W jaki sposób realizować prawa osób fizycznych zgodnie z RODO?

Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma określone prawa wynikające z RODO. Przedsiębiorcy muszą nie tylko znać te prawa, ale także wdrożyć odpowiednie procedury ich realizacji. Prawo dostępu do danych, ich sprostowania czy usunięcia, to tylko niektóre z uprawnień, których przestrzeganie jest obowiązkowe dla firm i instytucji. Brak odpowiednich procedur może skutkować wysokimi karami finansowymi, czy choćby utratą zaufania klientów. 

W poprzednich artykułach omówiłem już politykę ochrony danych osobowych, która stanowi fundament zgodności z RODO, a także procedurę obsługi naruszeń ochrony danych osobowych, kluczową w sytuacjach, gdy dochodzi do incydentów zagrażających prywatności. 

Dziś natomiast skupię się na kolejnym istotnym elemencie — skutecznej realizacji praw osób, których dane dotyczą. Wdrożenie bowiem właściwych procedur w tym zakresie to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także sposób na budowanie zaufania i wzmocnienie pozycji przedsiębiorstwa na rynku. 

Do czego służy procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą? 

Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą to dokument określający zasady i kroki, jakie organizacja musi podjąć, aby skutecznie realizować prawa osób fizycznych wynikające z przepisów RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych). Służy do zapewnienia, że osoby, których dane są przetwarzane, mogą w sposób przejrzysty i skuteczny korzystać ze swoich praw, a organizacja w sposób zgodny z prawem i terminowy spełnia te obowiązki.

Procedura ta spełnia kilka istotnych funkcji: 

1. Zapewnienie zgodności z RODO – art. 12-22 RODO daje osobom fizycznym konkretne prawa, które organizacja musi respektować i realizować.
2. Ochrona praw jednostki – procedura umożliwia osobom, których dane dotyczą, skuteczne egzekwowanie swoich praw, takich jak dostęp, sprostowanie czy usunięcie danych.
3. Przejrzystość przetwarzania danych – gwarantuje osobom fizycznym, że ich dane są przetwarzane w sposób jasny i zgodny z prawem.
4. Rozliczalność organizacji – wdrożenie procedury pozwala wykazać organom nadzorczym (np. UODO), że organizacja działa zgodnie z wymogami RODO.
5. Budowanie zaufania – poprawne i szybkie realizowanie praw, wzmacnia zaufanie klientów, pracowników czy partnerów do organizacji.
6. Minimalizacja ryzyka kar – niespełnienie praw osób może skutkować karami finansowymi do 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą?

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych oraz kopii przetwarzanych danych.
2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo do poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) – prawo do żądania usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne lub przetwarzane niezgodnie z prawem.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do czasowego „zamrożenia” przetwarzania danych.
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania swoich danych w formacie umożliwiającym ich przeniesienie do innego administratora.
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, szczególnie w celach marketingowych.
7. Prawo do niepodlegania profilowaniu (art. 22 RODO) – prawo do decyzji nieopartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
8. Prawo do wycofania zgody – jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, osoba ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie.

Co zawiera procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą?

1. Cele i zakres procedury
   • Wyjaśnienie, dlaczego procedura została stworzona i do jakich procesów ma zastosowanie.
2. Podział odpowiedzialności
   • Wskazanie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie, analizowanie i realizację żądań (np. Inspektor Ochrony Danych, dział IT, dział HR).
3. Sposób przyjmowania żądań
   • Kanały, przez które można składać żądania (np. e-mail, formularz papierowy, system IT, telefon).
   • Wzór wniosku lub formularza do składania żądań.
4. Weryfikacja tożsamości osoby wnioskującej
   • Jak sprawdzić, czy wniosek pochodzi od właściwej osoby (np. potwierdzenie tożsamości poprzez dowód osobisty lub inne dane).
5. Kroki realizacji praw:
   • Otrzymanie żądania i nadanie mu odpowiedniego numeru/identyfikatora.
   • Analiza żądania – ocena, czy jest uzasadnione i czy organizacja może je spełnić.
   • Reakcja organizacji:
     • udzielenie odpowiedzi w terminie do 1 miesiąca (z możliwością przedłużenia o kolejne 2 miesiące w uzasadnionych przypadkach),
     • wyjaśnienie, dlaczego żądanie nie może być spełnione, jeśli istnieje taka podstawa.
   • Realizacja prawa (np. usunięcie, sprostowanie lub udostępnienie danych).
   • Dokumentowanie żądań – wpisanie informacji do rejestru realizacji praw.
6. Informowanie osób o wynikach realizacji żądania
   • Przekazanie odpowiedzi osobie, której dane dotyczą, w jasnej i zrozumiałej formie.
7. Rejestr realizacji praw
   • Dokumentacja każdego zgłoszonego żądania, z podaniem:
     • daty złożenia,
     • rodzaju prawa,
     • decyzji organizacji,
     • daty realizacji lub odmowy.
8. Środki techniczne i organizacyjne
   • Opis narzędzi, które organizacja stosuje, aby skutecznie realizować prawa (np. narzędzia IT, szkolenia personelu).

