Zakładanie działalności w Polsce – przewodnik dla zagranicznych przedsiębiorców

Polska daje zagranicznym firmom i przedsiębiorcom pełną swobodę prowadzenia działalności gospodarczej. Możesz założyć spółkę zależną, otworzyć oddział, kupić udziały w istniejącej firmie lub zarejestrować jednoosobową działalność. Poniżej znajdziesz konkretne informacje: jakie formy działalności masz do wyboru, jakie warunki musisz spełnić i na co zwrócić uwagę przy podatkach, zatrudnieniu i rejestracji.

Dlaczego Polska to dobry kierunek inwestycyjny

• Lokalizacja – centrum Europy, wygodna baza do ekspansji w każdym kierunku.
• Rynek – blisko 40 milionów mieszkańców, co oznacza duży rynek zbytu.
• Kadry – rozbudowany system edukacji i dostęp do wykwalifikowanych pracowników w IT, medycynie, zarządzaniu, prawie i przemyśle.
• Obecność globalnych marek – wszystkie największe globalne firmy mają tu spółki lub biura. Polskie firmy rodzinne dynamicznie się rozwijają i są wartościowymi partnerami do współpracy.

Kto może założyć działalność w Polsce

Obywatele UE i EOG

Prowadzisz działalność na takich samych zasadach jak polscy obywatele. Żadnych dodatkowych formalności.

Obywatele spoza UE

Możesz otworzyć działalność w Polsce, jeśli posiadasz:

• kartę stałego pobytu,
• kartę pobytu czasowego,
• status uchodźcy,
• ważną Kartę Polaka.

Zagraniczne firmy

Dla zagranicznych przedsiębiorstw proces jest jeszcze prostszy. Możesz:

• otworzyć oddział lub przedstawicielstwo w Polsce,
• założyć spółkę zależną,
• nabyć udziały lub akcje w istniejącej polskiej spółce – jako inwestor lub w celu przejęcia kontroli.

Wszystkie te działania odbywają się na takich samych zasadach jak w przypadku polskich podmiotów.

Formy prowadzenia działalności w Polsce

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Najprostsza forma. Prowadzisz biznes osobiście. Sprawdza się przy małych przedsięwzięciach, gdzie ryzyko nie jest wysokie.

Spółki handlowe

Jeśli planujesz większe przedsięwzięcie, wybierz jedną z trzech popularnych form:

1. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – zasady działania zbliżone do spółek z o.o. znanych z krajów Europy Zachodniej. Najczęściej wybierana forma.
2. Spółka akcyjna (S.A.) – odpowiednik spółek akcyjnych w innych krajach. Umożliwia wejście na giełdę w ramach IPO.
3. Prosta spółka akcyjna (P.S.A.) – forma stworzona z myślą o startupach i spółkach technologicznych. Łączy cechy sp. z o.o. i S.A., ale z odformalizowanymi zasadami funkcjonowania. Stosunkowo nowy typ spółki, zyskujący coraz większą popularność.

Oddział i przedstawicielstwo w Polsce

Oddział zagranicznego przedsiębiorcy

Oddział to jednostka organizacyjna, która może prowadzić działalność gospodarczą w takim samym zakresie jak zakład główny. Nie musisz zakładać odrębnej spółki.

Co musisz zrobić, żeby zarejestrować oddział:

• złożyć wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
• wyznaczyć osobę zarządzającą oddziałem,
• złożyć do KRS dokumenty rejestrowe spółki głównej,
• dostarczyć potwierdzenie rejestracji spółki w kraju pochodzenia (jeśli dotyczy).

Procedura nie jest skomplikowana ani czasochłonna.

Przedstawicielstwo

Przedstawicielstwo nie może prowadzić działalności gospodarczej – służy wyłącznie reklamie i promocji spółki macierzystej. Wymaga rejestracji w specjalnym rejestrze przedstawicielstw. W praktyce samodzielne zakładanie przedstawicielstw to dziś rzadkość.

Spółka zależna w Polsce

Jeśli zagraniczna firma planuje pełną działalność operacyjną w Polsce, spółka zależna to zwykle najlepsze rozwiązanie.

Jak to działa:

• Zakładasz nową spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną.
• Spółka zagraniczna obejmuje udziały lub akcje w nowej spółce.
• Spółka zależna działa na takich samych zasadach jak każda inna polska spółka.
• Jako udziałowiec lub akcjonariusz masz prawo powoływać zarząd, kierować działalnością operacyjną i polityką finansową.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

KRS to publiczny rejestr, w którym rejestrowane są wszystkie spółki w Polsce. Dostęp jest bezpłatny i możliwy online.

Co znajdziesz w KRS:

• dane zarządu spółki,
• informacje o radzie nadzorczej (jeśli istnieje),
• dane wspólników,
• roczne sprawozdania finansowe.

Jakie zmiany musisz zgłaszać na bieżąco:

• zmiany w składzie zarządu,
• zmiany umowy spółki,
• zmiany kapitału zakładowego.

KRS ułatwia zawieranie transakcji handlowych – daje pewność co do reprezentacji spółki i jej kondycji finansowej. Pozwala też szybko zorientować się w strukturze kapitałowej podmiotu przed podjęciem decyzji inwestycyjnej.

