Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – obowiązki pracodawcy, terminy i wdrożenie

PPK to państwowy program systematycznego oszczędzania na emeryturę. Jako pracodawca masz obowiązek go wdrożyć – niezależnie od wielkości firmy. Poniżej znajdziesz konkretne informacje: kto musi przystąpić, jakie umowy zawrzeć, kogo program obejmuje i co zmieniła nowelizacja z 2022 roku.

Czym jest PPK i kto wpłaca środki?

PPK zakłada równoczesne wpłaty z trzech źródeł:

1. Pracownik – minimum 2% wynagrodzenia brutto (z pewnymi wyjątkami).
2. Pracodawca – wpłata minimalna 1,5% + opcjonalnie dodatkowe 2,5% podstawy obliczenia składek emerytalno-rentowych.
3. Państwo – 250 zł wpłaty powitalnej + 240 zł rocznie dopisywane do konta.

Dla pracowników PPK jest dobrowolne. Dla pracodawców – nie. Każdy podmiot zatrudniający pracowników musi wybrać instytucję finansową i zawrzeć z nią umowę o prowadzenie PPK.

Kto musi przystąpić do PPK?

PPK jest obowiązkowe dla pracodawców. Musisz wybrać instytucję finansową, a następnie zawrzeć z nią dwie umowy – o zarządzanie PPK oraz o prowadzenie PPK.

Kto jest zwolniony z obowiązku wdrożenia PPK?

• Samozatrudnieni – osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudniają osób będących „osobami zatrudnionymi" w rozumieniu ustawy o PPK.
• Osoby fizyczne zatrudniające prywatnie – np. opiekunki do dzieci lub pomoc domową, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą.
• Mikroprzedsiębiorcy – pod warunkiem że wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z wpłat na PPK.
• Pracodawcy prowadzący PPE – jeśli naliczają i odprowadzają składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, a do PPE przystąpiło minimum 25% osób zatrudnionych.

Od kiedy obowiązuje PPK?

Program wdrażano etapami w latach 2019–2021:

1. Od 1 lipca 2019 r. – pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób (I grupa).
2. Od 1 stycznia 2020 r. – pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób (II grupa).
3. Od 1 lipca 2020 r. – pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób (III grupa).
4. Od 1 stycznia 2021 r. – pozostali pracodawcy (IV grupa).

Aktualnie PPK obowiązuje wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości zatrudnienia. Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś PPK i nie jesteś zwolniony z tego obowiązku – ureguluj to niezwłocznie.

Jakie umowy trzeba zawrzeć i w jakim terminie?

• Umowa o zarządzanie PPK – zawierana nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.
• Umowa o prowadzenie PPK – zawierana do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia wskazanego w ustawie.

Kto może przystąpić do PPK?

Program obejmuje „osoby zatrudnione" – to szersze pojęcie niż „pracownik". Do PPK mogą przystąpić:

• osoby zatrudnione na umowie o pracę,
• pełnoletnie osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług – pod warunkiem że podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu z tytułu tych umów.

Sprawdź to w swojej firmie: osoby wykonujące pracę na podstawie wymienionych umów, jeśli podlegają ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu, wliczasz do liczby „pracowników" na potrzeby PPK.

Co jeśli wszyscy pracownicy złożą rezygnację z PPK?

Jeśli wszystkie osoby uprawnione złożą pisemną deklarację o braku woli przystąpienia do PPK:

• Nadal musisz zawrzeć umowę o zarządzanie PPK (wybór instytucji finansowej i podpisanie umowy).
• Nie zawierasz umowy o prowadzenie PPK – nie przekazujesz środków pieniężnych.
• Co 4 lata (licząc od daty złożenia deklaracji), do końca lutego danego roku, masz obowiązek poinformować każdą osobę zatrudnioną, że od 1 kwietnia będziesz dokonywać wpłat na PPK – chyba że osoba ponownie złoży deklarację rezygnacji.

PPK a związki zawodowe

Zanim zawrzesz umowę o zarządzanie PPK, przeprowadź rozmowy z reprezentacją związków zawodowych. Jeśli w firmie nie ma związków – rozmawiasz z przedstawicielami pracowników. Cel: wspólne ustalenie wyboru instytucji finansowej.

To Ty jako pracodawca przedstawiasz propozycję instytucji. Wybór opierasz na trzech kryteriach:

• warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK proponowane przez daną instytucję,
• efektywność instytucji w zarządzaniu aktywami,
• doświadczenie instytucji w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi.

Wyboru dokonujesz z uwzględnieniem najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych.

Jeśli nie dojdziesz do porozumienia z pracownikami w terminie do 1 miesiąca przed obowiązkiem zawarcia umowy o zarządzanie PPK – możesz wybrać instytucję samodzielnie, bez ich zgody.