Co się robi z procedurą realizacji praw osób, które dane dotyczą?

• Wdrożenie i przestrzeganie procedury pozwalają organizacji szybko i skutecznie reagować na naruszenia ochrony danych osobowych.
• Umożliwia spełnienie obowiązków prawnych wynikających z RODO.
• Pomaga uniknąć kar finansowych, które mogą sięgnąć nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu.
• Chroni wizerunek i reputację organizacji przed negatywnymi konsekwencjami incydentów.

Jak AI wpływa na opisany element procedury RODO? 

Sztuczna inteligencja znacząco wpływa na procesy przetwarzania danych osobowych, w tym na realizację praw osób fizycznych. Wdrażając systemy oparte na AI, organizacje muszą uwzględnić kilka aspektów:

• Automatyzacja obsługi żądań – AI może wspierać organizacje w efektywnej obsłudze wniosków o dostęp, sprostowanie czy usunięcie danych.
• Profilowanie i AI Act – osoby fizyczne powinny mieć możliwość uzyskania informacji o sposobie działania algorytmów, które podejmują decyzje w sposób zautomatyzowany.
• Minimalizacja danych – sztuczna inteligencja powinna być wdrażana zgodnie z zasadą minimalizacji danych, by przetwarzać tylko te informacje, które są rzeczywiście potrzebne.
• Transparentność przetwarzania – organizacje muszą informować użytkowników, jak ich dane są wykorzystywane w modelach AI.

Podsumowanie 

Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą to narzędzie służące do efektywnej obsługi żądań związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Jej wdrożenie pozwala organizacji zachować zgodność z RODO, chronić prawa jednostek i zapewnić przejrzystość działań. Regularne aktualizowanie i monitorowanie procedury minimalizują ryzyko błędów oraz kar finansowych wynikających z niewypełnienia obowiązków prawnych.

Chcesz dowiedzieć się, jak dostosować procedury RODO w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszą Kancelarią - pomożemy Ci zapewnić pełną zgodność z ochroną danych osobowych. 

Q&A - Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą

Kto wdraża procedurę realizacji praw osób, których dane dotyczą?

Zarząd spółki lub wyznaczony dział/Inspektor Ochrony Danych (IOD).

Gdzie trzymać procedurę realizacji praw osób, których dane dotyczą?

W centralnym repozytorium dokumentów, np. systemie zarządzania dokumentami, bazie danych działu ochrony danych osobowych lub w wersji papierowej w odpowiedzialnym dziale.

Jak udostępnić procedurę realizacji praw osób, których dane dotyczą?

Za pośrednictwem intranetu, systemu zarządzania dokumentami, e-maila lub szkoleń dla pracowników mających styczność z realizacją praw osób fizycznych, z zapewnieniem dostępu wyłącznie upoważnionym osobom.

Jakie są konsekwencje braku realizacji praw osób fizycznych?

Brak realizacji żądań osób, których dane dotyczą, może skutkować skargą do organu nadzorczego (UODO) i nałożeniem kary finansowej do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy.

W jakim terminie organizacja musi zrealizować żądanie?

Standardowy termin wynosi 1 miesiąc, ale w wyjątkowych sytuacjach może być przedłużony o kolejne 2 miesiące.

Czy organizacja może odmówić realizacji żądania?

Tak, jeśli np. dane są przetwarzane w związku z obowiązkiem prawnym lub w interesie publicznym. Odmowa musi być jednak odpowiednio uzasadniona.

Jak zapewnić zgodność z RODO w zakresie realizacji praw osób?

Najlepiej wdrożyć jasną procedurę obsługi żądań, przeszkolić personel oraz prowadzić rejestr realizacji praw.

Jak AI wpływa na realizację praw osób?

Sztuczna inteligencja może usprawniać procesy realizacji praw, ale jednocześnie stwarza wyzwania związane z transparentnością decyzji i ochroną danych.