Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej – obowiązki, uprawnienia i korzyści dla pracodawcy

Jeśli zatrudniasz co najmniej 25 osób i nie osiągasz 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, płacisz co miesiąc mandat PFRON. To realne obciążenie finansowe, które da się zmniejszyć lub wyeliminować. Poniżej znajdziesz konkretne informacje: jak zatrudnić osobę niepełnosprawną, jakie uprawnienia jej przysługują, z jakich ulg możesz skorzystać i jak obniżyć mandat PFRON.

Jak zatrudnić osobę z niepełnosprawnością?

Przed przyjęciem osoby niepełnosprawnej do pracy sprawdź, czy posiada ona orzeczenie potwierdzające stopień niepełnosprawności. Dokumentem potwierdzającym niepełnosprawność jest:

• orzeczenie wydane przez powiatowy lub wojewódzki zespół ds. orzekania o niepełnosprawności, lub
• orzeczenie wydane przez lekarza orzecznika ZUS.

Forma zatrudnienia

Nie potrzebujesz specjalnej umowy. Osobę niepełnosprawną zatrudniasz na takich samych zasadach jak każdego innego pracownika:

• Umowa o pracę – treść umowy nie różni się od umowy z pracownikiem pełnosprawnym. Stosujesz ogólne przepisy Kodeksu pracy.
• Umowy cywilnoprawne – nie ma przeszkód, by współpraca opierała się na umowie zleceniu lub umowie o dzieło.

Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika

Oprócz ogólnych przepisów Kodeksu pracy musisz przestrzegać wytycznych z ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych. Ustawa przyznaje pracownikom z niepełnosprawnością dodatkowe uprawnienia w czterech obszarach.

Czas pracy

• Lekki stopień niepełnosprawności – maksymalnie 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo.
• Umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności – maksymalnie 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.
• Osoba niepełnosprawna nie może pracować w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych – chyba że jest zatrudniona przy pilnowaniu mienia albo lekarz (prowadzący badania profilaktyczne lub sprawujący opiekę) wyrazi na to zgodę na wniosek pracownika.

Przerwa na gimnastykę

Każdy niepełnosprawny pracownik ma prawo do dodatkowej 15-minutowej przerwy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Czas przerwy wlicza się do czasu pracy.

Dodatkowy urlop

Pracownik ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności ma prawo do 10 dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu nabywa po przepracowaniu jednego roku od dnia zaliczenia do danego stopnia niepełnosprawności.

Okresowe płatne zwolnienia z pracy

Pracownik ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności może skorzystać ze zwolnienia od pracy z zachowaniem wynagrodzenia w celu:

• uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym – do 21 dni roboczych, nie częściej niż raz w roku,
• wykonywania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających oraz zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy – jeśli tych czynności nie da się przeprowadzić poza godzinami pracy.

Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej – korzyści dla pracodawcy

Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością daje Ci dostęp do konkretnych ulg i dofinansowań. Poniżej znajdziesz zestawienie najważniejszych z nich.

1. Zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy

Jeśli zatrudniasz osobę niepełnosprawną przez co najmniej 36 miesięcy, możesz uzyskać zwrot kosztów przystosowania nowych lub istniejących stanowisk pracy. Refundacja obejmuje m.in. adaptację pomieszczeń i nabycie urządzeń lub sprzętu ułatwiającego pracę. Wniosek składasz do starosty właściwego ze względu na miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej.

2. Dofinansowanie wynagrodzenia

Dofinansowanie przysługuje:

• pracodawcy prowadzącemu zakład pracy chronionej,
• pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) i osiągającemu wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie co najmniej 6%,
• pracodawcy zatrudniającemu mniej niż 25 pracowników – pod warunkiem braku zaległych zobowiązań wobec PFRON.

Kwoty miesięcznego dofinansowania:

Dofinansowanie nie może przekroczyć miesięcznego wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego. Dodatkowe ograniczenie: maksymalnie 90% faktycznie i terminowo poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku działalności gospodarczej (w rozumieniu przepisów o pomocy publicznej) – 75% tych kosztów.

3. Refundacja składek ZUS

Możesz uzyskać odciążenie w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne. Wystarczy, że w deklaracji rozliczeniowej wskażesz odpowiedni kod i wpiszesz kwotę ubezpieczenia osoby niepełnosprawnej finansowaną przez PFRON.

4. Refundacja kosztów szkolenia

Na Twój wniosek koszty szkolenia osoby niepełnosprawnej mogą zostać zrefundowane ze środków PFRON – do 70% kosztów, ale nie więcej niż dwukrotność przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę.

5. Ulgi na wpłaty PFRON

Aby w pełni korzystać z ulg, zadbaj o to, by ogólny wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Twojej firmie wynosił co najmniej 6% w przeliczeniu na pełne etaty.

6. Zwrot wynagrodzenia i składek za osobę bezrobotną

Jeśli zatrudniasz osobę niepełnosprawną zarejestrowaną jako bezrobotna, możesz uzyskać zwrot do 60% wynagrodzenia oraz zwrot składek na ubezpieczenie społeczne. Warunki:

• podpiszesz umowę ze starostą,
• zatrudnisz tę osobę przez co najmniej 12 miesięcy.

Sprawdź, czy Twoja firma płaci mandat PFRON

Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), który nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, musi co miesiąc wpłacać na PFRON kwotę zwaną „mandatem PFRON". To nie jest koszt podatkowy – nie odliczysz go od podstawy opodatkowania.

Jak obliczyć mandat

Mandat wynosi 40,65% przeciętnego wynagrodzenia za każdy brakujący etat. Kwota zmienia się wraz ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS – weryfikuj ją na bieżąco.