Zmiany w PPK od 28 kwietnia 2022 r.

Nowelizacja ustawy o PPK z 28 kwietnia 2022 r. wprowadziła trzy zmiany:

• Wcześniejsze objęcie pracownika PPK – przed nowelizacją pracodawca mógł objąć pracownika po upływie 90 dni zatrudnienia (nie później niż do 1. dnia miesiąca po miesiącu, w którym te 90 dni upłynęły). Teraz możesz objąć pracownika PPK już po 14 dniach od zatrudnienia.
• Doprecyzowanie zasad zwrotu środków – jeśli wpłaty trafiły na rzecz osoby niebędącej „osobą zatrudnioną" w rozumieniu ustawy, wycofanie następuje na rzecz podmiotów, które je sfinansowały (pracownik, pracodawca lub państwo). Gdy przypisano już jednostki uczestnictwa, instytucja finansowa niezwłocznie je odkupuje lub umarza i dokonuje zwrotu.
• Uprawnienia kontrolne PIP – Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować, czy pracodawca nie nakłania pracowników do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Co zrobić, jeśli jeszcze nie wdrożyłeś PPK?

Program PPK jest w pełni wdrożony i obowiązuje wszystkich pracodawców. Jeśli nie wdrożyłeś PPK i nie spełniasz warunków zwolnienia – narażasz się na odpowiedzialność prawną. Ureguluj tę kwestię jak najszybciej.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jako pracodawca muszę wdrożyć PPK, nawet jeśli mam małą firmę? Tak – PPK obowiązuje wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości zatrudnienia. Zwolnieni są tylko samozatrudnieni bez „osób zatrudnionych", osoby fizyczne zatrudniające prywatnie (np. pomoc domową), mikroprzedsiębiorcy, u których wszyscy złożyli rezygnację z wpłat, oraz pracodawcy prowadzący PPE ze składką co najmniej 3,5% i uczestnictwem minimum 25% zatrudnionych. Jeśli nie spełniasz żadnego z tych warunków – masz obowiązek wdrożyć PPK, a jego brak oznacza ryzyko odpowiedzialności prawnej.

Kto w firmie podlega pod PPK i czy obejmuje to też osoby na B2B albo zleceniu? PPK obejmuje „osoby zatrudnione" – to pojęcie szersze niż „pracownik" i obejmuje zarówno osoby na umowie o pracę, jak i pełnoletnie osoby na umowie zlecenia, agencyjnej lub o świadczenie usług, pod warunkiem że podlegają ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu z tytułu tych umów. Osoby współpracujące na B2B (własna działalność gospodarcza) nie są „osobami zatrudnionymi" w rozumieniu ustawy o PPK, więc PPK ich nie obejmuje. Sprawdź w swojej firmie, kto podlega ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu – te osoby wliczasz do PPK.

Jakie umowy trzeba zawrzeć przy wdrożeniu PPK i w jakich terminach? Musisz zawrzeć dwie umowy: umowę o zarządzanie PPK – nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem drugiej umowy, oraz umowę o prowadzenie PPK – do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia wskazanego w ustawie. Przed zawarciem umowy o zarządzanie ustal wybór instytucji finansowej ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników – jeśli nie osiągniesz porozumienia na miesiąc przed terminem zawarcia umowy, możesz wybrać instytucję samodzielnie.

Co mam zrobić z PPK, jeśli wszyscy pracownicy złożą rezygnację z wpłat? Rezygnacja wszystkich osób zatrudnionych nie zwalnia Cię z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK – musisz wybrać instytucję finansową i podpisać tę umowę. Nie zawierasz natomiast umowy o prowadzenie PPK i nie przekazujesz środków. Co 4 lata, do końca lutego, masz obowiązek poinformować każdą osobę zatrudnioną, że od 1 kwietnia wznowisz wpłaty – chyba że dana osoba ponownie złoży deklarację rezygnacji.

Co zmieniło się w PPK po nowelizacji z 2022 roku? Nowelizacja z 28 kwietnia 2022 r. wprowadziła trzy zmiany: możesz objąć pracownika PPK już po 14 dniach od zatrudnienia (wcześniej dopiero po 90 dniach), doprecyzowano zasady zwrotu środków wpłaconych za osobę niebędącą „osobą zatrudnioną" – zwrot trafia do podmiotów, które je sfinansowały, a instytucja finansowa odkupuje lub umarza przypisane jednostki uczestnictwa. Dodatkowo Państwowa Inspekcja Pracy otrzymała uprawnienie do kontrolowania, czy pracodawca nie nakłania pracowników do rezygnacji z oszczędzania w PPK.