Zatrudnianie pracowników w Polsce

Rynek pracy

• Duża różnorodność gospodarcza – bez problemów znajdziesz pracowników z doświadczeniem w różnych branżach.
• Uczelnie kształcą specjalistów IT, medyków, analityków i innych profesjonalistów.
• Obecność globalnych korporacji oznacza dostęp do doświadczonych menedżerów, prawników i specjalistów e-commerce.
• Nauka języka angielskiego jest obowiązkowa w szkołach, co ułatwia komunikację z zagranicznymi przedsiębiorcami.
• Dostępne są portale z ofertami pracy, programy wdrożeniowe na uczelniach oraz lokalne i globalne firmy rekrutacyjne.

Formy zatrudnienia

Podatki w Polsce

Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)

Polska oferuje stosunkowo niski CIT. W najkorzystniejszym wariancie może wynosić zaledwie 5%.

Podatek od dywidend

• Standardowa stawka: 19%.
• W zależności od umów międzynarodowych zawartych przez Polskę, podatek w spółce holdingowej może wynosić 0%.
• Oznacza to, że zagraniczny przedsiębiorca może uniknąć podatku od dywidend w Polsce i rozliczyć go wyłącznie w kraju macierzystym.

VAT

• Towary i usługi podlegają co do zasady opodatkowaniu VAT.
• Zapłata VAT nie jest obowiązkowa dla wszystkich podmiotów.
• Zwolnienie przysługuje m.in. do momentu, gdy roczny obrót nie przekroczy 200 000 zł.
• W określonych sytuacjach VAT nie jest należny (np. eksport) lub możesz uzyskać jego zwrot.

Więcej na temat opodatkowania w Polsce przeczytasz w artykule opisującym jakie podatki obowiązują w Polsce.

Gdzie otworzyć siedzibę w Polsce

Wybór lokalizacji zależy od rodzaju działalności, ale wiele firm decyduje się na Warszawę.

Dlaczego Warszawa:

• stolica Polski, ponad dwa miliony mieszkańców,
• centrum biznesowe i finansowe Europy Środkowej i Wschodniej,
• szeroki wybór powierzchni biurowych,
• dostęp do specjalistów ze wszystkich branż.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach biznesowych w Polsce, skontaktuj się z nami.

Najczęściej zadawane pytania

Jaką formę wejścia na rynek w Polsce najczęściej wybrać: oddział, spółkę zależną czy zakup udziałów w istniejącej firmie?
Jeśli planujesz pełną działalność operacyjną w Polsce, spółka zależna (najczęściej sp. z o.o.) to zwykle najlepsze rozwiązanie – zakładasz nową spółkę, obejmujesz udziały i działasz na takich samych zasadach jak każdy polski podmiot. Oddział sprawdzi się, gdy chcesz prowadzić działalność w zakresie takim samym jak zakład główny, bez tworzenia odrębnej spółki. Zakup udziałów lub akcji w istniejącej polskiej spółce to opcja, gdy wchodzisz na rynek jako inwestor albo chcesz przejąć kontrolę nad działającym już biznesem.

Jaka jest różnica między oddziałem a przedstawicielstwem zagranicznej firmy w Polsce?
Oddział może prowadzić działalność gospodarczą w takim samym zakresie jak zakład główny za granicą i wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Przedstawicielstwo nie może prowadzić działalności gospodarczej – służy wyłącznie reklamie i promocji spółki macierzystej, wymaga rejestracji w odrębnym rejestrze przedstawicielstw i w praktyce jest dziś rzadko wykorzystywane.

Jak wygląda rejestracja oddziału zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce?
Rejestracja oddziału wymaga złożenia wniosku o wpis do KRS, wyznaczenia osoby zarządzającej oddziałem, złożenia dokumentów rejestrowych spółki głównej oraz dostarczenia potwierdzenia rejestracji spółki w kraju pochodzenia (jeśli dotyczy). Procedura nie jest skomplikowana ani czasochłonna – nie musisz zakładać odrębnej spółki, żeby rozpocząć działalność operacyjną w Polsce.

Czy zagraniczna firma może zatrudniać w Polsce na B2B zamiast na umowę o pracę?
Tak, współpraca B2B jest w Polsce coraz popularniejsza i najczęściej wybierana przez specjalistów IT, prawników oraz pracowników korporacyjnych. Oznacza niższe składki na ubezpieczenia społeczne po obu stronach i więcej netto dla wykonawcy w porównaniu z umową o pracę, która z kolei daje pracownikom szerokie uprawnienia – państwową opiekę medyczną, wynagrodzenie minimalne i obowiązkowy urlop wypoczynkowy.

Jakie podatki trzeba uwzględnić przy zakładaniu działalności w Polsce jako zagraniczny przedsiębiorca?
Trzy główne obszary to CIT, podatek od dywidend i VAT. CIT w najkorzystniejszym wariancie może wynosić zaledwie 5%, podatek od dywidend wynosi standardowo 19%, ale dzięki umowom międzynarodowym może spaść do 0% w strukturze holdingowej. VAT obowiązuje co do zasady przy sprzedaży towarów i usług, ale przysługuje zwolnienie do momentu, gdy roczny obrót nie przekroczy 200 000 zł.