Przykład: Przy 25 pracownikach półtorej etatu powinno przypadać na osoby z niepełnosprawnością. Jeśli nie zatrudniasz żadnej – płacisz mandat za każdy brakujący etat. Miesięczne obciążenie może być znaczące.

Blisko 60% firm nie zdaje sobie sprawy, że płaci mandat PFRON, który da się ograniczyć lub wyeliminować.

Dwa sposoby na obniżenie mandatu

1. Współpraca z Zakładami Pracy Chronionej (mało efektywny) – odliczysz 50% mandatu, ale musisz kupić usługę o wartości 100% tego mandatu. Zostaje 50% kary do zapłaty.
2. Zatrudnienie osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności i szczególnymi schorzeniami (wysoce efektywny) – zatrudnienie jednej takiej osoby przynosi firmie realne oszczędności na mandacie PFRON.

Jeśli Twoja firma nie ma opracowanego procesu rekrutacji i zarządzania pracownikami z niepełnosprawnością, rozważ współpracę z zewnętrznym podmiotem, który wspiera takie procesy na co dzień. Taki partner pomoże Ci obniżyć kary PFRON i jednocześnie zapewni osobom niepełnosprawnym odpowiednie stanowiska pracy.

Kalkulator mandatu PFRON

Razem z partnerem – Fundacją InSpatium – przygotowaliśmy kalkulator, który obliczy Twój potencjalny mandat za niezatrudnienie odpowiedniej liczby osób niepełnosprawnych.

Co zrobić:

1. Wprowadź dane o liczbie pracowników i zatrudnionych osobach z niepełnosprawnością.
2. Narzędzie obliczy szacunkową wysokość mandatu.
3. Po obliczeniu eksperci Fundacji InSpatium doradzą Ci, jakie kroki podjąć, by zmniejszyć lub wyeliminować te koszty.

Fundacja oferuje doradztwo w zakresie:

• zwiększenia zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Twojej firmie,
• optymalizacji polityki zatrudnienia pod kątem wymogów PFRON,
• wdrażania programów integracyjnych i wsparcia dla pracowników z niepełnosprawnością.

Podsumowanie

Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej daje Ci dostęp do dofinansowań, ulg, refundacji kosztów szkolenia i składek ZUS. W wielu przypadkach pozwala obniżyć lub wyeliminować mandat PFRON – realne obciążenie finansowe, którego nie odliczysz od podatku.

Jednocześnie otwierasz firmę na nowe źródło pracowników z konkretnymi kwalifikacjami i umiejętnościami. Budujesz wizerunek firmy, która akceptuje różnorodność – to przyciąga klientów, kontrahentów i kandydatów zwracających uwagę na wartości społeczne pracodawcy.

Następny krok: Skontaktuj się z nami i sprawdź z Fundacją InSpatium, ile Twoja firma traci na mandacie PFRON i co możesz z tym zrobić.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy firma musi płacić mandat PFRON i jak oblicza się jego wysokość? Obowiązek wpłat na PFRON dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Mandat wynosi 40,65% przeciętnego wynagrodzenia (ogłaszanego przez GUS) za każdy brakujący etat – kwota zmienia się wraz ze wzrostem tego wynagrodzenia, więc warto ją weryfikować na bieżąco. Co ważne, mandatu PFRON nie odliczysz od podstawy opodatkowania – to czysty koszt dla firmy.

Jakie dofinansowania i ulgi może dostać pracodawca za zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością? Pracodawca może uzyskać dofinansowanie wynagrodzenia (od 500 zł do 2 400 zł miesięcznie w zależności od stopnia niepełnosprawności), refundację składek ZUS, zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy (przy zatrudnieniu na co najmniej 36 miesięcy) oraz refundację do 70% kosztów szkolenia ze środków PFRON. Przy zatrudnieniu osoby niepełnosprawnej zarejestrowanej jako bezrobotna można dodatkowo uzyskać zwrot do 60% wynagrodzenia i składek na ubezpieczenie społeczne – pod warunkiem podpisania umowy ze starostą i zatrudnienia na co najmniej 12 miesięcy.

Jakie dodatkowe uprawnienia ma pracownik z niepełnosprawnością w zakresie czasu pracy i urlopu? Pracownik z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności może pracować maksymalnie 7 godzin dziennie i 35 godzin tygodniowo, a przy lekkim stopniu – 8 godzin dziennie i 40 tygodniowo. Każdy pracownik z niepełnosprawnością ma prawo do dodatkowej 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy, a osoba ze znacznym lub umiarkowanym stopniem – do 10 dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego rocznie. Praca w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych jest co do zasady zakazana, chyba że lekarz wyrazi na to zgodę na wniosek pracownika lub dotyczy to pilnowania mienia.

Czy osobę z niepełnosprawnością można zatrudnić na B2B albo umowę zlecenie, czy tylko na etat? Nie musisz ograniczać się do umowy o pracę. Osobę z niepełnosprawnością możesz zatrudnić na takich samych zasadach jak każdego innego współpracownika – dopuszczalna jest umowa o pracę, umowa zlecenie oraz umowa o dzieło.

Jak można legalnie obniżyć albo wyeliminować mandat PFRON? Są dwa sposoby: współpraca z Zakładami Pracy Chronionej, która pozwala odliczyć 50% mandatu, ale wymaga zakupu usługi o wartości 100% tego mandatu (mało efektywne – połowa kary i tak zostaje do zapłaty), albo zatrudnienie osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności i szczególnymi schorzeniami, co przynosi realne oszczędności i pozwala wyeliminować mandat. Jeśli Twoja firma nie ma wdrożonego procesu rekrutacji osób z niepełnosprawnością, rozważ współpracę z zewnętrznym podmiotem, który pomoże Ci dobrać odpowiednie stanowiska i uporządkować cały proces.