca ekwiwalent

W tym wariancie pracownik korzysta z własnych narzędzi i materiałów, a pracodawca:

• pokrywa niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,
• albo wypłaca ekwiwalent pieniężny w miejsce pokrycia tych kosztów.

Wysokość ekwiwalentu ustalasz indywidualnie z pracownikiem.

Kiedy w grę wchodzi ryczałt

Ryczałt zamiast ekwiwalentu możesz zastosować wtedy, gdy umówisz się z pracownikiem, że to on we własnym zakresie zapewnia sobie:

• materiały i narzędzia do pracy zdalnej,
• ich instalację, serwis, eksploatację i konserwację.

Jak ustalić wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu

Przy obliczaniu ryczałtu lub ekwiwalentu weź pod uwagę:

1. Zużycie materiałów – rodzaj i ilość wykorzystywanych materiałów eksploatacyjnych.
2. Narzędzia pracy – stopień zużycia prywatnego sprzętu pracownika.
3. Udokumentowane ceny rynkowe – aktualne ceny narzędzi i materiałów na rynku.
4. Normy zużycia energii elektrycznej – realne koszty energii ponoszone przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Skutek podatkowy – ekwiwalent i ryczałt

Pokrycie kosztów pracy zdalnej – zarówno w formie ekwiwalentu pieniężnego, jak i ryczałtu – nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To oznacza, że od tych kwot nie odprowadzasz zaliczki na PIT ani składek ZUS.

Obowiązki pracownika przy pracy zdalnej

Obowiązki pracownika powinny zostać szczegółowo określone w regulaminie pracy zdalnej lub w indywidualnym porozumieniu z pracodawcą.

Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany w szczególności do:

1. Przestrzegania zasad BHP – stosowanie się do ustaleń dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
2. Organizacji stanowiska pracy – zapewnienie warunków lokalowych i technicznych zgodnych z wymaganiami określonymi przez pracodawcę.
3. Ochrony danych i informacji poufnych – przestrzeganie procedur ochrony danych osobowych i informacji poufnych ustalonych przez pracodawcę.
4. Potwierdzania obecności i dostępności – stosowanie się do uzgodnionych zasad kontaktu i potwierdzania wykonywania pracy.
5. Dbałości o powierzone narzędzia – prawidłowe korzystanie z narzędzi i materiałów przekazanych przez pracodawcę.

Co wdrożyć – checklista dla pracodawcy

Jeśli planujesz wprowadzić pracę zdalną lub już ją stosujesz, sprawdź, czy masz przygotowane:

• Regulamin pracy zdalnej lub porozumienie ze związkami zawodowymi
• Indywidualne porozumienia z pracownikami dotyczące warunków pracy zdalnej
• Ustalony model pokrycia kosztów (narzędzia od pracodawcy, ekwiwalent czy ryczałt)
• Określoną wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu – wraz z metodą kalkulacji
• Procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej
• Zasady BHP dostosowane do pracy zdalnej
• Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z zasadami BHP i ochrony danych

Zasady decyzji – który model wybrać

• Jeśli Twoja firma dostarcza sprzęt wszystkim pracownikom → wybierz Model 1 (pracodawca zapewnia narzędzia). Masz pełną kontrolę nad infrastrukturą i bezpieczeństwem danych.
• Jeśli pracownicy korzystają z własnego sprzętu → wybierz Model 2 z ekwiwalentem lub ryczałtem. Ustal kwotę na podstawie rzeczywistych kosztów i udokumentuj kalkulację.
• Jeśli chcesz uprościć rozliczenia → ryczałt jest prostszy w obsłudze niż ekwiwalent, ale wymaga uzgodnienia z pracownikiem i udokumentowanej podstawy wyliczenia.

Podsumowanie

Praca zdalna wymaga od obu stron stosunku pracy spełnienia konkretnych obowiązków wynikających z Kodeksu pracy. Jako pracodawca musisz przede wszystkim uregulować kwestię kosztów, narzędzi i zasad BHP. Jako pracownik – przestrzegać ustaleń dotyczących organizacji pracy, ochrony danych i dbałości o powierzony sprzęt.

Najważniejsze: nie zostawiaj tych kwestii bez formalnego uregulowania. Brak regulaminu pracy zdalnej lub brak ustaleń dotyczących kosztów to ryzyko sporu z pracownikiem i ryzyko roszczeń o ekwiwalent z mocą wsteczną.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi pokrywać koszty pracy zdalnej po zmianach w Kodeksie pracy? Tak – Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej. Może to zrobić na dwa sposoby: albo bezpośrednio zapewnia narzędzia, serwis i materiały eksploatacyjne, albo pokrywa koszty ponoszone przez pracownika (lub wypłaca ekwiwalent pieniężny). Brak uregulowania kwestii kosztów oznacza ryzyko sporu z pracownikiem i ryzyko roszczeń o ekwiwalent z mocą wsteczną.

Jaka jest różnica między ekwiwalentem a ryczałtem za pracę zdalną? Ekwiwalent wypłacasz wtedy, gdy pracownik korzysta z własnych narzędzi, a Ty pokrywasz konkretne, rzeczywiste koszty ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji. Ryczałt stosujesz wtedy, gdy umówisz się z pracownikiem, że sam zapewnia sobie materiały, narzędzia i ich obsługę – ryczałt jest prostszy w rozliczeniu, ale wymaga uzgodnienia z pracownikiem i udokumentowanej podstawy wyliczenia.

Jak ustalić wysokość ryczałtu albo ekwiwalentu za pracę zdalną? Przy kalkulacji uwzględnij cztery elementy: rodzaj i ilość zużywanych materiałów eksploatacyjnych, stopień zużycia prywatnego sprzętu pracownika, udokumentowane ceny rynkowe narzędzi i materiałów oraz realne koszty energii elektrycznej ponoszone przez pracownika w związku z pracą zdalną. Ustal kwotę na podstawie tych danych i udokumentuj sposób wyliczenia – to Twoje zabezpieczenie na wypadek sporu lub kontroli.

Czy ekwiwalent albo ryczałt za pracę zdalną trzeba opodatkować i oskładkować? Nie – zarówno ekwiwalent, jak i ryczałt za pracę zdalną nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od tych kwot nie odprowadzasz zaliczki na PIT ani składek ZUS.

Jakie dokumenty i procedury trzeba wdrożyć, żeby legalnie wprowadzić pracę zdalną w firmie? Przygotuj regulamin pracy zdalnej (lub porozumienie ze związkami zawodowymi), indywidualne porozumienia z pracownikami, ustalony model pokrycia kosztów wraz z udokumentowaną kalkulacją ryczałtu lub ekwiwalentu, procedury ochrony danych osobowych, zasady BHP dostosowane do pracy zdalnej oraz oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z zasadami BHP i ochrony danych. Bez tych dokumentów narażasz się na ryzyko sporu z pracownikiem i ryzyko roszczeń o ekwiwalent z mocą wsteczną.